Actualisatie gemeenschappelijke regeling Streekarchief 2024; raadsvoorstel

Burgemeester en Wethouders

Aan de Raad Aan de Raad datum 17 april 2024

zaaknummer 4083518

bijlagen 1

eenheid Directie- en Bestuursadvies

betreft

Actualisatie GR Streekarchief 2024

Samenvatting: Door de fusie van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne tot de gemeente Voorne aan Zee is het noodzakelijk om de GR te actualiseren. Dit is echter niet de enige reden tot wijziging van de regeling. In 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd middels de Wijzigingswet Wgr. Gevraagd Raadsbesluit: De raad wordt voorgesteld te besluiten om: -in te stemmen met de voorgestelde wijzigingen van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten op de volgende onderdelen: •De mogelijkheid tot het indienen van een zienswijze bij besluiten van groot maatschappelijke belang, besluiten met belangrijke beleidswijzigingen en/of van groot financieel belang; •Elke vier jaar de regeling evalueren; •De data rondom de begrotingscyclus actualiseren; •De stemverhouding wijzigen naar één stem per deelnemer; •De verdeelsleutel van de kosten tussen de twee deelnemers wijzigen naar 50%-50%. 1.Inleiding Aanleiding Door de fusie van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne tot de gemeente Voorne aan Zee is het noodzakelijk om de GR te actualiseren. Dit is echter niet de enige reden tot wijziging van de regeling. In 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd middels de Wijzigingswet Wgr.

Dit betekent voor de GR Streekarchief Voorne-Putten dat uiterlijk 1 juli 2024 een aantal verplichte wijzigingen zal moeten worden doorgevoerd. Die wijzigingen hebben vooral tot doel om de positie van de gemeenteraden te versterken en de afstand tot de gemeenschappelijke regeling te verkleinen. Bestuurlijk belang De gemeenten op Voorne-Putten werken samen op het gebied van de archiefzorg. Daartoe is in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) een gemeenschappelijke regeling (hierna: GR) getroffen, zijnde het Streekarchief Voorne-Putten. Het streekarchief heeft tot doel de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers te beheren, en ook toezicht uit te oefenen op de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Met de wijziging van de GR

datum

17 april 2024

zaaknummer

4083518

pagina

2 van 4

wordt enerzijds ingespeeld op de Wgr, anderzijds worden de stemverhouding en de financiële verdeelsleutel geactualiseerd. Centrale vraag Kan de gemeenteraad van Nissewaard instemmen met de voorgestelde wijzigingen van de GR Streekarchief Voorne-Putten? 2.Beoogd maatschappelijk resultaat Een direct maatschappelijk resultaat wordt met dit voorstel niet beoogd, maar indirect ziet het advies op een zorgvuldige vervulling van de uit de archiefwet voortvloeiende taken. 3.Kader De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en het ontstaan van de fusiegemeente Voorne aan Zee. De GR Streekarchief Voorne-Putten is een bedrijfsvoeringsorganisatie, gesloten tussen de colleges, met toestemming van de gemeenteraden. Wijziging is slechts mogelijk met instemming van de gemeenteraden. 4.Argumentatie Op grond van de Wgr leiden de volgende overwegingen tot eventuele wijzigingen van de GR. Daarbij is aangegeven waar de wijziging in de GR wordt verwerkt. •Verplichte zienswijze procedure bij treffen collegeregeling (Wgr. art. 1) Het ontwerpbesluit tot het treffen, wijzigen van en toe- en uittreden uit een GR moet aan de raad worden voorgelegd. De raad kan binnen 8 weken een zienswijze naar voren brengen. N.B.: ná de zienswijzeprocedure moet de GR weer naar de raad voor toestemming. Voorstel: GR niet aanpassen, dit is reeds geborgd in de Wgr.

•Bepalingen omtrent wijziging, opheffing, toetreding en uittreding. (Wgr. art. 9) De regeling houdt bepalingen in over de wijziging, opheffing, toetreding, de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden en de gevolgen van uittreding waaronder bepalingen omtrent de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon. Voorstel: GR niet aanpassen, dit is reeds opgenomen in GR. (GR art. 24) •Facultatieve zienswijzeprocedure op voorgenomen besluiten. (Wgr. art. 10, lid 5 en 6) In de GR moet worden opgenomen of en zo ja, bij welke besluiten een voorafgaande zienswijze van de raden wordt gevraagd. Voorstel: De GR hierop wel aanpassen: opnemen dat zienswijzen zullen worden gevraagd voor besluiten van groot maatschappelijke belang, besluiten met belangrijke beleidswijzigingen en/of van groot financieel belang. (GR art. 5, lid 4) •Participatie van ingezetenen en belanghebbenden (Wgr. art. 10, lid 7) Ingezetenen en belanghebbende kunnen participeren over de totstandkoming en uitvoering van beleid. Voorstel: De GR hierop niet aanpassen. De GR is een uitvoeringsorganisatie met een specifiek doel. De beleidskeuzen liggen bij de deelnemers. Participatie is daarom weinig zinvol. (GR art. 5, lid 5) •Opnemen evaluatie GR (Wgr. art. 11a) Een regeling houdt bepalingen in over de evaluatie van de regeling. Voorstel: De GR wel aanpassen.

