Governance vraagstuk de Stoep; raadsvoorstel

Burgemeester en Wethouders

Aan de Raad Aan de Raad datum 20 januari 2021

casenummer 20.R.00160

bijlagen 2

afdeling Directie- en Bestuursadvies

Betreft Governance vraagstuk de Stoep

Samenvatting: Het Theater de Stoep (TdS) en het Centrum voor de Kunsten (CvdK) maken in hun huidige vorm onderdeel uit van de gemeente. Al enige tijd ligt het vraagstuk over de positie van het TdS op tafel. Dit vraagstuk is, in afwachting van een aantal ontwikkelingen rondom het theater, tijdelijk geparkeerd. Met de oplevering van het nieuwe theater, de aanstelling van de nieuwe directeur en een rapport van de Rekenkamer, was daar het moment om actief aan de slag te gaan om de voor- en nadelen van een verzelfstandiging in beeld te brengen. Om een antwoord te kunnen formuleren op bovenstaand vraagstuk heeft onderzoek (in- en extern) plaatsgevonden naar het gewenste governance model van het TdS. Daarnaast zijn recent ook de (bestuurlijke) wensen en ambities zijn op cultureel gebied vastgesteld in de cultuurnota. De uitkomsten van deze twee elementen maken dat externe verzelfstandiging van de Stoep wordt afgeraden. Geadviseerd wordt te focussen op een optimalisatie van de huidige situatie. Anders gezegd: interne verzelfstandiging, waarbij het in de kern neerkomt om een verruiming van het mandaat van de directeur van de Stoep. Aan de hand van een (nader op te stellen) prestatiecontract zal invulling worden gegeven aan de inhoud en wijze waarop de directeur van de Stoep verantwoording zal afleggen aan het gemeentebestuur.

Deze variant wordt gezien als de meest logische en passende governance voor het theater. Het is een veilige manier om de bedrijfsvoering te optimaliseren en beter aan te laten sluiten bij de activiteiten en behoeften van het theater en is bovendien de meest effectieve vorm om de ambities van de gemeente op het gebied van kunst en cultuur gerealiseerd te krijgen. Om die reden wordt geadviseerd over te gaan tot een verruiming van het mandaat van de directeur van de Stoep (dit heeft derhalve betrekking op zowel het theater als op het Centrum van de Kunsten). Daarop ziet dit advies. De nadere uitwerking van dit besluit zal worden vormgegeven in een uitvoeringsplan, welke op een later tijdstip ter kennisname zal worden aangeboden. Samengevat wordt geconcludeerd: Niet over te gaan tot een externe verzelfstandiging van het theater de Stoep. Het mandaat van de directeur van de Stoep te verruimen. Gevraagd Raadsbesluit: In te stemmen met de conclusie van het onderzoek naar de positionering van de Stoep.

20ID02735418/01/202115:27:31

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

2 van 13

1. Inleiding Aanleiding Al geruime tijd leeft het vraagstuk over de positionering van het Theater de Stoep (TdS). Om een antwoord te kunnen formuleren op bovenstaand vraagstuk heeft onderzoek plaatsgevonden. Deze onderzoeksresultaten, gecombineerd met de onlangs vastgestelde cultuurnota maken dat daar het is moment om de finale en integrale conclusie te trekken en een advies uit te brengen ten aanzien van de toekomstige governance van het TdS. De Coronacrisis, die de afgelopen periode de wereld overviel, brengt daar geen verandering in. In zijn algemeenheid kunnen we stellen dat de Coronacrisis grote impact heeft op de cultuursector, en zo ook voor het TdS. Echter, dit geeft geen aanleiding om beantwoording van het governance-vraagstuk uit te stellen. Bestuurlijk belang Het college geeft uitvoering aan het cultuurbeleid zoals dat door de raad is vastgesteld. De daarin beschreven doelstellingen dragen bij aan de complete gemeente die Nissewaard wil zijn, waar inwoners prettig en veilig kunnen wonen, werken en ontspannen. In het realiseren daarvan spelen culturele instellingen, waaronder het theater, een essentiële rol. De positionering van, en sturing op, het theater zijn dientengevolge van groot bestuurlijk belang.

Centrale vraag De centrale vraag die voorligt is: ‘welk governance-model sluit het beste aan bij de culturele ambities van de gemeente, oftewel: wat is het gewenste toekomstmodel’. 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Met dit advies wordt de governance-structuur van het theater afgestemd op de culturele ambities van de gemeente, waarbij tevens aandacht is voor het zo efficiënt mogelijk omgaan met overheidsgeld. 3. Kader Het Theater de Stoep en het Centrum voor de Kunsten (CvdK) maken in hun huidige vorm onderdeel uit van de gemeente. Zij vallen daarmee onder het bestuur van de gemeente Nissewaard en zijn hiërarchisch gepositioneerd onder de directie; de gemeente is eindverantwoordelijk. Al enige tijd ligt het vraagstuk over de positie van het TdS op tafel. Dit vraagstuk is, in afwachting van de ontwikkelingen (nieuwbouw en vertrek directeur) rondom het theater, tijdelijk geparkeerd. Sinds oktober 2014 opereert het TdS vanuit een geheel nieuw gebouwde locatie en sinds september 2016 gebeurt dat onder leiding van een nieuwe directeur, die medio 2017 het eerste bedrijfsplan van zijn hand opleverde. Met de oplevering van dat plan, en een rekenkamerrapport dat in datzelfde jaar is aangeboden aan de raad , was daar het moment om actief aan de slag te gaan om de voor- en nadelen van een verzelfstandiging in beeld te brengen.

