Aanvullend memo - Herziening GR Syntrophos n.a.v. cie Bestuur 09-06-2026

Memo aan

van

De gemeenteraad

Het college van B&W

datum

pagina

17 juni 2026

1 van 5

Aanvullende memo - GR Syntrophos - Herziening Inleiding De commissie bestuur heeft zich op 9 juni jl. gebogen over het voorstel ‘Herziening Gemeenschappelijke Regeling (GR) Syntrophos’. Hoewel de commissieleden de ontwikkeling lijken te onderschrijven, wordt geconstateerd dat op een aantal onderdelen nog onvoldoende duidelijkheid bestaat. Naar aanleiding van de bespreking in de commissie is onderhavige memo opgesteld om vragen en onduidelijkheden ten aanzien van proces, personeel en financiën nader toe te lichten. Proces Het proces om te komen tot een definitieve herziening van de GR Syntrophos, kent vier sporen: 1. Het treffen van de GR a. Zienswijzeprocedure – gemeenteraad b. Toestemmingsprocedure – gemeenteraad c. Treffen van de gemeenschappelijke regeling – college van B&W 2. Uitwerking Organisatie- en personele consequenties - college van B&W 1. Zienswijze- en toestemmingsprocedure Syntrophos is een bedrijfsvoeringsorganisatie en daarmee een collegeregeling. Dat betekent dat de colleges de regeling treffen en wijzigen. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt de raad wel op twee manieren in positie gebracht: eerst via de zienswijzeprocedure op de ontwerpregeling en later via het toestemmingsrecht. a. Zienswijzeprocedure De ontwerpregeling wordt voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van beide gemeenten (Nissewaard en Voorne aan Zee).

Dit is het moment waarop de gemeenteraden de wensen en bedenkingen mee kunnen geven aan de colleges. De zienswijze heeft geen aanleiding gegeven tot aanpassing van de ontwerpregeling. Met het raadsvoorstel en deze memo wordt de raad geadviseerd bij wijze van zienswijze een positief oordeel te geven op het ontwerp. Na de zienswijzeprocedure zal het college aan de gemeenteraad toestemming vragen voor het wijzigen van de gemeenschappelijk regeling (zie spoor 1b). Tegelijkertijd gaan de colleges aan de slag met het ontwerp Sociaalplan, Inrichtingsplan en Transitieplan (zie spoor 2).

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

17 juni 2026

pagina

2 van 5

betreft

Aanvullende memo – GR Syntrophos herziening

b. Toestemmingsprocedure Op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) is het college bevoegd tot het wijzigen van de huidige gemeenschappelijke regeling. De wijziging gaat echter niet eerder in, dan na verkregen toestemming van de gemeenteraad. De raad kan de toestemming, waarvoor zij in principe dertien weken de tijd heeft, alleen weigeren wanneer zij het ontwerp in strijd met de wet of het algemeen belang acht. Aan de verleende toestemming kunnen geen verdere voorwaarden worden verbonden. c. Treffen van de Gemeenschappelijk Regeling Na verkregen toestemming van de gemeenteraden, zullen de colleges het besluit nemen tot het treffen van de herziene regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos 2027. 2. Uitwerking Organisatie- en personele consequenties Deze fase bestaat uit de volgende processtappen: a.

Inrichting van Bijzonder Lokaal Overleg (BLO) Er wordt formeel een BLO ingesteld waarin een werkgevers en werknemersvertegenwoordiging (van de gemeenten en Syntrophos) aan tafel zitten met de vakbonden.

b. Opstellen en vaststellen Sociaal Plan Eerst moeten de kaders voor het personeel duidelijk zijn. In het BLO maken de werkgevers en vakbonden afspraken over de inhoud van het Sociaal Plan (inclusief het plaatsingsprotocol en de ‘mens volgt taak’-regels). Pas wanneer er een akkoord is, stellen de colleges en het DB van de GR het Sociaal Plan formeel vast. c. Opstellen concept Inrichtings- en Transitieplan Zodra het Sociaal Plan akkoord bevonden is, worden de organisatiewijzigingen concreet ingekleurd. Het concept inrichtings- en transitieplan bevat de nieuwe formatie van de herziene GR Syntrophos en de twee gemeenten: de verdeling van de taken, welke functies naar welke gemeente overgaan (op basis van het Sociaal Plan) en de financiële paragraaf. d. Voorgenomen besluitvorming over het inrichtingsplan Het Dagelijks Bestuur van de GR en de colleges van de ontvangende gemeenten nemen een voorgenomen besluit om dit inrichtingsplan goed te keuren. Dit voorgenomen besluit is voorwaardelijk om de medezeggenschap officieel te kunnen opstarten. e. Advisering OR over het inrichtingsplan Een formele adviesaanvraag wordt ingediend bij de Ondernemingsraden (OR).

