Accountantsverslag 2023; Bijlage 4

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 1

Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten Postbus 79 3230 AB BRIELLE

Dordrecht, 12 april 2024 Ref.: 501106/JVDL/JSC

Geacht bestuur,

Overeenkomstig de door u verstrekte opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten (hierna: Streekarchief Voorne-Putten) te Brielle gecontroleerd. In deze rapportage brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Controleprotocol WNT 2023 en het Controleprotocol SAVP 2023 (inclusief normenkader 2023), vastgesteld door het algemeen bestuur op 1 februari 2024. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 8.500. De rapporteringstolerantie voor opname in dit accountantsverslag heeft u vastgesteld op € 20.000. Ontwikkelingen rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording Vanuit de VNG, het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer zijn ontwikkelingen gemeld over de rechtmatigheidsverantwoording, die maken dat de definitieve invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 onzeker is geworden. Als sluitstuk van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moesten nog het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) worden aangepast.

De Algemene Rekenkamer heeft op 6 februari 2024 laten weten fundamentele bezwaren te hebben op de voorgestelde aanpassingen van het BBV en het BADO. Hiermee is het onzeker geworden of BBV en BADO nog tijdig kunnen worden aangepast voor verslagjaar 2023. De VNG heeft het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer opgeroepen om zo snel mogelijk helderheid te geven en de onzekerheid die nu is ontstaan voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen weg te nemen. In hoofdstuk 3.1.2 informeren wij u over de laatste ontwikkelingen en wat dat op dit moment betekent voor de jaarrekening 2023 van Streekarchief Voorne-Putten, de bestuurlijke behandeling daarvan en wat dit betekent voor de afronding van onze controlewerkzaamheden. Aan accountants en ook aan Verstegen is verzocht om te wachten met het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Dit standpunt volgen wij. Wij hebben de jaarrekening 2023 gecontroleerd uitgaande van de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording (alsnog) formeel wordt bekrachtigd en voor verslagjaar 2023 van toepassing wordt verklaard. In dit accountantsverslag gaan wij daarvan eveneens uit. De controle 2023 hebben wij Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 2

conform de afspraken en kaders met uw organisatie uitgevoerd en hebben wij voor zover mogelijk afgerond. Het is de verantwoordelijkheid van de directeur-streekarchivaris van Streekarchief Voorne-Putten om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Wet Normering Topinkomens (WNT) en de daarop berustende bepalingen. De directeur-streekarchivaris is tevens verantwoordelijk voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. De directeur-streekarchivaris heeft in de jaarrekening 2023 onder hoofdstuk 2.3.8 de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en heeft in de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag onder hoofdstuk 1.2.4 de belangrijkste bevindingen, afwijkingen en verbeterpunten nader toegelicht. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening te verstrekken. De controle is op 12 april 2024 afgerond en wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid te verstrekken bij de jaarrekening 2023. Dit onder het voorbehoud dat deze jaarrekening op 18 april 2024 ongewijzigd en definitief wordt vastgesteld door het algemeen bestuur.

De concepttekst van onze controleverklaring kunnen wij u gelet op de hiervoor genoemde ontwikkelingen onder “Ontwikkelingen rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording“ nog niet verstrekken. De definitieve controleverklaring zullen wij afgeven nadat wij de ondertekende jaarrekening hebben ontvangen. Wij zullen vervolgens een ondertekende controleverklaring toevoegen aan de ondertekende jaarrekening. Daarnaast zullen wij een ‘was-getekend’ controleverklaring toevoegen aan de ‘wasgetekend’ versie van de jaarrekening. In het geval dat de door ons gecontroleerde jaarrekening nog wordt gewijzigd, verzoeken wij u om zo snel mogelijk contact met ons op te nemen over de dan ontstane situatie. Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend bedoeld is om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Belanghebbenden kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportage(s) voor hun beoordeling van de financiële stand van zaken van Streekarchief Voorne-Putten en van de risico’s in de bedrijfsvoering. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader toe te lichten in de bestuursvergadering van 18 april 2024. Met vriendelijke groet,

drs. J. Schot RA

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 3

INHOUDSOPGAVE 1.

