Bijlage 6: Reactie PZH principebesluit GO 2023-11-17

Gedeputeerde Staten Contact P.G.M. Diebels T 070 - 441 64 88 pgm.diebels@pzh.nl

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Goeree - Overflakkee Postbus 1 2340 AA Middelharnis

Provinciehuis Postbus 90602 2509 LP Den Haag T 070 - 441 66 11 www.zuid-holland.nl/contact

Datum Zie verzenddatum linksonder Ons kenmerk PZH-2023-834596283 DOS-2023-0001261 Uw kenmerk Bijlagen

Onderwerp Vorming gemeenschappelijke archiefdienst Geacht college, De provincie Zuid-Holland heeft de laatste decennia vanuit haar cultuurbeleid én vanuit het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering van de Archiefwet de vorming van regionale archiefdiensten gestimuleerd. Dit heeft geresulteerd in een dekkend net van archiefdiensten in onze provincie, variërend van grote regionale archiefdiensten in Delft, Den Haag, Dordrecht, Gouda, Leiden en Rotterdam tot kleine gemeentelijke archiefdiensten. In de afgelopen decennia zijn alle archiefdiensten in ons land geconfronteerd met nieuwe uitdagingen rond beheer, behoud en beschikbaarstelling van digitale documenten aan overheden en publiek. Vooral kleine archiefdiensten zijn door hun lage budgetten niet of nauwelijks in staat in te spelen op de noodzakelijke digitalisering van hun archieven dan wel de dienstverlening aan het publiek. Ook bij de archiefdienst van uw gemeente is dit het geval. Zo heeft uw gemeentearchivaris geconstateerd dat de capaciteit van de archiefbewaarplaats ontoereikend is, een quarantaineruimte ontbreekt en er te weinig werkplekken zijn. Hij wijst er verder op dat medewerkers stappen moeten zetten in het verwerven van kennis en kunde op het gebied van digitaal archiefbeheer en archieftoezicht en de gemeente nog moet starten met de vorming van een e-depot.

De conclusies van uw gemeentearchivaris zijn met uw college gedeeld en in het kader van het interbestuurlijk toezicht ook met onze toezichthouder voor informatie- en archiefbeheer. Een van de door uw archivaris gedane aanbevelingen ter verbetering van de situatie van het gemeentearchief is om deel te nemen in een nieuw te vormen gemeenschappelijke archiefdienst

PZH-2023-834596283 dd. 20-06-2023

Ons kenmerk PZH-2023-834596283

met de gemeenten Voorne aan Zee en Nissewaard. U heeft deze aanbeveling opgevolgd en opdracht gegeven tot de uitvoering van een businesscase, waaruit duidelijk naar voren is gekomen dat deelname aan een nieuwe gemeenschappelijke archiefdienst voor uw gemeente financieel aantrekkelijk is en leidt tot de noodzakelijke verbeteringen in duurzaam beheer en behoud van informatie. Wij juichen het vervolgens door uw college op 30 mei jl. genomen principebesluit om deel te nemen in een gemeenschappelijke archiefdienst met de gemeenten Voorne aan Zee en Nissewaard dan ook van harte toe. Ook deze twee gemeenten oriënteren zich na de herindeling van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne tot Voorne aan Zee op de toekomst van het Streekarchief Voorne-Putten en kunnen samen met uw gemeente werken aan een sterke en toekomstbestendige archiefdienst. Uw principebesluit is naar onze mening een passend antwoord op de al in 2005 bij de opening van het Streekarchief van Goeree-Overflakkee door toenmalig gedeputeerde Van Heijningen gedane oproep om op termijn aansluiting te zoeken bij het naburige streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg.

Hij verwoordde dit toen als volgt: “Gezamenlijk kunnen dan de beide archiefdiensten door hun beperkte budgetten samen te voegen bepaalde projecten opzetten door bijvoorbeeld gezamenlijk lesbrieven te ontwikkelen, tentoonstellingen te organiseren en publicaties te verzorgen. Indien een dergelijk netwerk van erfgoedinstellingen gerealiseerd kan worden zal er langzamerhand voor de eilanden, in de zuidwesthoek van Zuid-Holland, een regionaal historisch centrum tot stand kunnen komen. Een netwerk dat enerzijds wordt gekenmerkt door de samenwerking tussen de archiefdiensten onderling en anderzijds door samenwerking tussen de archiefdiensten en de culturele instellingen op de eilanden. Het publiek, dat zijn mogelijkheden tot (digitale) raadpleging van bronnen en collecties aanmerkelijk ziet toenemen, zal er wel bij varen”. Wij wensen uw college veel succes bij de verder te ondernemen stappen. Onze interbestuurlijk toezichthouder informatie- en archiefbeheer zal u hierin desgewenst ook in de komende jaren blijven adviseren. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, secretaris,

voorzitter,

drs. M.J.A. van Bijnen MBA

drs. J. Smit

Wij verzoeken u in uw correspondentie altijd het DOS-nummer (DOS-2023-0001261) te vermelden. Meer informatie www.zuid-holland.nl/contact

2/2

PZH-2023-834596283 dd. 20-06-2023