Begroting 2025 Syntrophos
Tekst van het document
Begroting 2025 & ramingen 2026 - 2028
- Samen bereiken we meer -
Versie:0.99 Datum: 30 mei 2024
Begroting 2025
versie 0.99
7
Inhoud Inleiding ..................................................................................................................................................3 Leeswijzer .................................................................................................................................................3 Bestuurlijke samenvatting Begroting 2025 ...............................................................................................4 Financiële samenvatting ...........................................................................................................................4 Inhoudelijke samenvatting........................................................................................................................6 1
Bedrijfsvoering en programma’s Syntrophos............................................................................9
1.1
Bedrijfsvoering kader ................................................................................................................9
1.2
Bedrijfsvoering algemeen .........................................................................................................9
1.3
Programma ICT ...................................................................................................................... 13
1.4
Programma GEO .................................................................................................................... 16
2.
Bijdragen en Lasten ............................................................................................................... 17
2.1
Startpunt ................................................................................................................................ 17
2.2
Bijstellingen............................................................................................................................ 18
2.2.1
Bijstelling als gevolg van het meerjarig effect van extra opdrachten & wijzigingen in contracten ....................................................................................................... 18
2.2.2
Overige bijstellingen 2025 ..................................................................................................... 19
2.3
Begroting ná bijstellingen ...................................................................................................... 22
2.4
Ramingen 2026-2028 ............................................................................................................ 23
2.5
Risico’s ................................................................................................................................... 23
3.
Paragrafen ............................................................................................................................. 25
4.
Balans c.a. .............................................................................................................................. 29
BIJLAGEN bij de Begroting 2025 Syntrophos ......................................................................................... 30 Bijlage A
Verdeelsleutelsleutels voor gezamenlijke diensten. ...................................................... 31
Bijlage B
Investeringskrediet 2025 – 2028 ................................................................................... 32
Bijlage C
Specificatie bijdrage per deelnemer .............................................................................. 33
Bijlage D
Effecten op de meerjarenramingen ............................................................................... 34
Bijlage E
Financiële kengetallen 2025 t/m 2028........................................................................... 35
Bijlage F
Planning ......................................................................................................................... 36
Bijlage G
Brief van de gemeentesecretarissen Rotterdam-Rijnmond indexatie GR-en. ............... 37
30-5-2024
Pagina 2 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Inleiding Begroting in het P&C-proces Syntrophos heeft een P&C cyclus gebaseerd op de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Financiële verordening Syntrophos en bestaat uit de volgende besluitstukken: de kadernota, de begroting, begrotingswijzigingen - die via tussenrapportages aangeboden worden- en de afsluitende jaarstukken. De begroting is gebaseerd op de uitgangspunten zoals door het bestuur vastgesteld in de kadernota en aanvullende aanwijzingen hierop vanuit de deelnemers.
Kadernota
Begrotings wijzigingen (via Tussenrapportages)
Begroting
Jaarstukken
Na behandeling in de Raden van de deelnemers en een reactie op eventuele zienswijzen wijzigt de status van “Ontwerp Begroting” in “Begroting”.
Kadernota
Bestuur
OntwerpBegroting
Raden
Begroting
Planning vaststelling begroting 2025 De begrotingsbehandeling vindt plaats in de bestuursvergadering van mei 2024. Daarna wordt deze vastgesteld in het bestuur van Syntrophos van augustus 2024. Daaraan voorafgaand geldt de wettelijke termijn voor zienswijzen van 12 weken voor de Raden van de deelnemers. Uiterlijk 15 september 2024 dient de begroting bij de Provincie zijn ingeleverd.
Leeswijzer De begroting is opgebouwd uit: De bestuurlijke samenvatting en de hoofdstukken 1. Bedrijfsvoering en programma’s Syntrophos 2. Bijdragen en Lasten 3. Paragrafen 4. Balans 5. Bijlagen De bestuurlijke samenvatting geeft het totaalbeeld op hoofdlijnen weer van de in hoofdstukken 1 en 2. Hoofdstuk 1 is de verwoording van het beleid dat Syntrophos in 2025 voornemens is uit te gaan voeren. Hoofdstuk 2 geeft de financiële vertaling van dit beleid. Hoofdstukken 3 & 4 zijn standaard onderdelen van de begroting volgens de BBV-vereisten. In de bijlagen staan de gedetailleerde overzichten met betrekking tot de begroting. 30-5-2024
Pagina 3 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Bestuurlijke samenvatting Begroting 2025 Financiële samenvatting De raming 2025 uit de voorgaande begroting dient als uitgangspunt en is bijgesteld met in deze begroting opgenomen wijzigingen om tot de begroting 2025 te komen. Bij de uitwerking van de begroting 2025 is uitgegaan van de kadernota 2025 rekening houdend met aanvullende aanwijzingen hierop vanuit de deelnemers. De vastgestelde financiële kaders zijn: 1. Syntrophos werk op kostprijsbasis zonder risico-opslag; 2. Syntrophos bouwt geen Algemene Reserve op; 3. Met de tussenrapportages wordt gestreefd naar “No Surprises”; 4. Nulgroei van de beheerbegroting door scherp te begroten; 5. Toepassen van de prijsindex van 6,8 % (conform gemeentesecretarissen-percentage) op de salariskosten. Hoewel de Kadernota slechts een indicatie kan geven van de geprognotiseerde omvang van deelnemersbijdragen, zijn in de kadernota onder voorbehoud dezelfde hoeveelheid werk de navolgende indicaties voor 2025 afgegeven: • Nissewaard € 10.125.109 • Voorne aan Zee € 9.028.468 In onderstaand “samenvattend overzicht begroting 2025” zijn de navolgende bijstellingen ten opzichte van de raming 2025 verwerkt: Bijstellingen: 1. Het indexpercentage van 6,8% van de gemeentesecretarissen Rotterdam-Rijnmond is toegepast op de salariskosten. 2. Aanpassing van de contractkosten vanuit de bevindingen van de jaarrekening 2023.
De gezamenlijke contracten en contracten Nissewaard zijn beide met € 200K verhoogd. De specifieke contracten van Voorne aan Zee zijn met € 400K verlaagd. 3. Structurele contractwijzigingen zoals opgenomen in de 1e Tussenrapportage 2024 zijn verwerkt. 4. Het resultaat op Treasury is op nul gesteld door de hogere rentestanden. 5. De opbrengst derden is verlaagd door het beëindigen van het dienstverleningscontract met het Waterschap Hollandse Delta. 6. De verdeelsleutels voor gezamenlijke kosten zijn uit de jaarstukken 2023 overgenomen.
30-5-2024
Pagina 4 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Bestuurlijke samenvatting begroting 2025 Raming 2025
Bedragen in €
Begroting 2025
Bijstelling in % van Raming 2025
Bijstellingen in Euro
LASTEN 41 Salarissen etc. eigen personeel 42 Overige personeelslasten eigen personeel 43 Personeelskosten derden 44 Overige kosten 45 Rente en Bankkosten 46 Kapitaalslasten 47 Uitbesteding 49 Contractkosten 51 Doorbelaste bedrijfskosten aan investeringen Totaal Lasten
5.013.396 372.804 0 837.696 -18.096 2.617.932 196.656 8.590.452 -1.560 17.609.280
5.354.307 372.804 0 836.712 0 2.617.932 196.656 8.456.769 0 17.835.180
340.911 0 0 -984 18.096 0 0 -133.683 1.560 225.900
BIJDRAGEN Nissewaard: Voorne aan Zee Totaal deelnemers
9.022.500 8.480.688 17.503.188
9.603.938 8.215.921 17.819.859
581.438 -264.767 316.671
106.092 106.092
15.324 15.324
-90.768 -90.768
-85,56%
17.609.280
17.835.183
225.903
1,28%
0
3
3
0
Overige opbrengsten Overige niet deelnemers Totaal overige opbrengsten Totaal bijdragen RESULTAAT
6,80% 0,00% -0,12% 0,00% 0,00% -1,56% 1,28%
6,44% -3,12% 1,81%
-85,56%
Daarmee blijft Syntrophos binnen de bestuurlijk vastgestelde kaders voor 2025; ondanks het grotendeels wegvallen van inkomsten van derden:
Begroting 2025 versus Kadernota 2025 Bedragen in € Voorne aan Zee Nissewaard Niet deelnemer Totaal bijdragen
Kadernota 9.028.468 10.125.109 106.100 19.259.677
Begroting 8.215.921 9.603.938 15.324 17.835.183
Verschil % Verschil € -9,0% -812.547 -5,1% -521.171 -85,6% -90.776 -1.424.494 -7,4%
In Bijlage C is de bijdrage per deelnemer, per programma gespecificeerd naar: • • • •
Contracten; Beheersdiensten; Verhuur; Extra opdrachten.
