Jaarstukken 2021; Verslag gemeentearchivaris archief- en informatiebeheer Nissewaard 2021
Tekst van het document
Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Nissewaard over het jaar 2021
Uitgevoerd door de archiefinspectie Voorne-Putten A.L.J. van den Berg BSc., archiefinspecteur
In opdracht van de gemeentearchivaris van Nissewaard, drs. A.A. van der Houwen
17-05-2022
1
Inhoud 1.
Inleiding en verantwoording............................................................................................. 3
1.1
Archiefwet 1995 ................................................................................................................ 3
1.2
Zorg en beheer .................................................................................................................. 3
1.3
Toezicht en verantwoording ......................................................................................... 3
1.4
Archief KPI's........................................................................................................................ 3
1.5
Uitvoering toezicht ........................................................................................................... 4
2. Verslag............................................................................................................................................. 5 KPI-1 Lokale regelgeving ........................................................................................................... 5 KPI-2 Mensen en middelen ....................................................................................................... 5 KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................ 6 KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht ............................................................................. 8 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden ......................................................................................................................... 8 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden .............................................................................................................. 10 KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden ..................................................................... 10 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ...................... 11 3.
Bevindingen .......................................................................................................................... 11
3.1 Conclusie ................................................................................................................................ 11 3.2 Nieuwe verbeterpunten .................................................................................................... 11 3.3 Bestaande verbeterpunten (Nog niet of gedeeltelijk uitgevoerd in 2021) ... 12 3.3 Aanbevelingen (Nog niet uitgevoerd in 2021) ........................................................ 12 Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden ............................................................................................. 13
2
1.
Inleiding en verantwoording
1.1
Archiefwet 1995
Een betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van een overheidsorganisatie. Archieven worden gevormd ter ondersteuning van haar werk, als bewijs ter verantwoording van haar handelen tegenover de burger en op termijn als cultuurhistorisch geheugen van de samenleving. De Archiefwet 1995 en haar nadere regelgeving regelt de archiefzorg en het archiefbeheer bij de overheid. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
1.2
Zorg en beheer
Het college van burgemeester en wethouders van Nissewaard is als zorgdrager verantwoordelijk voor de gemeentelijke informatiehuishouding. De verantwoordelijkheid betreft het beheer van zowel analoge als digitale informatie vanaf het moment van ontvangst of opstellen tot aan het moment dat de informatie is vernietigd of voor blijvende bewaring naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats is overgebracht. De landelijke en lokale wet- en regelgeving vormen het kader van dit beheer. Nissewaard is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, gevestigd te Brielle. Aan de archivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. In de GR is ook de aanwijzing van de archiefbewaarplaats vastgelegd. Het college van burgemeester en wethouders van Nissewaard heeft op 7 juli 2020 ingestemd met de nieuwe gemeenschappelijke regeling. De nieuwe regeling is per 1 oktober 2021 in werking getreden1. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vormen samen de basis hoe aan de uitvoering van de Archiefwet vorm wordt gegeven. Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht op het beheer.
Hiermee wordt de gehele informatieketen, vastgelegd in papieren en digitale documenten en registraties geborgd. De gemeente Nissewaard is deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling Syntrophos, die diensten levert in het kader van de ICT, geo-informatie en telefonie. Het digitale archief is in technisch beheer gegeven van deze bedrijfsvoeringsorganisatie, gevestigd te Nissewaard.
1.3
Toezicht en verantwoording
Het toezicht op het archief- en informatiebeheer is, op grond van artikel 32, 2e lid, Archiefwet 1995 en artikelen 5, lid 1b en 12, lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, belegd bij de gemeentearchivaris. In artikel 5 van de Archiefverordening is bepaald dat burgemeester en wethouders tenminste een maal per jaar verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de uitoefening van de zorg voor de archieven van de gemeente Nissewaard2.
