GR Syntrophos: herziening; raadsvoorstel

Burgemeester en Wethouders

Aan de Raad

datum 17 juni 2026

zaaknummer 4927719

bijlagen 7

eenheid Directie- en Bestuursadvies

betreft

GR Syntrophos: herziening

Samenvatting: De strategische opgave waar wij als gemeente voor staan op het gebied van digitale transformatie, informatieveiligheid, data gedreven werken en innovatie (o.a. kunstmatige intelligentie en de toepassing hiervan) vraagt om een toekomstbestendige samenwerkingsvorm. De aansturing van de huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) is complex en tijdrovend. Dit gaat ten koste van de digitale transitie binnen de deelnemende gemeenten, iets dat we ons niet kunnen veroorloven. De wereld om ons heen verandert snel, de digitalisering en dataficering van de samenleving gaat in hoog tempo. De laatste jaren volgen technologische veranderingen – met steeds grotere impact – elkaar in rap tempo op en nieuwe kansen ontstaan. Willen wij deze ontwikkelingen benutten, dan zullen we meer van onze energie en middelen daarop moeten inzetten. Door de GR te herziening wordt de slagvaardigheid vergroot, ontstaat meer grip op eigen data en meer ruimte om regie te voeren op de digitale transformatie. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) is het college bevoegd tot het wijzigen van de huidige gemeenschappelijke regeling. De wijziging gaat echter niet eerder in, dan na verkregen toestemming van de gemeenteraad. Hierop ziet dit advies.

Gevraagd Raadsbesluit: De raad wordt voorgesteld te besluiten om: Op grond van artikel 1 lid 2 en 3 Wgr bij wijze van zienswijze een positief oordeel te geven op het ontwerp tot herziening van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos (zoals opgenomen onder bijlage 1 en nader toegelicht in bijlage 2). 1. Inleiding Aanleiding De strategische opgave waar wij als gemeenten voor staan op het gebied van digitale transformatie, informatieveiligheid, data gedreven werken en innovatie (o.a. kunstmatige intelligentie en de toepassing hiervan) vraagt om een toekomstbestendige samenwerkingsvorm. De aansturing van de huidige GR is complex en tijdrovend. Dit gaat ten koste van de digitale transitie binnen de deelnemende gemeenten, iets dat we ons niet kunnen veroorloven. De wereld om ons heen verandert snel, de digitalisering en dataficering van de samenleving gaat in hoog tempo. De laatste jaren volgen technologische veranderingen – met steeds grotere impact – elkaar in rap tempo op en nieuwe kansen ontstaan. Willen wij deze ontwikkelingen benutten, dan zullen we meer van onze energie en middelen daarop moeten inzetten. Met een herziening van de GR, en daarmee het mandateren van een deel van de bestuurlijke taken aan de gemeentesecretarissen, kunnen de overlegstructuur en het besluitvormingsproces worden vereenvoudigd en daarmee de slagvaardigheid aanzienlijk vergroot.

datum

zaaknummer

pagina

17 juni 2026

4927719

2 van 5

Bestuurlijk belang Met het bij wijze van zienswijze geven van een positief oordeel, kan de gemeenteraad haar gevoelens/visie delen bij/op de voorgenomen wijziging van de GR, passend bij de controlerende en kaderstellende rol van de gemeenteraad. Centrale vraag De centrale vraag die voorligt is: Wil de gemeenteraad van Nissewaard bij wijze van zienswijze een positief oordeel geven op het ontwerp tot herziening van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat De herziening van de GR maakt dat slagvaardiger gehandeld kan worden, hetgeen bijdraagt aan de ambitie om meer regie te kunnen voeren op onze digitale transformatie. 3. Kader Het kader voor dit advies wordt gevormd door de:  Wet gemeenschappelijke Regeling (Wgr)  Wet op de ondernemingsraden (WOR)  Uitkomsten van de Strategische heroriëntatie ICT/IV Strategische heroriëntatie ICT/IV Gemeenten kunnen hun ICT op verschillende manieren organiseren; intern (centraal of decentraal), in samenwerking met andere gemeenten (in de vorm van een GR of een regionaal samenwerkingsverband), danwel extern (door uitbesteding (aan een externe leverancier). De gemeenten Voorne aan Zee en Nissewaard hebben gekozen voor een samenwerking in de vorm van een GR.