30-5-2024
Pagina 5 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Samenvatting Deze begroting is het tweede product in de Planning & Control cyclus 2025 van Syntrophos. De begroting geeft weer hoe Syntrophos uitvoering geeft aan de realisatie van veilige en gebruiksvriendelijke ICT- en Geografische voorzieningen voor de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee en welke bijdragen in de kosten de gemeenten in 2025 leveren. Taken Syntrophos De bedrijfsdoelstellingen van Syntrophos zijn: ‘het waarborgen van de continuïteit, kwaliteit, tegen redelijke kostprijs (doelmatig) van de IT- en Geo-voorzieningen voor de gemeenten’. Vanuit de ITbeheerorganisatie voert Syntrophos hiertoe werkzaamheden uit rond helpdeks- en gebruikersondersteuning, beveiliging, advies en technisch beheer. Ook faciliteert Syntrophos de centrale gegevensuitwisseling tussen alle ICT- en informatiesystemen van de gemeenten. Onder de geografische informatievoorziening levert Syntrophos de Basisadministraties Adressen en Gebouwen en Grootschalige Topografie en de hiervoor ondersteunende diensten als landmeetdiensten, administratieve verwerkingen van gegevens en functioneel beheer. Syntrophos voert in opdracht projecten uit die voortkomen en bijdrage aan de strategische keuzes van de gemeenten. En, Syntrophos heeft de taak om binnen de gegeven mogelijkheden de eigen bedrijfsvoering te optimaliseren.
Sluitende begroting De voorliggende begroting 2025 blijft binnen het financiële kader. De verdeelsleutel op basis van accounts en de specifieke contractkosten per gemeenten zorgen voor de volgende verdelingen.
KOSTENBEGROTING SYNTROPHOS TOTAAL €17.835.180 Contractleverancierskosten € 8.456.769 47%
BIJDRAGE IN DE KOSTEN PER GEMEENTE Personeelslasten € 5.354.307 30%
Gemeente Voorne aan Zee; € 8.215.921; 46%
Gemeente Nissewaard; € 9.603.938; 54%
Overige kosten eigen personeel € 372.804 2%
Overige kosten € 836.712 5%
Uitbesteding € 196.656 1%
Kapitaallasten € 2.617.932 15%
Vertrekpunt van de begroting De inhoud van deze begroting is samengesteld op basis van de in het bestuur vastgestelde kadernota 2025 en de aanvullende aanwijzingen hierop vanuit de deelnemers, de meerjarenraming en de laatste inzichten uit de jaarrekening 2023. In de begroting 2025 is rekening gehouden met de realisatie van de volgende activiteiten conform de eerdere opgave in de kadernota 2025: •
Beheer lifecycle techniek: Het beleid voor continuïteit en beveiliging vereist dat Syntrophos altijd up-to-date en actueel is. Hiervoor wordt continu lifecycle management toegepast op onze infrastructuur en applicaties. Dit om de risico's op het gebied van prestaties, continuïteit
30-5-2024
Pagina 6 van 37
Begroting 2025
•
•
•
•
• •
•
versie 0.99
7
en beveiliging te verkleinen, zodat er een zorgeloze “gas/water/licht” niveau van ICT-gebruik ervaren wordt door alle eindgebruikers. Trend in beheer hybride infrastructuur: Syntrophos beheert een hybride omgeving met systemen in eigen datacenters en in de Cloud, waarbij integratie, configuratie, beveiliging en monitoring essentieel zijn. De trend van Cloud computing vereist een zorgvuldige business case, aangezien de kosten uiteindelijk in de begroting opgenomen moeten worden. Veranderingen in leveranciersaanbod en contractuele risico's vereisen extra aandacht. Het is belangrijk om alternatieven te overwegen. Security: De instandhouding van bestaande maatregelen is in de begroting voorzien. Nieuwe maatregelen in techniek en menskracht zoals de invoering van 24/7 security monitoring als gevolg van NIS2 en andere nieuwe wetgeving en toenemende compliancy eisen zijn niet opgenomen in de begroting. Werkplek en implementatie MS 365: Syntrophos heeft als kader de huidige budgetten voor de bestaande componenten, wat ingezet kan worden voor de lifecylce/vernieuwing van de werkplek en implementatie van Microsoft 365. Dit is waarschijnlijk niet voldoende voor de volledige realisatie van het vernieuwde werkplek concept zoals de gemeenten dit voor ogen hebben. AI en data: Syntrophos zet voor de eigen bedrijfsvoering in op informatie gestuurd werken voor haar beheeropgaven.
Experimenteren als proeftuin voor de gemeenten met de inzet van Chatbots op het klantportaal en de AI op verschillen analyses in het kader van de BAG-BGT werkzaamheden en Inwinning in de buitenruimte. Het vervolg hierop is de geautomatiseerde verwerking van de verschillen. Naar aanleiding van onderzoek in 2024 wordt in 2025 een alternatief voor datacenter Rockanje gerealiseerd. Met het oog op gelijkwaardige problematieken, bijvoorbeeld de regionale ICT arbeidsmarkt, willen we de regionale samenwerking verkennen en versterken. Dit naast kennisuitwisseling met collega shared service centers voor de lokale overheid en andere gemeenten. We onderkennen de volgende risico’s in de bedrijfsvoering, ziekte, krappe arbeidsmarkt en vacatures, prijsindexatie, volantiele energieprijzen en als maar toenemende cybercriminaliteit.
Voorzien, maar nog niet begroot - Effecten van strategische keuzes De begroting 2025 is gericht op de bestaande beheer situatie die grotendeels beïnvloed wordt door autonome groei (meer gebruik) en externe prijs- en loonstijgingen. Het beleid van Syntrophos is erop gericht het beheer zo doelmatig mogelijk te organiseren en een zo vlak mogelijke “beheerbegroting” te realiseren voor de deelnemers. Onderstaande strategische beleidskeuzes kunnen leiden tot een structureel hoger beheer-kosten-niveau voor de deelnemers: • Het nieuwe digitale werkplekconcept en bijbehorende infrastructurele consequenties; • Decentralisering van GEO-dienstverleningstaken; • Investeren informatiebeveiliging & privacy versus risico-acceptatie als de investeringen uit blijven. De financiële effecten van bovenstaande zijn nog niet verwerkt in de begroting 2025.
30-5-2024
Pagina 7 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Sturing op de groei en extra vraag naar ICT Groei aan de zijde van de gemeenten beïnvloed de kostprijs van ICT. Factoren zijn de aantal medewerkers, inwoners, apparaten, applicaties, toename van wet- en regelgeving en de toenemende informatiebeveiliging en privacy bedreigingen. Syntrophos levert steeds meer en beter inzicht in de cost-drivers, waarmee de gemeenten via hun informatievoorzieningsafdelingen kunnen sturen en de groei en dus de kosten kunnen beheersen. Extra opdrachten en projecten worden door de deelnemers gezien als incidentele lasten. Deze mogen met incidentele middelen gedekt worden en zijn geen onderdeel van deze primaire begroting. De beheersing van deze projecten vindt vooral plaats door te sturen op digitale beleidskeuzes en de bijbehorende kosten-batenanalyses (ROI). Veelal worden de kosten aan de zijde van Syntrophos geboekt, terwijl de voordelen aan de zijde van de gemeenten gerealiseerd worden. Aanvullende Kostenbeheersing richting 2026 en verder Ook Syntrophos krijgt de effecten van de Rijksbrede bezuinigingen te verwerken. Syntrophos stelt voor om met een ambtelijke afvaardiging gezamenlijk de maatregelen te verkennen en door te rekenen. Dit omdat maatregelen die Syntrophos neemt vrijwel direct impact hebben op de bedrijfsvoering van de gemeenten en de gemeentelijke dienstverlening.