De OR van de GR krijgt een adviesaanvraag op grond van Artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) vanwege de beëindiging van de werkzaamheden en de overdracht van de onderneming, de OR’en van de twee ontvangende gemeenten krijgen een adviesaanvraag omdat hun organisaties ingrijpend veranderen en uitbreiden door de komst van nieuwe taken en teams. De Ondernemingsraden beoordelen het plan (vaak na overlegvergaderingen met de bestuurders) en brengen hun formele, schriftelijke advies uit. f.

Behandeling van het inrichtingsplan in het BLO Het inrichtingsplan wordt voorgelegd aan het BLO van de gemeenten om te toetsen of de formatie-uitbreiding en plaatsing volgens de regels van het Sociaal Plan verlopen.

datum

17 juni 2026

pagina

3 van 5

betreft

Aanvullende memo – GR Syntrophos herziening

Zorgvuldige besluitvorming In het huidige raadsvoorstel zijn de financiële en personele gevolgen nog niet volledig uitgewerkt. Deze memo verduidelijkt de verantwoordelijkheid van raad en college in dit proces. Transparantie De bijlagen 3 tot en met 7 bij het raadsvoorstel zijn op uw verzoek toegevoegd aan de stukken. Continuïteit bedrijfsvoering Continuïteit van de bedrijfsvoering staat bij de transitie naar een herziene GR voorop. Bedrijfsvoeringstaken (werkplekbeheer, technische infrastructuur en operationele cybersecurity) blijven bij de GR Syntrophos. Met de herziening krijgen de gemeenten bovendien meer regie op contractmanagement (inkoop en rechtmatigheid). Er kan sneller en gerichter worden geacteerd (denk aan besluiten om contracten te harmoniseren en op te zeggen) en daarmee op financiën. Effectmeting De concrete effecten van de herziening zullen gemeten/inzichtelijk worden op het niveau van kwaliteit en kosten. Voor wat betreft de kwaliteit van de GEO-taken, zullen resultaten gemonitord worden via de ENSIA-methode (ENSIA rapportage BAG, BGT en BRO) 1. Voor de monitoring van de kosten, wordt verwezen naar het volgende onderdeel. Personeel De huidige regeling kent een grote bestuurlijke component, wat maakt dat besluiten minder voortvarend tot stand komen.

Door het mandateren van een deel van de bestuurlijke bevoegdheden aan de gemeentesecretarissen, kunnen de overlegstructuur en het besluitvormingsproces worden vereenvoudigd en kan daarmee de slagvaardigheid worden vergroot. Benadrukt wordt dat het hier gaat om het mandateren van bestuurlijke bevoegdheden aan de gemeentesecretarissen. Dit heeft geen invloed op de directe aansturing van het personeel van Syntrophos. Deze beslissing over de wijziging van de GR behoort tot het politiek domein en valt onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde bestuursorganen. De OR heeft op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) geen adviesrecht over die politieke besluitvorming als zodanig, maar uitsluitend over besluiten die zien op de regeling van de personele gevolgen daarvan. Desondanks begrijpt het college dat de voorgenomen wijziging vragen oproept bij medewerkers. Gevolgen mandateren van bevoegdheden Tijdens de commissievergadering is de vraag gesteld hoe rolzuiverheid en bewaking van de voorgang in de volgende fase gewaarborgd worden. In dit kader wordt opgemerkt dat de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten, die formeel gezamenlijk de rol van ambtelijk opdrachtgever van de strategische heroriëntatie hebben, toezicht houden op een zorgvuldig verloop van de transitiefase inclusief het bewaken van de voortgang.

