Commissievoorbereiding vragen Jong Nissewaard over de inkoopprocedure

Commissievoorbereiding – 16 januari 2024 Tijdens de raadsvergadering van 6 december heeft Jong Nissewaard aanvullende vragen gesteld over de beantwoording van de schriftelijke vragen over externe adviesbureaus. Deze worden besproken tijdens de commissie bestuur van 16 januari. Deze gestelde vragen gaan over de inkoopprocedure, niet over de inzet van externe adviesbureaus (externe inhuur komt aan bod in de themabijeenkomst van 16 april). Vragen Waarom is bij 6 bureaus de inkoopprocedure niet bekend? Eerder ontbrak informatie vanuit de organisatie. Inmiddels is dit achterhaald: Pondera – Enkelvoudig Onderhands Ploum – Enkelvoudig Onderhands WeBoost – Enkelvoudig Onderhands Bij de drie ontbrekende bureaus vanuit Maatschappelijke Ontwikkeling (Regioplan, Uitvoeringsbrigade & Platform 31) gaat het om een subsidieconstructie, welke niet hoeft aanbesteed te worden. Waarom kunnen er verschillen zijn tussen inkoopprocedures bij verschillende eenheden (decentraal/centraal)? Dit wordt (deels) ook al beantwoord in de beantwoordingsbrief. Een toevoeging: In gemeente Nissewaard is gekozen voor een decentrale inkooporganisatie. Dit betekent dat eenheden het mandaat hebben om onderhandse aanbestedingen zelf uit te voeren. Richtlijn hierbij is het inkoopbeleid (https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR620761/2). Daar dienen de gemeente/eenheden zich altijd aan te houden.

Vanuit inkoop zijn standaardmodellen beschikbaar voor de uitvraag. De eenheden kunnen hier kunnen gebruik van maken en het is een hulpmiddel om eenheid te creëren in de organisatie, tevens worden moeten daarin de beleidsuitgangspunten worden gemotiveerd. Het gebruik van deze standaardmodellen is echter niet verplicht. Elke aanbesteding is echter anders en daarom worden er verschillende keuzes gemaakt in de manier van uitvragen. En ook worden de onderhandse aanbestedingen niet gecontroleerd door team inkoop, de eenheden zijn daarvoor zelf verantwoordelijk. Team inkoop is wel beschikbaar voor vragen en advies. Bovendien werken eenheden zelf vaak met bekende en betrouwbare leveranciers waardoor er niet altijd gebruik wordt gemaakt van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. De procedure voor een Europese- of Nationale openbare aanbesteding wordt altijd begeleid door een professional van team Inkoop. Hierbij wordt o.a. altijd gebruik gemaakt van een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Een onderdeel van dit document zijn de geschiktheidseisen, ook wel de knock-out criteria. Deze eisen zijn financiële en economische draagkracht, beroepsbevoegdheid en technische- en beroepsbekwaamheid. Vervolgens worden gunningscriteria opgesteld voor de kwaliteit en/of prijs. Deze criteria zijn verschillend per aanbesteding.

Maar in deze procedures zit dus wel eenheid en zelfde begeleiding.

1

Aanvullende vraag vanuit CO: Kan iemand zonder meer een opdracht verstrekken van €70.000,- bij zijn voorkeursleverancier? Hoe zijn de beleidsregels gedefinieerd rondom enkelvoudig onderhandse aanbestedingen? Per 1 november 2023 is het inkoopbeleid aangepast en mag er inderdaad met de opvraag van een offerte gegund worden aan een leverancier tot een bedrag van 70k. Mits in het jaar ervoor niet eenzelfde soort opdracht is verstrekt aan dezelfde leverancier (deze bedragen tellen op over een periode van 4 jaar). De procedure in ons inkoopbeleid voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen is: ‘de gemeente vraagt schriftelijke bij één ondernemer een offerte aan’. De gemeente is dus niet verplicht om meerdere offertes op te vragen, maar dit mag uiteraard wel. In het maken van de afweging moet door elke eenheid de geformuleerde uitgangspunten in het beleid worden nageleefd (bijv. prijs/kwaliteitverhouding, lokaal inkopen, duurzaamheid etc.). Verder zien we dat bij het gunnen van adviesbureaus opdrachten aan verschillende bureaus worden gegund.

2