Deze verkenning zal zowel inzicht geven in kostenbeheersings-mogelijkheden en ook in de activiteiten die juist opbrengst verhogend werken. Dit is input voor de kadernota 2026, waarmee de nieuwe P&C-cyclus start. Syntrophos draagt er daarnaast zorg voor om de eigen bedrijfsvoering zo efficiënt en kostenneutraal mogelijk in te richten. Sturing op samenwerkingscultuur op basis van gezamenlijke visie In 2024 wordt de governance tussen de gemeenten en Syntrophos opnieuw geformaliseerd. De consequenties op financieel gebied van deze beweging is nog niet voorzien. Met de verdere informatisering en automatisering is het van belang de vraag van business, via de informatievoorziening en IT dicht bij elkaar te brengen. De informatievoorziening organisaties en Syntrophos zijn faciliterend in dit proces. Dienend digitaal leiderschap en een gezamenlijke koers dragen eraan bij de ‘IT nog doelmatiger’ in te richten. Daarnaast helpt dit de uitdaging op de arbeidsmarkt het hoofd te bieden. Een goede samenwerkingscultuur is hierin cruciaal. Want complexiteit ligt op de loer. Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder.
30-5-2024
Pagina 8 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
1
Bedrijfsvoering en programma’s Syntrophos
1.1
Bedrijfsvoering kader
7
De kadernota 2025, inclusief de aanvullende aanwijzingen vanuit de deelnemers, is leidend en geeft de uitgangspunten voor de begroting 2025 (Primaire begroting 2025) van Syntrophos. Verdeelsleutel Doordat er een verschuiving plaatsvindt in de verhouding van het aantal actieve accounts wordt een steeds groter aandeel van de kosten toegerekend aan de gemeente Nissewaard. Dit is in de kadernota 2025, in het hoofdstuk “Kaders en uitgangspunten”, in de paragraaf “Financieel” uitgewerkt. De laatste tellingen geven een nog grotere verschuiving aan. Deze problematiek is onderkent door de ambtelijke vertegenwoordiging van de deelnemers. Daarom is de verdeelsleutel zoals vastgesteld in de laatste jaarrekening (2023) voor de begroting 2025 gebruikt. De overige financiële kaders zijn ongewijzigd: 1. Syntrophos werk op kostprijsbasis zonder risico-opslag; 2. Syntrophos bouwt geen Algemene Reserve op; 3. Met de Tussenrapportages wordt gestreefd naar “No Surprises”; 4. Nulgroei van de beheerbegroting door scherp te begroten; 5. Toepassen van de prijsindex van 6,8 % (conform gemeentesecretarissen-percentage) op de salariskosten.
Hoewel de Kadernota slechts een indicatie kan geven van de geprognotiseerde omvang van deelnemersbijdragen, zijn in de kadernota onder voorbehoud dezelfde hoeveelheid werk de navolgende indicaties voor 2025 afgegeven: • Nissewaard € 10.125.109 • Voorne aan Zee € 9.028.468 De voorliggende begroting 2025 blijft binnen dit financiële kader. 1.2
Bedrijfsvoering algemeen
Nieuwe Producten en diensten catalogus Medio 2024 verwacht Syntrophos een nieuwe producten en diensten catalogus en dienstverleningsovereenkomst te hebben met de deelnemende gemeenten. Hierin wordt duidelijk hoe de deelnemers de IT-en GEO services verder willen ontwikkelen, welke doelen zij zichzelf daarbij stellen en welk effect dit heeft op het shared service center. Syntrophos gaat ervanuit dat de consequenties in de kadernota’s en of perspectiefnota’s van de deelnemers worden uitgewerkt. Syntrophos ziet meer werk op de gemeenten afkomen met minder financiële middelen. Complexiteits-reductie, kostenbeheersing en intensieve samenwerking met en tussen de deelnemers is het devies.
30-5-2024
Pagina 9 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Strategische keuzes De begroting 2025 is gericht op “de bestaande beheer situatie” die grotendeels beïnvloed wordt door autonome groei (meer gebruik) en externe prijs- en loonstijgingen. In 2025 verwachten wij nog effecten te krijgen van de volgende beleidskeuzes van de deelnemers in 2024: • Het nieuwe digitale werkplekconcept en bijbehorende infrastructurele consequenties; • Een eventuele decentralisering van GEO-dienstverleningstaken; • Investeren informatiebeveiliging & privacy versus risico-acceptatie als de investeringen uit blijven. Met het huidige tempo en beleid gaan we achterlopen en zal Syntrophos alleen reactief kunnen handelen. Eventuele wijzigingen ten opzichte van de kadernota door nieuwe strategische beleidskeuzes van de deelnemers en de daaruit voortvloeiende financiële consequenties, zijn op dit moment nog niet bekend. Commissie maatregelen richting ravijn 2026 Vanaf 2026 krijgen de gemeenten een grote financiële uitdaging te verwerken. Het zogeheten ravijn jaar houdt de gemoederen bezig. Syntrophos is vanuit de gemeenten gevraagd om initiatieven te ontwikkelen die bij kunnen dragen aan het terugdringen van de kosten van de deelnemers. Naast minder uitgeven kan ook juist investeren in meer ICT een effectieve stap zijn om met automatisering en digitalisering de productiviteit te verhogen.
Meer werk te kunnen verzetten met minder mensen en betere dienstverlening te realiseren voor een lagere prijs. Om keuzes verantwoord te kunnen maken is bijvoorbeeld inzicht en overzicht cruciaal. Meer data combineren en sturingsvragen visualiseren met dashboards kan helpen in de besluitvorming. De landelijke aangekondigde bezuinigingen op de algemene uitkeringen uit het Gemeentefonds komen gelijktijdig met de invoering van belangrijke informatiewetten, zoals de Wet WOO en de informatiebeveiligingsrichtlijnen. De inzet van kunstmatige intelligentie kan de business op veel vlakken helpen efficiëntie slagen te maken. Dit vraagt echter wel innovatieruimte (tijd- en geld) en expertise. Verdere rationalisatie van het IT-landschap, slimme IT Keuzes maken die bijdragen aan de lastenverlichting behoren ook tot de opties. Of verschuiven van lifecycle momenten of kiezen voor goedkopere alternatieven of dingen simpelweg niet doen. Allemaal opties, die een goede afweging ook op risico’s vragen. De keuzes aan de Syntrophos zijde hebben altijd een effect op de ICT-voorzieningen van de gemeenten en daarmee ook op de serviceverlening naar burgers en bedrijven. Dit vraagt dan ook nauwe samenwerking tussen business, IV en IT. De koers en hierop goede strategische ICT-keuzes maken wordt essentieel.
Syntrophos zal voorstellen een commissie in te stellen die gezamenlijk de mogelijkheden en de effecten ervan zal inventariseren. De output uit deze commissie zal een basis vormen voor de Kadernota Syntrophos 2026 en hiermee de nieuwe P&C-cyclus openen voor de komende jaren.
30-5-2024
Pagina 10 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Sturing op de vraag naar ICT De kosten van Syntrophos worden voor een groot deel beïnvloed door factoren als, de groei van het aantal medewerkers, inhuur, aantal apparaten, maar ook de groei van het aantal inwoners in de gemeenten. Sturing op de diverse “cost-drivers” is een belangrijke taak van de demand organisatie (IV). Hoewel een deel van de factoren minimaal te beïnvloeden is door de demand organisatie (IV), kan er wel meer gestuurd worden op het aantal extra opdrachten en op digitale beleidskeuzes die op basis kosten-batenanalyses (ROI) verantwoord zijn. Veelal worden de kosten aan de zijde van Syntrophos geboekt, terwijl de voordelen aan de zijde van de gemeenten gerealiseerd worden. Bijdrage voor contractkosten Syntrophos werkt aan een verbeterd inzicht op contractkosten zodat de deelnemers beter op hun vraag naar ICT kunnen sturen. De invoering van een vereenvoudigde administratie in EXACT helpt ons hierbij. Hierdoor zijn in deze begroting de bijdragen voor contractkosten apart zichtbaar gemaakt. Het betreft de specifieke en het aandeel in de gezamenlijke contractkosten per deelnemer. Verdere uitbouw van het beheer instrumentarium is voorzien in de contractmodule van EXACT in combinatie met de inzet van business intelligence dashboards. Hiermee gaan we inzicht geven in de cost-drivers van (alleen) de grote contracten (= meer dan € 50K/jaar).
