Jaarstukken 2023 Syntrophos

ValidSigned door W. Kalkman RA op 20-06-2024

Publieke Sector Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorende bij de controleverklaring d.d. 20 juni 2024 met kenmerk 312023002.24.384

Jaarstukken 2023

Versie: 1.0 20-06-2024

Voorwoord "Samen bereiken we meer!" is het credo van het samenwerkingsverband Syntrophos. Syntrophos is opgericht voor en door de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee. Het biedt veilige en stabiele ITen GEO-voorzieningen aan deze gemeenten, zonder winstoogmerk. Een professionele beheerorganisatie zorgt dagelijks voor de IT-vitaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. Naast de deelnemende gemeenten levert Syntrophos ook services aan andere gelieerde partijen zoals het Streekarchief, Voorne Putten Werkt, Recreatieschap Voorne Putten, de samenwerking Regio Zuid Hollandse Delta en het Waterschap Hollandse Delta. Het jaar 2023 kenmerkte zich door hoge inflaties en ging daardoor gepaard met stevige indexacties op contractuele verplichtingen en salariskosten. Ondanks dit blijft de jaarrekening 2023 van Syntrophos opnieuw binnen de begroting. Deze jaarstukken geven u inzicht in deze prestaties en de financiële resultaten. De landelijke afgesproken CAO-lonenstijging heeft Syntrophos opgevangen door de sturing aan te scherpen op de personeelskosten en expliciete afwegingen te maken bij vervanging bij ziekte en inhuur. Hierdoor heeft Syntrophos de personeelskosten binnen de begroting weten te houden.

Syntrophos versterkte de relaties in de regio door gezamenlijk met de gemeente Hoeksche Waard een succesvolle aanbesteding voor de software en hardware contracten voor de komende jaren. Vanaf het tweede kwartaal 2024 gaat Syntrophos, voor de deelnemers, hier profijt uit halen. In 2023 maakte we met de gemeenten weer een slag in het verder rationaliseren van het applicatielandschap. Uitzetten wat niet meer gebruikt, is nog geen sinecure. Als directeur ben ik trots op de prestaties van het afgelopen jaar en dank ik mijn team van collega’s voor hun inzet en betrokkenheid. Ik ben onze deelnemers en partners dankbaar voor het vertrouwen in Syntrophos. We sluiten 2023 positief af en maken ons klaar voor de volgende IT-projecten. Want verandering is de enige constante en de snelheid van verandering neemt toe. Tegelijkertijd wordt de financiële ruimte naar verwachting krapper. Syntrophos ziet slim en efficiënt samenwerken als de oplossing. Dit vraagt om digitaal leiderschap: de juiste dingen doen en ze goed doen. Ik kijk uit naar de samenwerking om deze uitdagingen aan te gaan.

Met hartelijke groet,

Allard Mittertreiner, directeur

[2]

Inhoudsopgave Jaarstukken 2023 Syntrophos 1.

Leeswijzer ....................................................................................................................................................................... 5

2.

Samenvatting .................................................................................................................................................................. 6 3. JAARVERSLAG ...............................................................................................................................................................10 Bijdragen en Lasten ..........................................................................................................................................................10 3.0.1 Definitieve begroting en overheveling ..............................................................................................................10 3.0.2

Werkelijkheid versus begroting ..................................................................................................................12

3.1 Programma verantwoording .................................................................................................................................14

4.

3.1.1

ICT .................................................................................................................................................................14

3.1.2

GEO informatie en Data ..............................................................................................................................16

3.2.1

Bedrijfsvoering .............................................................................................................................................17

3.2.3

Weerstandsvermogen .................................................................................................................................19

3.2.4

Treasury .......................................................................................................................................................19

3.2.5

Kasgeldlimiet ................................................................................................................................................20

3.2.6

Renterisiconorm ..........................................................................................................................................20

3.2.7

Vennootschapsbelasting .............................................................................................................................21

3.2.8

Overhead......................................................................................................................................................21

3.2.9

EMU-Saldo ...................................................................................................................................................21

JAARREKENING ............................................................................................................................................................. 24 4.1

Grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en rechtmatigheid .....................................................24

4.2

Balans per 31-12-2023 ................................................................................................................................27

4.2.1

Activa ............................................................................................................................................................27

4.2.2

Passiva ..........................................................................................................................................................27

4.3

Overzicht van Baten en Lasten over 2023 ..................................................................................................28

4.4

Toelichting op de Balans per 31-12-2023 ..................................................................................................29

4.4.1

Toelichting op de balans Activa ..................................................................................................................29

4.4.2

Toelichting op de balans Passiva ................................................................................................................31

4.4.3

Financiële kentallen .....................................................................................................................................33

4.4.4

Niet in de balans opgenomen verplichtingen ............................................................................................34

[3]

4.5

Toelichting op de staat van Baten en Lasten .............................................................................................36

4.5.0.1. Diensten naar DVO indeling ........................................................................................................................36 4.5.0.2. Afrekening Nissewaard................................................................................................................................37 4.5.0.3. Afrekening Voorne aan Zee.........................................................................................................................38

5.

4.5.1

Toelichting op programma ICT ...................................................................................................................39

4.5.2

Toelichting op programma GEO-informatie...............................................................................................40

4.5.3

Incidentele baten en lasten ........................................................................................................................41

4.5.4

Taakvelden ...................................................................................................................................................42

4.6

Kredieten 2023 ............................................................................................................................................43

4.7

Rechtmatigheidsverantwoording ...............................................................................................................44

4.8

WNT-verantwoording Syntrophos ..............................................................................................................45

4.8.1

Bezoldiging topfunctionarissen...................................................................................................................45

4.8.2.

Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen ................................................46

4.8.3.

Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT ........................................................................46

OVERIGE GEGEVENS..................................................................................................................................................... 47 5.1

Bijzondere gebeurtenissen na balansdatum ..............................................................................................47

5.2

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ..............................................................................47

BIJLAGEN bij de Jaarrekening 2023 Syntrophos ................................................................................................................. 48 Bijlage A

Verdeelsleutelsleutels voor gezamenlijke ICT- en GEO-diensten .............................................................49

Bijlage B

Specificatie van het krediet 2023 ...............................................................................................................51

Bijlage C

PDC Services afrekening 2023 ....................................................................................................................52

Bijlage D

Begrotingswijzigingen 2023 (Totaal) ..........................................................................................................53

Bijlage D1

Begrotingswijzigingen 2023 (Extra Opdrachten) .......................................................................................54

Bijlage D2

Begrotingswijzigingen 2023 (Overig) ..........................................................................................................55

Bijlage E

Overzicht specifieke en gezamenlijke contracten .....................................................................................56

Bijlage F

Overheveling lopende projecten van 2023 naar 2024 ..............................................................................57

Bijlage G

Rekenmodel financiële kengetallen............................................................................................................58

Bijlage H

Kerncijfers ....................................................................................................................................................59

Controleverklaring accountant ............................................................................................................................................ 60

[4]

1.

Leeswijzer

Met deze jaarstukken legt Syntrophos verantwoording af over de in de begroting opgenomen beleidsvoornemens (Jaarverslag) en de financiële verantwoording (Jaarrekening). Syntrophos is een Gemeenschappelijke Regeling en valt daardoor onder de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (verder BBV). In de jaarstukken komen de volgende hoofdstukken aan de orde: • • • •

Jaarverslag (beleidsmatige verantwoording) Jaarrekening (financiële verantwoording) Overige gegevens, waaronder de controleverklaring van de accountant Bijlagen

Graag merken wij op dat in veel gevallen de tekst de bijzonderheden uit de tabellen beschrijft/toelicht en niet is geschreven om zonder tabel zelfstandig leesbaar te zijn. De verschillenanalyses zijn gericht op het verschil tussen de laatst vastgestelde begroting – na overheveling van doorlopende projecten en opdrachten – en de realisatie. De begrotingswijzigingen zijn al eerder toegelicht in de Tussenrapportages.

