Bijlage 1: bij Raadsbesluit / Convenant 2022 - 2032

Convenant Governance De Stoep 2022 - 2032

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaard, te dezen vertegenwoordigd door de wethouder handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van 12 oktober 2021 en het besluit van de raad van 8 december 2021 hierna te noemen: "het bestuur" en De Stoep te dezen vertegenwoordigd door de directeur van De Stoep, bestaande uit het theater en het Centrum voor de Kunsten (CvdK), zijnde onderdeel van gemeentelijke organisatie. hierna te noemen “De Stoep” Gezamenlijk te noemen “partijen’” Overwegende dat: -

-

de gemeente Nissewaard belang hecht aan cultuurparticipatie en de aanwezigheid van een breed en kwalitatief goed aanbod op het gebied van voorstellingen en concerten, cultuureducatie, beeldende kunst en film voor inwoners uit Nissewaard en omringende gemeenten; het wenselijk is dat partijen afspraken voor meerdere jaren vastleggen in de vorm van een convenant, zodat de Stoep – binnen de kaders van het convenant een meerjarige zekerheid krijgt en bedrijfsmatig als cultureel ondernemer kan opereren.

komen het volgende overeen:

1

Hoofdstuk 1 Doelstellingen en kaders Doelstellingen Artikel 1 Doelstellingen convenant Het convenant is gericht op afspraken over de uitoefening van bevoegdheden en heeft tot doel: - Het expliciteren van de wederzijdse rechten en verplichtingen. - Het reguleren van overleg tussen de partijen. Beleidskader Artikel 2 Gemeentelijke doelstellingen cultuurparticipatie De Stoep draagt bij aan het realiseren van het gemeentelijke cultuurbeleid betreffende cultuurparticipatie en -educatie en draagt tevens bij aan het profileren van Nissewaard als een levendige gemeente met goede culturele voorzieningen. De ambities van de gemeente Nissewaard voor kunst en cultuur zijn vastgelegd in de (meest recent) door de raad vastgestelde cultuurnota, welke nader zijn uitgewerkt in een uitvoeringsprogramma. De gemeentelijke ambities ten aanzien van cultuurparticipatie en –educatie worden voor De Stoep uitgewerkt in een prestatiecontract en een bedrijfsplan. Dit met als doel effectiever te kunnen sturen op de realisatie daarvan1. -

Prestatiecontract Het prestatiecontract geeft een overzicht van de door de directeur van de Stoep te behalen doelen ter realisatie van de uitgangspunten in de cultuurnota (en de daarop gebaseerde doelstellingen uit het uitvoeringsprogramma), uit te voeren binnen het daarvoor gestelde handelingskader (convenant). De prestatieafspraken zijn bepalend voor de inhoud van de bedrijfsplannen. De prestatieafspraken worden telkens voor de duur van vier jaar gemaakt, tussentijds worden de afspraken gemonitord en wordt waar nodig bijgestuurd.

-

Bedrijfsplan Zowel het theater als het CvdK stelt een bedrijfsplan op. Hierin worden de ambities beschreven; wat gaat, wanneer gedaan worden om de prestatieafspraken (opgenomen in het prestatiecontract) te realiseren binnen het daarvoor gestelde kader (convenant). De bedrijfsplannen worden telkens voor de duur van vier jaar gemaakt, waarbij de planning gelijk loopt met die van de cultuurnota en het prestatiecontract.

Artikel 3 Klanttevredenheidsonderzoek De Stoep voert tweejaarlijks een enquête uit naar de klanttevredenheid ten aanzien van de programmering, het educatief aanbod en de dienstverlening (gastenontvangst, horeca en publieksruimten) of verstrekt hiertoe een opdracht. Dit onderzoek wordt het jaar voorafgaand aan de vaststelling van het bedrijfsplan uitgevoerd. De onderzoeksresultaten worden mede gebruikt als input voor het opstellen, danwel bijstellen van de te maken prestatieafspraken en bedrijfsplannen.

1

Een schematisch weergave van hoe de verschillende producten en doorlooptijden is weergegeven in bijlage a

2

Juridisch kader Artikel 4 Wet en regelgeving De Stoep is gebonden aan tal van wetten, voorwaarden en beperkingen zoals die ook gelden voor andere onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Uitzonderingen daarop zijn slechts mogelijk als de wet of een contract daarin voorzien. Het juridisch kader van De Stoep omvat in hoofdlijnen de volgende onderdelen: Burgerlijk recht De Stoep heeft niet de opdracht tot het uitvoeren van bepaalde wetgeving; de belangrijkste leidraad voor het functioneren van De Stoep is het Burgerlijk Recht. De Stoep levert diensten die mensen kunnen kopen, denk aan voorstellingen, lessen etc., waarop het Burgerlijk recht van toepassing is. Besluit Begroting en Verantwoording De gemeente is voor wat betreft haar financieel beheer en beleid, en de inrichting en uitvoering van de administratie, gebonden aan de regels en voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De financiële gegevens van alle gemeentelijke organisatieonderdelen moeten op deze wijze centraal en uniform in de begroting en jaarrekening van de gemeente worden verwerkt. Europese wetgeving Omdat de gemeente - met De Stoep als onderdeel daarvan - een overheidslichaam is, is zij gebonden aan de regels van de nationale en Europese wetgeving op het gebied van inkoop en aanbesteding.