Het kader voor de beantwoording van het governance-vraagstuk, wordt gevormd door een tweetal elementen: het uitgevoerde onderzoek (zowel in- als extern) en de cultuurnota. De onderzoeksresultaten1 zijn begin 2020 opgeleverd en toegelicht2, maar hebben op dat moment nog niet geleid tot een definitieve keuze. Besloten is daarmee te wachten tot na oplevering van de inmiddels vastgestelde Cultuurnota ‘In de schijnwerpers’; daarin zijn de doelstellingen voor kunst en cultuur vastgelegd, ambities geformuleerd en beleidskaders bepaald. Duidelijk is wat daarin de

1 Dit onderzoek betreft een verdieping op een eerder door BMC uitgevoerd (en in juni 2018 opgeleverd) extern onderzoek 2 3 maart 2020 B&W, 11 maart 2020 themabijeenkomst gemeenteraad

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

3 van 13

opdracht van het theater is zodat de vragen over positionering en sturing geadresseerd kunnen worden. Onderzoek Als verdieping van een extern onderzoek van BMC3, is een intern onderzoek uitgevoerd naar de mogelijke toekomstscenario’s van het theater. Deze uitkomst zijn begin 2020 opgeleverd, waarbij de volgende drie scenario’s (governance-modellen) zijn onderzocht: 1. Huidige situatie (theater als onderdeel van de gemeente) 2. Interne verzelfstandiging (theater als onderdeel van de gemeente, maar met ruimer mandaat) 3. Externe verzelfstandiging (theater als aparte entiteit). Het interne scenario onderzoek leverde op dat externe verzelfstandiging niet of nauwelijks voordeel biedt (financieel voordeel als gevolg van aanpassing CAO ontstaat pas na jaren) en de risico’s daarentegen juist groot zijn; hoge transactiekosten en een combinatie van minder (directe) invloed maar wel risicodrager zijn. Tegelijkertijd zien we dat interne verzelfstandiging juist kansen biedt en nauwelijks risico’s kent (of in elk geval niet anders dan in de huidige situatie); de transitiekosten zijn beperkt en grip vanuit het gemeentebestuur blijft.

Overtuigende redenen om extern te verzelfstandigen ontbreken daarmee; waar een mogelijke besparing op de lange termijn het enige argument voor verzelfstandiging lijkt, zien we daartegenover forse risico’s die gepaard gaan met de transitie en het op afstand zetten van de verantwoordelijkheid (minder directe invloed maar wel risicodrager zijn). Daar komt bij dat het theater de afgelopen jaren goede prestaties heeft laten zien en gewaardeerd wordt (in 2019 werd de Stoep verkozen tot beste theater van het land). Samengevat wordt geconcludeerd: - Niet over te gaan tot een externe verzelfstandiging van het theater de Stoep. - Het mandaat van de directeur van de Stoep te verruimen. Cultuurnota Eerder is aangegeven dat bij het maken van een definitieve scenariokeuze, het belangrijk is om ook de inhoud van de cultuurnota helder te hebben. Door scherp te hebben wat de (bestuurlijke) wensen en ambities zijn op cultureel gebied, wordt ook duidelijk waar je als gemeente op wilt gaan sturen. Inmiddels is ook de cultuurnota opgeleverd en vastgesteld door de raad. De lijn die al was ingezet met de nadruk op cultuureducatie, cultuurparticipatie en talentontwikkeling wordt voortgezet. Dat betekent dat het theater er ook is om amateurkunsten te ondersteunen en te faciliteren. Instellingen zijn geen doel op zich.

Het is ook een middel om bij te dragen aan een complete gemeente waar inwoners prettig wonen, werken en ontspannen, maar ook aan emancipatie, participatie en integratie. Deze ambities vertalen zich in duidelijke en concrete doelstellingen welke in de vorm van een uitvoeringsagenda verder vorm zullen krijgen. Algemeen is er het streven om vanuit cultuureducatie en –participatie bij te dragen aan de doelen in het sociaal domein, zoals bestrijding eenzaamheid, participatie van kwetsbare groepen en inburgering van nieuwkomers. Voor het theater geldt het streven om te komen tot een breed, gevarieerd en toegankelijk aanbod met ruimte voor

3 Het externe onderzoek biedt onvoldoende overtuiging om over te gaan van een theater als onderdeel van de

gemeentelijke organisatie naar een theater als volledig zelfstandige identiteit (onderzoeksrapport ‘verzelfstandiging TdS en CvdK, bevindingen van een verkenning, BMC 28 juni 2018).

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

4 van 13

talentontwikkeling en actieve cultuurbeleving door amateurgezelschappen. Uitwerking hiervan vindt plaats in het nieuwe bedrijfsplan van het theater. De gemeente heeft met haar culturele ambities in het algemeen, en het theater in het bijzonder, dus een duidelijk beeld voor ogen: een breed gevarieerd aanbod, toegankelijk voor al haar inwoners. Kijkend naar deze ambitie lijkt het op afstand zetten van het theater niet logisch. Door het theater in eigen hand te houden kan gericht worden gestuurd op de vastgestelde culturele ambities en het realiseren van de doestelling die daaruit volgen. Covid 19 En wat niemand had voorzien, maar we niet om heen kunnen: de plotselinge opkomst van het Covid 19 virus. In zijn algemeenheid kunnen we stellen dat de Coronacrisis grote impact heeft op de cultuursector in Nederland, zo ook op het theater de Stoep. Het theater is sinds 12 maart 2020 afwisselend gesloten, danwel open geweest (in dat laatste geval onder de strikte voorwaarden van een maximaal bezoekers van 30), met beperkte inkomsten als gevolg daarvan. Het financiële nadeel voor de Stoep als gevolg van de Corona-crisis is vooralsnog geraamd (voor heel 2020) op € 200.000 (dit is exclusief het nadeel van het CvdK dat wordt geraamd op € 120.000).