[5]

2. Samenvatting Het is Syntrophos in 2023 gelukt om financieel binnen de begroting te blijven. In de resultaten over 2023 is terug te zien dat Syntrophos een begrotingsoverschot heeft van €62.127. Dit is 0,3% van de begroting. Op dit bedrag is nog een oude vennootschapsbelastingschuld ad €7.904, verrekent. Dit maakt dat er een uiteindelijk bedrag van €54.223 lager dan begroot, overblijft voor de vermindering van de deelnemersbijdragen. Onderstaand is een samenvatting opgenomen van de resultaten over 2023. Samenvatting resultaat Syntrophos 2023

Contractskosten Personeelslasten Kapitaallasten Overige lasten Huur en kosten dienstverlening Bedrijfskosten opgenomen in investeringen

8.159.950 5.505.743 3.334.358 1.325.749 625.000 -3.200 18.947.600

0 -81.550 0 -208.882 0 0 -290.432

Budget na overheveling (B) 8.159.950 5.424.193 3.334.358 1.116.867 625.000 -3.200 18.657.169

Nissewaard Voorne aan Zee

9.423.351 9.423.249 18.846.600 101.000 18.947.600

-80.255 -210.176 -290.432 0 -290.432

0 0

0 0

Jaar 2023 Lasten

Totaal lasten Bijdragen Bijdragen deelnemers Overige opbrengsten Bijdragen deelnemers en niet deelnemers

Begroting na wijzigingen

Vennootschapsbelasting Resultaat

Overheveling budgetten

Realisatie (R)

Verschil (R-B)

8.225.479 5.242.376 3.252.917 1.256.767 630.278 -12.775 18.595.042

65.529 -181.817 -81.441 139.899 5.278 -9.575 -62.127

9.343.096 9.213.073 18.556.169 101.000 18.657.169

9.649.453 8.875.007 18.524.460 78.485 18.602.946

306.358 -338.066 -31.708 -22.515 -54.223

0 0

7.904 0

7.904 0

Toelichting In 2023 lopen een aantal extra opdrachten/projecten over de jaargrens heen. Het resterende budget voor deze projecten is overgeheveld naar 2024. Dit betreft een bedrag van €290.432. Er zijn een aantal kosten lager uitgevallen dan dat Syntrophos had begroot. Dit betreft de personeelskosten €181.817 en de kapitaallasten van €81.441. De volgende kosten vielen hoger uit. De contractkosten zijn €65.529 hoger dan begroot. De overige lasten zijn €139.899 hoger dan begroot als gevolg van uitbestedingen voor extra opdrachten e.a. Ook de huur & dienstverlening vanuit Nissewaard naar Syntrophos is iets duurder uitgevallen dan begroot; €5.278. De lagere opbrengst van niet deelnemers is het gevolg van een creditnota van een leverancier (contractskosten) die verrekend is met de niet-deelnemer.

[6]

Deelnemersbijdrage analyse De gemeenten betalen een bijdrage voor de deelname in de gemeenschappelijke regeling. Deze bijdrage wordt door meerdere factoren bepaald namelijk: • Meer of minder gezamenlijke ICT- dan wel GEO-kosten • De verdeelsleutel voor gezamenlijk kosten ICT dan wel voor GEO • Specifieke kosten per deelnemer

Lasten per programma gezamenlijk of specifiek Jaar 2023 Gezamenlijk /Syntrophos Totaal Gezamenlijk /Syntrophos Nissewaard Totaal specifiek Nissewaard Voorne aan Zee Totaal specifiek Voorne aan Zee Niet deelnemers (specifiek) Bijdragen lasten

Program ICT GEO ICT GEO ICT GEO ICT

Begroting (B) 8.775.553 2.789.143 11.564.696 2.983.795 181.912 3.165.707 3.787.458 138.308 3.925.766 1.000 18.657.169

Realisatie Verschil verschil in % van (R) (R-B) begroting 9.024.111 248.558 2,83% 2.451.891 -337.252 -12,09% 11.476.002 -88.694 -0,77% 3.226.969 243.174 8,15% 173.307 -8.605 -4,73% 3.400.276 234.569 7,41% 3.568.900 -218.558 -5,77% 173.360 35.052 25,34% 3.742.259 -183.506 -4,67% -23.496 -24.496 18.595.042 -62.127 -0,33%

Gezamenlijke kosten De gezamenlijke kosten worden bepaald door alle producten en diensten die Syntrophos als shared service centraal aanbiedt en die de gemeenten dus gezamenlijk afnemen. Deze kosten worden verdeeld met de vastgestelde verdeelsleutels, zie hieronder. De gezamenlijke kosten waren €88.694 lager dan begroot. Er zat wel een verschil in de programma’s ICT en GEO. Het ICT-programma was €248.558 duurder dan begroot (voornamelijk hogere kosten voor contracten (indexaties)) terwijl het GEO-programma €337.252 goedkoper uitviel (zie toelichting paragraaf 4.5.2.). Voor beide programma’s geldt dat de centrale overhead lager uitviel dan begroot. Voor het GEO-programma zijn de contractkosten onder de begroting.

Verdeelsleutels (zie tabel wijziging kostenverdeelsleutel) Syntrophos kent voor de verrekening van de gezamenlijke kosten twee verdeelsleutels. De ICT-verdeelsleutel is gebaseerd op het aantal accounts dat in gebruik is. Door een toename van 108 accounts bij Nissewaard en van 17 accounts bij Voorne aan Zee is het aandeel in de gezamenlijke ICT-kosten voor Nissewaard met 0,7% toegenomen ten opzichte van 2022 (en van Voorne aan Zee dus met 0,7% afgenomen), (zie bijlage H). De GEO-verdeelsleutel wordt beïnvloed door het aantal inwoners per gemeente. Het effect van de GEO-verdeelsleutel is gewijzigd, als gevolg van de verschillen in toename van het aantal inwoners per gemeente. Daardoor steeg het aandeel voor Nissewaard met 0,6% en daalde het aandeel voor Voorne aan Zee met hetzelfde percentage, (zie bijlage H).

[7]

Wijziging in kostenverdeelsleutels 2023 t.o.v. 2022 Toe (+) of

2022 ICT Nissewaard Voorne aan Zee GEO Nissewaard Voorne aan Zee

2023 Afname (-)

57,75% 42,25% 100,00%

58,45% 41,55% 100,00%

-0,70%

42,51% 57,49% 100,00%

43,11% 56,89% 100,00%

-0,60%

0,70%

0,60%

Specifieke kosten Specifieke kosten zijn alle aanvullende diensten, producten die niet in de gezamenlijkheid vanuit Syntrophos worden aangeboden (vraag-gestuurd vanuit de deelnemer). Dit zijn bijvoorbeeld specifieke projecten, bedrijfsapplicaties of services per gemeente. De specifieke kosten worden één op één doorberekend aan de deelnemer die de kosten maakt.