Verhuuractiviteit Dankzij de nieuwe administratie kan Syntrophos de aantallen laptops, iPads, mobiele telefoons etc. beter bijhouden. Onder de noemer van verhuuractiviteiten, specificeren we deze richting de deelnemers. Hiermee wil Syntrophos meer transparantie geven en gelijktijdig de deelnemers meer mogelijkheden geven om de vraag aan te sturen en daarmee de kosten c.q. deelnemersbijdragen naar wens te beïnvloeden. Sturing op samenwerking cultuur op basis van gezamenlijke visie In 2024 wordt de governance tussen de gemeenten en Syntrophos opnieuw geformaliseerd. De twee Informatievoorziening organisaties (IV) van de deelnemende gemeenten maken hier een belangrijk onderdeel van uit. Deze vertegenwoordigen de vakafdelingen van de gemeenten richting Syntrophos. Met de verdere informatisering en automatisering is het van belang de vraag van business en aanbod van IT dicht bij elkaar te brengen. Hiertoe is het van belang dat Syntrophos en IV faciliterend zijn aan de business en hierin een gezamenlijke koers hebben. Syntrophos meent dat we de komende jaren meer moeten doen met dezelfde mensen, een goede samenwerkingscultuur is hierin cruciaal. Want complexiteit ligt op de loer. Schaalbare projectenorganisatie naast beheerorganisatie Gemeenten staan voor de uitdaging om burgers en bedrijven steeds sneller en efficiënter te bedienen, met beperkte budgetten.
Hierdoor is verdergaande digitalisering en innovatie op dienstverlening een must. Dit zorgt voor een toename aan verander- en implementatie projecten. Het tempo van veranderen binnen de gemeenten hangt samen met de snelheid en de wijze waarop wij gezamenlijk (verander)projecten realiseren. Syntrophos is hierbij onderdeel van een keten, waarbij de vraag uit de business komt en door IV begeleid wordt, leidt dit tot uitvoeringsprojecten bij IT. Om dit efficiënt en doelmatig te doen zijn procesafspraken en de introductie van nieuwe gezamenlijke werkwijzen nodig waar we in 2024 mee starten maar die hun doorloop naar 2025 zullen hebben.
30-5-2024
Pagina 11 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Informatiebeveiliging en privacy Cybercriminaliteit is een nog altijd groeiend probleem en neemt steeds andere vormen aan. Het zorgt voor een toename in de dagelijks beheerwerkzaamheden rond security en privacy. Dit is zowel aan de gemeentenzijde als in de techniek het geval. In lijn met de security roadmap 2024 plant Syntrophos aanvullende activiteiten (en dus investeringen) in 2025. De langdurige beperkingen in middelen en capaciteit, het al dan niet voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging (BIO) vragen om duidelijke beleidskeuzes. Het is aan de gemeente om een afweging te maken tussen het gewenste niveau van security & privacy en de bereidheid om risico's te aanvaarden, zowel vanuit het college als de raden. Naast duidelijkheid is snelheid in de besluitvorming en de operationele uitvoering van groot belang. De directie van Syntrophos streeft om met beperkte middelen "zo ver mogelijk" te komen en de risico’s te minimaliseren. De instandhouding van bestaande maatregelen is in de begroting voorzien. Nieuwe maatregelen in techniek en menskracht zoals de 24/7 security monitoring, nieuwe wetgeving, toenemende compliance-eisen zijn niet opgenomen in de begroting, in afwachting van de keuzes. AI in de bedrijfsvoering Zoals in de kadernota beschreven, neemt de inzet van generatieve AI een vlucht. Syntrophos maakt net als Voorne aan Zee gebruik van SafeGPT.
Syntrophos heeft (ethische) AI door middel van een Pilot ingezet op signalering en Mutatie op BAG objecten, waarmee geautomatiseerd verschillen in luchtfoto’s gedetecteerd worden. Ook in 2025 voorziet Syntrophos de inzet van generatieve ai als hulpmiddel om efficiëntie slagen te maken in het GEIdomein maar ook in de dienstverlening vanuit bijvoorbeeld de helpdesk naar gebruikers bij de gemeenten. Dit kan dienen als pilot/ proeftuin voor de gemeenten om te experimenteren met de mogelijkheden om klantvragen af te vangen. Personeel In een krappe arbeidsmarkt is het moeilijk om goed personeel te werven. Hiertoe werkt Syntrophos actief met instrumenten als stageplekken, trainees en medewerkers in opleiding om jong talent geïnteresseerd te krijgen voor Syntrophos. Het afgelopen jaar ziet Syntrophos dat deze werkwijze vooral bij de ICT loont. Er hebben succesvolle interne mobiliteitsacties van het personeel plaatsgevonden. Voor specialistische GEO-functies is de markt erg lastig en zullen we een breed instrumentarium moeten inzetten. Om nieuw talent te werven en bestaand personeel te behouden investeert Syntrophos actief in een goede werksfeer, interne mobiliteitskansen, continue opleidingen en een concurrerend marktconform salaris. In 2025 zet Syntrophos dit beleid door en gaan we aan de slag met een praktische strategische personeelsplanning.
30-5-2024
Pagina 12 van 37
Begroting 2025
1.3
versie 0.99
7
Programma ICT
Wijziging Opzet programmabegroting Een resultaat van de vernieuwde samenwerkingsafspraken is dat een aantal ICT-taken vanuit het programma GEO verplaatst worden naar het programma ICT. Daarnaast wordt beoordeeld of vereenvoudiging tot een enkel programma tot de mogelijkheden behoort. Deze wijzigingen worden de komende periode doorgevoerd en zichtbaar in komende rapportages en begroting 2026. Hybride Cloud- en integratiebeheer Syntrophos beheert momenteel een hybride omgeving waarbij systemen deels vanuit eigen datacenters ("lokaal") worden aangeboden en de meeste beschikbaar zijn vanuit de Cloud. Syntrophos is verantwoordelijk voor de integratie, configuratie, beveiliging en monitoring van deze systemen, softwaretoepassingen en hardwarecomponenten. De effectieve en veilige werking tussen alle technologische lagen (eigen datacenter, Cloud en werkplekken) inclusief gegevensuitwisseling, vereist technische beheerexpertise en gebruikersondersteuning. Dit is de kern van de dienstverlening van Syntrophos. Cloud computing is een doorlopende trend. Syntrophos (h)erkent de veranderingen in het werkveld maar ziet hierdoor niet alleen een vereenvoudiging of kostenvermindering. Integendeel, door de al ingezette verschuiving naar SaaS is er zelfs een financieel nadelige ontwikkeling. Jaarlijks stijgende exploitatiekosten in plaats van vaste lasten gedurende de afschrijving.
Tariefsverhogingen, vendor lock- in en overlap van functionaliteiten in licentiemodellen maken het noodzakelijk om een weloverwogen en goed onderbouwde business case te maken voor de inzet van cloudoplossingen. De functionele en efficiëntievoordelen zullen naar verwachting de hogere ICT-kosten moeten compenseren om zo tot een lagere Total Cost of Ownership (TCO) te komen. In de contractuele kant dient er extra aandacht te zijn voor de risico’s. Zoals vendor-lock, data eigenaarschap, exit strategieën. De leveranciersmarkt dwingt soms overstappen naar de Cloud. Het loont ook kritische onderzoek te doen naar mogelijke (open source) alternatieven. Lifecycle management Het beleid voor continuïteit en beveiliging vereist dat Syntrophos altijd up-to-date en actueel is. Daarom is het essentieel om continu lifecycle management toe te passen op onze infrastructuur en applicaties. Dit helpt om de risico's op het gebied van prestaties, continuïteit en beveiliging te verkleinen. Voor het beheer van de levenscyclus van hardware en software worden meerjarige investeringsschema's opgesteld en opgenomen in de budgetten. Deze schema's worden in detail toegelicht, inclusief bewegingen en planning, in overleggen met de gemeentelijke IV-organisatie. Adoptie Vernieuwing van applicaties en technologieën vinden in een steeds hoger tempo plaats.