1.4
Archief KPI's
Namens de gemeentearchivaris oefent de archiefinspecteur toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten, en geeft advies op het terrein van de zorg. Via een achttal Kritische Prestatie Indicatoren Archief (KPI's)3 neemt de inspecteur tijdens inspectieonderzoeken ook aspecten mee van de zorg voor archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De KPI’s zijn een instrument om te toetsen of de gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten. De invulling van dit raamwerk geeft de gemeente inzicht in de kwaliteit van haar informatiehuishouding. https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-309852.html Archiefverordening Nissewaard 2015 en Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. 3 Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG, geactualiseerd april 2020. 1 2
3
De rapportage aan de hand van de Archief KPI's dient drie doeleinden: horizontale verantwoording tussen college en raad, algemene informatievoorziening richting de burger en verticale informatievoorziening ten behoeve van de Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland. De Archief KPI's bevatten de volgende acht hoofdelementen: 1. Lokale regelgeving; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7. Overbrenging van archiefbescheiden; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden.
1.5
Uitvoering toezicht
Jaarlijks wordt een verslag uitgebracht met gebruikmaking van de Archief KPI's om inzicht te geven in (de ontwikkeling)van de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente en de mate waarin zij aan de archiefwettelijke eisen blijft voldoen. Vanwege de heersende Covid-19 pandemie en de daaruit voortvloeiende coronamaatregelen is er vrijwel alleen telefonisch en digitaal contact geweest met medewerkers van de gemeente. In de loop van het jaar zijn er met inachtneming van de toen geldende coronamaatregelen twee fysieke bezoeken gebracht aan het gemeentehuis. Dit verslag is tot stand gekomen aan de hand van gesprekken met enkele medewerkers van de gemeente en de bevindingen en observaties van de archiefinspecteur4.
4
Er is in de loop van het afgelopen jaar gesproken met verschillende medewerkers waaronder de teamleider Informatievoorziening, de kwartiermaker DIV, de projectleider WOO en de Informatiebeheerders.
4
2. Verslag KPI-1 Lokale regelgeving Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer De archiefvorming van gemeenten valt onder de Archiefwet 1995. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. De huidige archiefverordening van de gemeente Nissewaard is op 2 mei 2015 in werking getreden5. Het college van Gedeputeerde Staten heeft daarvan kennis genomen. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen en is op 26 mei 2015 door het college vastgesteld6. De verordening is up-to-date, het bijbehorende besluit dient in 2022 aangepast te worden aan de reeds doorgevoerde wijzigingen in de organisatie. Overzicht gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen De gemeente Nissewaard participeert in diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Een overzicht hiervan is te vinden in de begroting op de website van de gemeente7. Er is echter geen inzicht welke regelingen en samenwerkingsverbanden ook archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren. Ook is niet duidelijk of alle overeenkomsten een archiefparagraaf bevatten. Vragen hierover gesteld door de archiefinspecteur zijn in 2021 nog niet beantwoord.
Uitbesteden archiefbeheerstaken De gemeente Nissewaard participeert in diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Een aantal regelingen en partijen beheert ook informatie waarvoor het college van burgemeester en wethouders van de gemeente verantwoordelijk is. In een aantal gevallen is de gemeente ook centrumgemeente of voert door middel van een dienstverleningsovereenkomst werkzaamheden op het gebied van documentaire informatievoorziening uit.
KPI-2 Mensen en middelen Het informatiebeheer in de organisatie is ondergebracht bij het team Informatievoorziening. Dit team is onderdeel van de eenheid Control & Informatie en bestaat uit ongeveer 27 fte. Bij dit team zijn alle functionarissen die te maken hebben met de gemeentelijke informatievoorziening ondergebracht. Ook de informatiebeheerders zijn onderdeel van dit team. De informatiebeheerders zijn onder andere belast met archiefbeheer tot het moment van vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats en beheer van documentaire informatiesystemen. Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren archiefdocumenten naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief behoorde tot de beheertaken. Verder spelen deze medewerkers een rol ten aanzien van advisering binnen het vakgebied, het adviseren over de inrichting van het zaaksysteem, het beheer van de i-Navigator en ondersteuning van de medewerkers in de organisatie met betrekking tot het werken met het DMS Corsa. Net zoals in voorgaande jaren blijft de bezetting van het informatiebeheer een punt van zorg. Uit gesprekken die in 2021 gevoerd werden blijkt dat de informatiebeheerders nog steeds een hoge werkdruk ervaren en zijn duidelijk de gevolgen van de onderbezetting te zien. Zo kan er slechts minimaal aandacht uitgaan naar gebruikersondersteuning van het DMS en diverse beleidstaken.