Deze GR Syntrophos, waarin de colleges van de gemeenten Voorne aan Zee en Nissewaard de enige deelnemers zijn, is in 2O13 opgericht met het idee dat werken vanuit een GR kwetsbaarheid vermindert en betere dienstverlening tegen beheersbare kosten oplevert. Deze samenwerking is historisch zo ingericht om schaalvoordeel, continuïteit en professionaliteit in de ICT-dienstverlening te waarborgen. In de huidige context, waarin we als gemeenten meer directe regie willen en moeten voeren op onze digitale transformatie, is de vraag ontstaan in hoeverre deze inrichting nog aansluit bij de strategisch opgaven, bestuurlijke verantwoordelijkheden en de gewenste wendbaarheid. Om daar antwoord op te krijgen is, in nauwe samenwerking tussen de beide deelnemers/gemeenten, een strategisch heroriëntatie uitgevoerd. Een gezamenlijk traject om de rol, organisatievorm en opdracht van de GR te herzien. De herziening is in drie samenhangende deelprojecten: 1. Heroverweging van het takenpakket en de governance van de GR, 2. Implementatie van een eenvoudige, evenwichtige en voorspelbare kostenverdeling en 3. Versterking van de gezamenlijke aanpak van informatieveiligheid en dataregie. Daarbij is gebruik gemaakt van kennis en expertise binnen de eigen organisaties1, is tevens extern advies ingewonnen2.

Eerder onderzoek In een eerdere poging om te komen tot een optimale en toekomstbestendige samenwerking tussen de gemeenten en Syntrophos zijn medio 2023 – onder leiding van een externe deskundige 3 — de samenwerkingsafspraken herijkt. Dit heeft geresulteerd in een set afspraken, gebaseerd op een aantal richtinggevende uitspraken. Verder is eind 2024 een benchmarkonderzoek uitgevoerd 4. Daarin is o.a. de vraag aan bod gekomen of de inrichting van de ICT/IV-keten, waar de GR Syntrophos onderdeel van is, marktconform/marktvergelijkbaar is qua opzet, inrichting en werking. Daarnaast is ook antwoord gegeven op de vraag in hoeverre de huidige situatie een goede basis vormt voor 1 2

3 4

Zie bijlage 3 Zie bijlage 4 en 5 Zie bijlage 5. Het traject is begeleid door de heer P. Frijns, ervaringsdeskundige in het begeleiden van organisaties bij de digitale transitie. Zie bijlage 6

datum

zaaknummer

pagina

17 juni 2026

4927719

3 van 5

noodzakelijke doorontwikkeling. De herijking en het benchmark onderzoek zijn kaderstellend geweest voor een strategische heroriëntatie van ICT/IV. Herziening samenwerking De heroriëntatie heeft onder meer inzichtelijk gemaakt dat de huidige samenwerking adequate regievoering in de weg staat. De huidige positionering maakt het voor de beide colleges moeilijk om rechtstreeks invloed uit te oefenen op tempo, kwaliteitsniveau en prioritering. De oorzaak hiervan ligt in het feit dat de huidige governance meerdere rollen kent die in elkaar grijpen. De gemeenten zijn financieel en organisatorisch verbonden aan de GR en afnemer van producten. Tegelijkertijd worden er binnen de GR ook keuzes voorbereid die direct beleidsmatige [lees: gevolgen] of prioriteringsgevolgen hebben. Deze rolverstrengeling leidt tot complexe besluitvormingsstructuren, lange doorlooptijden, terugkerende discussies over verantwoordelijkheden en beperkte (bestuurlijke) wendbaarheid.