In tabelvorm is de analyse naar de verschillen in bijdrage per deelnemer per programma als volgt: Analyse van hetverschil in begrote en werkelijke bijdragen Specifiek Gezamenlijk Totaal Nissewaard ICT 243.174 202.529 445.703 GEO -8.605 -135.360 -143.965 Vpb 4.620 4.620 Totaal NSW 234.569 71.789 306.358 Voorne aan Zee ICT -218.558 46.740 -171.818 GEO 35.052 -204.584 -169.532 Vpb 3.284 3.284 Totaal VaZ -183.506 -154.560 -338.066 Derden ICT -25.210 -25.210 GEO 2.695 2.695 Totaal derden -22.515 0 -22.515 Totaal controle ICT GEO Vpb Totaal

-594 29.142 0 28.548

249.269 -339.944 7.904 -82.771

248.675 -310.802 7.904 -54.223

[8]

Jaarverslag 2023

[9]

3. JAARVERSLAG Bijdragen en Lasten 3.0.1 Definitieve begroting en overheveling De begroting 2023 werd in de bestuursvergadering van juli 2022 voor het eerst vastgesteld. Deze (primaire) begroting 2023 is daarna vervolgens vijf keer bijgesteld door middel van tussenrapportages en twee keer als gevolg van een overheveling (2022 en 2023). De primaire begroting is altijd zonder extra opdrachten, deze projecten worden via de tussenrapportages in de begroting gebracht. De overheveling is afhankelijk van de voortgang van lopende projecten. Het verloop is in bijlage D zichtbaar gemaakt. In bijlage D1 en D2 wordt het verloop nader gespecificeerd in begrotingswijzigingen als gevolg van extra opdrachten en als gevolg van overige begrotingswijzigingen. Veranderingen gedurende het jaar In onderstaande samenvattende tabel (3.0.1.1.) zijn de begrotingswijzigingen 2023 (vanaf de primaire begroting 2023 in totaal €2.543.507) opgedeeld naar begrotingswijzigingen als gevolg van extra opdrachten (€1.638.414) en overige wijzigingen (€905.093). De begrotingswijzigingen zijn uitgebreid toegelicht in de tussenrapportages. Tabel 3.0.1.1 Verloop van Primaire begroting door begrotingswijzigingen 2023. Begrotingswijzigingen mbt 2023 Lasten Bijdragen

(bedragen in €)

Lasten Contracten onderhoud en licenties Geleverde diensten door deelnemers en huren Kapitaallasten Overige Lasten Personeelslasten Doorbelaste bedrijfslasten aan investeringen Totaal Lasten Bijdragen Voorne aan Zee Nissewaard Totaal Deelnemers Niet deelnemers Totaal bijdragen Resultaat Syntrophos

Primaire Begroting 2023 (A)

Extra Opdrachten (B)

7.065.322 693.223 3.514.038 496.677 4.634.831

Begroting 2023 na wijzigingen (A+D)=E

Totaal Begrotings wijzigingen mbt 2023 (B+C)=D

Overige (C)

16.404.091

370.155 5.542 972.394 293.523 -3.200 1.638.414

724.473 -61.327 -185.222 -150.220 577.389 905.093

1.094.628 -61.327 -179.680 822.174 870.912 -3.200 2.543.507

8.159.950 631.896 3.334.358 1.318.851 5.505.743 -3.200 18.947.598

7.544.924 8.647.194 16.192.118 211.972 16.404.090

1.465.447 272.322 1.737.769 -99.354 1.638.415

412.875 503.837 916.712 -11.618 905.094

1.878.322 776.159 2.654.481 -110.972 2.543.509

9.423.246 9.423.353 18.846.599 101.000 18.947.599

-1

1

1

2

1

De belangrijkste oorzaken van de stijgingen van de “Overige begrotingswijzigingen” (kolom c, tabel 3.0.1.1.) waren: • Hogere contractkosten als gevolg van de prijsindexaties (hoge inflatie); [10]

•

Hogere personeelslasten als gevolg van de landelijke CAO-verhoging, die hoger dan begrotingsaanname was.

Leeswijzer Voorgaande tabel 3.0.1.1 (kolom E) sluit financieel aan op de onderstaande tabel 3.0.1.2. “Overheveling doorlopende projecten” (kolom A). Overheveling lopende projecten over de jaargrens Niet alle projecten zijn per 31-12-2023 afgerond. De overheveling van projecten die doorlopen is opgenomen in navolgende tabel en gespecificeerd in bijlage F. Deze overheveling heeft op twee posten betrekking, zijnde “Overige lasten”(kosten leveranciers) en de “Personeelslasten” (inhuur personeel derden).

3.0.1.2. Overheveling projecten 2023 Jaar 2023 Lasten

Totaal Lasten Bijdragen

Contracten onderhoud en licenties Geleverde diensten door deelnemers en huren Kapitaallasten Overige Lasten Personeelslasten Doorbelaste bedrijfslasten aan investeringen Voorne aan Zee Nissewaard

Bijdragen deelnemers Overige opbrengsten Bijdragen deelnemers en niet deelnemers Resultaat

Begroting na wijzigingen (A) 8.159.950 631.896 3.334.358 1.318.851 5.505.743 -3.200 18.947.598 9.423.246 9.423.353 18.846.599 101.000 18.947.599 1

Overheveling budgetten (B)

-208.882 -81.550 -290.432 -210.176 -80.255 -290.432 -290.432 0

Realisatie 2023 De realisatie 2023 is in deze Jaarstukken getoetst aan de begroting na overheveling (€18.657.168).

[11]

Budget na overheveling (A-B) 8.159.950 631.896 3.334.358 1.109.970 5.424.193 -3.200 18.657.167 9.213.070 9.343.098 18.556.168 101.000 18.657.168 1

3.0.2 Werkelijkheid versus begroting Lasten per categorie

Tabel 3.0.2.1. Lasten per categorie Kosten categorie Contractskosten Personeelslasten Kapitaallasten Overige lasten Huur en kosten dienstverlening Bedrijfskosten opgenomen in investeringen Totaal

Budget (B) 8.159.950 5.424.193 3.334.358 1.116.867 625.000 -3.200 18.657.169

Realisatie (R) 8.225.479 5.242.376 3.252.917 1.256.767 630.278 -12.775 18.595.042

Verschil (R-B) 65.529 -181.817 -81.441 139.899 5.278 -9.575 -62.127

Verschil in % van budget 0,80% -3,35% -2,44% 12,53% 0,84% 299,22% -0,33%

De grootste verschillen laten zich als volgt verklaren: • Vooral de specifieke contracten Voorne aan Zee zijn €396.595 lager gerealiseerd dan begroot; Nissewaard daarentegen €76.409 hoger gerealiseerd dan begroot. • De gezamenlijke contracten zijn €429.746 hoger gerealiseerd dan begroot. Het Microsoft contract en het Vmware-contract zijn aanzienlijk duurder geworden dan begroot. Het meerjarige contract met Microsoft liep in 2023 af en is onder de landelijke door VNG onderhandelde tarieven voor 4 jaar verlengd met een vast prijspeil voor de gehele periode. En hoewel in de begroting rekening was gehouden met vernieuwing van het contract en daarbij te verwachte 10% indexatie verhoging bleek het prijspeil door Microsoft met 30% verhoogd te zijn en daarmee de oorspronkelijke begroting niet toereikend. Een vergelijkbare situatie is de verklaring bij het Vmware- contract. • De personeelslasten zijn €181.817 lager gerealiseerd dan begroot. In de paragraaf Bedrijfsvoering 3.2 is hier nader op ingegaan. • De overige lasten zijn €139.899 hoger gerealiseerd dan begroot. De nieuwe accountant heeft – conform de overeengekomen betalingscondities – een eerste termijn in rekening gebracht (interim-controle).

De vorige accountant stuurde achteraf de rekening waardoor in 2023 een hogere last dan begroot voor de accountant naar voren komt (€22.958) (namelijk 100% oude accountant en 1ste termijn nieuwe accountant). • In het GEO-domein is het lastig vacatures in te vullen. Daarom is er om de continuïteit te waarborgen ingezet op inhuur (+ €80.329). • De negatieve post op ‘Bedrijfskosten opgenomen in investeringen’ heeft betrekking op doorbelasting van uren naar onderhanden werken (investeringen). Er zijn meer uren geschreven op het onderhanden werk dan begroot.