Met de opkomst van SaaS en Cloud apps is het beheersen van deze vernieuwingen aanzienlijk lastiger geworden. Dit vereist een nauwere samenwerking tussen leveranciers, informatiespecialisten (functioneel beheer) en applicatie-eigenaren. Het succesvol adopteren van deze vernieuwingen, communicatieactiviteiten en lifecycle management is van cruciaal belang en heeft directe invloed op de werkzaamheden van de helpdesk, technische beheerders en functioneel beheerders. 30-5-2024
Pagina 13 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Syntrophos zorgt door middel van trainingen, nieuwe verantwoordelijkheden en functieaanpassingen ervoor dat ook op organisatorisch niveau wordt meebewogen met deze veranderingen. Werkplek visie en implementatie nieuwe digitale werkplek In 2024 is vanuit de gemeenten een gedetailleerde uitwerking van de werkplekvisie afgerond, resulterend in richtlijnen voor de werkplek tot 2027. Op basis hiervan is een opdracht geformuleerd voor de ontwikkeling van hybride werkplekken en overleginrichtingen, met de focus op volledig veilig digitaal samenwerken vanuit kantoor of externe (thuis)locaties. Resultaat hiervan is een doorvertaling van de technische effecten, het achterliggende technisch beheer concept en het beveiligingsconcept. Dit moet inzicht geven in de totale kosten. De implementatie, adoptie en het beheer van Microsoft 365 wordt in 2024 ingezet en vloeit door in 2025. Eventuele project- en structurele kosten die hieruit voortvloeien, zullen worden verwerkt via het begrotingswijzigingsproces. Data gedreven werken Data gedreven werken wordt steeds belangrijker in de werkprocessen van de gemeenten en in de bedrijfsvoering van Syntrophos. Het aantal databronnen groeit en er is steeds meer behoefte aan managementinformatie.
Het verbeteren van de kwaliteit van data, data-eigenaarschap en rol gebaseerde autorisaties zijn allemaal randvoorwaarden om veilig en verantwoord meer met data te doen. Syntrophos ondersteund de deelnemers hierin vanuit systeembeheer, databasebeheer en vanuit de datadeskundigheid van het GEO-informatieteam. Dit resulteert onder andere in de belangrijke beslissingsondersteunende managementinformatie, die ontsloten wordt via gestandaardiseerde rapportage/dashboard omgeving. Ook Syntrophos zelf ontwikkelt voor de eigen bedrijfsvoering management dashboards en stuurt steeds meer op basis van data. De komende periode vindt er verder oriëntatie plaats op hoe data vorm krijgt in de digitaliseringstrategie en wat de effecten zijn op de IT en dienstverlening van Syntrophos. Gelijktijdig piloten Syntrophos en de gemeenten op verschillende dataplaforms en datatechnieken. Bij positieve resultaten zal dit in 2025 tot een nieuw standaard technisch dataplatform.
30-5-2024
Pagina 14 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Dit is wat het kost:
Baten en Lasten programma ICT Bedragen in €
Begroting 2025
LASTEN Contracten onderhoud en licenties Bedrijfsvoeringslasten Kapitaallasten Uitbesteding Overige Lasten Totaal Lasten
7.872.081 4.301.890 2.296.668 101.184 30.960 14.602.783
BIJDRAGEN Bijdrage deelnemers Nissewaard Voorne aan Zee Totaal bijdragen deelnemers
8.201.874 6.385.588 14.587.462
Overige opbrengsten Totaal bijdragen RESULTAAT
30-5-2024
15.324 14.602.786 -3
Pagina 15 van 37
Begroting 2025
1.4
versie 0.99
7
Programma GEO
Shared GEO-service Geografische informatie is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering van de gemeenten. Syntrophos levert GEO-services van in-metingen in de buitenruimte, beheer op basisregistraties voor adressen en gebouwen (BAG) en Grootschalige Topografie (BGT) tot ontsluiting van deze data via diverse applicaties. Door de kwaliteit van data te vergroten en services te harmoniseren is schaalvoordeel en efficiëntie te behalen. Datakwaliteit draagt bijvoorbeeld bij aan het verbeteren van WOZ-aanslagen/opbrengsten. Eerder inmeten en verwerken in de BAG, zorgt voor een soepeler verhuisproces en ook op het uitbesteed werk voor tekenopdrachten of het opwerken van data kan bespaard worden door onder andere het inzetten van automatisering. De ingewonnen mutaties kunnen door nieuwe technologie automatisch verwerkt worden. GEO-strategie deelnemers De deelnemers heroriënteren zich op de wijze waarop zij GEO-informatie in hun informatie- en digitaliseringsstrategie inbedden. Dit kan effect hebben op de wijze waarop de GEO-informatie op dit moment in de shared service georganiseerd is. Oog houden om schaarse expertise goed uit te nutten en niet te versnipperen, zijn belangrijke succesfactoren voor de dienstverlening. Het financiële effect van de mogelijk aanpassingen zijn nog niet in de begroting meegenomen.
Basisregistraties en (interne) kwaliteit Syntrophos voert voor de deelnemende gemeenten de basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) en de Grootschalige Topografie (BGT). De data-kwaliteit in deze registraties is van essentieel belang in de verdere toepassingen in de ketenprocessen en dienstverlening aan burgers en bedrijven. Continue kwaliteitsverbetering en procesoptimalisatie is structureel onderdeel van de beheersactiviteiten. Dit is wat het kost:
Baten en Lasten programma GEO Bedragen in €
Begroting 2025
LASTEN Contracten onderhoud en licenties Bedrijfsvoeringslasten Kapitaallasten Uitbesteding Overige Lasten Totaal Lasten
532.584 2.309.573 294.756 95.472 12 3.232.397
BIJDRAGEN Bijdrage deelnemers Nissewaard Voorne aan Zee Totaal bijdragen deelnemers
1.402.064 1.830.333 3.232.397
Overige opbrengsten Totaal bijdragen RESULTAAT 30-5-2024
0 3.232.397 0 Pagina 16 van 37
Begroting 2025
2.
Bijdragen en Lasten
2.1
Startpunt
versie 0.99
7
Het startpunt wordt gevormd door de jaarschijf 2025 uit de gewijzigde begroting 2024 na de laatste tussenrapportage. Na de derde tussenrapportage 2023 ontstond het volgende beeld:
Baten en Lasten voor bijstellingen (B&L vóór wijzigingen) Bedragen in € LASTEN 41 Salarissen etc. eigen personeel 42 Overige personeelslasten eigen personeel 43 Personeelskosten derden 44 Overige kosten 45 Rente en Bankkosten 46 Kapitaalslasten 49 Contractkosten 51 Doorbelaste bedrijfskosten aan investeringen Totaal Lasten BIJDRAGEN Nissewaard: Voorne aan Zee Totaal deelnemers Overige opbrengsten Overige niet deelnemers Totaal overige opbrengsten Totaal bijdragen RESULTAAT
30-5-2024
Raming 2025 5.013.396 372.804 0 837.696 -18.096 2.617.932 8.590.452 -1.560 17.609.280
9.022.500 8.480.688 17.503.188
106.092 106.092 17.609.280 0
Pagina 17 van 37
Begroting 2025
2.2
versie 0.99
7
Bijstellingen
De Bijstelling van de Raming 2025 evj bestaat uit twee onderdelen: • 2.2.1 Bijstellingen als gevolg het meerjarig effect van extra opdrachten • 2.2.2 Overige bijstellingen bestaande uit bijstellingen m.b.t. de beheerskosten en de verdeelsleutels.