Door het takenpakket van Syntrophos terug te brengen tot primair de uitvoering van de ICT-taken (werkplekbeheer, Technisch Beheer en technische infrastructuur) en taken met een regie- of beleidsgevoelig karakter (waaronder GEO-informatievoorziening (BAG/BGT), contract- en leveranciersmanagement, licentiebeheer en functioneel applicatiebeheer) terug te brengen onder directe gemeentelijke verantwoordelijkheid, ontstaat meer grip op eigen data en meer ruimte om regie te voeren op de digitale transformatie. Daarnaast is geconstateerd dat de huidige regeling een grote bestuurlijke component kent, wat maakt dat besluiten minder voortvarend tot stand komen. Door het mandateren van een groot deel van de bestuurlijke bevoegdheden aan de gemeentesecretarissen, kunnen de overlegstructuur en het besluitvormingsproces worden vereenvoudigd en kan daarmee de slagvaardigheid worden vergroot. Gelet op het bovenstaande werd geadviseerd om de bedrijfsvoeringsorganisatie te handhaven, maar de regeling, overlegstructuur en mandatering grondig te herzien. 4.

Argumentatie Willen we als gemeenten de komende jaren meer directe regie kunnen voeren op onze digitale transformatie, waarbij informatieveiligheid, informatievoorziening en datagedreven werken niet langer ondersteunende thema’s zijn, maar kernonderdelen van de bestuurlijke verantwoordelijkheid en doorontwikkeling, dan is een herpositionering van de ICT/IV nodig. Geen beëindiging van de samenwerking met Syntrophos, maar een herijking van de taken en verantwoordelijkheden met als doel een duidelijker onderscheid tussen regie en technische uitvoering. Vormgegeven in een ‘afgeslankte’ GR; slagvaardig, voorspelbaar en beheersbaar. Met de herziening van de GR wordt een solide basis gelegd voor een toekomstbestendige samenwerking. Deze voorgenomen inrichting waarborgt dat gemeenten – ondanks de organisatorische uitvoering door Syntrophos – volledig inzicht en controle behouden over kosten, prestaties en rechtmatigheid van de dienstverlening. 5. Maatschappelijk draagvlak Het advies richt zich op het waarborgen van betaalbare en veilige informatievoorziening, en daarmee indirect op een betrouwbare dienstverlening aan onze inwoners. 6. Consequenties: financieel, juridisch, personeel Directe gevolgen Dit besluit heeft geen directe financiële consequenties.

Met het herzien van de GR wordt:  De huidige regeling in lijn gebracht met de toekomstige organisatie (een Syntrophos dat zich primair richt op de uitvoering van de ICT-taken), en  De bestuurlijke component in de huidige regeling geminimaliseerd door, binnen de ruimte die de wet daarvoor biedt, taken te mandateren aan de gemeentesecretarissen.

datum

zaaknummer

pagina

17 juni 2026

4927719

4 van 5

Indirect gevolgen De verdere uitwerking van de herziene GR betreft een collegebevoegdheid. In dit kader heeft het college op 7 april jl. een principe uitspraak gedaan en daarmee een handelingskader afgegeven. Op basis van dit kader wordt separaat een advies voorbereid om de taken met een regie- of beleidsgevoelig karakter, waaronder GEO-informatievoorziening (BAG/BGT), contract- en leveranciersmanagement, licentiebeheer en functioneel applicatiebeheer, onder directe gemeentelijke verantwoordelijkheid te brengen. De inschatting is dat hiermee 20 tot 30 medewerkers van Syntrophos geherpostioneerd zullen worden binnen één van de twee gemeenten. Ook zal geadviseerd worden om de financieringssystematiek transparanter, voorspelbaarder en evenwichtiger te maken. Naar verwachting zal nog voor 1 juli a.s. het college gevraagd worden om hierover voorgenomen een besluit te nemen, waarbij ook de uiteindelijke personele en financiële gevolgen en de daarmee de effecten voor de begroting helder worden. Daarnaast zal van de achterblijvende organisatie – Syntrophos als technische uitvoeringsorganisatie – gevraagd worden om de overhead terug te brengen tot wat passend is bij de nieuwe organisatie. De uitwerking daarvan zal in het derde kwartaal van 2026 plaatsvinden. De financiële effecten daarvan zullen daarmee uiterlijk vierde kwartaal 2026 inzichtelijk worden (gewijzigde begroting 2027). 7.