[12]

De grafiek geeft de verhouding weer van de lastencategorieën in 2023. Het overgrote deel van de lasten werd dus veroorzaakt door de contracten (44%). De personeelslasten volgen op afstand met 28%. De kapitaalslasten zijn met 18% de derde in grootte. 90% van de totale kosten worden dus door deze drie kostencategorieën veroorzaakt.

Bijdragen per afnemer De bijdragen van afnemers van de diensten van Syntrophos worden onderscheiden naar de deelnemers en niet-deelnemers. Omdat Syntrophos op kostprijsbasis voor haar deelnemers werkt, zijn de bijdragen gelijk aan de kosten inclusief Vennootschapsbelasting. De overige opbrengsten worden in mindering gebracht op de gezamenlijke kosten.

Tabel 3.0.2.2. Bijdragen per afnemer Afnemer Nissewaard Voorne aan Zee Bijdragen deelnemers Overige opbrengsten Bijdragen totaal

Begroting (B) 9.343.096 9.213.073 18.556.169 101.000 18.657.169

Realisatie (R) 9.649.453 8.875.007 18.524.460 78.485 18.602.946

verschil in % van begroting -306.358 -3,28% 338.066 3,67% 31.708 0,17% 22.515 22,29% 54.223 0,29%

Verschil (R-B)

De totale bijdragen zijn €54.223 lager dan begroot. Op de afwijking per deelnemer wordt dieper ingegaan in de toelichting op de Baten en Lasten (hoofdstuk 4.5). Onderstaande grafiek geeft de verhouding weer van de bijdragen in de kosten per afnemer in 2023.

[13]

Wist u dat wij in 2023 ruim 25.600 meldingen, 700 aanvragen en 3500 wijzigingen hebben verwerkt

In november 2023 heeft Syntrophos samen met haar deelnemers een succesvolle technische uitwijktest uitgevoerd. Een belangrijke mijlpaal in het borgen van de continuïteit in de bedrijfsvoering van de gemeenten.

Helpdesk Syntrophos

Dienstverlening helpdesk Gedurende het gehele jaar zijn in totaal 25.603 meldingen behandeld, een stijging van 7% ten opzichte van 2022. Deze stijging is te herleiden naar de forse verhoging van het aantal informatie beveiligingsincidenten (IBI-meldingen) als gevolg van Phishingmail campagnes die door de gemeenten zijn opgestart.

3.1 Programma verantwoording

We zien daarnaast een afname van het aantal service De volgende paragrafen geven weer wat Syntrophos het afgelopen jaar op het programma ICT en GEOinformatie heeft gerealiseerd.

3.1.1 ICT Op 1 januari 2023 was de nieuwe gemeente Voorne aan Zee een feit. Eind februari 2023 is er decharge gegeven en is het project fusie fase 1 succesvol afgerond. Hierop volgend is er in 2023 fase 2 project gestart voor de realisatie van vervolgpunten en verdere applicatieharmonisatie voor gemeente Voorne aan Zee.

requests.

In november 2023 is hiervan in decharge het positieve resultaat gepresenteerd wat leidt tot een eenmalige besparing van €100.000,- en uiteindelijk structurele besparing op jaarbasis door de opgezegde contracten van €344.000 rekening houdend met de opzegtermijnen.

Van de in totaal 4885 incidenten, zijn er 12 majeure incidenten en daarvan hebben er 4 geleid tot overschrijding van de servicenormen 33% van de majeure incidenten hing samen met storing van extern gehoste SAAS-diensten. Om de situatie ten aanzien van deze majeure-incidenten te verbeteren is er samen met de deelnemende gemeenten een actieplan op gesteld.

In 2022 is Voorne Putten Werkt (VPW) aangesloten bij Syntrophos en 2023 hebben zich geen veiligheidsincidenten voorgedaan. In 2023 is VPW verder voorzien van de standaard services, zoals netwerkvoorzieningen en werkplekken. Hiermee zijn alle 4 locaties van VPW volgens de standaard beheernorm van Syntrophos gefaciliteerd.

[14]

Daarnaast bereid Syntrophos een aantal lifecycle projecten voor door deze eerst in “Proof Of Concept” uit te voeren. Deze POC’s zijn bedoeld om betere keuzes te kunnen maken bij de daadwerkelijke realisaties van lifecylce-vervangingen. De volgende POC’s zijn in 2023 uitgevoerd: Cloud infrastructuur Netwerkauthenticatie tools Monitoringtools voor ketenanalyse van (thuis)werkplek, datacenters en cloudoplossingen.

Apparaten Er lijkt een minder grote groei op het aantal mobiele apparaten ten opzichte van 2021 (+35%) en 2022 (+17%). In 2023 is de groei nog altijd 15%. Naast de groei is er ook sprake geweest van reguliere vervanging van bestaande apparaten vanwege technische en/of beveiligingsreden vernieuwd (lifecycle).

Werkplekoplossing

In het totaal beheert Syntrophos nu 4511 apparaten

In 2023 is de vernieuwing van de werkplekoplossing niet gerealiseerd. Hierin is Syntrophos afhankelijk van de input en samenwerking met de informatievoorzieningsteams van de gemeenten voor de juiste input en opdracht. Om ook de lifecycle rond de werkplek te kunnen waarborgen is er een versnelling in de realisatie hiervan in 2024-2025 noodzakelijk.

966

1325

627

1593 36

15%

De vaste werkplekken zijn onder te verdelen in de volgende aantallen: 846 thin client 51 fat client 49 CAD-stations 20 losse dockingstations

Lifecycle management

ICT Architectuur In 2023 is projectmatig ondersteuning geboden door de ICT-architect voor applicatierationalisatie en informatie gedreven werken voor het sociaal domein. Het werken onder architectuur is geborgd in het wijzigingsproces en binnen de projectrealisatie van Syntrophos. Hiervoor is de interne samenwerking met de ICT-architect geïntensiveerd tussen het intake- en projectenteam. In opdracht van, en in samenwerking met, de gemeenten zijn de financiële- en ICT-gevolgen in kaart gebracht als de gemeenten ondergebracht worden in afzonderlijke technische omgevingen.

Een belangrijke deel van de beheeractiviteiten van Syntrophos bestaan uit het op orde houden van de lifecycle van de ICT-voorzieningen. In 2023 zijn er zes lifecycle projecten gestart (welke) en hiervan zijn er gedurende 2023 vier afrond.

In 2023 heeft Syntrophos een aanzet gemaakt voor een visie op Cloud as a Service en het APImanagement. [15]

Wist u dat van de 13 miljoen ontvangen emails 73% spam e.d. wordt tegen gehouden!

In 2023 is uitvoerend summier opvolging gegeven aan een aantal in de security roadmap opgenomen technische maatregelen, passend binnen de beschikbare middelen. Security is een rat-race en blijft vragen om continue aandacht en financiële middelen.

SYN in Security & Privacy

3.1.2 GEO informatie en Data

Vanuit de samenwerking met functioneel applicatiebeheerders van de gemeenten is er steeds meer behoefte aan een geïntegreerde beeld en ontwikkelaanpak op het applicatielandschap en de hieraan gerelateerd koppelingen /verbindingen.

GEO-dienstverlening bestaat uit het inwinnen, beheer op GEO-applicaties en databeheer. Het GEOspecialisme is schaars en het is moeilijk om goed personeel te vinden. Vacatures staan daardoor lang open. Ondanks dit is het Syntrophos gelukt om de continuïteit te waarborgen binnen de afdeling. Deels is dit met inhuur opgevangen.

Hierin is applicatie portfolio management (APM) een goed hulpmiddel. De eerste oriënterende gesprekken zijn hiervoor gevoerd en de aanpak wordt in 2024 nader vormgegeven.