Ook de archivering van inkomende documenten loopt door deze onderbezetting grote achterstanden op. Er is op grote schaal sprake van incomplete en slecht georganiseerde dossiers.
5
http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR440682.html http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR447659.html 7 https://nissewaard.begroting-2022.nl/p15723/inleiding 6
5
De coronamaatregelen zorgen ook voor de nodige uitdagingen. Door het gedwongen thuiswerken komen zaken als fysieke archiefbewerking en de voorbereiding van de fysieke archiefvernietiging in het gedrang. Het grootste deel van het jaar werkten er drie informatiebeheerders (minder dan 3 fte) bij het team Informatie Voorziening. Omdat nog vacatureruimte beschikbaar was is er in het laatste kwartaal van 2021 nog een vierde informatiebeheerder aangesteld. Gezien het aantal taken dat deze medewerkers moeten uitvoeren blijft de huidige bezetting nog steeds ondermaats. Bovendien wordt een uiteenlopend scala aan werkzaamheden bij vergelijkbare gemeenten al gauw over drie verschillende functies uitgespreid; beleidsmedewerker/adviseur, recordsmanager en informatiebeheerder. Het instellen van een beleid/adviesfunctie blijft belangrijk. Deze functionaris zit qua positie tussen de informatiemanager en de informatiebeheerders in. Deze functionaris zou de informatiemanager en de informatiebeheerders ontlasten en een verbinding vormen tussen beide functieniveaus. Nu blijven veel beleidsvraagstukken liggen. In de tweede helft van 2021 is wel een tijdelijke medewerker met meer coördinerende taken gestart. De Coördinator Wet Open Overheid (WOO) heeft tot taak het invoeren van deze nieuwe wetgeving in de gemeentelijke organisatie voor te bereiden.
Omdat ook het op orde brengen van de informatievoorziening een voortvloeisel is uit de nieuwe wetgeving heeft de nieuwe coördinator ook de rol van Kwartiermaker Documentaire Informatie Voorziening (DIV) gekregen. Hoewel er in 2021 meer aandacht is gekomen voor de onderbezetting van het team informatiebeheer, blijft het belangrijk dat de formatie wordt uitgebreid en dat er een duidelijke scheiding komt tussen uitvoering, advies en beleid8.
KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Archiefruimte De archiefruimte van de gemeente bevindt zich in de kelder van het gemeentehuis aan de Raadhuislaan 106 te Spijkenisse. Deze ruimte is in 2019 geïnspecteerd. Op basis van de gehouden inspectie kon geconstateerd worden dat de archiefruimte niet voldeed aan de eisen van de Archiefregeling. Het inspectierapport bevatte naast de vastgestelde conclusies ook aanbevelingen en verbeterpunten. In 2021 zijn de eerste aanbevelingen en verbeterpunten uit dit inspectierapport opgepakt. Applicaties De gemeentelijk organisatie beschikt over diverse informatiesystemen met daarin vaak ook blijvend te bewaren digitale informatie. Vastgesteld is dat niet inzichtelijk is hoeveel van dergelijke systemen er bij de gemeente aanwezig zijn en welke informatie deze bevatten. Bij het uitvoeren van de Monitor Digitale Informatie in 2021 heeft de gemeente geen gegevens kunnen aanleveren. Het is belangrijk om een overzicht te hebben over welke systemen de gemeente beschikt en welke informatie hier in aanwezig is. Hierdoor kan informatie minder snel verdwijnen of niet meer toegankelijk zijn en kunnen beter maatregelen worden genomen als dit wel het geval is zoals bijvoorbeeld overdracht naar een e-depot. Er zijn bij de archiefinspecteur op dit moment drie informatiesystemen in beeld.