Dat de Coronacrisis (financiële) gevolgen heeft voor het theater staat daarmee vast, maar de vraag is of de van governance daarin nog verschil maakt. Allereerst kunnen we stellen dat een financieel nadeel er voor de Stoep hoe dan ook zou zijn, ongeacht de vorm van waaruit zij zou opereren. Hetgeen blijkt wanneer we de situatie van vergelijkbare private theaters in het land bekijken: zo besloot het bestuur van de gemeente Schiedam in juni € 157.000 aan extra subsidie te verstrekken aan het theater in haar gemeente om grote financiële problemen te voorkomen4, en ook het bestuur van de gemeente Maasluis besloot niet veel later het theater financieel te ondersteunen door een lening te verstrekken van € 250.0005. Een ander voorbeeld zien we bij het theater ‘De Nieuwe Kolk’. Dit private theater, gelegen in de gemeente Assen, ontving in diezelfde periode een bedrag van € 274.0006 (cofinanciering provincie – gemeente) om de Coronacrisis te boven te komen. Wat je ziet is dus dat ook private theaters kampen met financiële problemen als gevolg van de Coronacrisis en dat het dan vooral de gemeenten zijn die ‘opdraaien’ voor de ontstane tekorten bij de culturele instellingen. Ook wanneer we kijken naar de beschikbaarheid van steunmaatregelen (vanuit de overheid of private fondsen), zien we geen grote verschillen tussen de private en publieke sector.

Waar het theater de Stoep als onderdeel van een gemeentelijke organisatie, in eerste instantie niet voor in aanmerking leek te komen voor rijkssteun7, blijkt dat dat inmiddels wel het geval. Via het gemeentefonds is een eerste tranche aan cultuursteun verdeeld onder de gemeenten: in totaal 60 miljoen, hetgeen voor Nissewaard neerkomt op een bedrag € 225.000, en er komt nog een tweede tranche aan (eveneens 60 miljoen). Deze bedragen maken onderdeel uit van de coronasteun die ook voor andere beleidsterreinen (Wmo, Jeugdzorg etc.) via het gemeentefonds wordt verdeeld (in totaal € 2,1 miljoen euro). Ook is in de rijksbegroting 2021 een bedrag van 150 miljoen euro opgenomen voor cultuursteun. Daarnaast is het mogelijk als gemeente subsidie aan te vragen bij de provincie Zuid-Holland op grond 4

Algemeen Dagblad 21 juli 2020 Algemeen Dagblad 7 juli 2020 6 Dagblad van het Noorden 22 juli 2020 7 Tijdelijke en eenmalig regelingen/subsidies voor particuliere instanties: Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid (NOW 1 en 2), Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL), Kickstartfonds. 5

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

5 van 13

van de regeling noodsteun culturele sector. De Provincie heeft in totaal 3 miljoen euro beschikbaar gesteld, waarvan aan Nissewaard/de Stoep een bedrag van € 131.250 is toegekend, verdeeld over twee subsidieronden van (de eerste ad. € 75.000 is inmiddels ontvangen). Dit resultaat is onder andere bereikt door het sturen van een brandbrief die de gemeente Nissewaard mede heeft ondertekend. Voorstel Het bovenstaande overwegende, wordt externe verzelfstandiging afgeraden. Geadviseerd wordt te focussen op een optimalisatie van de huidige situatie. Anders gezegd: interne verzelfstandiging, waarbij het in de kern neerkomt om een verruiming van het mandaat van de directeur van de Stoep. 4. Argumentatie Op basis van de uitkomst van het interne onderzoek en de cultuurnota, kunnen we stellen dat een verruiming van mandaat de meest logische en passende governance is voor het TdS. Een veilige manier om de bedrijfsvoering te optimaliseren en beter aan te laten sluiten bij de activiteiten en behoeften van het theater en is bovendien de meest effectieve vorm om de ambities van de gemeente op het gebied van kunst en cultuur gerealiseerd te krijgen. De wereld verandert, zo ook de (culturele) ambities van de gemeente.

Om die reden wordt geadviseerd om het governance vraagstuk periodiek (denk aan een periode van 10 jaar) te heroverwegen; past de governance nog bij de (culturele) ambities van de gemeente? De Corona-crisis leidt niet tot een andere conclusie. Financiële bijdragen vanuit het rijk zijn er voor de culturele instellingen, ongeacht of zij privaat of publiekrechtelijk van aard zijn. Bovendien kennen we de risico’s van het op afstand zetten van het theater, die juist in een situatie als deze zwaar wegen. Het blijft de vraag op welk moment en hoe volledig het gemeentebestuur geïnformeerd zou zijn over de gevolgen van de Corona-crisis, in het geval de Stoep in handen zou zijn van een extern bestuur. En in hoeverre de gemeente dan nog had kunnen sturen op het beperken van het financieel nadeel waar zij uiteindelijk toch mee geconfronteerd zou worden. Gevolgen: Algemeen Bij een verruiming van mandaat moet in zijn algemeenheid gedacht worden aan het doorvoeren van praktische (meer passende) keuzes ten aanzien van de bedrijfsvoering van het theater. Hierbij kan gedacht worden aan het ‘van buiten’ (buiten de gemeentelijke organisatie) betrekken van personeel (inhuurkrachten) en diensten op heb gebied van advies en ondersteuning, ICT, verzekeringen, schoonmaak, energie en Arbo.