Basisregistraties Security & privacy

Syntrophos levert op het gebied van de basisregistraties hoge kwaliteit. Dit vertaalt zich in 2023 terug in een top 6 positie in de gegevenskwaliteitsmonitor BAG/BGT van het kadaster. De gemeenten hebben hierdoor een zeer actuele data omgeving op de basisregistraties adressen en gebouwen en grootschalige topografie. Dit levert in diverse werkprocessen de nodige efficiëntie op.

De zwakste schakel bij het op orde houden van de security en Privacy is ‘de mens’. De medewerkers van Syntrophos worden daarom blijvend getraind in security en privacy. Daarnaast is en blijft bewustwording enorm belangrijk. In 2023 is er, net als bij de gemeenten, een Phishing campagne uitgevoerd bij Syntrophos om de awareness van de medewerkers op niveau te houden.

GEO Data De kennis en kunde binnen de afdeling GEO-informatie is verbeterd en geborgd. De afdeling GEO-informatie maakt in haar bedrijfsvoering steeds meer gebruik van innovatieve tools en technieken, zoals kunstmatige intelligentie, welke via pilots worden verkend. Door de inzet van nieuwe tools en technieken is de kwaliteit van de inwinning steeds beter en efficiënter.

Audit In 2023 is de externe auditor gestopt met de dienstverlening aan Syntrophos. Op basis van het hierna opgestelde ISAE330/D Type 2 Audit framework is vervolgens een nieuwe externe auditor aangetrokken. Deze is in Q4 van 2023 gestart met de audit van de kernprocessen.

[16]

3.2.1 Bedrijfsvoering

Opleidingen

Financiële administratie

Ook In 2023 zijn opnieuw door medewerkers vereiste opleidingen en certificeringen behaald die samenhangen met technologische vernieuwingen.

Eind 2023 is begonnen met de implementatie van de financiële administratie in EXACT software. Naast slimmere procesgangen is een belangrijk doel het verkrijgen van meer stuurinformatie en meer grip op “grote” leveranciers(contracten).

Ondernemingsraad Met de komst van de collectieve arbeidsovereenkomst voor de Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (CAO SGO 2023) werd het noodzakelijk dat de toenmalige Personeelsvertegenwoordiging (PVT) werd omgezet naar een Ondernemingsraad (OR). Ook de hoeveelheid personeelsleden van Syntrophos gaf aanleiding om een OR te vormen. In het eerste kwartaal van 2023 werd door de PVT een ORreglement opgesteld en vastgesteld, dat het proces van de verkiezing tot de OR beschreef. Een verkiezingscommissie werd ingesteld en op donderdag 6 juli 2023 werden de verkiezingen gehouden. Vijf kandidaten werden gekozen om de OR Syntrophos te vormen. In het eerste overleg werd als missie voor de OR voor het komende jaar geadopteerd: “Leren & Verbeteren”. Hierbij werden als speerpunten vastgesteld het monitoren van de arbeidsomstandigheden, het bieden van een carrièrepad en aandacht voor vitaliteit.

Nieuw Beleid Samen met de gemeenten worden de ICT-en GEOservices die Syntrophos levert ge(her) definieert. Dit zal in 2024 leiden tot een verduidelijking van de afspraken rondom de dienstverlening, prestatieniveaus en governance.

Personeel In 2023 is de normbezetting onveranderd 55FTE. Het ziekteverzuimpercentage in 2023 is 5,7%. Een dalende trend (2022: 8,2%) die positief beïnvloed is door minder langdurige zieken, binnen de organisatie.

Ziekteverzuim 5,7 %

Omgevingsfactoren met impact op bedrijfsvoering

-2,5%

Diverse internationale gebeurtenissen leiden tot een verhoogde cyber-dreiging, schaarste aan grondstoffen en een verder oplopende inflatie. Dit heeft ook impact op de deelnemers en Syntrophos. Met name in de vorm van hogere doorbelaste kosten voor energie, langere levertijden door chiptekorten en contractindexaties. Via contractmanagement doet Syntrophos wat het juridisch kan om de soms exorbitante indexaties te beteugelen. Syntrophos blijft actief opletten bij de verwerving van goederen of diensten of dit niet uit Russische, Chinese of andere geboycotte landen komt.

De gemeentelijke CAO-lonen zijn in 2023 aanzienlijk gestegen. Door een verscherpte sturing van het MT van Syntrophos op continuïteit-afwegingen van vervanging bij ziekte en de inhuur van personeel, zijn de personeelslasten beheerst en binnen de begroting gebleven.

Werving & selectie Het werven van ICT-vacatures verliep relatief gunstig vooral door het interne doorgroei- en stagebeleid. GEO-personeel is lastig te werven in de huidige arbeidsmarkt. Syntrophos zet in op een breed palet van sporen, zowel via stages, omscholing, werving & selectie en diverse mediakanalen. Dit vraagt meer aandacht dan ooit tevoren. [17]

Syntrophos in verandering

Rechtmatigheidsverantwoording Het bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten programma’s 256.582 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 0 2. Ongeautoriseerde reservemutaties 0 3.Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld 0 Totaal begrotingsonrechtmatigheden 256.582 4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid. -248.678 5.Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden 7.904 Voorwaardencriterium Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering))

0

M&O criterium Geen bevindingen

3.2.2 Afdelingskosten In onderstaande tabel zijn de kosten van de afdelingen nader gespecificeerd naar kostengroepen.

Tabel 3.2.2.1. Afdelingskosten Jaar 2023

Vorig jaar

Salariskosten c.a. eigen personeel Personeelskosten derden Subtotaal Personeelskosten Overige personeelskosten Huur en dienstverlening Overige Lasten Kapitaallasten Contracten onderhoud en licenties TOTAAL

3.744.028 895.483 4.639.510 500.025 676.520 129.067 92.413 41.901 6.079.437

Budget (B) 4.839.323 225.300 5.064.623 360.200 625.000 153.500 63.332 49.500 6.316.155

[18]

Realisatie (R) 4.186.105 681.020 4.867.124 375.025 630.278 172.664 16.424 28.927 6.090.442

Verschil (R-B) -653.218 455.720 -197.499 14.825 5.278 19.164 -46.908 -20.573 -225.713

Verschil in % van budget -13% 202% -4% 4% 1% 12% -74% -42% -3,6%

De salariskosten van het eigen personeel zijn €653.218 (13%) lager gerealiseerd dan begroot. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door vacatures. In onderstaande tabel is de begrote formatie vergeleken met de feitelijke bezetting.

Tabel 3.2.2.2. Personeelsbezetting 2023 (gemiddeld) in FTE Directie & Secretariaat Finance & Control Centrale Staf (incl.contractmgr) Helpdesk ICT GEO Totaal

Gepland Werkelijk 2,00 2,00 3,50 3,50 5,50 4,80 9,00 8,40 18,50 18,70 16,50 12,30 55,00

49,70

Ruimte 0,70 0,60 -0,20 4,20 5,30

in % 0% 0% 13% 7% -1% 25% 10%

De feitelijke bezetting ligt dus 10% onder de formatie. Vooral bij de GEO-afdeling is sprake van relatief een groot aantal vacatures (25%). Hier is met name personeel voor ingehuurd en een deel van de werkzaamheden is uitbesteed. De personeelskosten derden zijn €455.720 hoger. De oorzaak hiervan is inhuur ziekteverzuim (niet begroot) en inhuur wegens vacatures. Alle overige afdelingskosten tezamen zijn €28.214 lager dan begroot ofwel 2,3%. De kapitaalslasten ten laste van de afdelingen vallen €46.908 lager uit. Door de introductie van de nieuwe activa-administratie zal deze post in de toekomst nauwkeuriger begroot kunnen worden.

3.2.3 Weerstandsvermogen Het eigen vermogen van Syntrophos is in 2023 is ongewijzigd en bedraagt €210.796. Financiële risico’s worden, bij optreden en bij het ontoereikend zijn van de algemene reserve, gedekt door de deelnemers waardoor de behoefte aan Eigen Vermogen bij Syntrophos beperkt is.