Het zaaksysteem e-Suite, het DMS Corsa en het HRM-systeem. Alle drie de systemen zijn nog in gebruik. Het belangrijkste informatiesysteem met ook blijvend te bewaren informatie is het DMS Corsa welke in gebruik is als digitaal archief. Het op juiste wijze digitaal archiveren in CORSA is ook in 2021 actief gestimuleerd en gepropageerd. Gebruikers zijn ondersteund bij correct gebruik van CORSA en worden gestimuleerd in zelfredzaamheid. Vanwege het kleine aantal informatiebeheerders is deze taak moeilijk uit te voeren. In 2021 is ook gestart met het werken in het zaaksysteem e-Suite. Zie voor meer informatie over deze systemen de paragrafen KPI’s-5 en 6. Verder is in het najaar van 2021 gesproken over het loskoppelen van CORSA en het E-HRM systeem van de gemeente. Over de mogelijke gevolgen van deze loskoppeling en de acties die de
8
Zie hierover meer in het jaarverslag over 2020.
6
gemeente dient uit te voeren om de informatie voortaan duurzaam in het E-HRM systeem te beheren zal in 2022 verder worden gesproken.
Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) De archiefbewaarplaats van het Streekarchief aan de Hendrik van Wijnstraat 1 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De capaciteit van bijna vier strekkende kilometer is vrijwel volledig benut. De archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen die de Archiefregeling stelt. Helaas zijn de grenzen van de capaciteit van de bewaarplaats bereikt. E-depot Het Streekarchief, waarvan de gemeente Brielle deelnemer is, beschikte in 2021 nog niet over een e-depotvoorziening, bestemd voor permanent beheer van het digitale archief. Wel zijn de voorbereidingen om tot een voor de regio Voorne-Putten passende e-depotvoorziening te komen in gang gezet. In het eerste half jaar van 2021 is een nieuwe monitor digitale informatie gehouden. Helaas heeft de gemeente Nissewaard hier geen informatie voor aangeleverd. De informatie uit deze monitor vormt een deel van de basis voor de aanbesteding van de e-depotvoorziening van het Streekarchief. Vanaf mei 2021 is een externe projectleider gestart die vanuit het Streekarchief het project begeleid. Deze heeft in de loop van 2021 vele gesprekken gevoerd in de regio en daaropvolgend een projectgroep opgezet. Ook medewerkers van de gemeente Nissewaard hebben deelgenomen aan deze gesprekken en zijn betrokken bij de projectgroep.
De projectgroep heeft in samenwerking met de projectleider een programma van eisen opgesteld en is betrokken bij de aanbesteding. Deze aanbesteding zal naar verwachting in de eerste helft van 2022 zijn beslag krijgen, zodat de regio Voorne-Putten beschikt over een e-depotvoorziening. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente beschikt nog niet over een vastgesteld calamiteitenplan - specifiek gericht op de archiefruimte. Er is een calamiteitenplan in voorbereiding. Naar verwachting kan deze in 2022 worden vastgesteld. In 2021 hebben zich geen incidenten voorgedaan. Voor het beheer van de digitale archiefbescheiden die op de gemeentelijke server staan, wordt gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. De serverruimten in Spijkenisse en Rockanje vormen de facto de digitale archiefruimte van de gemeente Nissewaard. De ruimten zijn voorzien van klimaatbeheersing, alarm en rookmelders, blusinstallatie, toegangscontrole en noodstroomvoorziening. Ook Syntrophos beschikt over een back-up procedure. De tweede serverruimte in Rockanje (hierboven al vermeld) fungeert eveneens als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centric een uitwijkcontract.
7
KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Interne Kwaliteitszorg Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 draagt het college van burgemeester en wethouders er zorg voor dat het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Zoals in de verslagen van voorgaande jaren is opgemerkt beschikt de gemeente Nissewaard nog niet over een dergelijk kwaliteitssysteem9. Hoewel de gemeente uiteraard beschikt over diverse handleidingen en afspraken met betrekking tot het controleren van de kwaliteit van scans en dergelijke is er geen overkoepelend instrumentpaneel beschikbaar dat alle beschikbare handleidingen en richtlijnen samenbrengt en verbindt. Zeker met het toekomstige zaakgericht werken in het vizier is het van belang dat de kwaliteit voldoende geborgd wordt. De gemeente dient in combinatie met de invoering van het zaakgericht werken een kwaliteitssysteem op te zetten en daarnaast de informatiebeheerders zo in positie te brengen dat zij op basis van dit systeem voldoende kwaliteitscontroles en gebruiksondersteuning kunnen bieden. Toezicht Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard is geregeld in artikel 5, lid 1b van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten10 en in artikelen 4 en 5 van de Archiefverordening 2015 van de gemeente11.