2.2.1 Bijstelling als gevolg van het meerjarig effect van extra opdrachten & wijzigingen in contracten De deelnemers hebben extra opdrachten verstrekt en contracten gewijzigd, hieronder staan de specificaties per opdracht en de bijdrageconsequenties per deelnemer voor de jaren 2025 t/m 2028. Specificatie Extra opdrachten 1 ste Tussenrapportage 2024 BW nr. Nissewaard
BW nr. BWO2024003 BWO2024006 BWO2024007 BWO2024010 BWO2024012 BWO2024013 BWO2024017 BWO2024018 BWO2024018 BWO2024020 BWO2024021 Totaal Nissewaard Voorne Aan Zee BWO2024002 BWO2024005 BWO2024007 BWO2024008 BWO2024009 BWO2024015 BWO2024022 BWO2024023 Totaal Voorne Aan Zee R VP BWO2024007 Totaal R VP Mutaties bijdragen
Omschrijving SSO-koppeling applicatie Basisbeeld Vektis-Gemeentezorgspiegel Recreatieschap Voorne Putten onboarding SAAS-applicatie TrjcT Power BI pilot/leertraject NSW Gegevens Werkstap naar Datawarehouse Overkoepelend security managementsysteem (NSW) B&S - Overstap naar Civiel 9 B&S - Overstap naar Civiel 9 (nieuw, lager) Inrichten IT voorzieningen ZHD Project verbetertraject testproces Nissewaard Aanpassingen Dashboard Zaken + lic. Uitbreiding Contract overname iRC VaZ Recreatieschap Voorne Putten onboarding Installatie alarmcentrale-de Vliet Koppeling Suite voor Sociale Regie met Cognos Zorgdomein VaZ - optie 2 Portal Genius VAZ Survey 123 VAZ Recreatieschap Voorne Putten onboarding
2024 700 700 -750 5.197 4.071 3.195 12.400 1.400 -1.043 1.200 52.920 79.990 3.210 2.270 -750 4.100 2.800 6.954 2.800 1.300 22.684 2.700 2.700 105.374
2025 -750 671 -1.043 -1.122 1.510 2.270 -750 1.802 1.600 6.432 1.500 1.500 6.810
2026 -750 671 -1.043 -1.122 1.510 2.270 -750 1.802 1.600 6.432 1.500 1.500 6.810
2027 -750 671 -1.043 -1.122 1.510 2.270 -750 1.802 1.600 6.432 1.500 1.500 6.810
2028 -750 671 -1.043 -1.122 1.510 2.270 -750 1.802 1.600 6.432 1.500 1.500 6.810
Door aandacht te hebben vóór en te sturen óp contracten, kan een deelnemer invloed uitoefenen op de eigen specifieke contractkosten. Meestal worden deze contractverminderingen meegenomen in de begrotingswijziging van het project waarin de software verminderd of vervangen wordt. In de overige gevallen, wordt de wijziging apart vermeld, zoals in onderstaand overzicht en zijn verwerkt in de begrote contractkosten. Wijzigingen in beheerde contracten 1 ste Tussenrapportage 2024 BW nr. Nissewaard
BW nr. BWC2024002 BWC2024006 BWC2024007 BWC2024008 BWC2024009 BWC2024010 BWC2024011 BWC2024013 Totaal Nissewaard Voorne Aan Zee BWC2024001 BWC2024003 BWC2024004 BWC2024005 BWC2024009 BWC2024011 BWC2024012 Totaal Voorne Aan Zee Totaal deelnemersbijdragen
30-5-2024
Omschrijving Visma-Roxit Deztaplan beëindigd NSW Overname contract Dali NSW Coda extra kosten 2024 ivm oude versie NSW Digitale opsporing contract overname VAZ Stijging onderhoud Triple-P vaste telefonie (SLA & SWAS) Corsa extra kosten 2024 ivm oude versie NSW NTT besparing onderhoud op componenten Opzeggen contracten C3GROUP per 31-12-2023 Avelon onderhoud beëindigd (BRL & WVN) Vermindering aantal licenties Klinkende Taal AfvalRIS beëindiging VAZ Overname contract LamsonAir VAZ Stijging onderhoud Triple-P vaste telefonie (SLA & SWAS) NTT besparing onderhoud op componenten Vermindering contractskosten Odido vanaf 2025
2024 -4.115 7.786 19.545 2.070 6.292 55.000 -25.000 -120.000 -58.422 -5.044 -3.096 -1.760 6.850 6.292 -25.000 -21.758 -80.180
2025 -4.115 7.786 19.545 2.070 6.292 55.000 -25.000 -120.000 -58.422 -5.044 -3.096 -1.760 6.850 6.292 -25.000 -30.000 -51.758 -110.180
2026 -4.115 7.786 19.545 2.070 6.292 55.000 -25.000 -120.000 -58.422 -5.044 -3.096 -1.760 6.850 6.292 -25.000 -30.000 -51.758 -110.180
2027 -4.115 7.786 19.545 2.070 6.292 55.000 -25.000 -120.000 -58.422 -5.044 -3.096 -1.760 6.850 6.292 -25.000 -30.000 -51.758 -110.180
2028 -4.115 7.786 19.545 2.070 6.292 55.000 -25.000 -120.000 -58.422 -5.044 -3.096 -1.760 6.850 6.292 -25.000 -30.000 -51.758 -110.180
Pagina 18 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
2.2.2 Overige bijstellingen 2025 De overige bijstellingen zijn opgenomen in onderstaande tabel en worden daarna tekstueel toegelicht in de navolgende paragrafen.
Lasten & bijdragen bijstellingen 2025 Bedragen in €
Bijstelling in % van Raming 2025
Bijstellingen in Euro
LASTEN 41 Salarissen etc. eigen personeel 42 Overige personeelslasten eigen personeel 43 Personeelskosten derden 44 Overige kosten 45 Rente en Bankkosten 46 Kapitaalslasten 47 Uitbesteding 49 Contractkosten 51 Doorbelaste bedrijfskosten aan investeringen Totaal Lasten
340.911 0 0 -984 18.096 0 0 -133.683 1.560 225.900
BIJDRAGEN Nissewaard: Voorne aan Zee Totaal deelnemers
581.438 -264.767 316.671
Overige opbrengsten Overige niet deelnemers Totaal overige opbrengsten
-90.768 -90.768
-85,56%
Totaal bijdragen
225.903
1,28%
3
0
RESULTAAT
6,80% 0,00% -0,12% 0,00% 0,00% -1,56% 1,28%
6,44% -3,12% 1,81%
-85,56%
Leermomenten uit jaarrekening 2023 De jaarrekening 2023 leverde het beeld op van een geringe budgetonderschrijding (-/- 0,3%). Toch waren de verschillen in afrekening met de deelnemers groter (Nissewaard +3% en Voorne aan Zee -/4%). Nader onderzoek heeft opgeleverd dat deze verschillen m.n. zijn ontstaan in de (specifieke en gezamenlijke) contractkosten. De specifieke contractkosten voor Voorne aan Zee waren € 400k lager dan begroot. De specifieke contractkosten voor Nissewaard en de gezamenlijke contractkosten waren hoger dan begroot. Bij de inrichting van de nieuwe/EXACT boekhouding is hier nadrukkelijk gekeken om deze situatie te verbeteren om deze onderlinge verhoudingen nog scherper te bewaken. 30-5-2024
Pagina 19 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Los van indexatie zou een aanpassing van het contractkosten budget als volgt tot een verbetering leiden: • Gezamenlijke contracten : + € 200.000 • Specifiek Nissewaard + € 200.000 • Specifiek Voorne aan Zee -/- € 400.000 De jaarrekening 2023 heeft ook het inzicht opgeleverd dat de kapitaalslasten te laag werden begroot en dat de verhouding specifiek/gezamenlijk nog te verbeterd moet worden. Voor de verhouding gezamenlijk/specifiek geldt globaal dat de gezamenlijkheid circa € 300k lager begroot had kunnen worden en de specifieke kapitaalslasten voor allebei de deelnemers circa € 150k hoger. Gegeven de verdeelsleutels voor gezamenlijke kosten, heeft deze aanpassing geen groot effect op de hoogte van de afrekening gehad en is aanpassing van het budget in deze 1e tussenrapportage niet direct noodzakelijk. Bij de inrichting van EXACT zal de ACTIVA-Module tot verbetering gaan leiden. Bij de 2e tussenrapportage 2024 zal deze module operationeel zijn en een nauwkeuriger beeld opleveren hoe de afschrijvingen zich zullen gaan ontwikkelen in samenhang met de investeringsbegroting. Indexatie Uitgangspunt voor de indexatie is de brief van de Gemeentesecretarissen Rotterdam-Rijnmond aan de 4 grote gemeenschappelijke. De brief is als bijlage opgenomen in deze rapportage. Deze indexatie voor de jaarschijf 2025 is 6,8% en is toegepast op de salariskosten.
Op het onderdeel van de brief met betrekking tot het anticiperen op het financieel perspectief 2026, zoals genoemd in de brief van de kring gemeentesecretarissen Rotterdam-Rijnmond, is in deze begroting een aanpak beschreven (Commissie maatregelen richting ravijn 2026). Op de overige kosten is door scherp te begroten uitgegaan van 0% groei. Interne rentevoet De tijd van negatieve rentes op langlopende leningen is voorbij. In 2024 is een langlopende lening aangetrokken tegen 3,6%. De gemiddelde rentevoet voor geleend geld komt in 2024 naar verwachting uit rond de 3%. De interne rentevoet was 0,5%. De interne rentevoet zal worden aangepast waardoor de rentecomponent in de kapitaalslasten zal stijgen. De kapitaalslasten zullen daardoor met circa € 150.000 toenemen.