2.

Onze belangrijkste boodschappen aan Streekarchief Voorne-Putten ........................................... 5 1.1.

Algemeen ..................................................................................................................................................... 5

1.2.

Interne beheersing....................................................................................................................................... 8

Vermogen, resultaat en continuïteit ........................................................................................... 8 2.1.

3.

4.

5.

Analyse vermogen, resultaat en continuïteit............................................................................................... 8

Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 2023 .................................................... 9 3.1.

Rechtmatigheid ............................................................................................................................................ 9

3.2.

WNT-verantwoording ................................................................................................................................ 13

Overige onderwerpen............................................................................................................... 13 4.1.

Naleving wet- en regelgeving .................................................................................................................... 13

4.2.

Automatisering .......................................................................................................................................... 14

4.3.

Frauderisicobeheersing ............................................................................................................................. 14

4.4.

Onafhankelijkheid ...................................................................................................................................... 14

Slot .......................................................................................................................................... 15

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 4

1. Onze belangrijkste boodschappen aan Streekarchief Voorne -Putten 1.1. 1.1.1.

Algemeen Opdrachtbevestiging In onze opdrachtbevestiging van 8 september 2023 hebben wij de tussen Streekarchief Voorne-Putten en Verstegen accountants en adviseurs gemaakte afspraken ten aanzien van het controleren van de jaarrekening 2023 bevestigd. Wij verwijzen naar deze schriftelijke opdrachtbevestiging.

1.1.2.

Materialiteit, normen kader en rapporteringstolerantie Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening 2023 als geheel vastgesteld op € 8.500. De berekening hebben wij verricht conform het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en de op 1 februari 2024 door het algemeen bestuur vastgestelde Controleprotocol SAVP 2023 (inclusief normenkader), gebaseerd op 1% van de totale werkelijke lasten over 2023 inclusief de toevoegingen aan de reserves. De rapporteringstolerantie voor dit accountantsverslag is overeenkomstig uw Controleprotocol SAVP 2023 vastgesteld op € 20.000. Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Met ingang van verslagjaar 2023 geeft de directeur-streekarchivaris een rechtmatigheidsverantwoording, voor het eerst bij de jaarrekening 2023.

Voor de controle van de jaarrekening 2023 heeft u in uw Controleprotocol SAVP 2023 (inclusief normenkader), Financiële verordening 2023 en in uw Controleverordening 2023 hierover afspraken gemaakt. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met: • Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden; en • Het Controleprotocol WNT 2023 Wij baseren onze controleopdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in: • de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de normen afkomstig van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO), allen in aangepaste vorm voor de rechtmatigheidsverantwoording; • de geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV, vanwege de rechtmatigheidsverantwoording; • Controleprotocol SAVP 2023 (inclusief normenkader), vastgesteld door het algemeen bestuur op 1 februari 2024 en uw eigen verordeningen, kaders en afspraken.

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 5

1.1.3.

De jaarrekening De jaarrekening 2023 van Streekarchief Voorne-Putten is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT). Belangrijke ontwikkelingen en achtergronden met betrekking tot de posten in de jaarrekening zijn duidelijk en volledig toegelicht in de jaarrekening.

1.1.4.

Het jaarverslag Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken 2023 van Streekarchief Voorne-Putten andere informatie, die bestaat uit: Programmaverantwoordingen (hoofdstuk 1.1) Paragrafen (hoofdstuk 1.2) Overige gegevens (hoofdstuk 3) Wij hebben de overige informatie gelezen en vastgesteld dat de daarin opgenomen informatie niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten uit het BBV en de Nederlandse Standaard 720 Nadere Voorschriften Controlestandaarden en de verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het jaarverslag en andere informatie mag geen ander beeld oproepen bij de lezer dan de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag 2023 van Streekarchief Voorne-Putten de vereiste informatie in voldoende mate weergeeft en niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen.