De gemeente beschikt over een gediplomeerde archivaris in de persoon van de Streekarchivaris. Het toezicht is door de Streekarchivaris neergelegd bij een fulltime archiefinspecteur. De archivaris brengt daarnaast desgevraagd rechtstreeks advies uit. In 2021 is door de archivaris geen officieel advies uitbracht ten behoeve van de gemeente Nissewaard. In 2021 is één technische inspectie in de vorm van een QuickScan uitgevoerd. In de paragraaf KPI-5 wordt hier op nader ingegaan. Daarnaast heeft de archiefinspecteur onder andere in het kader van het zaakgericht werken diverse online (inspectie)gesprekken gevoerd.
KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. Ordening, duurzaamheid, authenticiteit, context en toegankelijkheid Nissewaard voldeed voor het analoge deel van het secretariearchief in 2021 aan artikel 18 van de Archiefregeling dat stelt dat een gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Ten aanzien van digitale documenten, opgenomen in het document management systeem (CORSA van BCT), ligt een en ander genuanceerder. Al eerder is geconstateerd dat de context en samenhang waarin documenten gearchiveerd worden, verbetering behoeft. Aan de inrichting van CORSA ligt geen vastgesteld metadata-schema ten grondslag. Er is sprake van tekortschietende registraties en hier en daar onvolledige dossiers. Deze tekortkomingen komen voor een groot deel doordat medewerkers uit de hele organisatie ook zelf registreren en archiveren.
Bij deze medewerkers ontbreekt vaak de kennis om de juiste metadata toe te kennen. Bij de informatiebeheerders is er zoals eerder vermeld te weinig tijd om dit in goede banen te leiden. Door deze tekortkomingen kunnen de digitale archieven niet voldoen aan hun historische- en verantwoordingsfunctie.
9
Zie hiervoor onder andere het KPI-verslagen over de jaren 2018, 2019 en 2020.
10
https://www.Streekarchiefvp.nl/media/Organisatie/Gemeenschappelijke%20Regeling%20Streekarchief%20Vo orne-Putten.pdf 11 https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR440682.html
8
Om dit op te lossen zijn de informatiebeheerders al enkele jaren bezig met een herstelactie. Deze is erop gericht digitale dossiers, in het bijzonder de belangrijke dossiers die de neerslag van gevoerd beleid herbergen, waar nodig te reconstrueren en te voorzien van correcte metadata. Hierdoor kunnen desbetreffende dossiers in een later stadium toch in goede, geordende en toegankelijke staat worden overgebracht naar het Streekarchief, zoals de wet dat vereist. Ook in 2021 is deze actie voortgezet. Doordat er vanwege de toen geldende coronamaatregelen nauwelijks op het gemeentehuis gewerkt kon worden, is er ten opzichte van de afgelopen jaren meer tijd gestoken in deze werkzaamheden. Helaas kon ondanks deze extra tijd de achterstand niet worden ingelopen. Deze actie is van groot belang, niet alleen omdat het zorgt voor een goede, geordende en toegankelijke staat van de dossiers en documenten in Corsa. Het ondersteunt tevens een toekomstige overbrenging naar een e-depot en voorkomt dat bij een toekomstig uitfaseren van CORSA er veel onnodige achterstanden ontstaan. Bijna alle analoge archiefbescheiden van de voormalige gemeente Spijkenisse zijn gemaakt op dragers, of worden bewaard in materialen, die voldoen aan de gestelde wettelijke eisen. Een uitzondering hierop zijn de dossiers met bouwvergunningen van zowel de voormalige gemeente Bernisse als Spijkenisse.