Communicatie van het besluit Intern Gemeenteraad Tijdens de vergadering van 12 juni 2025 is door uw commissie Bestuur extra aandacht gevraagd voor het verkrijgen van meer grip op onze ICT/IV en de kosten die daarmee gemoeid gaan. In aanloop naar besluitvorming bent u zowel schriftelijk (raadsmemo d.d. 25 juni en 28 oktober 2025) als mondeling (thema-avond d.d. 8 mei 2026) geïnformeerd over de voorgenomen maatregelen en de gewenste effecten daarvan. Met het huidige voorstel wordt gevraagd om een zienswijze op het ontwerp tot herziening van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos, waarna de herziene GR vervolgens voor definitieve vaststelling zal worden aangeboden aan uw raad. Ondernemingsraad De OR van Syntrophos, Voorne aan Zee en Nissewaard zijn reeds meegenomen in het voorgenomen besluit en zullen, conform artikel 25 van de WOR, formeel om advies worden gevraagd op het voorgenomen besluit en de herziene GR regeling. De adviesperiode zal parallel lopen aan de zienswijze periode van uw raad. Medewerkers Ook de medewerkers die het betreft zijn reeds geïnformeerd over het voorgenomen besluit. Uiteraard zullen zij tussentijds en na definitieve besluitvorming conform de daarvoor geldende procedure worden geïnformeerd. Extern Het vaststellen van definitief herziene GR (en bijbehorende regelingen) dient openbaar bekend te worden gemaakt.

Dit zal op de gebruikelijke wijze geschieden door aankondiging van de GR in het Blad Gemeenschappelijke Regelingen/Gemeenteblad (van de deelnemende gemeenten). 8. Realisatie van het besluit Op grond van de Wgr is het college bevoegd tot het wijzigen van de huidige gemeenschappelijke regeling. De wijziging gaat echter niet eerder in, dan na verkregen toestemming van de gemeenteraad. Hierop ziet dit advies. Dit toestemmingsvereiste geldt overigens alleen voor de gemeenschappelijke regeling en niet voor de aan de gemeenschappelijke regeling gekoppelde regelingen en overeenkomsten. Nadat de zienswijzen zijn ontvangen - van de gemeenteraden van de gemeenten waarvan de colleges deelnemer zijn aan de GR, kunnen deze worden meegenomen. De herziene GR zal vervolgens voor definitieve vaststelling worden aangeboden aan uw raad. Het

datum

zaaknummer

pagina

17 juni 2026

4927719

5 van 5

vaststellen van de GR (en bijbehorende regelingen) dient openbaar bekend te worden gemaakt. Dit zal op de gebruikelijke wijze geschieden door aankondiging van de GR in het Blad Gemeenschappelijke Regelingen/Gemeenteblad (van de deelnemende gemeenten). 9. Bijlagen Dit advies bevat de volgende bijlage, waarvan bijlagen 3 t/m 7 ter inzage liggen bij de griffie: 1. Herziene GR - GR Syntrophos 2027 2. Samenvatting wijzigingen GR Syntrophos 2027 3. Adviesnota ‘Strategische heroriëntatie - Toekomst bestendige inrichting van de samenwerking Nissewaard, Voorne aan Zee en Syntrophos’. 4. Adviesnota ‘Organisatievorm GR Syntrophos ten behoeve van strategische heroriëntatie’ 5. Samenvatting adviesnota 'Heroriëntatie GEO-dienstverlening’ 6. Samenvatting ‘Samenwerkingsafspraken Nissewaard, Voorne aan Zee, GR Syntrophos’ 7. Rapportage ‘Benchmark Voorne aan Zee Nissewaard’ 10. Advies Commissie In de vergadering van de Commissie Bestuur van 9 juni …

de secretaris, {{esl:Signer1:capture:size(200,75)}}

{{esl:Signer1:SignerName:size(200,20)}}

de burgemeester, {{esl:Signer2:capture:size(200,75)}}

{{esl:Signer2:SignerName:size(200,20)}}