63. Verslag gemeentearchivaris archief- en informatiebeheer Nissewaard 2024 - bijlage 2

Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Nissewaard over het jaar 2024

Uitgevoerd door de archiefinspectie Voorne-Putten A.L.J. van den Berg BSc., archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Nissewaard, drs. A.A. van der Houwen

25 februari 2025

1

Inhoud 1.

Inleiding en verantwoording............................................................................................. 3

1.1

Archiefwet 1995 ................................................................................................................ 3

1.2

Zorg en beheer .................................................................................................................. 3

1.3

Toezicht en verantwoording ......................................................................................... 3

1.4

Archief KPI's........................................................................................................................ 3

1.5

Uitvoering toezicht ........................................................................................................... 4

2. Verslag............................................................................................................................................. 5 KPI-1 Lokale regelgeving ........................................................................................................... 5 KPI-2 Mensen en middelen ....................................................................................................... 6 KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................ 6 KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht ............................................................................. 8 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden ......................................................................................................................... 9 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden .............................................................................................................. 10 KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden ..................................................................... 11 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ...................... 11 3.

Bevindingen .......................................................................................................................... 12

3.1 Conclusie ................................................................................................................................ 12 3.2 Verbeterpunten .................................................................................................................... 12 3.3 Aanbevelingen ...................................................................................................................... 12 Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden ............................................................................................. 14

2

1.

Inleiding en verantwoording

1.1

Archiefwet 1995

Een betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van een overheidsorganisatie. Archieven worden gevormd ter ondersteuning van haar werk, als bewijs ter verantwoording van haar handelen tegenover de burger en op termijn als cultuurhistorisch geheugen van de samenleving. De Archiefwet 1995 en haar nadere regelgeving regelt de archiefzorg en het archiefbeheer bij de overheid. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

1.2

Zorg en beheer

Het college van burgemeester en wethouders van Nissewaard is als zorgdrager verantwoordelijk voor de gemeentelijke informatiehuishouding. De verantwoordelijkheid betreft het beheer van zowel analoge als digitale informatie vanaf het moment van ontvangst of opstellen tot aan het moment dat de informatie is vernietigd of voor blijvende bewaring naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats is overgebracht. De landelijke en lokale wet- en regelgeving vormen het kader van dit beheer. Nissewaard is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, gevestigd te Brielle. Aan de archivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. In de GR is ook de aanwijzing van de archiefbewaarplaats vastgelegd1. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vormen samen de basis hoe aan de uitvoering van de Archiefwet vorm wordt gegeven. Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen, vastgelegd in papieren en digitale documenten en registraties geborgd.

1.3

Toezicht en verantwoording

Het toezicht op het archief- en informatiebeheer is, op grond van artikel 32, 2e lid, Archiefwet 1995 en artikelen 5, lid 1b en 12, lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, belegd bij de gemeentearchivaris. In artikel 5 van de Archiefverordening is bepaald dat burgemeester en wethouders tenminste een maal per jaar verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de uitoefening van de zorg voor de archieven van de gemeente Nissewaard 2.

1.4

Archief KPI's

Namens de gemeentearchivaris oefent de archiefinspecteur toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten, en geeft advies op het terrein van de zorg. Via een achttal Kritische Prestatie Indicatoren Archief (KPI's)3 neemt de inspecteur tijdens inspectieonderzoeken ook aspecten mee van de zorg voor archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De KPI’s zijn een instrument om te toetsen of de gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten. De invulling van dit raamwerk geeft de gemeente inzicht in de kwaliteit van haar informatiehuishouding. De rapportage aan de hand van de Archief KPI's dient drie doeleinden: horizontale verantwoording tussen college en raad, algemene informatievoorziening richting de burger en verticale informatievoorziening ten behoeve van de Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland.

1

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-309852.html Archiefverordening Nissewaard 2015 en Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. 3 Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG, geactualiseerd april 2020. 2

3

De Archief KPI's bevatten de volgende acht hoofdelementen: 1. Lokale regelgeving; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7. Overbrenging van archiefbescheiden; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden.