Maar ook kan worden bezien of voor wat betreft niet efficiënte/niet (geheel) passende beleidsrichtlijnen, regelingen of processen vanuit de gemeente een betere aansluiting bij de bedrijfsvoering en cultuur van de Stoep gevonden kan worden. Dergelijke aanpassingen in de bedrijfsvoering maken het mogelijk om heel gericht en adequaat te handelen; een duidelijke behoefte die te verklaren is vanuit de specifieke omgeving, functie- en klantgroep waar het theater mee te maken heeft. Het bezoekers aantal fluctueert sterk per seizoen, waardoor er heel praktisch, snel en gericht gewerkt moet kunnen worden. Hierbij kan gedacht worden aan de inzet/inhuur van podium gerelateerde functies (denk aan technici). Het gaat hierbij om zeer specifieke taken die niet elders in het gemeentehuis zijn terug te vinden en waarvan de behoefte direct afhangt van het aantal en type voorstellingen. Een inschatting kan bovendien pas op relatief korte termijn worden gemaakt (inzet wisselt per theaterseizoen). Ditzelfde geldt voor de inzet van horeca personeel. Een theater kan zich geen vertraging in haar handelen veroorloven; slagkracht en meer

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

6 van 13

regie ten aanzien van formatiebeheer is nodig om de doelstelling, zoals deze zijn opgenomen in de cultuurnota, binnen de daarvoor begrote middelen gerealiseerd te krijgen. Dat betekent uiteraard niet dat situatie onoverzichtelijk en ongeordend mag worden. Er blijft alle ruimte om als gemeentebestuur sturing te geven. Zo kan er voor gekozen worden het theater een bepaald bedrag ter beschikking te stellen en haar daar periodiek verantwoording over af te laten afleggen. Door te werken met een prestatiecontract, met daarin opgenomen prestatie indicatoren gebaseerd op ambities uit de cultuurnota en collegeprogramma (en uiteindelijk ook door vertaald naar het bedrijfsplan van het Theater), kan heel gericht gestuurd worden. Overigens zal het gemeentebestuur wel minder vaak tot besluitvorming worden geroepen, met als gevolg dat besluitvorming (gericht op de specifieke bedrijfsvoering door het theater) sneller en effectiever plaatsvindt. Het theater blijft dus, net als in het huidige scenario, onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Kortom, in geval van een verruiming van mandaat kan het gemeente bestuur heel gericht sturen, hetgeen ook nodig is aangezien zij in volle omvang eindverantwoordelijk is, maar er ontstaat wel meer vrijheid voor het theater om binnen het bestaande budget de doelstellingen gerealiseerd te krijgen.

Lopende het traject heeft een referentieonderzoek plaatsgevonden onder een drietal andere gemeenten die eveneens een theater in eigen beheer hebben. Deze gesprekken hebben opgeleverd dat de beweging richting een verruiming van het mandaat van de directeur herkenbaar is. Zij wijken hierin niet erg af van de gemeente Nissewaard. CvdK Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de keuze voor interne verzelfstandiging, i.c. uitgelegd als een verruiming van mandaat, ook op het CvdK (in de huidige situatie onderdeel van het TdS) van toepassing is. En ook voor het CvdK geldt dat de ambities uit de cultuurnota gemakkelijker te realiseren zijn wanneer zij onderdeel blijft van de gemeentelijke organisatie, denk hierbij aan het verstevigen van de samenwerking met de combinatie functionarissen waarvoor een intensieve samenwerking met de eenheid Maatschappelijke Ondersteuning een voorwaarde is. Implementatie en verankering Hieronder wordt per categorie verder ingezoomd op de (mogelijke) gevolgen van een interne verzelfstandiging/verruiming van mandaat, welke in een uitvoeringsplan nadere uitwerking zullen krijgen. De inhoud van dit uitvoeringsplan zal, samen met de inhoudelijke doelen uit de cultuurnota (welke vertaald zullen worden in een ‘uitvoeringsagenda – Cultuurnota’) worden doorvertaald naar het nieuwe bedrijfsplan van het theater (en dat van het CvdK).

Door in de bedrijfsplannen afspraken en doelstellingen explicieter te maken, kan effectiever gestuurd worden op de realisatie daarvan. Aansturing en verantwoording Via het mandaatbesluit heeft het college een deel van de uitoefening van haar bevoegdheden opgedragen aan leidinggevenden en andere medewerkers in de gemeentelijke organisatie. In het geval van een verruiming van het mandaat en / of het verlenen van volmacht van de directeur laat het college van burgemeester en wethouders meer van haar bevoegdheden (meer dan thans al het geval is) over aan de directeur. Dat zal de directeur meer vrijheid en snelheid in handelen geven bij het aangaan van (financiële) verplichtingen, maar zal niet leiden tot een grotere zelfstandigheid voor het theater. De Stoep blijft onderdeel van de gemeentelijke organisatie en blijft daarmee, net als in het huidige scenario, rechtstreeks onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. Aan de hand van een (nader op te stellen) prestatiecontract, zal invulling worden gegeven aan de inhoud en wijze waarop de directeur van de