1.1.5.

Goedkeurende controleverklaring getrouwheid Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van Streekarchief Voorne-Putten afgerond. Wij geven bij de jaarrekening 2023 een goedkeurende controleverklaring af voor getrouwheid. Dit onder het voorbehoud dat deze jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het algemeen bestuur op 18 april 2024. De accountantscontrole over verslagjaar 2023 leidt hiermee indirect tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording.

1.1.6.

Rechtmatigheidsverantwoording In hoofdstuk 2.3.8 van de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording over 2023 van de directeur-streekarchivaris opgenomen. De directeur-streekarchivaris heeft conform het door het algemeen bestuur vastgestelde Controleprotocol SAVP 2023 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves als verantwoordingsgrens (€ 17.060) gehanteerd. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat er rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden boven deze verantwoordingsgrens zijn geconstateerd.

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 6

In de paragraaf bedrijfsvoering (hoofdstuk 1.2.4 van het jaarverslag 2023) is een nadere toelichting opgenomen ten aanzien van de rechtmatigheid en zijn individuele rechtmatigheidsfouten en/of rechtmatigheidsonduidelijkheden boven de door het algemeen bestuur vastgestelde rapportagegrens van € 17.060 (ook 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves) toegelicht. In hoofdstuk 3.1.4 hebben wij onze bevindingen bij de rechtmatigheidsverantwoording nader uitgewerkt. Op grond van onze controle zijn wij van oordeel dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. 1.1.7.

Het verloop van onze controlewerkzaamheden Wij hebben onze controlewerkzaamheden uitgevoerd overeenkomstig de tussen Streekarchief Voorne-Putten en Verstegen opgestelde opdrachtbevestiging. Ter ondersteuning daarvan zijn vooraf risicoanalyses opgesteld en werkafspraken gemaakt. Met betrekking tot het controleproces constateren wij het volgende: De concept-jaarrekening 2023 was bij aanvang van onze jaarrekeningcontrole op 5 februari jl. gereed en van goed niveau. De rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering zijn nieuw in de jaarstukken 2023. Streekarchief Voorne-Putten en Verstegen hebben onderling intensief samengewerkt met als resultaat dat de interne en externe rechtmatigheidscontrole kon worden uitgevoerd en de rechtmatigheidsverantwoording voldoet aan de daaraan gestelde eisen. De jaarrekening heeft door uw organisatie prioriteit gekregen en de jaarrekeningcontrole heeft u goed voorbereid. De samenwerking tussen uw organisatie en Verstegen is wederom goed, prettig en constructief verlopen. De dossiervorming als basis voor onze controle was goed op het moment van start van onze controle. Vragen en opmerkingen die wij hadden zijn goed en tijdig beantwoord. Het onderwerp rechtmatigheid en specifiek de rechtmatigheidsverantwoording heeft een groot beslag op uw en onze capaciteit gelegd.

Dit valt buiten de invloedsfeer van Streekarchief Voorne Putten. De wederzijdse afspraken over planning en afronding en uw en onze extra inspanningen hebben ertoe geleid dat de controle binnen de bestuurlijke planning kon worden afgerond. Behoudens onduidelijkheid over rechtmatigheidsverantwoording, buiten de invloedsfeer van Streekarchief Voorne-Putten. Onze controlewerkzaamheden zijn intensiever geweest en hebben ook meer tijd gekost dan vooraf overeengekomen. De extra werkzaamheden en de bijbehorende controlekosten zullen wij aan het management overleggen en vervolgens een voorstel doen om de aanvullende tijdbesteding in rekening te brengen. Wij zijn, rekening houdend met het vorenstaande, van mening dat onze gerealiseerde tijdsbesteding en de door ons gerealiseerde controlewerkzaamheden voldoende zijn voor een kwalitatief toereikende uitvoering van onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende controle- en overige standaarden (COS).