1.5

Uitvoering toezicht

Jaarlijks wordt een verslag uitgebracht met gebruikmaking van de Archief KPI's om inzicht te geven in (de ontwikkeling)van de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente en de mate waarin zij aan de archiefwettelijke eisen blijft voldoen. Dit verslag is tot stand gekomen aan de hand van gesprekken met diverse medewerkers van de gemeente en de bevindingen en observaties van de archiefinspecteur4.

4

Er is in de loop van het afgelopen jaar in diverse gremia gesproken of contact geweest met verschillende medewerkers waaronder de opeenvolgende (interim) teamleiders Informatievoorziening, de interim coördinator Informatiebeheer, de projectleider (interim) WOO, diverse interne (interim) projectleiders, de interim beleidsadviseur Informatiebeheer, de Informatiebeheerders en enkele functioneel applicatiebeheerders.

4

2. Verslag KPI-1 Lokale regelgeving Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer De archiefvorming van gemeenten valt onder de Archiefwet 1995. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. De huidige archiefverordening van de gemeente Nissewaard is op 2 mei 2015 in werking getreden 5. Het college van Gedeputeerde Staten heeft daarvan kennis genomen. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen en is op 26 mei 2015 door het college vastgesteld6. De Verordening en het Besluit Informatiebeheer zijn na de samenvoeging van de voormalige gemeenten Bernisse en Spijkenisse vastgesteld. Deze beginnen te verouderen en wijken af van de modellen die hiervoor beschikbaar zijn gesteld door de VNG 7. Met de gemeente is afgesproken dat bij de invoering van de nieuwe Archiefwet de verordening en het bijbehorende besluit vernieuwd zullen worden. Beleid In de loop van het jaar is er door medewerkers van de gemeente gewerkt aan beleidskaders informatiebeheer ter aanvulling van al bestaande regelgeving. Deze kaders zijn nog niet formeel vastgesteld. Strategisch Informatie Overleg (SIO) De gemeente beschikt nog niet over een Strategisch Informatie Overleg (SIO).

Juist dit gremium kan ingezet worden om alle betrokken partijen op de hoogte te houden. Zo kan het Streekarchief via dit overleg haar adviesfunctie goed uitvoeren en kunnen alle betrokken partijen elkaar op de hoogte houden van wat er speelt op het gebied van informatiebeheer binnen de gemeente Nissewaard. Het instellen van een SIO is cruciaal voor het uitvoeren van het informatiebeheer in de toekomst. Om dit SIO mogelijk te maken is het belangrijk om ook op tactisch niveau alle spelers op informatiegebied bij elkaar te brengen. Hierbij valt te denken aan adviseurs op het gebied van AVG, informatiebeveiliging, informatiemanagement, informatievoorziening, Informatiebeheer, Wet Open Overheid e.d. Een dergelijk overleg heet een Tactisch Informatieoverleg (TIO) en kan zorgen voor een goede onderlinge samenhang om de gemeentelijke Informatiehuishouding op een hoger plan te krijgen. Besluiten die door het SIO genomen moeten worden kunnen in het TIO worden voorbereid. Daarnaast kunnen alle voorkomende zaken op informatiegebied in het TIO behandeld worden. Overzicht gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen en uitbesteden archiefbeheerstaken De gemeente Nissewaard participeert in diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Een overzicht hiervan is te vinden in de begroting op de website van de gemeente8.

Er is echter geen inzicht welke regelingen, samenwerkingsverbanden en andere partijen archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren. Ook is niet duidelijk of alle overeenkomsten een archiefparagraaf bevatten. Omdat het College van B&W van Nissewaard vanuit de Archiefwet 1995 wel verantwoordelijk blijft voor de gemeentelijke informatie die dergelijke partijen verwerken is overzicht en sturing hierop dringend gewenst.