3.2.4 Treasury Het treasuryresultaat ontstaat door het verschil tussen de betaalde rente en de doorberekende rente (interne rentevoet 0,5%) en wordt verrekend met de deelnemers op basis van standaard verdeelsleutel voor gezamenlijke ICT-kosten.

[19]

Tabel 3.2.4 Treasury Kosten soort Opbrengst doorberekende rente Overig betaalde rente Rente korte geldleningen Rente lange geldleningen Treasury resultaat

Vorig jaar 41.165 1.743 12.824 -37.633 18.099

Budget (B) 41.165 1.743 12.824 -37.633 18.099

Realisatie (R) Verschil (R-B) 31.792 -9.373 0 -1.743 90.106 77.282 -127.409 -89.776 -5.511 -23.610

De toename van rentekosten op lang geld is grotendeels gecompenseerd door renteopbrengsten kort geld (schatkistbankieren), sinds 2023 rentedragend.

3.2.5 Kasgeldlimiet 3.2.5. Kasgeldlimiet opgave (bedragen in € 1000) Jaar 2023

Berekening

Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

Begrotingsomvang

18.657

18.657

18.657

18.657

Grondslagpercentage

8,20%

8,20%

8,20%

8,20%

Toegestane kasgeldlimiet

(1)

1.530

1.530

1.530

1.530

Vlottende korte schuld

(2)

0

0

1.500

0

Vlottende middelen

(3)

4.685

3.512

2.315

3.948

(4)=(2)-(3)

-4.685

-3.512

-815

-3.948

(1)-(4)

6.215

5.042

3.845

5.478

Netto vlottende schuld (+)/ overschot (-) Ruimte (+) / Overschrijding (-)

In 2023 is de kasgeldlimiet geen enkel kwartaal overschreden.

3.2.6 Renterisiconorm

[20]

Toetsing renterisiconorm Per 31-12-2023

Jaar 2023 Renterisiconorm Omvang lasten Vastgesteld percentage bij ministeriële regeling Omvang Renterisiconorm

19.304.900 20% 3.860.980

Renterisco op vaste schuld Renteherzieningen Verplichte aflossingen Omvang renterisico op vaste schuld

0 2.900.000 2.900.000

Toetsing renterisiconorm Renterisiconorm Rente risico op vaste schuld Ruimte (+) / Overschrijding (-)

3.860.980 2.900.000 960.980

3.2.7 Vennootschapsbelasting Diensten die uitsluitend aan niet deelnemers worden geleverd vallen onder de vennootschapsbelasting, hiervan was in 2023 geen sprake. Omdat er sprake was van een oude Vpb schuld, is in 2023 een last van €7.904 opgenomen.

3.2.8 Overhead De overhead van Syntrophos bestaat uit de kostenplaatsen: • Directie & Algemeen • Afdelingsleiding & Algemeen ICT • Afdelingsleiding & Algemeen GEO Directie & Algemeen is op basis van het aantal FTE toegerekend aan de gezamenlijke kosten van de programma’s GEO en ICT. Afdelingsleiding & Algemeen ICT en GEO worden toegerekend aan de gezamenlijke kosten van ICT respectievelijk GEO.

Tabel 3.2.8. Overhead Jaar 2023 Budget (B) Realisatie (R) Verschil (R-B) Algemeen & Directie (incl huisvesting) 2.383.958 2.146.034 -237.924 ICT Algemeen & Manager 171.228 152.803 -18.425 GEO Algemeen & Manager 126.095 122.759 -3.336 Totaal 2.681.281 2.421.596 -259.685

3.2.9 EMU-Saldo [21]

3.2.9. EMU-saldo Jaar 2023 Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) Mutatie (im)materiële vaste activa (-/-) Mutatie voorzieningen (+/+) Mutatie voorraden (incl. bouwgronden in exploitatie) (-/-) Boekwinst/verlies bij de verkoop van financiële vaste activa en (im)materiële vaste activa, alsmede de afwaardering van financiële vaste activa (-/-) Berekend EMU-saldo

Bedrag 0 -1.176.008 26.305 0 0

1.202.313

[22]

Jaarrekening 2023

[23]

4. JAARREKENING 4.1

Grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en rechtmatigheid

Algemeen De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van het “Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten” (BBV). Voor zover niet anders vermeld, zijn de activa en passiva gewaardeerd tegen nominale waarden. Alle bedragen in de jaarrekening zijn in euro’s, tenzij anders vermeld.

Vaste activa De volgende grondslagen ten aanzien van activering en afschrijving zijn ontleend aan de nota Afschrijvingsbeleid van Syntrophos: • De ondergrens voor te activeren investeringen is bepaald op €5.000; • De vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijging- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kan voorts een redelijk deel van de indirecte kosten worden opgenomen. De boekwaarde van een overgenomen activum wordt afgeschreven conform de bij de overname bekende of geschatte resterende economische levensduur; • Opleidingskosten om met de software te kunnen werken worden niet geactiveerd; • Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur; • De afschrijving van een activum start op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin het object bedrijfsvaardig is opgeleverd; • Afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar; • De afschrijvingsmethode is lineair.

Vorderingen Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de vorderingen.

Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in omvang onzekere, maar redelijkerwijs in te schatten (risico's op) verplichtingen en (voorzienbare) verliezen op of voor balansdatum of (onder voorwaarden) voor toekomstige uitgaven.

Grondslagen voor resultaatbepaling De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Er wordt wel een grensbedrag van €2.500 gehanteerd voor correcties op onderhoudsfacturen en facturen die betrekking hebben op het voorgaande jaar.

[24]

Onder baten worden verstaan de baten die rechtstreeks aan het jaar zijn toe te rekenen en die in het jaar als gerealiseerd kunnen worden beschouwd. De lasten worden bepaald met inachtneming van de vermelde grondslagen voor waardering en toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn in jaren: • • • • • • • • • • • • • • • •

Immateriële vaste activa PC’s / CAD-station Thin Cliënt Beeldscherm Laptops Tablets Netwerkapparatuur Servers Backup & Storage Overige ICT-hardware Centrale telefonieapparatuur Telefonie vaste toestellen Telefonie mobiele toestellen Software GEO apparatuur Meubilair / verbouwing

10 4 5 5 3 3 5 5 5 5 10 10 3 5 5 5

Wijze van afrekenen met deelnemers Kosten worden toegerekend en doorbelast op basis van de verleende diensten. Binnen de diensten wordt onderscheid gemaakt tussen diensten specifiek voor een deelnemer en gezamenlijke diensten voor meerdere deelnemers. Kosten worden zoveel mogelijk direct toegewezen aan de diensten. Bij de niet direct toewijsbare kosten wordt onderscheid gemaakt tussen kosten bedrijfsvoering en gezamenlijke kosten. De bedrijfsvoeringkosten worden aan de diensten toegerekend op basis van doorbelasting van kosten van kostenplaatsen (afdelingen). Op extra opdrachten wordt tijd geschreven (uren x uurtarief). Alle overige bedrijfskosten worden toegerekend op basis van verdeelsleutels aan de gezamenlijke diensten. Gezamenlijke kosten voor ICT-producten worden standaard in rekening gebracht op basis van een verdeelsleutel gebaseerd op het aantal accounts. Gezamenlijke GEO-diensten worden standaard in rekening gebracht op basis van een verdeelsleutel gebaseerd op het aantal inwoners en de landoppervlakte per gemeente.