Deze series dienen nog bewerkt en materieel verzorgd te worden voordat van overbrenging sprake kan zijn. Hetzelfde geldt voor een deel van het blijvend te bewaren archiefdeel van de voormalige gemeente Bernisse. Zie ook de volgende paragraaf in dit hoofdstuk. Ook in 2021 kon de opslag op netwerkschijven, in Cloudopslagservices en in persoonlijke en afdelings e-mailboxen niet beperkt worden. Deze media zijn gemakkelijk en flexibel in te zetten en blijven daarmee voor de organisatie aantrekkelijk om te gebruiken. Samen met het niet of onvoldoende registreren van daarvoor in aanmerking komende documenten in CORSA zorgt dit helaas wel voor een tekortschietende archivering en daarmee invulling van de verantwoordingsfunctie. Vanwege de heersende pandemie lagen ook in 2021 wederom alle archiefbewerkingsactiviteiten, zoals het bewerken van het secretariearchief van de voormalige gemeente Bernisse over de periode 2000-2014, geruime tijd stil. Vanwege de al eerder genoemde krappe bezetting van de Informatiebeheerders ontstaat een groot risico voor de dagelijkse bedrijfsvoering. De informatiebeheerders zijn niet voldoende in staat om in te grijpen als er incomplete dossiervorming ontstaat en om proactief bewustwording te creëren.
Goede en geordende staat analoge series Op verzoek van de gemeente Nissewaard heeft de archiefinspecteur van het Streekarchief VoornePutten een korte inspectie gehouden naar de materiele staat van diverse archiefbestanden die aanwezig zijn in de archiefruimte van de gemeente Nissewaard. De in de archiefruimte aanwezige bestanden die (op termijn) voor overbrenging in aanmerking komen zijn op basis van steekproeven bekeken. Er is tijdens deze inspectie alleen gecontroleerd op de materiele staat van de bestanden op basis van artikel 3 van de Archiefwet 1995 en de artikelen 9, 10 en 12 van de Archiefregeling. De staat en kwaliteit van de inventaris als toegang op deze bestanden en eventuele openbaarheids- of overbrengingsbeperkingen vielen buiten de scope van deze inspectie. De gemeente neemt de bevindingen van de archiefinspecteur mee in een nieuw plan van aanpak met betrekking tot de verbetering van de informatiehuishouding12.
12
9
Zie voor de bevindingen van de archiefinspecteur het inspectierapport van 30-12-2021.
KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Algemeen vervangingsbesluit De gemeente Nissewaard beschikt over een vervangingsbesluit met bijbehorend handboek dat in 2016 is vastgesteld13. Dit besluit en handboek zijn echter al zes jaar oud. Het is belangrijk dat de in het handboek gemelde werkwijze met een externe audit tegen het licht gehouden wordt, zodat de gemeentelijke organisatie weer op correcte wijze haar analoge archiefbescheiden kan vervangen voor digitale exemplaren. Zaakgericht werken In 2021 is verder gegaan met het project zaakgericht werken op basis van het zaaksysteem Atos e-Suite. Vanwege diverse omstandigheden zoals weerbarstige techniek is dit project vertraagd. Behalve de meldingen openbare ruimte die al vanaf 2019 in de e-Suite worden geregistreerd, werden pas in 2021 de eerste processen van het sociaal domein zaakgericht afgehandeld. Ondertussen is gebleken dat de gemeentelijke organisatie afscheid gaat nemen van de e-suite. Een nieuwe aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem is in het najaar 2021 gestart. Helaas is de archivaris vanuit zijn adviesrol niet betrokken bij deze aanbesteding. Het blijft belangrijk dat de gemeente naast het invoeren van het zaakgericht werken ook de bijbehorende randvoorwaarden, voor zowel de e-suite als voor het nieuwe zaaksysteem, regelt.