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 7

1.2.

Interne beheersi ng Vanuit onze controleopdracht hebben wij de kwaliteit beoordeeld van de interne beheersingsmaatregelen die een directe relatie hebben met de jaarrekening van Streekarchief Voorne-Putten. Wij vinden dat er binnen Streekarchief Voorne-Putten – rekening houdend met de aard en omvang van de (administratieve) organisatie – geen sprake is van belangrijke tekortkomingen in de interne beheersingsmaatregelen rond de financiële verslaglegging.

2. Vermogen, resultaat en continuïteit 2.1.

Analyse vermogen, resultaat en continuïtei t Het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV) is voor Streekarchief VoornePutten het geldende verslaggevingsstelsel. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Het is niet toegestaan baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen te muteren. Mutaties in het eigen vermogen vinden plaats op basis van besluitvorming door het algemeen bestuur. De door ons gecontroleerde jaarrekening 2023 geeft een eigen vermogen aan per 31 december 2023 van € 638.374 (2022: € 649.889) en een voordelig resultaat na mutaties in de reserves over 2023 van € 13.982 (2022: voordelig € 21.790 na mutaties in de reserves). De analyse van het gerealiseerde resultaat (baten en lasten) 2023 ten opzichte van de begroting 2023 is toereikend toegelicht in paragraaf 2.3.3 (Toelichting op het overzicht van baten en lasten) van de jaarrekening 2023. Het Streekarchief Voorne-Putten heeft een sluitende begroting voor de jaren 2024 tot en met 2027 (vastgesteld door het algemeen bestuur op 24 augustus 2023). Er is sprake van repressief begrotingstoezicht door financieel toezichthouder de provincie ZuidHolland. De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling.

De directeurstreekarchivaris en het algemeen bestuur van Streekarchief Voorne-Putten bevestigen dat er geen twijfel bestaat ten aanzien van de financiële omvang van het vermogen van Streekarchief Voorne-Putten om de continuïteit te waarborgen. Wij hebben de continuïteitsveronderstelling als basis voor de jaarrekening 2023 beoordeeld en wij kunnen ons verenigen met de toepassing van de continuïteitsveronderstelling in de jaarrekening.

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 8

3. Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 202 3 3.1.

Rechtmatig heid

3.1.1. Inleiding In eerdere accountantsverslagen hebben wij u geïnformeerd over de rechtmatigheidsverantwoording. Streekarchief Voorne-Putten heeft voldoende geacteerd op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording. Streekarchief Voorne-Putten heeft in de jaarrekening 2023 (hoofdstuk 2.3.8) een rechtmatigheidsverantwoording over 2023 van de directeur-streekarchivaris opgenomen. De rechtmatigheidsafwijkingen (rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden) boven de overeengekomen verantwoordingsgrens worden in de rechtmatigheidsverantwoording benoemd. In de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag (hoofdstuk 1.2.4) heeft de directeur-streekarchivaris een nadere toelichting gegeven over de onderwerpen die de rechtmatigheid raken en op welke wijze de interne beheersing en verbeteracties zijn vormgegeven. 3.1.2. Ontwikkelingen rechtmatigheidsverantwoording Invoeringsdatum rechtmatigheidsverantwoording verslagjaar 2023 Op 27 september 2022 is de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen door de Eerste Kamer. In deze wet is geregeld dat de rechtmatigheidsverantwoording, opgesteld door de directeur-streekarchivaris van Streekarchief Voorne-Putten, onderdeel wordt van de jaarrekening.

