Drees & Sommer uitwerking hoofdlijnen
Tekst van het document
GEMEENTE NISSEWAARD TOEKOMSTIGE WERKOMGEVING 12 april 2021
GEMEENTE NISSEWAARD: DRIJFVEREN & SPEERPUNTEN Basis voor de ontwikkeling van het werkplekconcept Zorg voor blije en gezonde medewerkers
Bron: BRINK, Herijking huisvestings- en ontwikkelstrategie, januari 2021 * Verder invulling van Drijfveren en Speerpunten terug te vinden in samenvatting workshop 01 2
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
Faciliteer ontmoeting
UITWERKING VANUIT WORKSHOP
ONDERWERPEN VAN BELANG OP WERKPLEKCONCEPT
Onderwerp
Effect op werkplekconcept
Oplossing / vervolg
Sociaal
Het missen van collega’s in de huidige situatie en het creëren van teamgevoel: Fysiek samenkomen
Verwerkt in concepten
Balans
Balans tussen werk en privé moet ondersteund worden door het werkplekconcept – diversiteit in functionaliteit en een 60/40 concept als uitgangspunt
Verwerkt in concepten
Eenheden
Uitgangspunt om eenheden bij elkaar te houden op basis van “Eenheids-vlekken”
Verwerkt in concepten
Creatief
Inspiratievolle werkomgeving
Meenemen in verdere uitwerking
“Inspirerende werkplekken waar een ieder zich in kan vinden (diversiteit)” “Wanneer mensen met plezier weer naar hun werkplek toe komen en het echt een meerwaarde vinden om naar kantoor te gaan. ” “Als dienstverlening snel door kan gaan en de klant er geen last van heeft” “Wanneer je met plezier naar je werk gaat en alles naar behoren kan doen” “Nieuwe normaal: wanneer er weer gezeur komt over andere dingen dan deze verandering :) “
3
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
VERSCHILLENDE VARIANTEN: DE GROOTSTE VERSCHILLEN
A
4
C
B
•
Update huidige indeling
•
Flexibele layout
•
Maximaal verbinden
•
Minimale bouwkundige aanpassingen
•
Maximum bouwkundige aanpassingen
•
medium / maximaal bouwkundige aanpassingen
•
Lage flexibiliteit richting de toekomst
•
Maximale flexibiliteit richting de toekomst
•
Hoge flexibiliteit richting de toekomst
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
ALGEMENE ONDERWERP: VERSCHILLENDE VARIANTEN Optie A: Zoveel mogelijk bestaand Reactie vanuit workshop • Verbetering op huidig, niet vernieuwend • Niet inspirerend • Deelnemers waren niet enthousiast
A
5
•
Update huidige indeling
•
Minimale bouwkundige aanpassingen
•
Lage flexibiliteit richting de toekomst
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
ALGEMENE ONDERWERP: VERSCHILLENDE VARIANTEN Optie B: Hoge flexibiliteit Reactie vanuit workshop • Beter dan A • Veel flexibiliteit • Druk! Geen duidelijke scheiding • Zoeken naar je collega’s
B
6
•
Flexibele layout
•
Maximum bouwkundige aanpassingen
•
Maximale flexibiliteit richting de toekomst
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
ALGEMENE ONDERWERP: VERSCHILLENDE VARIANTEN Optie C: Focus op ontmoeten • Inspirerend • Juiste verhouding • Duidelijk en eenduidig • Creatief • Samenkomen als organisatie
C
7
•
Maximaal verbinden
•
medium / maximaal bouwkundige aanpassingen
•
Hoge flexibiliteit richting de toekomst
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
ALGEMENE ONDERWERP: VERSCHILLENDE VARIANTEN Optie C+: Additionele trap • Idem als C
C
8
•
Maximaal verbinden
•
medium / maximaal bouwkundige aanpassingen
•
Hoge flexibiliteit richting de toekomst
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
VERSCHILLENDE VARIANTEN: NAAST ELKAAR
A
Bestaand en ontmoeten waar mogelijk
B
Nieuw geclusterd ontmoeten en flexibiliteit
C 9
Nieuw en focus op ontmoeten
ALGEMENE ONDERWERP: VERSCHILLENDE VARIANTEN
A
C
B
•
Update huidige indeling
•
Flexibele layout
•
Maximaal verbinden
•
Minimale bouwkundige aanpassingen
•
Maximum bouwkundige aanpassingen
•
medium / maximaal bouwkundige aanpassingen
•
Lage flexibiliteit richting de toekomst
•
Maximale flexibiliteit richting de toekomst
•
Hoge flexibiliteit richting de toekomst
Faciliteer ontmoeten Flexibiliteit Blije & gezonde medewerkers KEUZE VANUIT WORKSHOP 10
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
ALGEMENE ONDERWERP: VERSCHILLENDE VARIANTEN Verschillen in functionaliteit Onderwerp
Huidig
A
B
C (C+)
Arbo – Werkplekken (incl. focus plekken)
758
367
416
359
Touch down / workbench (incl. vide + koffiecorners)
102
90
120
102
Concentratieplekken
15
17
30
20
Room for a day
17
30
28
36
Belcellen
0
9
34
37
Vergaderruimte small / medium
9
13