5 6

http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR440682.html http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR447659.html

https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/nieuws/modelarchiefverordening-2017-aangepast 7

8

5

https://nissewaard.begroting-2023.nl/p17669/inleiding

KPI-2 Mensen en middelen Het informatiebeheer in de organisatie is ondergebracht bij het team Informatievoorziening. Dit team is onderdeel van de eenheid Control & Informatie en bestaat uit ongeveer 40 medewerkers. Bij dit team zijn alle functionarissen die te maken hebben met de gemeentelijke informatievoorziening ondergebracht. Per 1 november 2024 is het team gesplitst in twee teams; Informatievoorziening beheer en Informatievoorziening advies. Informatievoorziening beheer bestaat nu uit 27 medewerkers. Hierin zijn de informatiebeheerders en de (functioneel) applicatiebeheerders gepositioneerd. In het team informatievoorziening Advies zijn adviseurs en projectleiders op het gebied van informatievoorziening en – management, informatiebeveiliging en privacy werkzaam. Voor dit verslag wordt verder gefocust op Informatievoorziening beheer. De bezetting van het onderdeel informatiebeheer van het team bleef ook in 2024 nog steeds een zeer belangrijk punt van aandacht. Aan het begin van het jaar nam één informatiebeheerder afscheid, vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd, waardoor er nog maar één informatiebeheerder (minder dan 1fte) bij het team Informatie Voorziening overbleef. Deze medewerker kreeg tevens de functie van kwaliteitsmedewerker, zodat deze feitelijk twee functies tegelijk moest uitvoeren.

Daarnaast moesten ook nog taken die bij een adviseur informatiebeheer hoorden worden uitgevoerd. In het eerste half jaar van 2024 was een interim adviseur werkzaam, die echter na een aantal maanden alweer vertrok naar een functie elders. Deze rol is verder in 2024 niet meer ingevuld. Pas in de tweede helft van 2024 kon een nieuwe informatiebeheerder via een interne wervingsprocedure aangesteld worden. Een tweede informatiebeheerder volgde pas in het late najaar. In december 2024 bestond het team informatiebeheer uit twee informatiebeheerders en één kwaliteitsmedewerker9. Omdat de nieuwe informatiebeheerders nog moesten worden ingewerkt en de adviesrol niet was ingevuld, blijft de werkdruk hoog en kunnen maar een deel van de taken goed worden uitgevoerd. Feitelijk draaide het informatiebeheer een groot deel van 2024 maar op één medewerker. Het spreekt voor zich dat dit een onwenselijke situatie is. Hoewel ongetwijfeld in 2025 de gemeente zal trachten om een en ander weer op niveau te brengen. Zal het waarschijnlijk nog lang duren voordat de achterstand die nu ontstaan is, weer ingehaald is. Voor een goede Informatiehuishouding zou het team informatiebeheer uit zeker 9 medewerkers moeten bestaan 10.

KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Archiefruimte De archiefruimte van de gemeente bevindt zich in de kelder van het gemeentehuis aan de Raadhuislaan 106 te Spijkenisse. Deze ruimte is in 2019 geïnspecteerd. Op basis van de gehouden inspectie kon geconstateerd worden dat de archiefruimte niet voldeed aan de eisen van de Archiefregeling. Het inspectierapport bevatte naast de vastgestelde conclusies ook aanbevelingen en verbeterpunten. In de afgelopen jaren zijn diverse aanbevelingen en verbeterpunten uit dit inspectierapport opgepakt. Wel staan nog punten open waaronder het plaatsen van de juiste brandblusmiddelen, het op orde brengen van de klimaatomstandigheden en het installeren van permanente meetapparatuur die de klimaatomstandigheden in de ruimte kan meten. Het afgelopen jaar is er niets gebeurd met de openstaande punten. Het is belangrijk dat ook deze in overleg met de archiefinspecteur in het komende jaar worden gerealiseerd. Archiefruimte Publiekszaken

9

In totaal nog geen 3 fte. Zeker 1 informatiebeheerder per eenheid, een recordmanager, een kwaliteitsmedewerker en een beleidsadviseur. Dat hoeven niet allemaal voltijdsfunctionarissen te zijn, maar een minimale bezetting van zo’n 8 fte is toch wel aan te bevelen. 10