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

7 van 13

Stoep (rekening houdend met de bestaande wettelijke kaders) verantwoording zal afleggen aan het gemeentebestuur. Een verruiming van de bevoegdheden van de directeur van het TdS zal vooral bestaan uit het bieden van meer bewegingsvrijheid, meer vrijheid om de beschikbare middelen aan te wenden. Ook kan er voor gekozen worden om het theater (op onderdelen) vrij te stellen van de geldende gedwongen winkelnering (denk aan gemeentebreed gesloten contracten voor de inhuur van personeel, schoonmaak of ICT voorzieningen). Een variant hierop zou nog kunnen zijn dat het theater van de gemeente een vast en taakstellend bedrag krijgt voor de exploitatie van het theater. Door middel van afspraken kan het theater ook intern aangestuurd worden (prestatieafspraken). De gemeente blijft wel in volle omvang eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de taken, maar er ontstaat wel meer vrijheid voor het theater. In de praktijk zal dat betekenen dat het theater zelfstandig overeenkomsten aan kan gaan met derden (denk aan contracten voor horeca, schoonmaak, maar ook aan het sluiten van contracten met producenten), zolang zij maar binnen haar budgetrecht blijft en zich houdt aan de prestatieafspraken (waarin onder meer opgenomen zal worden hoe verantwoording afgelegd zal moeten worden).

Hierdoor kan beter worden aangesloten bij de behoeften van het theater en zou op termijn mogelijk kunnen leiden tot meer efficiëntie. Het gevolg van deze maatregelen is namelijk dat het gemeentebestuur minder vaak tot besluitvorming zal worden geroepen (niet tussentijds, maar achteraf in de jaarstukken). Als gevolg daarvan kan de besluitvorming gericht op de specifieke bedrijfsvoering door het theater, sneller en effectiever plaatsvinden. Een optie daarbij zou het instellen van een financiële reserve (ten behoeve van het theater) kunnen zijn, waarbij de positieve dan wel negatieve (exploitatie) resultaten van het theater (bij afsluiting van de jaarrekening) worden gestort in, dan wel onttrokken aan, de reserve. Door deze reserve als systeemreserve te benoemen, worden individuele mutaties, die het gevolg zijn van de toepassing van het bestaande beleid, niet afzonderlijk vooraf door de raad geautoriseerd, maar achteraf via verantwoording in de jaarstukken. Hiervoor geldt, net als voor de overige onderdelen, dat dit nader zal worden uitgewerkt in het nog op te stellen uitvoeringsplan. Wet en regelgeving In het voorgestelde scenario blijft de Stoep onderdeel van de gemeente en blijft daarmee gebonden aan tal van wetten, voorwaarden en beperkingen zoals die ook gelden in de huidige situatie. Uitzonderingen daarop zijn slechts mogelijk als de wet of een contract daarin voorzien.

Wettelijke uitzonderingen zullen zich niet snel voordoen, de gemeente heeft het ook niet in haar macht om zulke uitzonderingen zelf te creëren. Contractuele uitzonderingen zijn daarentegen wel mogelijk en door de gemeente zelf te initiëren. Dit door bij het aangaan van een contract voor het TdS een uitzonderingspositie overeen te komen, of door een bestaand contract aan te passen. Maar voor dat laatste (het tussentijds aanpassen van reeds lopende contracten) is uiteraard wel de medewerking van de wederpartij vereist. De gemeente is voor wat betreft haar financieel beheer en beleid, en de inrichting en uitvoering van zijn administratie, gebonden aan de regels en voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De financiële gegevens van alle gemeentelijke organisatieonderdelen moeten op deze wijze centraal en uniform in de begroting en jaarrekening van de gemeente worden verwerkt. Het financieel systeem CODA is ingericht conform die regels en dient dus door alle gemeentelijke organisatieonderdelen te worden gebruikt.

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

8 van 13

Het financieel beleid en beheer wordt centraal gestuurd door de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Ambtelijke wordt dit proces ondersteund door de afdeling financiën. Alle afdelingen dienen zich daaraan te conformeren. In theorie is het mogelijk dat de bestuursorganen een of meer van hun bevoegdheden ten aanzien van het financieel beleid of beheer mandateren aan bijvoorbeeld de afdelingshoofden. In de praktijk zal dat niet snel gebeuren omdat het hierbij gaat om de belangrijkste gemeentelijke verantwoordelijkheden. Zo kunnen de afdelingen bijvoorbeeld niet zelf beslissen over de (wijziging van de) hoogte en de bestemming van hun budgetten, over reserves en voorzieningen en het aangaan van geldleningen. Omdat de gemeente een overheidslichaam is, is zij gebonden aan de regels van de nationale en Europese wetgeving op het gebied van inkoop en aanbesteding. De manoeuvreerruimte die de gemeente binnen die wettelijke regels heeft, is uitgewerkt in het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. De wetgeving en beleidsregels gelden gemeentebreed, uitzondering voor het theater is dan ook niet toegestaan. Bij de inkoop of aanbesteding van diensten kunnen op voorhand uitzonderingen of aparte eisen worden opgenomen in het programma van eisen. Langs die weg zijn dan wel afwijkingen ten behoeve van het theater mogelijk.