Zo dient er voor het vervangen van analoge archiefbescheiden voor digitale exemplaren met beide zaaksystemen een nieuw handboek vervanging met bijbehorend vervangingsbesluit opgesteld te worden. Het huidige handboek is geschreven op een werkwijze met het DMS Corsa. Een zaaksysteem is een totaal ander systeem met deels andere werkwijzen. Hierdoor is een nieuw handboek nodig. Ook andere randvoorwaarden als een metagegevensschema voor het zaaksysteem en een kwaliteitssysteem zijn onontbeerlijk bij zaakgericht werken. Vernietiging Op 29 oktober 2021 is er door de archiefinspecteur namens de archivaris machtiging tot vernietiging verleend voor de vernietigingslijst met daarop in 2021 voor vernietiging in aanmerking komende analoge dossiers en documenten. Op 9 november 2021 is door de archiefinspecteur namens de archivaris machtiging tot vernietiging verleend voor de vernietigingslijst met daarop in 2021 voor vernietiging in aanmerking komende digitale dossiers en documenten. De op deze lijsten vermelde dossiers en documenten zijn in 2021 vernietigd. Vervreemding Er heeft in 2021 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Converteren en migreren Er heeft in 2021 voor zo ver bekend geen conversie of migratie van archiefbescheiden en/ of een informatiesysteem plaatsgevonden. Hotspotmonitor De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren.
KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, in dit geval de archiefbewaarplaats van het Streekarchief. In 2021 zijn de bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Abbenbroek, Heenvliet, Geervliet en Zuidland vanuit de gemeente Nissewaard naar de archiefbewaarplaats overgebracht. Hiermee is zoals in paragraaf KPI-3 is aangegeven de archiefbewaarplaats van de gemeente zo goed als vol. Voor de overbrenging van digitale archieven is het nog te vroeg; wel heeft dit nadrukkelijk de aandacht in de contacten met het Streekarchief.
13
http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR391725.html
10
KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief is de informatie in principe openbaar. Slechts in uitzonderlijke gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Tijdens de openingstijden van de studiezaal zijn de archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en desgewenst tegen kostprijs te kopiëren of te scannen. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte archiefbescheiden nog steeds beschikbaar en kunnen worden geleend door de ambtenaar die deze bescheiden nodig heeft voor zijn of haar werk. Vanwege het vele thuiswerken als gevolg van de coronamaatregelen worden de aangevraagde stukken vaak gedigitaliseerd en door het Streekarchief digitaal toegezonden aan de behandelend ambtenaar. Dezelfde tendens is te zien in de aanvragen van bezoekers. Voor het fysiek inzien van archiefbescheiden was het Streekarchief in 2021 vanwege verschillende lockdowns grotendeels alleen op afspraak geopend. Het Streekarchief beschikt over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken.
Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via die website te raadplegen. Ook in 2021 zijn weer diverse digitale bestanden toegevoegd. Voor een uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief wordt verwezen naar het jaarverslag van de streekarchivaris.
3.
Bevindingen
Onderstaand zijn de in het vorige hoofdstuk vermelde verbeterpunten en aanbevelingen uitgesplitst.
3.1 Conclusie Ook 2021 was voor de gemeente Nissewaard een enerverend jaar. Ook dit jaar zorgden de coronamaatregelen er naast de al bestaande problemen als de krappe bezetting van het team Informatievoorziening voor dat vele werkzaamheden vertraagd of stilgezet werden. De komst van een vierde informatiebeheerder in het najaar zorgde voor enige verlichting. Desondanks bleef er veel werk liggen. De in aantocht zijnde Wet Open Overheid en de daarbij horende verbetervoorstellen zorgen voor een licht verbeterde bewustwording ten opzichte van de informatievoorziening in de gemeentelijke organisatie. De krappe bezetting van de informatiebeheerders blijft daarbij een bottleneck voor toekomstige ontwikkelingen. De gemeente heeft daarom de komende jaren nog steeds een uitdaging om het informatiebeheer weer op een goed niveau te krijgen.
3.2 Nieuwe verbeterpunten • • • •
11
Inventariseer welke regelingen en samenwerkingsverbanden ook archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren (KPI-1). Versterk de bezetting van het aantal informatiebeheerders en maak een duidelijke scheiding tussen uitvoering, advies en beleid (KPI-2). Zorg voor een overzicht waarin minimaal de informatiesystemen die blijvend te bewaren informatie bevatten vermeld staan (KPI-3). Laat een externe audit uitvoeren naar de werkwijzen beschreven in het handboek vervanging (KPI-6)
3.3 Bestaande verbeterpunten (Nog niet of gedeeltelijk uitgevoerd in 2021) •
Zorg dat de archiefruimte weer voldoet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling (KPI-3).