6

Op 7 oktober 2024 is een inspectie uitgevoerd naar de staat van de archiefruimte die in gebruik is bij publiekszaken. In deze ruimte worden onder andere de registers van de Burgerlijke Stand bewaard. Deze zijn blijvend te bewaren en dienen onder goede condities bewaard te blijven. Op basis van de gehouden inspectie kon geconstateerd worden dat ook deze archiefruimte niet voldoet aan de eisen van de Archiefregeling. Het inspectierapport zal als bijlage bij dit verslag gevoegd worden. In het komende jaar zal verder gesproken worden over de status van deze ruimte en wat te doen met archiefstukken die er in opgeslagen staan. Applicaties De gemeentelijk organisatie beschikt over diverse informatiesystemen met daarin vaak ook blijvend te bewaren digitale informatie. Vastgesteld is dat nog niet goed inzichtelijk is hoeveel van dergelijke systemen er bij de gemeente aanwezig zijn en welke informatie deze bevatten. Hoewel al in 2022 medewerkers van het team Informatievoorziening bij elkaar zijn gaan zitten, is een volledig overzicht er nog niet. Het is belangrijk om een overzicht te hebben over welke systemen de gemeente beschikt en welke informatie hier in aanwezig is. Hierdoor kan informatie minder snel verdwijnen of niet meer toegankelijk zijn en kunnen beter maatregelen worden genomen als dit wel het geval is zoals bijvoorbeeld bij overdracht naar een e-depot.

Er zijn bij de archiefinspecteur op dit moment zo’n zes informatiesystemen in beeld. Het zaaksysteem Djuma, het DMS Corsa, het softwarepakket voor schuldhulp, preventie en administratie Allegro, het HRM-systeem ADP, het vervangende systeem AFAS en de daar bijbehorende pakketten Conexxys en Protime. Een belangrijk informatiesysteem met ook blijvend te bewaren informatie is het DMS Corsa welke in gebruik is als digitaal archief. Het op juiste wijze digitaal archiveren in CORSA is ook in 2024 actief gestimuleerd en gepropageerd. Gebruikers zijn ondersteund bij correct gebruik van CORSA en worden gestimuleerd in zelfredzaamheid. Vanwege het kleine aantal informatiebeheerders is deze taak vrijwel onmogelijk uit te voeren. Het zaaksysteem Djuma is vanaf 2023 in gebruik als het enige zaaksysteem. Hier geldt hetzelfde als bij het bovenstaande systeem. Daarnaast kan er met dit systeem formeel niet vervangen worden omdat het handboek vervanging alleen geschreven is op de situatie van het systeem Corsa. Zie meer hierover bij KPI-6. Het E-HRM systeem ADP zal vervangen gaan worden voor het pakket AFAS. Hierover zijn diverse gesprekken gevoerd in 2024 onder andere over vernietiging, migratie, inrichting e.d. Zie meer hierover in KPI-4 en 6.

In het kielzog van bovenstaande vervanging dienen ook de ondersteunende pakketten Conexxys (voor werving en selectie) en Protime (tijdregistratie) vervangen cq uitgefaseerd te worden. Ook hier zijn gesprekken gevoerd over vernietiging en migratie. Deze gesprekken lopen nog. Het softwarepakket Allegro is na het oplossen van de achterstallige vernietiging weer up-to-date. Jaarlijks wordt er nu vernietigd uit dit systeem. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) De archiefbewaarplaats van het Streekarchief aan de Hendrik van Wijnstraat 1 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De capaciteit van bijna vier strekkende kilometer is vrijwel volledig benut. De archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen die de Archiefregeling stelt. Helaas zijn de grenzen van de capaciteit van de bewaarplaats bereikt. E-depot Sinds mei 2022 beschikt het Streekarchief Voorne-Putten over een e-depot. In 2024 werden bijna 27419 records (individuele archiefstukken) afkomstig uit diverse applicaties van voornamelijk Voorne aan Zee opgenomen in het e-depot. In een later stadium volgt de selectie en de keuze: vernietigen of permanente bewaring. Het voordeel hiervan is duidelijk; de informatie is veilig gesteld en de definitieve overbrenging naar het Streekarchief is een kwestie van een druk op de knop.