Door in het programma van eisen specifieke zaken op te nemen en deze vervolgens terug laten komen in het bestek, kun je als organisatie toespitsen op wat je belangrijk vindt. Regievoering gemeente Eerder is geconstateerd8 dat in de huidige situatie (theater als onderdeel van de gemeente) ruimte is om als het bestuur meer de regierol te nemen ten opzichte van het theater. Daar verandert in de nieuwe situatie niets aan; op basis van de cultuurnota, waarin de culturele ambities worden vastgelegd, kunnen heldere afspraken worden gemaakt hoe deze ambities te realiseren. Ondersteunende diensten Financiële, personele en juridische zaken Voor advies en ondersteuning op financieel, P&O en juridisch gebied kan het theater, net als alle andere gemeentelijke organisatieonderdelen, een beroep doen op de betreffende stafafdelingen. In theorie is het mogelijk dat het theater advies en ondersteuning van derden (buiten de gemeentelijke organisatie) gaat betrekken, of binnen haar eigen eenheid/formatie inricht. Die derden zullen daar dan kosten voor in rekening brengen, waardoor het theater ten opzichte van huidige situatie mogelijk duurder uit zal zijn. Ditzelfde geldt voor eventuele formatie-uitbreiding in dit kader. De interne ondersteuning en advisering wordt bekostigd vanuit de overhead en wordt niet apart aan het theater in rekening gebracht.

Overigens is het beroep dat het theater op deze diensten doet relatief beperkt. Als het theater zich niet langer van de interne diensten zou bedienen, betekent dat niet dat bij die afdelingen een aanmerkelijke capaciteit vrijvalt. Beheer en onderhoud Dit is ook het geval voor het beheer en onderhoud van het interieur en exterieur van het gebouw. Hierover zijn afspraken gemaakt tussen de afdeling Accommodaties en het theater. De kosten van de afdeling Accommodaties komen ten laste van de overhead en worden niet specifiek doorberekend aan het theater. De onderhoudskosten van het gebouw worden gedekt uit de voorziening onderhoud gebouwen. De jaarlijkse onderhoudskosten bedragen € 240.000. Het is natuurlijk mogelijk dat beheer en onderhoud geheel of ten dele wordt uitbesteed aan derden. De kosten daarvan komen dan voor

8

Tot deze conclusie kwam ook de Rekenkamerfunctionaris Nissewaard in 2017

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

9 van 13

rekening van de gemeente/TdS, terwijl bij de afdeling Accommodaties tegelijkertijd capaciteit vrijvalt omdat zij geen diensten meer verlenen aan het theater. ICT-diensten Syntrophos levert ICT-diensten aan de gehele gemeentelijke organisatie, ook aan het theater. De kosten daarvan worden aan de gemeente als geheel in rekening gebracht en niet doorberekend naar de verschillende organisatieonderdelen, maar opgenomen in de overheadkosten. De mogelijkheid bestaat dat voor het theater een afzonderlijke regeling wordt getroffen, met een andere partij dan Syntrophos. Dat zal overigens alleen mogelijk zijn voor die diensten en applicaties die specifiek aan het theater worden geleverd. Diensten en applicaties die gemeentebreed beschikbaar moeten zijn zal het theater ook gewoon van Syntrophos moeten blijven afnemen. Het aldus opknippen van de ICTdiensten voor het theater zal leiden tot extra lasten ten aanzien van beheer en exploitatie. Bovendien wordt het er niet overzichtelijker op en er bestaat kans op afstemmingsproblemen.

Inkoop en aanbesteding Om tegen zo laag mogelijke tarieven en zo gunstig mogelijk andere voorwaarden allerlei producten en diensten te kunnen inkopen, heeft de gemeente (na aanbesteding) een aantal overeenkomsten gesloten met bedrijven en organisaties die onder meer de volgende diensten leveren: verzekeringen (bedrijfsaansprakelijkheid, brand/storm, etc.), schoonmaak van gemeentelijke gebouwen, energielevering in gemeentelijke gebouwen, inhuur van tijdelijke medewerkers en arbodiensten en bedrijfsgezondheidszorg. In principe gelden deze overeenkomsten gemeentebreed, zodat ook het theater daaraan gebonden is. Slechts in bijzondere gevallen is onder zekere voorwaarden afwijking van die overeenkomsten mogelijk. Zo is er een uitzondering voor het theater gemaakt voor het inhuren van personeel voor horeca; een eerder gemaakte keuze die in de lijn ligt van een verruiming van het mandaat. In theorie is het mogelijk om bij het aangaan van een nieuwe overeenkomst een uitzonderingspositie voor het theater overeen te komen, zodat beter kan worden aangesloten bij de behoeften van het theater. Tegenover het maatwerk dat hierdoor mogelijk wordt zal veelal ook een ander (hoger) tarief gelden aangezien het theater dan niet meer profiteert van de schaalvoordelen die gelden voor de rest van de gemeentelijke organisatie. 5.

Maatschappelijk draagvlak De vraag of sprake is van maatschappelijk draagvlak is in deze niet relevant. 6. Consequenties: financieel, juridisch, personeel Financieel Gemeentelijke bijdrage en investeringen Aannemelijk is dat een verruiming van mandaat een (efficiency) voordeel kan opleven. Of dat daadwerkelijk zo is, en zo ja in welke omvang, zal in de praktijk moeten blijken. Zeker nu het theater behoorlijk financieel te lijden heeft onder de gevolgen van de Coronacrisis. Vooralsnog wordt er daarom vanuit gegaan dat de huidige gemeentelijke bijdrage aan, en investeringen ten behoeve van, het theater niet beduidend zullen wijzigen als gevolg van een verruiming van het mandaat van de directeur van de Stoep.