De manoeuvreerruimte die de gemeente binnen die wettelijke regels heeft, is uitgewerkt in het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. De wetgeving en beleidsregels gelden gemeentebreed. Gemeentelijk mandaatbesluit Via het mandaatbesluit heeft het college een deel van de uitoefening van haar bevoegdheden opgedragen aan leidinggevenden en andere medewerkers in de gemeentelijke organisatie. De directeur van De Stoep kent een mandaat overeenkomstig de functie van Manager. Met de keuze tot verruiming van het mandaat van de directeur zijn er enkele bevoegdheden vanuit de functie Manager Dienstverlening toebedeeld aan de directeur van De Stoep. Deze bevoegdheden hebben betrekking op het aangaan van overeenkomsten op het gebied van arbeidsvoorwaarden en het nemen van besluiten op het gebied van vakantie, verlof, opleiding en dergelijke (zie hoofdstuk 4 artikel 2 en bijlage c). Governance Code Cultuur (Code Cultural Governance) Governance Code Cultuur geeft richtlijnen voor goed, verantwoord en transparant bestuur van en door culturele instellingen en richtlijnen voor toezicht daarop. De code heeft betrekking op de Nederlandse gesubsidieerde culturele instellingen. Toepassing ervan zorgt voor onderscheid tussen taken en bevoegdheden van directie, bestuur of raad van toezicht.

3

Hoofdstuk 2 Huisvesting en onderhoud De Stoep heeft te maken met de exploitatie van twee gebouwen: - het theater, gelegen aan het Theaterplein 1 in Spijkenisse, is eigendom van de gemeente, en - het CvdK, gelegen aan de Nieuwstraat 83 in Spijkenisse, wordt gehuurd door de gemeente. Bij de huisvestingskosten en het onderhoud van het CvdK gelden andere afspraken. In de huurovereenkomst ‘Nieuwstraat 83’ (met een looptijd van 20 jaar, aflopend op 1 augustus 2024) zijn tussen de huurder (de gemeente) en verhuurder, afspraken vastgelegd over het beheer en onderhoud van het pand waarin het CvdK gevestigd is. Theater Artikel 1 Huisvestingskosten en onderhoud Tussen de eenheid Ruimtelijk Beheer (team Openbare werken, parkeren en gebruik) en De Stoep (theater) zijn afspraken gemaakt over de verdeling in verantwoordelijkheid en werkzaamheden, zoals opgenomen onder bijlage b onderdeel 1. Het meerjarenonderhoud van het gebouw is middels een contract uitbesteed aan een derde partij. Deze partij heeft volgens contract ook de verantwoordelijkheid voor het maken van een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). De kosten voor dit onderhoud komen uit het jaarlijkse onderhoudsbudget (MJOB) van theater De Stoep. Periodieke vervangingen, van zowel de gebouwgebonden installaties uit de MJOB als losse inventaris, zijn opgenomen in de meerjareninvesteringsbegroting (MJIB).

Artikel 2 Vervangingen Volgens gemeentelijke richtlijnen is een meerjareninvesteringsbegroting (MJIB) vastgesteld. Investeringen hebben een minimaal bedrag van € 25.000. Hieronder dienen vervangingen uit de lopende begroting gefinancierd te worden. Indien installaties en inventaris het einde van hun afschrijftermijn hebben bereikt, wordt opnieuw een vervangingskrediet beschikbaar gesteld. Uiteraard wordt voortdurend geprobeerd om deze termijnen te verlengen door goed onderhoud en juiste keuzes. Ook wordt telkens afgewogen of investeringen nog steeds noodzakelijk zijn, of dat het dan geldende tijdsbeeld en beleid vraagt om andere investeringen. Centrum voor de Kunsten Artikel 3 Huisvestingskosten en onderhoud Het CvdK huurt het pand aan de Nieuwstraat van Manhave. Het huidige huurcontract, met de looptijd tot juli 2024, is opgezegd. Tot die tijd wordt bekeken of, in welke vorm en onder welke voorwaarden een nieuw huurcontract wordt aangegaan. In het huurcontract is de demarcatie in verantwoordelijkheid tussen verhuurder en huurder opgenomen. De eenheid Ruimtelijk Beheer (team Openbare werken, parkeren en gebruik) ondersteunt De Stoep (CvdK) hierin. De afspraken zijn weergegeven in bijlage b onderdeel 2.