Daarnaast wordt opgemerkt dat, met het aanpassen van de GR, ruimte gecreëerd wordt om de mandatering op de gewenste wijze in te kunnen richten. Dit heeft geen betrekking op de dagelijkse aansturing van de medewerkers van Syntrophos. Dit blijft een bevoegdheid van de 1

De ENSIA-methode wordt gebruikt door gemeenten, provincies, waterschappen en enkele onderdelen van de rijksoverheid. Het proces sluit aan op de gemeentelijke Planning & Control-cyclus en maakt het mogelijk dat het college van burgemeester en wethouders het gesprek voert over informatiebeveiliging en risicogerichte verbeteringen doorvoert. De rapportage toetst of de organisatie voldoet aan de BIO-normen en beoordeelt zowel opzet, bestaan als werking van de beveiligingsmaatregelen.

datum

17 juni 2026

pagina

4 van 5

betreft

Aanvullende memo – GR Syntrophos herziening

directeur (in de toekomst: de manager) van de GR Syntrophos. De, in dit kader door de OR, geuite zorg over een mogelijke dubbele loyaliteit aan de zijde van de gemeentesecretarissen, deelt het college dan ook niet. Oog voor de medewerkers Tijdens de commissievergadering wordt aandacht gevraagd voor het belang van de medewerkers, vertaald in een zorgvuldig proces. Het college onderschrijft het belang en ziet Syntrophos en haar medewerkers als een verlengde van de eigen organisatie. In de afgelopen periode zijn de OR en de medewerkers van Syntrophos meegenomen in de verkenning van de strategische heroriëntatie. Als vanzelfsprekend zal ook bij de uitwerking van de herziening (spoor 2) de geldende medezeggenschapsprocedure worden gevolgd. Dit houdt concreet in dat er gesprekken worden gevoerd met OR, medewerkers en vakorganisaties en de OR uiteindelijk om advies zal worden gevraagd. Het college waardeert het dat de OR de moeite heeft genomen om zijn zorgen en aandachtspunten onder de aandacht van uw raad te brengen. Ondanks dat de brief van de OR van 27 mei jl. (zie bijlage 8 raadsvoorstel) is gericht aan de raad, hebben de colleges van de deelnemende gemeenten gezamenlijk het initiatief genomen om daar een reactie op te geven (zie bijlage 9 raadsvoorstel). Financiën Het uitgangspunt voor de herziening is budgetneutraliteit.

Taken, medewerkers, contracten en bijbehorende budgetten verplaatsen samen. Er wordt dus geen structurele besparing ingeboekt met de nieuwe inrichting. Op middellange termijn moet de nieuwe werkwijze wel tot doelmatiger processen en betere kwaliteit leiden. Denk aan minder dubbeling, een passende overhead, betere contractsturing, meer efficiency bij de uitvoering van de GEO-taken en een betere prioritering van projecten en investeringen. Eventuele financiële voordelen worden pas opgenomen wanneer zij aantoonbaar en structureel zijn. De financiële gevolgen van de herziening zullen de komende periode inzichtelijk worden gemaakt. Deze zullen via een definitieve begrotingswijziging aan uw raad ter besluitvorming worden aangeboden. Transparantie De raad heeft aangegeven meer grip te willen op de ICT/IV kosten. Dit is mede de aanleiding geweest tot het uitvoeren van een strategische heroriëntatie op de organisatie van ICT/IV in het algemeen en de GR in het bijzonder. Vanuit de commissie wordt de zorg geuit dat met het terughalen van taken naar de gemeenten, de ICT/IV kosten minder eenvoudig te monitoren zijn. In de begroting en jaarrekening zal in de paragraaf bedrijfsvoering een kopje ICT/IV kosten worden toegevoegd, waardoor in één oogopslag de totale kosten zichtbaar zullen zijn. Tot slot We benadrukken nogmaals dat de herziening van de GR geen doel op zich is.

De digitale transitie is geen keuze meer, maar een noodzakelijke ontwikkeling voor ons als gemeente. Onze inwoners en ondernemers verwachten toegankelijke, snelle en betrouwbare dienstverlening. Tegelijkertijd nemen maatschappelijke opgaven toe en worden de eisen die gesteld worden aan veiligheid, transparantie en gegevensuitwisseling steeds hoger. Om ook in de toekomst onze publieke taken effectief, efficiënt

datum

17 juni 2026

pagina

5 van 5

betreft

Aanvullende memo – GR Syntrophos herziening

en kwalitatief goed te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk dat we onze processen, dienstverlening en organisatie verder digitaliseren. De digitale transitie stelt ons in staat om wendbaar te blijven, publieke waarde te vergroten, de dienstverlening aan inwoners en ondernemers toekomstbestendig te maken en de kosten daarvan beheersbaar te houden. Dit vraagt om een governance waarin bestuurlijke verantwoordelijkheid, ambtelijk opdrachtgeverschap, financiële sturing en operationele uitvoering helder van elkaar zijn onderscheiden.