3
11
Vergaderruimte large
13
13
15
13
Opslag
6
9
9
7
Restaurant plekken
70
70
70
70
Touchdown / workbench = werkplek voor kortere duur / samenwerking Concentratieruimte = concentratiewerk in een kleine ruimte Belcel = een 1-2 pers hokje waar je in kan bellen of overleggen
11
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
ALGEMENE ONDERWERP: VERSCHILLENDE VARIANTEN Verschillen in uitgangspunten / werkzaamheden / financieel Onderwerp
A*
B * **
C * **
Meubilair
Zoveel mogelijk huidig
Te bepalen
Te bepalen
Wanden
Bestaande wanden deels geopend
Flexibel (weinig vaste wanden + losse units)
Nieuw en volledig geopend (nieuwe layout)
Plafonds
Huidig
Vernieuwd (gelijk getrokken)
Gelijk aan B
Look & Feel
Update van huidig
Nieuw & Creatief
Gelijk aan B
Diversiteit in Functionaliteit
Minder goed verdeeld (huidige layout)
Betere verdeling
Gelijk aan B
Flexibiliteit
Medium
Hoog +
Medium / hoog
Sociaal / samenkomen concept
Medium (huidige layout)
Hoog (geclusterd – per Eenheid)
Hoog (samenkomst pleinen)
Werktuigkundige aanpassingen
Medium
Hoog
Hoog
Financiële impact
€ 2.4mio
€4.1mio
€4.1mio
Timing ***
Q4 2021
Q4 2021 / Q1 2022
Q4 2021 / Q1 2022
* Werkplek en informeel meubilair niet afhankelijk van verschillende varianten ** Trap optioneel voor B en C en buiten beschouwing gelaten *** Gefaseerde uitvoering is mogelijk om 1 september 2021 een verdieping gereed te hebben, uiteindelijke uitvoeringsdatum afhankelijk van besluitvoering en variant keuze *** Volledig uitvoering voor 1 september 2021 minimale additionele kosten 30% en haalbaarheid blijft discutabel 12
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
VERSCHILLENDE VARIANTEN: FINANCIËLE VERDIEPING
13
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
INSPIRATIE: WERKZONE – FOCUS & SAMENWERKEN
14
INSPIRATIE: OVERLEG ZONE – SAMENKOMEN
15
INSPIRATIE: OVERLEG ZONE – INFORMEEL – SAMENKOMEN & SAMENWERKEN
16
UITWERKING VANUIT WORKSHOP
ONDERWERPEN VAN BELANG VOOR VERDER ONTWERP
Onderwerp
Effect op functionaliteit
Oplossing / vervolg
Samenkomen
Spel is ontmoeten: tafelvoetbal behouden
Meenemen in verdere uitwerking
Inrichting
Thema kamers
Meenemen in verdere uitwerking
Thuis en kantoor
Gelijktijdig vergaderen tussen thuis en kantoor
Oplossing in layout & IT support
Flexibiliteit
Ruimtes creëren met dubbelen functies: bijvoorbeeld: managementkamer en vergaderkamer
Meenemen in protocollen
Flexibiliteit
Flexible wanden en flexibiliteit op de inrihcting
Bouwkundigige uitwerling en inrichting
Dossiers
Wat hebben we nu aan opslag, wat kan weg en wat hebben we minimaal nodig: Inventarisatie loopt
Meenemen in verdere uitwerking en in protocollen
Daktuin
De daktuin zal maximaal voor 25 personen beschikbaar zijn, maar wordt nog onderzocht
Meenemen in verdere uitwerking
Lockers
Discussie omtrent de aantallen lockers en onder welke voorwaarde zal later in het proces worden opgepakt
Verdere uitwerking layout & protocollen
Klant
Ondersteuning van fysiek klantconteact
In layout begane grond
17
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
UITWERKING VANUIT WORKSHOP
TERUGKOPPELING ALGEMENE ONDERWERP: HOT TOPICS
Onderwerp
Effect op functionaliteit
Oplossing / vervolg
Akoestiek
We zouden alles open kunnen maken, maar dan moeten er wel goed worden gekeken naar de akoestiek
Technische uitwerking
Klimaat
Klimaat zal worden aangepast op basis van de nieuwe indeling, huidige klimaat zal worden gecontroleerd (opmerking omtrent klimaatproblemen)
Technische uitwerking
Gedrag
Protocollen omtrent samenwerken / thuiswerken (gedrag en cultuur
Uitwerking protocollen
Gedrag
Digitalisering (kennis/ training omtrent digitaal werken nodig)
Uitwerking protocollen & training
Gedrag
Geen vaste werkplek, hou vinden we onze collega’s?
Uitwerking protocollen & applicatie
Protocol
Werkplek en proces voor collega's met een lichamelijke beperking
Uitwerking protocollen
Applicatie
Plannen digitaal van samenkomen op kantoor, vergaderkamers en werkplekken
Uitwerking protocollen & applicatie
IT support
Goede wifi, dockingstations, werkplek en vergaderkamer IT functionaliteit
Uitwerking IT support
Thuiswerkplek
Goede thuiswerkplek
Uitwerking HR
Thuiswerkplek
Ondersteuning vanuit de werkgever bij het thuiswerken
Uitwerking HR
Schoonmaak
Schoonmaak en Hygiene belangrijk als ooit tevoren
Uitwerking FM
18
GEMEENTE NISSEWAARD WORKSHOP
19