[25]

Afrekenen op basis van PDC Services In de huidige Producten Diensten Catalogus (PDC) zijn producten en diensten benoemd. In de verschillende DVO’s is bepaald dat PDC-services zo veel mogelijk via de PxQ- methode verrekend worden. PxQ wil zeggen dat de afgenomen hoeveelheid (Q) tegen de afgesproken prijs (P) bepaalt hoeveel er voor een service betaald moet worden. In de bijlage C: ‘PDC Services afrekening 2023’ is de afrekening van deze services opgenomen, daarbij is sprake van 4 categorieën services: • Basis infrastructuur • Laptop Devices • Mobile Devices en • Special Devices Onder de ‘Basis Services’ worden de per gemeente in gebruik zijnde thin- en fatclients en toebehoren, inclusief monitoren verrekend. Onder de laptop devices worden de standaard laptops verrekend. Onder de mobile devices worden de standaard mobiele telefoons en de standaard tablets verrekend. Onder Special devices worden verstaan: CAD-stations, FatCliënts, Niet-standaard laptops Niet-standaard Mobiele telefoons / smartphones Extra monitoren van 24 inch Extra monitoren van 30 inch Niet-standaard Tablets. In eerste instantie wordt het gebruik doorberekend (opbrengst) op basis van PxQ (zie bijlage C). De kosten zijn verzameld op budgetnummer per categorie services.

Het verschil tussen (na calculatorische) kosten en opbrengsten, op basis van voorcalculatie, wordt verrekend op basis van de opbrengsten per deelnemer, zodat uiteindelijk de feitelijke kosten, worden doorberekend aan de gemeenten.

Rechtmatigheidsgrens. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de directeur aan het Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de Regeling, inclusief de dotaties aan de reserves; In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan €100.000 nader toegelicht

[26]

4.2

Balans per 31-12-2023

4.2.1 Activa

4.2.1. Activa 31-12-2023 VASTE ACTIVA

Immateriële vaste activa

Bijdragen aan activa in eigendom van derden Investeringen met economisch nut

Materiële vaste activa Totaal VASTE ACTIVA VLOTTENDE Uitzettingen met rentetypische looptijd Uitzettingen in Rijks Schatkist ACTIVA van < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Totaal Uitzettingen met rentetypische looptijd van < 1 jaar Overlopende activa Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen Liquide middelen Banksaldi Totaal VLOTTENDE ACTIVA Totaal Activa

31-12-2022

110.357

137.946

Verschil (2023-2022) -27.589

6.418.595 6.528.952 7.835.901

7.567.014 7.704.960 5.727.523

-1.148.419 -1.176.008 2.108.377

690.057 0 8.525.957 4.177.954

82.650 0 5.810.174 3.054.184

607.406 0 2.715.784 1.123.771

72.037 12.775.948 19.304.900

750.000 9.614.357 17.319.317

-677.963 3.161.591 1.985.583

4.2.2 Passiva 4.2.2. Passiva 31-12-2023 VASTE PASSIVA

Eigen vermogen

Algemene reserve Gerealiseerd resultaat

Totaal Eigen vermogen Voorzieningen Voorziening WGA Totaal Voorzieningen Vaste schulden met een rentetypische Onderhandse lening van openbare looptijd van > 1 jaar lichamen Totaal VASTE PASSIVA VLOTTENDE Netto vlottende schulden met een Kasgeldleningen PASSIVA rentetypische looptijd van < 1 jaar Overige schulden Totaal Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd van < 1 jaar Overlopende passiva Opgebouwde nog te betalen verplichtingen Overige vooruitontvangen Totaal Overlopende passiva Totaal VLOTTENDE PASSIVA Totaal Passiva

[27]

31-12-2022

Verschil (2023-2022)

210.796

210.796

210.796 391.824 391.824 9.600.000

210.796 365.518 365.518 9.500.000

0 0 0 26.305 26.305 100.000

10.202.620 0 1.278.428 1.278.428

10.076.314 0 876.801 876.801

126.306 0 401.627 401.627

2.495.895 5.327.957 7.823.852 9.102.280 19.304.900

936.323 5.429.879 6.366.202 7.243.002 17.319.317

1.559.572 -101.922 1.457.650 1.859.278 1.985.583

4.3

Overzicht van Baten en Lasten over 2023

4.3. Overzicht van baten en lasten per programma Jaar 2023 ICT Saldo baten en lasten ICT Geo

Bijdragen Lasten Bijdragen Lasten

Saldo baten en lasten GEO Totaal Bijdragen Lasten Saldo baten en lasten TOTAAL Vennootschapsbelasting Bijdragen Lasten Totaal Vennootschapsbelasting Gerealiseerd resultaat

Realisatie Budget na voorgaand wijzigingen jaar (B) 16.188.265 15.547.808 16.188.265 15.547.806 0 2 2.814.315 3.109.361 2.814.315 3.109.363 0 -2 19.002.581 18.657.169 19.002.581 18.657.169 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

[28]

Realisatie (R) 15.796.483 15.796.483 0 2.806.462 2.798.558 7.904 18.602.946 18.595.042 7.904 0 7.904 -7.904 0

Verschil (R-B) 248.676 248.678 -2 -302.899 -310.805 7.906 -54.223 -62.127 7.904 0 7.904 -7.904 0

4.4

Toelichting op de Balans per 31-12-2023

4.4.1 Toelichting op de balans Activa VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa

Tabel 4.4.1.1. Immateriële vaste activa Jaar 2023 Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Boekwaarde 31-12-2022 137.946

Totaal

Investe -ringen

137.946

0

Afschrijvingen -27.589

0

-27.589

Afwaarderingen 0

Boekwaarde 31-12-2023 110.357

0

110.357

Materiële vaste activa

Tabel 4.4.1.2. Materiële vaste activa Jaar 2023 Bedrijfsgebouwen

Boekwaarde 31-12-2022 47.959

Investe -ringen 0

AfschrijBijdragen Afwaarde- Boekwaarde vingen van derden ringen 31-12-2023 -17.910 0 0 30.049

Machines, apparaten en installaties

4.671.023

1.839.719

-2.092.062

0

0

4.418.680

Overige materiele vaste activa

2.848.032

226.605

-1.104.770

0

0

1.969.867

Totaal

7.567.014

2.066.324

-3.214.742

0

0

6.418.596

De materiële vaste activa hebben uitsluitend betrekking op investeringen met een economisch nut.

Bedrijfsgebouwen Bestaat uit de verbouwingskosten van de MER in Rockanje en de verbouwingen aan de Uitstraat 8 te Spijkenisse.

Machines, apparaten en installaties Betreft investeringen in hardware in de infrastructuur, werkplekapparatuur en mobiele hardware

Overige materiële vaste activa Ook in de overige materiële activa is geïnvesteerd. Dit betreft voornamelijk software dat conform BBV-voorschriften als materieel vast activum gerubriceerd dient te worden. [29]

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen in Rijks Schatkist Als gevolg van het bankoverschot op 31 december is €7.835.901 uitgezet in Rijks Schatkist, dit hangt samen met de ontvangsten van de voorschotbetalingen voor het eerste kwartaal 2024 door de deelnemers eind 2023.

Vorderingen op openbare lichamen Deze vorderingen hebben betrekking op deelnemers en niet-deelnemers.

Overlopende activa De overlopende activa bestaan voornamelijk uit vooruitbetaalde contracten die betrekking hebben op het volgende boekjaar en uit overige nog te ontvangen bedragen met betrekking tot dit boekjaar, waarvoor in het volgende boekjaar een factuur gestuurd wordt.

Liquide middelen De liquide middelen hebben betrekking op het banksaldo. In onderstaande tabel zijn de dagsaldo gemiddelden in aansluiting op wettelijke voorschriften (drempelbedrag voor Syntrophos bedraagt € 1 miljoen) weergegeven.