Hiermee is de directeur-streekarchivaris zelf verantwoordelijk voor afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur en de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit zou betekenen dat de accountant met ingang van de jaarrekening 2023 alleen een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) als geheel afgeeft. Tot en met 2022 was dat een controleverklaring met een oordeel over zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Wij hebben uw organisatie en het bestuur hierover eerder geïnformeerd. Aanpassing Gemeentewet, geen aanpassing accountantsnormen Inmiddels is de Gemeentewet aangepast aan de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. De verwachting was dat in het voorjaar van 2024 de wijzigingen in de normen voor de accountantscontrole (het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de normen afkomstig van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) in het Staatsblad gepubliceerd zouden worden. Zeer recent is, tegen de verwachtingen in, gepubliceerd dat de Algemene Rekenkamer (AR) fundamentele bezwaren heeft tegen de voorgestelde wijzigingen in het BBV en in het BADO. De (beoogde) wijzigingen zijn derhalve niet definitief en hiermee zijn de verslaggevings- en accountantsnormen BBV en BADO formeel ongewijzigd.

Overleg tussen het Ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer moet uitwijzen of de AR alsnog met de wijzigingen in de verantwoordings- en accountantsnormen kan instemmen. Afhankelijk hiervan kan de rechtmatigheidsverantwoording wel of niet van toepassing worden verklaard met ingang van verslagjaar 2023. Op dit moment is de uitkomst hiervan onzeker.

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 9

Wel een oordeel over rechtmatigheid Gemeenschappelijke regelingen en gemeenten worden op dit moment opgeroepen om de rechtmatigheidsverantwoording wel op te nemen in de jaarrekening. Dit conform besluitvorming door de Eerste Kamer op 27 september 2022 en de door u inmiddels aangepaste en vastgestelde (interne) verordeningen en afspraken die hierover door vertegenwoordigende organen met het algemeen bestuur gemaakt zijn. De accountantscontrole over verslagjaar 2023 leidt uiteraard wel tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, maar de vorm van het accountantsoordeel is nog afhankelijk van de uitkomsten van het overleg tussen het Ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer. Het accountantsoordeel zal daardoor of “indirect” zijn via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording (de beoogde nieuwe situatie met ingang van 2023) of “direct” zijn via een rechtmatigheidsoordeel, zoals dat over de verslagjaren tot en met 2022 is gerapporteerd door de accountant. Helderheid gevraagd De VNG heeft het ministerie van BZK en de AR opgeroepen om zo snel mogelijk helderheid te geven.

Omdat de verslaggevings- en accountantsnormen niet zijn aangepast en accountants hiermee geen formele grondslag hebben voor het kunnen afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023, is aan accountants en ook aan Verstegen verzocht om te wachten met het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en dus ook bij Streekarchief Voorne-Putten. Dit standpunt volgen wij. Wij hebben de jaarrekening 2023 gecontroleerd uitgaande van de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording (alsnog) formeel wordt bekrachtigd en voor verslagjaar 2023 van toepassing zal zijn. 3.1.3. Begrotingsonrechtmatigheid Onderdeel van de (interne) rechtmatigheidscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording is begrotingsrechtmatigheid. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid beoordeelt Streekarchief Voorne-Putten de begrotingsafwijkingen per programma voor zowel de lasten en de baten als de afwijkingen op investeringskredieten. Over 2023 heeft Streekarchief Voorne-Putten volgens de begroting 2023 € 840.128 aan lasten na bestemming begroot tegenover € 853.000 aan werkelijke lasten na bestemming (2022: € 728.648). Aan baten na bestemming heeft Streekarchief Voorne-Putten over 2023 een bedrag geraamd van € 840.128 volgens begroting 2023 tegenover € 866.982 aan werkelijke baten (2022: € 750.438).