4

Hoofdstuk 3 Budget en financiën Artikel 1 budget 1. Als basis voor de bekostiging van de producten en prestaties wordt de meerjarenbegroting 2022-2025 met betrekking tot het theater en het CvdK gehanteerd. 2. Jaarlijks vindt een indexatie van het budget plaats met de indexatiepercentages voor lonen en prijzen, vastgesteld in de Perspectiefnota van het begrotingsjaar. 3. Binnen het beschikbaar gestelde budget is De Stoep vrij te handelen, met inachtneming van bestaande wettelijke kaders (BBV, begroting & Jaarrekening, Europese aanbestedingsregels) en te maken prestatieafspraken. 4. De onbenutte ruimte van de begroting van De Stoep in een boekjaar, wordt toegevoegd aan de egalisatiereserve De Stoep (zie artikel 3). 5. De vrijvallende afschrijvingslasten binnen de begroting van De Stoep worden binnen de begroting gereserveerd voor toekomstige vervangingsinvesteringen dan wel onderhoud. Artikel 2 Administratie 1. De administratie van De Stoep wordt gevoerd in het financiële pakket van de gemeente Nissewaard. 2. Verwerking van facturen met betrekking tot De Stoep wordt uitgevoerd door het team Financiën van de gemeente Nissewaard. Artikel 3 Egalisatiereserve 1. Indien er in een boekjaar sprake is van positieve resultaten (overschotten), worden deze bij de jaarrekening van dat boekjaar gestort in de egalisatiereserve De Stoep. 2.

Indien er in een boekjaar sprake is van negatieve resultaten (tekorten), worden deze bij de jaarrekening van dat boekjaar onttrokken aan de egalisatiereserve De Stoep. 3. Doelstelling van deze reserve is om schommelende resultaten van De Stoep op te vangen. 4. Besteding van de reserve in een boekjaar is gemandateerd aan de directeur van De Stoep. 5. Egalisatiereserve De Stoep is een systeemreserve, waarbij de systeemafspraak is dat individuele mutaties die het gevolg zijn van de toepassing van het bestaande beleid niet afzonderlijk vooraf door de raad worden geautoriseerd, maar achteraf via verantwoording in de jaarstukken. 6. Aan de egalisatiereserve wordt maximum toegekend van € 750.000. Bij het bereiken van dit maximum wordt het meerdere toegevoegd aan de gemeentelijke algemene reserve. 7. De egalisatiereserve mag niet negatief worden. Bij onvoldoende saldo komt het te onttrekken bedrag in een boekjaar ten laste van de algemene reserve. Binnen de begroting van De Stoep van het volgende boekjaar wordt gezocht naar mogelijkheden om de onttrekking uit de Algemene reserve te compenseren. De onttrekking aan de Algemene reserve blijft een bevoegdheid van de gemeenteraad.

5

Artikel 4 Overige financiële bepalingen Voor nieuwe projecten en niet beïnvloedbare financiële doorwerkingen in aanvulling op dit convenant, kan De Stoep gedurende de convenantperiode een verzoek indienen bij het bestuur voor een financiële bijdrage die betrekking heeft op: - nieuwe aanvullende activiteiten op de doelstelling en de afgesproken activiteiten en prestaties; uitbreiding van de bestaande activiteiten; - niet door één van beide partijen beïnvloedbare financiële doorwerkingen door externe factoren (zoals bijvoorbeeld de Corona pandemie) die de continuïteit van de instelling in gevaar brengen en door het cultuurbedrijf zelf niet kunnen worden opgevangen; - nieuwe investeringen waaronder ook verbouwingsinvesteringen (niet opgenomen in de vervangingsinvesteringen).

Hoofdstuk 4 Personele aangelegenheden Artikel 1 Cao gemeenten Voor alle gemeentelijke medewerkers geldt de actuele geldende CAO Gemeenten en het Personeelshandboek Nissewaard. Artikel 2 Mandaat De directeur van De Stoep kent een mandaat overeenkomstig de functie van Manager, zoals vastgelegd in het Mandaatbesluit van de gemeente Nissewaard. Daarnaast zijn er enkele bevoegdheden vanuit de functie Manager Dienstverlening toebedeeld aan de directeur van De Stoep (zie bijlage c). Dit mandaat biedt de ruimte die nodig is om snel te kunnen schakelen binnen de bedrijfsvoering van De Stoep.