4.4.1.3. Aangehouden middelen buiten Rijks Schatkist Jaar 2023 Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4

Bedrag 746.839 749.996 749.387 553.215

[30]

4.4.2 Toelichting op de balans Passiva VASTE PASSIVA

Eigen vermogen Tabel 4.4.2.1. Eigen vermogen Boekwaarde Boekwaarde per 31-12-2023 per 31-12-2022 210.796 210.796

Jaar 2023

Algemene reserve per 1-1 Bestemmingsreserves

0

0

Gerealiseerd resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten

0

0

210.796

210.796

Totaal

Algemene reserve In 2023 hebben er geen toevoegingen en/of onttrekkingen aan de algemene reserve plaatsgevonden.

Gerealiseerd resultaat Het gerealiseerd resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten (ter beschikking staand resultaat over 2023) is € 0.

Voorzieningen WGA-Voorziening In 2016 is deze voorziening ingesteld. De resterende termijn voor het oudste deel van de betalingsverplichting is 2 jaar en 3 maanden en voor het nieuwe deel vanuit 2022 is deze 8 jaar en 10 maanden waarvoor beide in 2023 een herberekening is gemaakt.

Tabel 4.4.2.2. Verloop voorziening WGA 2023 365.518 77.592

Stand per 1 januari 2023 Toevoegingen Vrijgevallen bedragen Aanwendingen Stand per 31 december 2023

0 -51.286 391.824

[31]

Vaste schulden met een rente typische looptijd van > 1 jaar In 2023 is er een nieuwe langlopende lening afgesloten met een omvang van € 3.000.000.

Tabel 4.4.2.3. Leningen portefeuille Coupon datum

Geldgever

30 juni 30 december 31 augustus 16 oktober Totaal

Gem. Nissewaard Gem. Nissewaard Gem. Nissewaard Gem. Nissewaard

Saldo Aflossingen 1 januari dit boekjaar 2023 2.400.000 1.200.000 2.100.000 700.000 5.000.000 1.000.000 0 9.500.000 2.900.000

Saldo Rente 31 december Soort lening Looptijd percentage 2023 1.200.000 0,13% lineair 5 jaar 1.400.000 -0,30% lineair 5 jaar 4.000.000 2,42% lineair 5 jaar 3.000.000 3.000.000 3,60% lineair 5 jaar 3.000.000 9.600.000

Nieuwe leningen

Onderhandse lening van openbare lichamen Op de bestaande leningen die afgesloten zijn met Nissewaard is conform de leningsovereenkomsten voor een totaal van € 2,9 miljoen afgelost, met Nissewaard is een nieuwe lening afgesloten van € 3 miljoen, waarna een saldo resteert van € 9,6 miljoen.

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar Kasgeldleningen Op 31 december 2023 waren er geen kasgeldleningen.

Overige schulden Dit betreft nog te betalen bedragen aan leveranciers voor geleverde diensten en de Belastingdienst.

Overlopende passiva Opgebouwde nog te betalen verplichtingen Betreft voornamelijk inkoopfacturen met betrekking tot het boekjaar 2023 met een factuurdatum in 2024.

Vooruit ontvangen Dit betreft de in 2023 van deelnemers ontvangen voorschotbijdrage 1ste kwartaal 2024.

[32]

4.4.3 Financiële kentallen Gerapporteerd wordt over de kentallen conform BBV. Vooraf wordt opgemerkt dat Syntrophos een Gemeenschappelijke Regeling is, waarbij het risico bij de deelnemers ligt, Syntrophos een gering eigen vermogen heeft en derhalve vrijwel uitsluitend met vreemd vermogen is gefinancierd. De uitkomsten van de kentallen geven derhalve bijzondere uitkomsten, die niet zonder meer vergeleken kunnen worden met bijvoorbeeld gemeenten. De netto schuldquote bedraagt 30,34%. De solvabiliteitsratio bedraagt 1,09%. De kengetallen grondexploitatie, belastingcapaciteit en structurele exploitatieruimte zijn niet van toepassing op Syntrophos. In de bijlage ‘Rekenmodel Financiële kengetallen’ zijn de details van deze kengetallen opgenomen.

[33]

4.4.4 Niet in de balans opgenomen verplichtingen De belangrijkste niet uit de balans blijkende meerjarige contractuele financiële verplichtingen (looptijd en/of opzegtermijn langer dan 1 jaar) voor Syntrophos zijn onderstaand opgesomd, op basis van een selectie in het contractenbestand. Van belang is op te merken dat de feitelijke opzegging van contracten met een (resterende) looptijd korter dan 1 jaar, vaak om bedrijfsvoeringstechnische redenen bij Syntrophos en/of de deelnemers niet binnen een periode van 1 jaar opgezegd kunnen worden. Langlopende meerjarige financiële verplichtingen: Overeenkomsten diensten met Nissewaard: • Voor ondersteunende diensten en facilitaire dienstverlening heeft Syntrophos een langlopende overeenkomst met Nissewaard, in 2023 circa € 300.000. • Voor huur en servicekosten heeft Syntrophos langlopende overeenkomsten met Nissewaard, in 2023 circa € 325.000. (huur + energievoorschotten) Overeenkomsten PinkRoccade: • Overeenkomst iSamenlevingszaken Tot en met december 2024 loopt een contract met PinkRoccade voor software voor het Sociale domein, jaarlijkse kosten circa € 335.000. • Overeenkomst iBurgerzaken Tot en met december 2024 loopt een contract met PinkRoccade voor software voor Burgerzaken, jaarlijkse kosten circa € 220.000.

• Overeenkomst iConnect Tot en met december 2024 loopt een contract met PinkRoccade voor software voor het Sociale domein, jaarlijkse kosten circa € 340.000 Overeenkomst Financiën & Services Tot en met december 2024 loopt een contract met PinkRoccade voor software voor Financiën & Services, jaarlijkse kosten circa € 215.000. Overeenkomsten Centric: • Overeenkomst Key2Belastingen : een contract dat om bedrijfsvoeringstechnische redenen bij de deelnemer niet binnen een periode van 1 jaar opgezegd kan worden. Kosten in 2023 € 138.000. • Overeenkomst Key2Burgerzaken: een contract dat om bedrijfsvoeringstechnische redenen bij de deelnemer niet binnen een periode van 1 jaar opgezegd kan worden. Kosten in 2023 € 178.000. • Overeenkomst Portaal Leefomgeving: een contract dat om bedrijfsvoeringstechnische redenen bij de deelnemers niet binnen een periode van 1 jaar opgezegd kan worden. Kosten in 2023 € 170.000.

[34]

Overig: • Verbindingen Eurofiber Aan diverse glasvezelverbindingen en internetverbindingen is in 2023 circa € 250.000 euro betaald, het contract loopt tot 2026. Grote vooruitbetaalde contracten: VM-Ware : vooruitbetaald periode 7-4-2023 t/m 6-4-2025; Microsoft : vooruitbetaald periode 1-9-2023 t/m 31-8-2024; Trendmicro : vooruitbetaald periode 1-1-2023 t/m 31-12-2025; NTT rubrik : vooruitbetaald periode 1-1-2024 t/m 31-12-2025; NTT Lifecycle : vooruitbetaald periode 1-7-2022 t/m 30-6-2027.

[35]

4.5

Toelichting op de staat van Baten en Lasten

4.5.0.1.

Diensten naar DVO indeling

Tabel 4.5.0.1. toont de door Syntrophos geleverde diensten in 2023, volgens de DVO indeling.

Tabel 4.5.0.1. Diensten naar DVO indeling Programma

ICT

Services

Basis dienstverlening (gezamenlijk) Basis dienstverlening (specifiek) Extra Opdrachten Verhuur devices Derden Totaal programma ICT GEO Basis dienstverlening (gezamenlijk) Basis dienstverlening (specifiek) Extra Opdrachten Totaal programma GEO VpB Vennootschapsbelasting Totale bijdrage

Realisatie vorig jaar 7.899.972 5.329.142 2.210.354 729.897 18.902 16.188.265 2.354.322 265.312 194.682 2.814.315 0 19.002.581