Dit betekent een overrealisatie van de lasten en baten in 2023. Streekarchief Voorne-Putten kent één programma (Archieven). Op dit programma is in 2023 sprake van de volgende begrotingsafwijking op de lasten en de baten: Programma LASTEN Programma Archieven

Accountantsverslag 2023

Werkelijk 2023

Begroot 2023

Afwijking begroting 2023

€ 827.949

€ 814.326

+ € 13.623 (overschrijding)

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 10

Programma BATEN Programma Archieven

Werkelijk 2023

Begroot 2023

Afwijking begroting 2023

€ 809.432

€ 786.427

+ € 23.005 (overschrijding)

In 2023 is er geen sprake van (begroting)afwijkingen op investeringskredieten. In november 2023 is door de commissie BBV in de gewijzigde Kadernota Rechtmatigheid 2023 een nadere duiding gegeven aan het begrip Begrotingsonrechtmatigheid: 1. Er is hiervan sprake als de directie bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door het algemeen bestuur vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten per programma of investeringsbudgetten overschrijdt. 2. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door het algemeen bestuur zijn vastgesteld voor het einde van het boekjaar. 3. Bij onderschrijdingen van lasten per programma of investeringskredieten en ook bij lagere/hogere baten per programma dan begroot de begroting niet tijdig* met begrotingswijzigingen is aangepast. Het derde onderdeel is een uitbreiding van het begrip begrotingsonrechtmatigheid. *Hoe niet tijdig wordt geïnterpreteerd, wordt bepaald door de ‘spelregels’ (afspraken) tussen het algemeen bestuur en de directie. De spelregels met betrekking tot het informeren (melden) en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten per programma en investeringsbudgetten (kredieten) en bij lagere/hogere baten per programma ten opzichte van de begroting zijn veelal in de financiële verordening art. 212 Gemeentewet opgenomen.

Streekarchief Voorne-Putten heeft in de geactualiseerde financiële verordening 2023 (vastgesteld door algemeen bestuur op 12 oktober 2023) opgenomen wat in dit opzicht tijdig is. In artikel 4 is opgenomen dat begrotingsafwijkingen (derhalve ook begrotingsonderschrijdingen op de lasten per programma, de begrotingsafwijkingen op de baten per programma en de onderschrijdingen van investeringskredieten niet als ‘begrotingsonrechtmatig’ worden beschouwd als deze afwijkingen door de directeurstreekarchivaris bij de managementrapportage (tussentijdse rapportage) worden gemeld en toegelicht aan het algemeen bestuur. De in bovenstaand overzicht opgenomen begrotingsoverschrijding op de baten van programma Archieven wordt derhalve in 2023 niet als ‘begrotingsonrechtmatig’ aangemerkt, indien de directeur-streekarchivaris de afwijking tijdig heeft gemeld en toegelicht bij de managementrapportage (tussentijdse rapportage) 2023. De directeur-streekarchivaris heeft in de financiële verordening SAVP 2023 echter geen afspraken met het algemeen bestuur gemaakt en vastgelegd over welke begrotingsoverschrijdingen op de lasten per programma en overschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten in 2023 als ‘acceptabele’ begrotingsonrechtmatigheden mogen worden aangemerkt. Dit heeft tot gevolg dat de begrotingsafwijkingen onrechtmatig zijn.

Wij adviseren u om in 2024 alsnog het begrip ‘acceptabel’ nader uit te werken en de financiële verordening van het Streekarchief Voorne-Putten hiermee te actualiseren.

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 11

Voor de melding en nadere toelichting van de begrotingsafwijkingen per programma voor zowel de lasten en de baten verwijzen wij naar uw inhoudelijke analyse in hoofdstuk 2.3.3 (Toelichting op het overzicht van baten en lasten) van de jaarrekening 2023. Streekarchief Voorne-Putten heeft in dit hoofdstuk (2.3.3) en in de rechtmatigheidsverantwoording (hoofdstuk 2.3.8) de begrotingsafwijkingen gewogen en bepaald welke begrotingsafwijkingen rechtmatig (tijdig gemeld) en welke onrechtmatig zijn. De conclusies van Streekarchief Voorne-Putten delen wij. 3.1.4. Rechtmatigheidsafwijkingen 2023 In de rechtmatigheidsverantwoording 2023 in de jaarrekening heeft u de rechtmatigheidsafwijkingen opgenomen en de afwijkingen die daarvoor in aanmerking komen nader toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hieronder hebben wij het kader van het algemeen bestuur voor de (interne) rechtmatigheidscontrole en rechtmatigheidsverantwoording opgenomen waaraan Streekarchief Voorne-Putten moet voldoen. Het kader is uitgebreid met de normen waaraan de accountant moet voldoen.