30-5-2024
Pagina 20 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Contractkosten De contracten zijn gelijk gehouden conform de aanvullende aanwijzingen vanuit de deelnemers. Met de gevolgen van de migratie VaZ zoals verwoord in het inventarisatierapport 2de fase is nog geen rekening gehouden in afwachting van de uitwerking binnen VaZ. Personeelsbezetting en Personeelskosten De afdeling P&O / Nissewaard heeft de salariskostenbegroting aangeleverd op basis van de geplande bezetting (formatie) en bijgesteld op basis van de feitelijke salarisgegevens begin 2024. Ziekteverzuim en gepland overwerk zijn geen onderdeel van de formatie. De personeelsbegroting was € 5.013.396. De indexatie van de gemeentesecretarissen zou leiden tot een P-begroting van € 5.013.396. x 1,068 = € 5.354.307. De aangeleverde P-begroting geeft een totaal van € 5.302.877 op basis van een CAO-indexatie van 3,5%. Het verschil van € 51.430 zal ingezet worden om de kosten van gepland overwerk en de kosten voor inhuur vanwege vervanging bij ziekteverzuim te bestrijden. In de 2e tussenrapportage 2024 zal heroverwogen worden of dit voldoende is. Rente en bankkosten De rente en bankkosten zullen toenemen omdat de langlopende leningen weer rentedragend zijn. Op uitzettingen wordt daarentegen weer rente ontvangen (schatkistbankieren). Vooralsnog is het uitgangspunt dat het Treasury resultaat daarom “nihil” zal zijn.
Overige opbrengsten De dienstverleningsovereenkomst met het waterschap Hollandsche Delta is beëindigd. Verdeelsleutels kosten voor gezamenlijke ICT en voor gezamenlijke GEO-diensten De laatste tellingen van het aantal active accounts geven een grote verschuiving aan. Omdat deze problematiek onderkend is door de ambtelijke vertegenwoordiging van de deelnemers, is in begroting 2025 nog uitgegaan van de verdeelsleutels zoals vastgesteld ten behoeve van de laatste jaarrekening (2023). Om het risico van verdere verschuivingen te bewaken, zal de ontwikkeling van het aantal accounts per deelnemer gemonitord worden in het maandelijks overleg met de ambtelijke vertegenwoordiging van de deelnemers.
30-5-2024
Pagina 21 van 37
Begroting 2025
2.3
versie 0.99
7
Begroting ná bijstellingen
De Begroting 2025 is na de bijstellingen als volgt weer te geven.
Lasten en bijdragen na bijstellingen 2025
Bedragen in € LASTEN 41 Salarissen etc. eigen personeel 42 Overige personeelslasten eigen personeel 43 Personeelskosten derden 44 Overige kosten 45 Rente en Bankkosten
B2025 in Euro na bijstellingen
Opbouw B2025 in %
5.354.307 372.804 0 836.712 0
30% 2% 5% nvt
46 Kapitaalslasten
2.617.932
15%
47 Uitbesteding
196.656
1%
49 Contractkosten 51 Doorbelaste bedrijfskosten aan investeringen Totaal Lasten
8.456.769 0 17.835.180
BIJDRAGEN Nissewaard: Voorne aan Zee Totaal deelnemers
9.603.938 8.215.921 17.819.859
Overige opbrengsten Overige niet deelnemers Totaal overige opbrengsten Totaal bijdragen RESULTAAT
47% nvt 100%
54% 46% 100%
15.324 15.324
0%
17.835.183
100%
-3
0%
0%
Binnen de diensten wordt onderscheid gemaakt tussen diensten specifiek voor een deelnemer en gezamenlijke diensten voor beide deelnemers. Kosten worden zoveel mogelijk direct toegewezen aan de diensten. Bij de niet direct toewijsbare kosten wordt onderscheid gemaakt tussen kosten bedrijfsvoering en gezamenlijke kosten. Gezamenlijke kosten voor ICT-producten worden standaard in rekening gebracht op basis van een verdeelsleutel gebaseerd op het aantal accounts. Gezamenlijke GEO-diensten worden standaard in rekening gebracht op basis van een verdeelsleutel gebaseerd op het aantal inwoners en de landoppervlakte per gemeente. Kosten worden onderscheiden naar de programma’s ICT en GEO. Specifieke kosten voor dienstverlening aan een afnemer worden rechtstreeks doorberekend. Kosten voor gezamenlijke diensten worden doorberekend met behulp van kostenverdeelsleutels. 30-5-2024
Pagina 22 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
In bijlage A zijn de verdeelsleutels voor gezamenlijke diensten opgenomen. In bijlagen zijn de bijdragen naar DVO-indeling opgenomen per deelnemer.
2.4
Ramingen 2026-2028
De ramingen 2026 t/m 2028 zijn in basis gelijk gehouden aan de begroting 2025, in het kader van complexiteitsreductie. In bijlage D zijn meerjarige effecten zichtbaar gemaakt.
2.5
Risico’s
Kwantificeren risico’s Op verzoek van de Provincie Zuid-Holland in haar brief van 31-10-2022 over het financieel toezicht, zijn onderstaande risico’s gekwantificeerd, voor zover mogelijk. Prijsindex De indexatie voor de salariskosten is gebaseerd op de prijsindex zoals deze door de gemeentesecretarissen Rotterdam-Rijnmond is bepaald. Conform de aanvullende aanwijzingen van de deelnemers zijn de overige kosten gelijk gehouden op basis van “scherp begroten”. De eerder genoemde gezamenlijke commissie maatregelen richting ravijn 2026 zal dit uitgangspunt bewaken. Energieprijzen In deze begroting is uitgegaan van stabilisatie in de energieprijzen. Krapte op de arbeidsmarkt Op de arbeidsmarkt voor ICT is sprake van een tekort aan gekwalificeerde medewerkers. In de begroting is rekening gehouden met de vervulling van vacatures, het risico bestaat dat dit met behulp van (duurdere) inhuur ingevuld moet worden om de bedrijfscontinuïteit te bewerkstelligen. Ziekteverzuim De beleidslijn van P&O Nissewaard is geen vervanging bij ziekte te begroten, gegeven de dienstverlening van Nissewaard op dit punt, volgt Syntrophos deze beleidslijn. In praktijk is veelal direct vervanging nodig bij ziekte, gegeven de operationele werkzaamheden van Syntrophos zoals bijvoorbeeld de Helpdesk. In de begroting 2025 is afgerond € 50k gereserveerd voor vervanging ziekteverzuim.
30-5-2024
Pagina 23 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Informatiebeveiliging en privacy De in paragraaf 1.2. genoemde roadmap voor Security & Privacy heeft tot doel dat de belangrijkste informatiebeveiligings- en privacy maatregelen uitgewerkt en geïmplementeerd worden inclusief een structurele borging van die taken. In deze begroting is nog geen rekening gehouden met eventuele extra uitgaven als gevolg van beleidskeuzes. Dit is nog los van eventuele financiële gevolgen als men het door de IBD geadviseerde investeringsniveau wil aanhouden.
30-5-2024
Pagina 24 van 37
Begroting 2025
3.
Paragrafen
3.1
Inleiding
versie 0.99
7
Aansluitend op de bestuurlijke behandeling, vindt in het kader van repressieve toezicht door de Provincie Zuid-Holland een beoordeling plaats. Bij de eerder controle heeft de toezichthouder gevraagd aansluiting te bewerkstelligen tussen de Begroting en de Jaarrekening. Dat houdt o.m. in dat in de Begroting nu ook de Paragrafen en de Balansgegevens verwerkt zijn. Om aan de opmerkingen van de PZH te blijven voldoen zijn de aanvullende hoofdstukken 3 en 4 opgenomen.
3.2
Bedrijfsvoering
De belangrijkste elementen van de bedrijfsvoering zijn in hoofdstuk 2 beschreven.
3.3
Weerstandsvermogen
Financiële risico’s zullen, bij optreden en bij het ontoereikend zijn van de algemene reserve, gedekt worden door de deelnemers waardoor de behoefte aan Eigen Vermogen bij Syntrophos beperkt is. Syntrophos loopt risico bij opdrachten van derden (niet-deelnemers) als er vaste prijsafspraken gemaakt zijn. Indien deze verrekenmethode van toepassing is wordt de voor-calculatorische kostprijs met een risico-opslag verhoogd.