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

10 van 13

Transitiekosten De omslag naar een interne verzelfstandiging, oftewel de verdere uitwerking en implementatie van mandaatverruiming, brengt incidentele kosten met zich mee (in onderstaande tabel is een inschatting is gemaakt van deze incidentele kosten). Voor het inventariseren van de mogelijkheden en het voeren van regie op de te verrichten werkzaamheden kan de inhuur van externe expertise nodig zijn. Hiervoor is een globaal bedrag geraamd van € 25.000, waarbij is uitgegaan van een inhuurperiode van drie maanden, 16 uur per week tegen een tarief van € 100. Wanneer de totale kosten in beeld zijn, zullen deze worden meegenomen in de eerstvolgende tussenrapportage. Voor wat betreft het aanpassen van de mandaatregeling, zijn geen kosten geraamd. Deze activiteit maakt onderdeel uit van het huidige takenpakket van de afdeling Juridische Zaken. De verwachting is dat dit binnen de bestaande formatie kan worden uitgevoerd. Hetzelfde geldt voor het opstellen van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO). De transitiekosten worden hieronder weergegeven: Incidentele ontvlechtingskosten 1. Projectleiding 2. Aanpassen mandaat

€ €

25.000 0

3. Opstellen dienstverleningsovereenkomst (DVO) Totaal verwachte kosten

€ €

0 25.000

De financiële gevolgen zijn hieronder samengevat weergegeven. Huidige meerjarenbegroting Ontvlechtingskosten 1. Projectleiding

2020

2021

2022

2023

€ 2.802.065

€ 2.802.065 € 25.000

€ 2.802.065

€ 2.802.065

€ 2.802.065 € 0

€ 2.802.065 € 0

2. Aanpassen mandaat 3. Opstellen DVO Nieuwe meerjarenbegroting Totale meerkosten

€ € € 2.802.065 € 0

0 0

€ 2.827.065 -€ 25.000

Juridische De Stoep blijft in de toekomstige situatie aan dezelfde wetten, voorwaarden en beperkingen gebonden (zoals die gelden voor de gemeente), waarbij contractuele uitzonderingen mogelijk zijn. In de huidige situatie valt het theater onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van B&W en gemeenteraad, waarbij het college een deel van haar bevoegdheden gemandateerd heeft aan directeur van het theater. Dit is bij interne verzelfstandig in principe hetzelfde, alleen kiest het college er in het laatste geval voor om meer van haar bevoegdheden over te dragen aan de directeur van het theater, oftewel: een verruiming van het mandaat. De directeur krijgt daardoor meer vrijheid en snelheid in handelen. Ondanks dat de regievoering vanuit gemeentebestuur momenteel beperkt is9, is deze ruimte er wel; doelen kunnen explicieter (cultuurnota, bedrijfsplan), waardoor effectiever kan worden gestuurd. Op dit punt wijzigt er niets ten opzichte van de huidige situatie. Verdere uitwerking van het mandaat en wijze van regievoering zullen nader worden beschreven als onderdeel van het uitvoerings-/implementatieplan en het bedrijfsplan van het theater.

9

Zie conclusies Rapport rekenkamer ‘Regierol Culturele instellingen’ d.d. 1 september 2017

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

11 van 13

Personeel Formatie Het advies dat voorligt heeft geen gevolgen voor de formatieomvang van het theater: de vaste medewerkers (17 fte) blijven in dienst van de gemeente en daarnaast blijft de mogelijkheid bestaan om te werken met inhuur van personeel, zoals dat ook geldt voor de medewerkers van het CvdK. Daarbinnen zal voor de directeur van de stoep ruimte worden gecreëerd om adequaat te kunnen handelen / het personeelsbeleid af te stemmen op de specifieke behoeften van De Stoep (denk hierbij aan de mogelijkheid om formatie in te huren middels een nul-urencontract (horeca/technici) en het afstemmen van het functiegebouw op feitelijke situatie). Arbeidsvoorwaarden Voor alle gemeentelijke medewerkers, en dus ook voor de medewerkers van de Stoep, geldt de CAO Gemeenten 2020 en het Personeelshandboek. Vanuit CAO en wet is er ruimte om als gemeente lokale invulling te geven en afspraken vast te leggen in het Personeelshandboek. Bezien kan worden of er specifieke arbeidsvoorwaarden in het Personeelshandboek vastgelegd kunnen worden voor de medewerkers van de Stoep.

Dit moet echter wel passend zijn binnen de CAO en wet en bovendien goed uitlegbaar zijn qua differentiatie ten opzichte van overig personeel (en daarmee volledig aansluiten op de bedrijfsvoering), waarbij ook de efficiency en het beheer door in ieder geval de ondersteunende dienst vanuit P&O in redelijke mate kan blijven bestaan. 7. Communicatie van het besluit Interne communicatie Gemeenteraad Tijdens een themabijeenkomst op 11 maart 2020 zijn de raadsleden geïnformeerd over de bevindingen uit het interne onderzoek. Vervolgens is op 6 juni 2020 de commissie Sociaal Domein meegenomen in de inhoud van de cultuurnota, waarna deze op 1 juli jl. is vastgesteld door de raad. Nadat beide onderdelen zijn afgerond, is tijdens een themabijeenkomst op 5 november 2020 met de raad in gesprek gegaan over wat beide elementen betekenen voor het governance vraagstuk. Het belang van goede afspraken met kwam ook tijdens deze bijeenkomst aanbod. De raad zal op de hoogte worden gehouden van het uitvoeringsplan hetgeen tevens betrekking heeft op het prestatiecontract en de bedrijfsplannen. Tevens zal een jaar na oplevering van het uitvoeringsplan en start van het prestatiecontract en de bedrijfsplannen, een evaluatie worden uitgevoerd.