Onderwerp Totale lasten 2023 Realisatie volgens Jaarrekening 2023 Toevoegingen aan de reserves 2023 Realisatie volgens Jaarrekening 2023 Basis voor berekening goedkeuringstolerantie getrouwheid en verantwoordinggrens rechtmatigheid Accountant Materialiteit BADO voor getrouwheidsfouten Materialiteit BADO voor onzekerheden in de controle Rapporteringstolerantie voor toelichting getrouwheidsfouten en onzekerheden in de controle in het accountantsverslag Rechtmatigheid Verantwoordingsgrens (regulier) voor de financiële rechtmatigheidstoetsing, vastgesteld door het algemeen bestuur Rapporteringsgrens voor individuele rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden in de paragraaf Bedrijfsvoering

Percentage n.v.t.

Bedrag € 828.498

Rechtmatigheidsafwijking Begrotingsoverschrijding lasten Programma Archieven Begrotingsoverschrijding baten Programma Archieven TOTAAL

Onduidelijk -

Onrechtmatig € 13.623

Acceptabel -

-

€ 23.005

-

n.v.t.

€ 24.502

n.v.t.

€ 853.000

1% 3% n.v.t.

€ 8.500 € 25.500 € 20.000

2%

€ 17.060

2%

€ 17.060

€ 36.628

Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 12

3.2.

WNT-verantwoor ding

3.2.1. Controlebevindingen en aanbevelingen Wij hebben de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording 2023 gecontroleerd overeenkomstig de door de minister vastgestelde Regeling controleprotocol WNT 2023. Daarbij zijn door ons geen afwijkingen geconstateerd. 3.2.2. Beperkingen in de rei kwijdte van onze controlewerkzaamheden Het doel van het controleprotocol WNT is om vast te stellen of de bezoldiging van de directie en het bestuur overeenkomt met de bepalingen van de WNT en juist is gepresenteerd in de WNT-verantwoording. Wij kunnen op grond van de uitvoering van het WNT-protocol niet uitsluiten dat er verschillen zijn tussen de uitbetaalde bezoldiging en de daarover gemaakte afspraken tussen het bestuur en de directie. Bijvoorbeeld omdat wij geen weet hebben van een separaat gemaakte bezoldigingsafspraak. Het kan daardoor voorkomen dat de WNT correct is toegepast, terwijl de bezoldiging afwijkt van gemaakte afspraken. Wij hebben hier overigens geen aanwijzingen voor. Deze opmerking vloeit standaard voort uit onze werkzaamheden en de rapportage daarover door de accountant. Als de in de WNT-verantwoording verantwoorde bezoldiging niet overeenkomt met uw beeld van de gemaakte afspraken of met uw eigen administratie, verzoeken wij u ons zo snel mogelijk daarover te informeren. Wij kunnen dan op grond van uw informatie onze controlebevindingen evalueren.

4. Overige onderwerpen 4.1.

Naleving wet- en r egelgeving Bij onze controle van de jaarrekening houden wij rekening met het risico van materiële fouten als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving. Met name richten wij ons daarbij op het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en voor de rechtmatigheidsverantwoording op het op 1 februari 2024 door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader voor financiële rechtmatigheid. Onze controle heeft geen relevante afwijkingen van wet- en regelgeving aan het licht gebracht. Het betrekken van de naleving van wet- en regelgeving bij onze controlewerkzaamheden is overigens gebaseerd op onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 250 van de Controleen Overige Standaarden, waaruit wij citeren: “De accountant dient (…) de controle op te zetten en uit te voeren met een professioneel-kritische instelling voor omstandigheden en gebeurtenissen die twijfel oproepen omtrent de vraag of de entiteit zich houdt aan wet- en regelgeving” en “Echter kan niet worden verwacht dat een controleopdracht zal leiden tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving.”