Hoofdstuk 5 Rapportage en overleg Artikel 1 Verslaglegging en verantwoording 1. De directeur van De Stoep dient ter verantwoording en monitoring, over het voorafgaande boekjaar en uiterlijk op 1 maart, aan het college het volgende aan te leveren: - Een financieel verslag, conform eisen gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording en een balans. - Een inhoudelijke toelichting, inhoudende een verslag van de prestaties/activiteiten zoals opgenomen in de op dat moment geldende prestatieafspraken. - Een beknopte rapportage over afwijkingen in de uitvoering van het meerjarig onderhouds- en vervangingsplan inclusief de vermelding van de oorzaken. 2. Verslaglegging en verantwoording geschiedt conform de richtlijnen van de Code Cultural Governance. 3. Als bij verantwoording blijkt dat in afwijking van hetgeen is vastgesteld te weinig prestaties zijn geleverd voor het beschikbaar gestelde budget, worden de oorzaken hiervan onderzocht. Het resultaat van dit onderzoek heeft geen invloed op de voor het betreffende jaar toegezegde budget.

6

4. Als uit het onderzoek, zoals genoemd in lid 3, blijkt dat de geleverde prestaties meer dan 10% achterblijven ten opzichte van de in de prestatieafspraken vermelde kwantitatieve criteria dan wel de rapportages niet aan de eisen voldoen en/of te laat worden ingediend, worden de oorzaken hiervan onderzocht. Afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek, kan het bestuur de in dit convenant gemaakte budget- en prestatieafspraken eenzijdig wijzigen en/of het budget voor (een deel van) de resterende looptijd van dit convenant wijzigen. 5. Partijen verplichten zich hun informatiestromen zodanig te organiseren dat de uit dit convenant voortvloeiende afspraken geverifieerd kunnen worden. In het kader van de informatieverstrekking zal De Stoep een bedrijfsplan opstellen. 6. In geval van een conflict tussen partijen over de uitvoering van dit convenant is het standpunt van het bestuur doorslaggevend. Artikel 2 Begroting De Stoep dient ieder jaar uiterlijk voor 1 juni een cijfermatige begroting van de materiële budgetten (het budget m.u.v. salariskosten) voor het volgende jaar op te stellen die inzicht geeft in de bedrijfsvoering en de voorgenomen prestaties. Artikel 3 Overleg De overlegstructuur, welke haar basis vindt in de Code Cultural Governance, is als volgt: - Minimaal eenmaal per kwartaal vindt overleg plaats:  Ambtelijk: tussen de directie van de gemeente (c.q.

portefeuillehouder De Stoep) en de directeur van De Stoep.  Bestuurlijk: tussen het bestuur van de gemeente Nissewaard (c.q. portefeuillehouder Cultuur), de directie van de gemeente (c.q. portefeuillehouder De Stoep) en de directeur van De Stoep. - De kwartaaloverleggen hebben als vaste agendapunten: de leveren prestaties, financiën en indien gewenst/relevant de personele organisatie en huisvesting. Eens per jaar staan de prestatieafspraken daarbij centraal. - De overleggen worden in een gespreksverslag vastgelegd.

Hoofdstuk 6 Duur en wijziging van dit managementconvenant Artikel 1 Wijzigingen Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat van één of beide van de partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van het convenant niet mag worden verlangd, zullen partijen onderling overleg plegen teneinde te bezien of zij tot overeenstemming kunnen komen omtrent een wijziging van het convenant. Artikel 2 Duur Het convenant geldt voor een periode van tien jaar en gaat in op 1 januari 2022 en eindigt op 1 januari 2032. Een eerst evaluatie van het convenant vindt plaats in het laatste kwartaal van 2022. Vervolgens vindt de evaluatie van het convenant steeds plaats, direct na de evaluatie van de prestatieafspraken en bedrijfsplannen, te weten in de jaren 2024 en 2029 of eerder als één of beide partijen dat wenselijk of nodig acht. In het jaar voorafgaand aan het verstrijken van de termijn van het convenant vindt tussen partijen overleg plaats over het vervolg daarvan. 7

Aldus te Nissewaard opgemaakt en ondertekend op ………….

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaard, ondertekend namens dezen,

Theater de Stoep en Centrum voor de Kunsten

de burgemeester,

de directeur,

F. van Oosten

R. van Wijk

Bijlagen Bijlage a Bijlage b Bijlage c

Schematische weergave relevante producen en doorlooptijden Demarcatielijst theater de Stoep (deel 1) en Cvdk (deel 2) Aanpassing Mandaatbesluit gemeente Nissewaard

8