•
Stel een calamiteitenplan, specifiek gericht op de archiefruimte op (KPI-3).
•
Zorg voor een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 (KPI-4).
• • •
Zorg voor een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081 (KPI-5). Zorg bij het zaakgericht werken voor de juiste randvoorwaarden zoals een kwaliteitssysteem en een metagegevensschema (KPI-6). Voer een hotspotmonitor uit (KPI-6).
3.3 Aanbevelingen (Nog niet uitgevoerd in 2021) •
•
12
De zorgdrager dient te beschikken over een metagegevensschema op basis van NENISO 23081 Het is aanbevelingswaardig dit schema niet alleen voor het DMS en het nieuw in te voeren zaaksysteem op te zetten maar alle in applicaties aanwezige archiefwaardige informatie mee te nemen in dit schema. Dit kan een toekomstige aansluiting op een edepot voorziening vereenvoudigen (KPI-5). Met de invoering van het zaakgericht werken is het aan te bevelen ook het informatiebeleid van de gemeente hier op aan te passen en te zorgen dat de eerdergenoemde randvoorwaarden als een kwaliteitssysteem en metagegevensschema worden opgesteld. Niet alleen het zaakgericht werken, ook de processen die nog ondersteund zullen blijven worden door het DMS kunnen hiermee ondersteund en geborgd worden (KPI-6).
Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden De bevindingen van het inspectieonderzoek naar het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Nissewaard over het jaar 2021, zijn hieronder per hoofdvraag samengevat. 1.
Lokale regelingen
Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn actueel. Het register van gemeenschappelijke regelingen van de gemeente Nissewaard is te vinden in de begroting op de website van de gemeente. De gemeente heeft geen inzicht in welke regelingen archiefwaardige informatie die eigendom is van de gemeente bewaren en bewerken.
2. Mensen en middelen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente Nissewaard stelt middelen beschikbaar. Deze middelen dienen o.m. aan de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer besteed te worden. De informatievoorziening in de organisatie is versnipperd. Het onderdeel wat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer en -beleid is onderbezet.
3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De archiefruimte in Spijkenisse is voor het laatst getoetst aan de eisen van de Archiefregeling in 2019. Hieruit zijn aandachts- en verbeterpunten voortgekomen. De gemeente Nissewaard beschikt niet over een calamiteitenplan specifiek gericht op de archiefruimte De depots van de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten voldoen aan de wettelijke eisen voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen.
4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag:
Werkt
de
gemeente
structureel
aan
de
kwaliteitsverbetering
van
informatiehuishouding? De gemeente Nissewaard beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem. Het
toezicht
op
de
niet-overgebrachte
archiefbescheiden
is
vastgelegd
in
de
Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten en wordt vanaf 2018 weer jaarlijks uitgevoerd.
13
haar
5.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Gebeurt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Nissewaard beschikt ten dele over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend volgens de ten tijde van de vorming van het archief geldende ordeningsstructuur en kan deze archiefbescheiden niet altijd binnen een redelijke termijn vinden en beschikbaar stellen. De gemeente beschikt niet over een volledig meta-gegevensschema. De gemeente gebruikt niet overal duurzame gegevensdragers en materialen bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.
6.
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente beschikt over een vervangingsbesluit, deze is echter alleen van toepassing op het DMS Corsa. De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren. 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De archieven van de gemeente t/m 1999 zijn nog niet allemaal overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten. 8.
Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Het Streekarchief Voorne-Putten beschikt over een studiezaal. Op de website van het Streekarchief worden de beschikbare inventarissen van de archieven van de gemeente Nissewaard getoond. Het raadplegen van de archieven van Nissewaard gebeurt kosteloos in de studiezaal van het Streekarchief.
Verklaring resultaat a.d.h.v. stoplicht methode Voldoet Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet in het geheel niet
14