Bijlage 5: Principebesluit GO 2023-06-05

9emeente

Goeree-Overflakkee

Streekarchief Voorne-Putten l.a.v. het bestuur Postbus 79 3230 AB BRIELLE

ilililililil ililililililll

Ons kenmerk

z -22-145997 t178725

Behandelaar

1,4.C. Kuiper

Uw kenmeík Uw bnef Onderwerp

Principebesluit tot deelname in een

gemeenschappelijke archiefdienst Bijlage(n) Datum

31 MEt2023

Geacht bestuur,

ln 2022 heeÍl het Streekarchief Voorne-Putten ons gevraagd oí de gemeente Goeree-Overílakkee geïnteresseerd zou zi.in om deel te nemen in een gezamenlijke archieÍdienst. Over dit onderwerp is vervolgens bestuurlijk overlegd tussen uw toenmalige bestuursvoorz itter dhr. Rensen en onze portefeuillehouder dhr. Ei.lkenduijn. Hierbi.i ontstond bij beide partijen een positieve indruk bij de samenwerking.

Principebesluit tot deelname De afgelopen tijd hebben wij een businesscase laten uitvoeren om zicht te krijgen op gevolgen en voor- en nadelen van deelname aan de gemeenschappelijke regeling. Deze is aÍgerond en naar aanleiding van de uitkomsten hebben wij het principebesluit tot deelname in de gemeenschappelijke regeling genomen. Het gaat om een principebesluit omdat wij, net als uw huidige deelnemers, conform de Wet gemeenschappelijke regelingen voor het nemen van een definitief besluit afhankelijk zijn van toestemming van de gemeenteraad. Omdat deelname voor ons leidt tot een organisatiewijziging moet ons principebesluit voor advies worden voorgelegd aan onze Medezeggenschap. Verdcr traject Wij hebben begrepen dat de huidige gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putlen vanwege de Wet gemeenschappelijke regelingen opnieuw vastgesteld dienl te worden. We stellen voor om gezamenlijk een voorstel voor een nieuwe gemeenschappelijke regeling uit te werken. Dit voorstel kan vervolgens aan de verschillende raden worden voorgelegd ter zienswijzen en toestemming. Tegelijkertijd met het opstellen van het voorstel kunnen we dan in onderling overleg een uitvoeringsplan voor de aansluiting van Goeree-Overflakkee opstellen.

lnformeren raad en Medezeggenschap Gelet op de rol van de raad hebben wij, tegelijk met ons principebesluit tot deelname, ook besloten om de raad te informeren over de ontwikkelingen middels een raadsinformatiebrief. Zoals hierboven aangegeven wordt ons principebesluit ter advies voorgelegd aan de Medezeggenschap. Gedurende het verdere traject zullen wij onze Medezeggenschap blijven informeren. lnformeren externe partijen Het Genealogisch Centrum Goeree-Overflakkee, een vereniging die huist bij het Streekarchief Goeree-Overflakkee, wordt persoonli.,k over de ontwikkelingen geïnformeerd. Daarnaast zullen we via een brieÍ archiefvormers van in bruikleen gegeven archieven beknopt informeren.

Koningin Juliana\aeg 45, 3241 XB Middelharnis, Postbus 1, 3240 AA Middelhamis

T. 14 0187, info@goeíee-oveÍíakkee.nl. IBAN NL08BNGH028.51 .57 .22't . KvK 56710240, BTW NL 823658727801

Ons kenmerk: Z -2 2 -145997 117 8725

Gezamenlijke communicatiostrategie Met het op dit moment informeren van de bovengenoemde externe parti.ien hopen wij te voorkomen dat partijen zich in een later stadium gepasseerd voelen. Tegeli.ikertijd bestaat echter de kans dat het leidt tot reacties en vragen. Wij zijn daarom voornemens om intern een communicatiestrategie op te stellen. Aangezien er korte lijntjes bestaan tussen onze eilanden en onze archiefdiensten en hun verbonden partijen, lijkt het ons goed om de communicatiestrategie ook gezamenlijk ambtelijk af te stemmen. Vervolg Wij stellen voor om in gezamenlilk overleg ambtelijk een voorstel voor een gemeenschappelilke regeling op te stellen. Als dit voorstel gereed is, kan dit worden voorgelegd aan de verschillende gemeenteraden voor zienswijzen en toestemming. Wij hopen u hiermee voor nu voldoende geïnformeerd te hebben en zien uit naar uw reactie. Hooga Burgem tari

tend,

te wethouders van Goe

h

mr. A. Groo

Overflakkee, ster,

r-Dubbelman

Pagiha 2 van 2