Elke vier jaar de regeling evalueren op het onderdeel van de verplichting van de Actieve informatieverstrekking en de zienswijzen. (GR art. 5, lid 4). •Actieve informatieplicht (Wgr. art. 17) Er komt een actieve informatieplicht van het bestuur aan de raden, niet alleen over te nemen besluiten maar alles wat raden moeten weten om hun taak goed te kunnen vervullen. Voorstel: Niet aanpassen, dit is reeds in de GR opgenomen. (GR art. 8, lid 1)

datum

17 april 2024

zaaknummer

4083518

pagina

3 van 4

•Veranderingen in de begrotingscyclus (Wgr. art. 34/35) De verschillende data en termijnen zijn gewijzigd: ontwerpbegroting uiterlijk 12 weken voor besluitvorming voor zienswijze aan de gemeenteraden aanbieden (i.p.v. 8 weken). Begroting moet uiterlijk 15 september naar GS (i.p.v. 1 augustus). Het bestuur dient ook schriftelijk aan te geven wat met de zienswijzen is gebeurd voordat besluitvorming kan plaatsvinden. Voorstel: GR wel aanpassen en juiste data te vermelden. (GR art. 19 en 20) Als gevolg van de fusie van de drie gemeenten tot Voorne aan Zee dienen de namen van de deelnemers te worden gewijzigd. Tegelijk wordt voorgesteld om de volgende onderdelen te actualiseren: •Stemverhouding De huidige stemverhouding is twee stemmen voor Nissewaard (voormalig Bernisse en Spijkenisse) en drie voor Voorne aan Zee (voormalig Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne). Voorstel: GR wel aanpassen en elk van de deelnemers één stem te geven. (GR art. 7, lid 4) •Verdeling van kosten (Verdeelsleutel) Het bestuur stelt elke vier jaar de verdeelsleutel vast. Die is op dit moment nog gebaseerd op een historisch gegroeide verdeling van kosten. De raad van Nissewaard heeft per brief van 10 mei 2023 (zienswijze ontwerpbegroting 2024) aangegeven graag een 50%-50% verdeling te zien. Het bestuur was het daar eerder al over eens.

Voorstel: GR wel aanpassen en de verdeling van kosten tussen de twee deelnemers op 50%-50% te stellen. (GR art. 23, lid 2) 5.Maatschappelijk draagvlak Het draagvlak voor de wijzigingen voortvloeiende uit de Wgr is niet nader onderzocht. De voorgestelde wijzigingen rondom de stemverhouding en de financiële verdeelsleutel zijn op verzoek van de gemeenteraad van Nissewaard. 6.Financiële consequenties De bijdrage aan de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten geschiedt op basis van een verouderde financiële verdeelsleutel. Deze is onder meer gebaseerd op de oude samenstelling van de regeling zodat er jaarlijks een berekening moet worden gemaakt met fictieve gegevens van de voormalige gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. In de praktijk betekent de verdeelsleutel dat Nissewaard ca. 51% en Voorne aan Zee ca. 49% bijdraagt. In het concept wordt een verdeling van 50%-50% voorgesteld. Bij een begroting van € 844.899,- (2024) gaat het ruwweg om een bedrag van € 8.500,- in het voordeel van de gemeente Nissewaard. 7.Communicatie van het besluit Na instemming tot wijziging van de GR wordt het bestuur van het Streekarchief in kennis gesteld van het genomen besluit. 8.Realisatie van het besluit Na instemming door de gemeenteraden van de beide deelnemers wordt de gewijzigde GR vastgesteld.

9.Bijlagen Bijlage 1 GR Streekarchief 2024 Bijlage 2 Overzicht wijzigingen Raadsbesluit

datum

17 april 2024

zaaknummer

4083518

pagina

4 van 4

10.Advies Commissie In de vergadering van de commissie Bestuur van 9 april 2024 behield de fractie van Jong Nissewaard de mening voor. De overige aanwezige fracties adviseerden positief. (De fracties Lijst Van Boven, Lijst Soeterboek en Lijst Spanjersberg zijn niet aanwezig). de secretaris,

M. Visscher

de burgemeester,

F. van Oosten