30-5-2024
Pagina 25 van 37
Begroting 2025
3.4
versie 0.99
7
Treasury
Gemiddelde schuldrest Jaarrek. 2023 1.200 1.400 4.000 3.000
Leningen (bestaand) NSW 3006 NSW 3012 NSW 3108 NSW Leningen (prognose) 2024 2025 2026 2027 2028 Totale leningenportefeuille
Begroting 2024 600 1.050 3.500 2.700 1.250
9.600
9.100
Begroting 2025
Raming 2026
Raming 2027
Raming 2028
0 350 2.500 2.100
0 0 1.500 1.500
0 0 500 900
0 0 0 300
2.250 1.250 0 0 0 8.450
1.750 2.250 1.250 0 0 8.250
1.250 1.750 2.250 1.250 0 7.900
750 1.250 1.750 2.250 1.250 7.550
Raming 2027
Raming 2028
Rente in jaar Interest % Leningen (bestaand) NSW 3006 NSW 3012 NSW 3108 NSW Leningen (prognose) 2024 2025 2026 2027 2028 Totale leningenportefeuille
Begroting 2024
Begroting 2025
Raming 2026
0,13% -3,00% 2,42% 3,60%
1 -32 85 97
0 -11 61 76
0 0 36 54
0 0 12 32
0 0 0 11
3,50% 3,50% 3,50% 3,50% 3,50% 0
44 0 0 0 0 195
79 44 0 0 0 248
61 79 44 0 0 274
44 61 79 44 0 272
26 44 61 79 44 265
Voor 2025 en volgende jaren is de rekenrente 2,5%. Het streven is een NIHIL treasury resultaat.
3.5
Kasgeldlimiet
Er worden geen stelselmatige overschrijdingen van de kasgeldlimiet voorzien.
30-5-2024
Pagina 26 van 37
Begroting 2025
3.6
versie 0.99
7
Renterisiconorm
De gemiddelde afschrijvingstermijn is circa 5 jaar. Langlopende leningen worden afgesloten met een looptijd van 5 jaar. De investeringen zullen in de komende jaren ongeveer 2,5 miljoen euro bedragen. Het verloop van de leningenportefeuille is als volgt:
Verloop financiering 2025 - 2028 (in € 1000) Leningen (bestaand) NSW 3006 NSW 3012 NSW 3108 NSW Leningen (prognose)
Jaarrek. Begroting Begroting 2023 2024 2025 1.200 0 1.400 700 0 4.000 3.000 2.000 3.000 2.400 1.800
2024 2025 2026 2027 2028 Totale leningenportefeuille
9.600
Raming 2026
Raming 2027
1.000 1.200
0 600
2.500
2.000 2.500
1.500 2.000 2.500
1.000 1.500 2.000 2.500
8.600
8.300
8.200
7.600
Raming 2028
0 500 1.000 1.500 2.000 2.500 7.500
De bijbehorende aflossingen zijn:
Aflossing 2025 - 2028 (in € 1000) Begroting Begroting 2024 2025 1.200 700 700 1.000 1.000 600 600
Leningen (bestaand) NSW 3006 NSW 3012 NSW 3108 NSW Leningen (prognose) 2024 2025 2026 2027 2028 Totale leningenportefeuille
0
3.500
Raming 2026
1.000 600
Raming 2027
Raming 2028
600
500
500 500
500 500 500
500 500 500 500
2.800
2.600
2.100
2.000
De renterisiconorm is 20% van de omvang van de lasten. De aflossingen houden redelijk gelijke tred met de afschrijvingen en omdat Syntrophos kapitaalsintensief is, zijn de afschrijvingen een substantieel onderdeel van de lasten. Het zal naar verwachting niet ieder jaar lukken aan de norm te voldoen. Opgemerkt wordt wel dat de investeringen teruglopen als gevolg van de trend te contracteren in plaats van te investeren.
30-5-2024
Pagina 27 van 37
Begroting 2025
3.7
versie 0.99
7
Vennootschapsbelasting
Als belastbaar resultaat wordt beschouwd, het resultaat op specifieke werkzaamheden voor nietdeelnemers. Tot op heden is niet gebleken dat de fiscus het daarmee oneens is.
3.8
Overhead
Syntrophos valt als geheel in het taakveld overhead.
3.9
EMU-saldo Jaar
EMU-saldo 2025 Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) Mutatie (im)materiële vaste activa (-/-) Mutatie voorzieningen (+/+) Mutatie voorraden (incl. bouwgronden in exploitatie) (-/-) Boekwinst/verlies bij de verkoop van financiële vaste activa en (im)materiële vaste activa, alsmede de afwaardering van financiële vaste activa (-/-) Berekend EMU-saldo
30-5-2024
2026
2027
2028
-27.589 -30.000
-27.589 -30.000
-30.000
-30.000
-2.411
-2.411
-30.000
-30.000
Pagina 28 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
4.
Balans c.a.
4.1
Balans
7
Prognose balans ultimo 2025 55.178 6.250.000
2026 27.589 6.250.000
2027
2028
0 6.250.000
6.250.000
Vlottende activa Totaal ACTIVA Vaste passiva Eigen vermogen Voorzieningen Vaste schulden
12.500.000 18.805.178 210.796 331.824 8.300.000
12.500.000 18.777.589 210.796 301.824 8.200.000
12.500.000 18.750.000 210.797 271.824 7.600.000
12.500.000 18.750.000 210.798 241.824 7.500.000
Vlottende passiva Totaal Passiva
9.962.558 18.805.178
10.064.969 18.777.589
10.667.379 18.750.000
10.797.378 18.750.000
Vaste activa
Immateriële vaste activa Materiële vaste activa
Het verloop van de vlottende passiva is als sluitpost genomen.
4.2
Financiële kentallen
Op grond van de huidige gegevens, worden er geen structurele wijzigingen van de kentallen verwacht. Gerapporteerd wordt over de kentallen conform BBV (Bijlage E). Hierbij wordt opgemerkt dat Syntrophos een gemeenschappelijke regeling is, waarbij het risico bij de deelnemers ligt, Syntrophos een gering eigen vermogen heeft en daarom vrijwel uitsluitend met vreemd vermogen is gefinancierd. De uitkomsten van de kentallen geven bijzondere uitkomsten, die niet zonder meer vergeleken kunnen worden met bijvoorbeeld gemeenten.
30-5-2024
Pagina 29 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
BIJLAGEN bij de Begroting 2025 Syntrophos
30-5-2024
Pagina 30 van 37
Begroting 2025
versie 0.99
7
Bijlage A Verdeelsleutelsleutels voor gezamenlijke diensten. De laatste tellingen van het aantal active accounts geven grote verschuiving aan. Omdat deze problematiek onderkent is door de ambtelijke vertegenwoordiging van de deelnemers, is in de 1e tussenrapportage uitgegaan van de verdeelsleutels zoals vastgesteld ten behoeve van de laatste jaarrekening (2023):
ICT GEO
NSW VAZ 58,45% 41,55% 43,11% 56,89%
Om het risico van verdere verschuivingen te bewaken, zal de ontwikkeling van het aantal accounts per deelnemer gemonitord worden in het maandelijks overleg met de ambtelijke vertegenwoordiging van de deelnemers.
30-5-2024
Pagina 31 van 37
Begroting 2025
Bijlage B
versie 0.99
7
Investeringskrediet 2025 – 2028
Investeringsnummer
Omschrijving
Nader te bepalen investeringsbudget
Nader te bepalen investeringsbudget
750501
- Nader te bepalen ICT investeringsbudget - Nader te bepalen GEO investeringsbudget
750501 750999
Verhuur apparatuur
PGR
Budget 1.642.927
I G I
TOTAAL 2025
590.313
2.233.240
Nader te bepalen investeringsbudget
Nader te bepalen investeringsbudget
Nader te bepalen investeringsbudget
750501 750501 750999
- Nader te bepalen ICT investeringsbudget - Nader te bepalen GEO investeringsbudget Verhuur apparatuur
1.642.927 I G I
TOTAAL 2026
590.313
2.233.240
Nader te bepalen investeringsbudget
Nader te bepalen investeringsbudget
Nader te bepalen investeringsbudget
750501 750501 750999
- Nader te bepalen ICT investeringsbudget - Nader te bepalen GEO investeringsbudget Verhuur apparatuur
1.642.927 I G I
TOTAAL 2027
590.313
2.233.240
Nader te bepalen investeringsbudget
Nader te bepalen investeringsbudget
Nader te bepalen investeringsbudget
750501 750501 750999
- Nader te bepalen ICT investeringsbudget - Nader te bepalen GEO investeringsbudget Verhuur apparatuur
TOTAAL 2028
30-5-2024
1.642.927 I G I
590.313
2.233.240
Pagina 32 van 37
Begroting 2025
Bijlage C
ICT