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 13

4.2.

Automatisering Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze beoordeling van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen Streekarchief Voorne-Putten, voor zover noodzakelijk voor de jaarrekeningcontrole 2023, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader dienen te worden gerapporteerd.

4.3.

Frauderisicobeheersing Ingevolge onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 240 van de Controle- en Overige Standaarden, dient de accountant bij de controle van de jaarrekening een aantal specifiek genoemde procedures uit te voeren, gericht op het risico van fraude. Bij onze controle van de jaarrekening 2023 hebben wij geen aanwijzingen van fraude verkregen die wij op grond van deze regels aan u zouden moeten melden. In onze gesprekken met de organisatie is bevestigd dat er geen fraude heeft plaatsgevonden en ook geen vermoeden is van fraude. Wij constateren dat er in de bedrijfsvoering belangrijke maatregelen zijn getroffen om dergelijke risico’s te beheersen. Deze maatregelen bestaan hoofdzakelijk uit het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden, het realiseren van functiescheiding, procedures, intern toezicht en externe controle. Streekarchief Voorne-Putten kent nog geen geformaliseerde frauderisicoanalyse. Het algemeen bestuur van Streekarchief Voorne-Putten heeft de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de fraudepreventie en fraudebeheersing door de directeurstreekarchivaris. Dit gegeven maakt het voor de directeur-streekarchivaris noodzakelijk om een toereikende frauderisicoanalyse op te stellen en periodiek te actualiseren. Advies is derhalve om de frauderisicoanalyse op te stellen en te formaliseren.

4.4.

Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Daarvoor treffen wij – overeenkomstig onze standaarden en interne kwaliteitsprocedures – diverse maatregelen. Op basis van de uitvoering van deze maatregelen kunnen wij bevestigen dat wij de controleopdracht voor de jaarrekening 2023 van Streekarchief Voorne-Putten op onafhankelijke wijze hebben kunnen uitvoeren en afronden. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2023 hebben wij geen werkzaamheden verricht naast onze controlewerkzaamheden voor de jaarrekening en de direct daaruit voortvloeiende ondersteuning en advisering over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 14

4.5.

Verwerki ng van g econstateerde afwijkingen Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn naar aanleiding van onze controle de volgende materiële correcties doorgevoerd in de jaarrekening 2023: Vorming van de voorziening voor verlofsparen ten bedrage van € 18.431. Onttrekking aan algemene reserve ten bedrage van € 50.000 voor dekking uitgaven externe expertise plannen nieuwe huisvesting (bedrag conform begroting 2023). Toevoeging aan algemene reserve ten bedrage van € 17.302 voor restbedrag (exploitatieruimte) indexatie (bedrag conform begroting 2023). Er hebben naar aanleiding van onze controle correcties plaatsgevonden in de jaarstukken, dit betroffen naast de cijfermatige correcties, tekstuele aanpassingen zoals aanpassingen met betrekking tot presentatie-, rubricerings- en toelichtingsvereisten van het BBV, begrotingsrechtmatigheid, de rechtmatigheidsverantwoording en de paragraaf Bedrijfsvoering. Inhoudelijk zijn er over de jaarrekening 2023 en de doorgevoerde correcties geen meningsverschillen geweest met uw organisatie. Naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden resteren er geen ongecorrigeerde getrouwheidsfouten en onzekerheden in de controle groter dan de rapporteringstolerantie van € 20.000 en de goedkeuringstoleranties van € 8.500 (voor fouten) en € 25.500 (voor onzekerheden).

Hierdoor is de strekking van de controleverklaring 2023 goedkeurend voor getrouwheid.

5. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen en u van dienst te zijn geweest met de vermelde ontwikkelingen en aanbevelingen.

Accountantsverslag 2023

GR Streekarchief Voorne-Putten

Pagina 15