De vraag zal dan zijn: biedt de verruiming van het mandaat de gewenste ruimte of zijn er nog aanpassingen gewenst binnen de gekozen governance-structuur? Ondernemingsraad Er is advies gevraagd aan de OR over het voorgenomen besluit dat een belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming met zich meebrengt, dan wel een belangrijke wijziging betreft van de verdeling van de bevoegdheden. Dit op grond van artikel 25 lid 1, sub e van de WOR. Met name ten aanzien van de bevoegdheidsverdeling in de onderneming zal een belangrijke wijziging plaatsvinden bij de uitwerking; volmacht, mandaat en eigen regie in bijvoorbeeld formatie, inhuur en in te besteden diensten. Om deze reden wordt de OR meegenomen voor advisering. Het advies van de OR is als bijlage opgenomen bij dit voorstel. Medewerkers De medewerkers die het betreft worden geïnformeerd over dit besluit. Hiervoor zetten we met name lijncommunicatie in: de directeur van het theater is verantwoordelijk voor het informeren van zijn

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

12 van 13

medewerkers. Ook worden de medewerkers geïnformeerd over de acties die volgen uit het besluit. Externe communicatie Aangezien het advies betrekking heeft op een interne aangelegenheid, is externe communicatie in deze niet nodig. 8. Realisatie van het besluit Na besluitvorming ten aanzien van de toekomstige governance, waarvoor de onderzoeken (in- en extern) en de Cultuurnota als input dienden, volgt de implementatie van de verschillende stukken. Allereerst de ‘Uitvoeringsagenda – cultuurnota’, gevolgd door het ‘Uitvoeringsplan – Governance’. Als volgende stap in het proces zal een prestatiecontract worden opgesteld. Hierin worden uitgangspunten en doelstellingen expliciet gemaakt (prestatieafspraken), zodat effectiever gestuurd kan worden op de realisatie daarvan. De afspraken en doelstellingen worden geformuleerd op basis van de eerder vastgestelde stukken (cultuurnota, uitvoeringsagenda cultuurnota, advies governance vraagstuk en bijbehorend uitvoeringsplan). In het uitvoeringsplan en prestatiecontract zal onder meer de operationele afstemming met de verantwoordelijk portefeuillehouder nader worden uitgewerkt, waarbij ingezet zal worden op een structureel overleg. Tot slot zullen de bedrijfsplannen van het TdS en het CvdK beschrijven hoe deze prestatie gerealiseerd gaan worden.

Een jaar na oplevering van het uitvoeringsplan ‘governance vraagstuk’ en start van het prestatiecontract, zal een evaluatie worden uitgevoerd: biedt de verruiming van mandaat de gewenste ruimte of zijn er nog aanpassingen gewenst binnen de gekozen gouvernance-structuur. Eén en ander is samengevat weergegeven in onderstaande planning: Planning – toekomstige governance TdS Voorbereiding - beantwoording vraagstuk toekomstige governance TdS Extern onderzoek: resultaten opgeleverd, juni 2018 Onderzoek Intern onderzoek: resultaten opgeleverd, februari 2020 Nota vastgesteld, juli 2020 Cultuurnota Implementatie: Uitvoeringsagenda - Cultuurnota Themabijeenkomst raad Ophalen gevoelen raad Advisering OR Ter advisering Beantwoording B&W Ter besluitvorming Besluitvorming governance Commissie SD Ter advisering vraagstuk Raad Ter besluitvorming Implementatie: Uitvoeringsplan – Verruiming van mandaat Hierin worden uitgangspunten en doelstellingen expliciet gemaakt (prestatieafspraken), zodat effectiever gestuurd kan worden op de realisatie daarvan. De afspraken en doelstellingen worden Prestatiecontract geformuleerd op basis van de eerder vastgestelde stukken (cultuurnota, uitvoeringsagenda cultuurnota, advies governance vraagstuk en bijbehorend uitvoeringsplan).

Bedrijfsplannen De plannen beschrijven hoe de afgesproken prestaties (zoals TdS en CvdK vastgelegd in het prestatiecontract) gerealiseerd gaan worden. Bekeken zal worden of de verruiming van het mandaat de gewenste Evaluatie ruimte biedt of dat er nog aanpassingen gewenst binnen de gekozen governance-structuur.

Datum

Aug – feb 2021

Feb – juli 2021

Mei – juli 2021

Mei – juli 2021 Medio 2022

datum

casenummer

pagina

20 januari 2021

20.R.00160

13 van 13

9. Bijlagen Dit advies bevat de volgende bijlagen: - Onderzoek scenario’s positionering theater de Stoep, februari 2020 - Nota kunst en cultuur in Nissewaard 2020 – 2026, mei 2020 10. Advies Commissie In de vergadering van de commissie Sociaal Domein van 14 januari 2021 behielden de fracties van LOB, D66 en CU-SGP de mening voor. De overige aanwezige fracties adviseerden positief. (De Volkspartij Nissewaard is niet meer aanwezig).

de secretaris,

de burgemeester,

M.L.M. Weerts

F. van Oosten