Dat in tegenstelling tot de gebruikelijke werkwijze waarbij archieven pas na enkele jaren aan het Streekarchief worden aangeboden. In het digitale tijdperk is er dan een risico dat de software niet langer ondersteund wordt. In 2024 is vanuit Nissewaard alleen metadata van het uitgefaseerde pakket Key2parkeren opgenomen in het e-depot. Wel is gesproken over het opnemen van data uit de pakketten: Corsa,

7

ADP en Key2vergunningen. Het daadwerkelijke opnemen van deze data zal naar verwachting pas gaan starten in de loop van 2025.

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente beschikt nog niet over een vastgesteld calamiteitenplan - specifiek gericht op de archiefruimte. Er is sinds 2021 een calamiteitenplan in voorbereiding, deze is echter nog steeds niet vastgesteld. In 2024 hebben zich geen incidenten voorgedaan. Voor het beheer van de digitale archiefbescheiden die op de gemeentelijke server staan, wordt gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. De serverruimten in Spijkenisse en Rockanje vormen de facto de digitale archiefruimte van de gemeente Nissewaard. De ruimten zijn voorzien van klimaatbeheersing, alarm en rookmelders, blusinstallatie, toegangscontrole en noodstroomvoorziening. Ook Syntrophos beschikt over een back-up procedure. De tweede serverruimte in Rockanje (hierboven al vermeld) fungeert eveneens als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centric een uitwijkcontract.

KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Interne Kwaliteitszorg Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 draagt het college van burgemeester en wethouders er zorg voor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De gemeente beschikte in 2024 niet over een werkend kwaliteitssysteem. Toezicht Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard is geregeld in artikel 5, lid 1b van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten11 en in artikelen 4 en 5 van de Archiefverordening 2015 van de gemeente12. De gemeente beschikt over een gediplomeerde archivaris in de persoon van de Streekarchivaris. Het toezicht is door de Streekarchivaris neergelegd bij een fulltime archiefinspecteur. De archivaris brengt daarnaast desgevraagd rechtstreeks advies uit. In 2024 is door de archivaris één officieel advies uitbracht ten behoeve van de gemeente Nissewaard. Dit was een negatief advies in het kader van plannen tot het migreren van data vanuit de applicatie ADP naar de Data Opslag Service van ADP. Zie hiervoor verder KPI-6. In 2024 is verder één inspectie naar de staat van de archiefruimte van publiekszaken uitgevoerd.

Daarnaast is er het gehele jaar door contact geweest met de betreffende medewerkers en zijn er gesprekken gevoerd over de staat van de gemeentelijke informatiehuishouding en de daar uit voortvloeiende projecten en activiteiten.

11

https://www.Streekarchiefvp.nl/media/Organisatie/Gemeenschappelijke%20Regeling%20Streekarchief%20Vo orne-Putten.pdf 12 https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR440682.html

8

KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. Ordening, duurzaamheid, authenticiteit, context en toegankelijkheid Nissewaard voldeed voor het analoge deel van het secretariearchief in 2024 aan artikel 18 van de Archiefregeling dat stelt dat een gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Ten aanzien van digitale documenten voldoet de gemeente niet aan artikel 18 van de Archiefregeling. Al eerder is geconstateerd dat de context en samenhang waarin documenten gearchiveerd worden, verbetering behoeft. Deze situatie is in 2024 nog verslechterd. Ook is niet duidelijk welke applicaties in gebruik zijn, wat waarin wordt opgeslagen en uit welke applicaties vernietigd wordt. Vanwege de al eerder genoemde krappe bezetting van het team ontstaat een groot risico voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

De informatiebeheerders zijn niet voldoende in staat om in te grijpen als er incomplete dossiervorming ontstaat en om proactief bewustwording te creëren. Door deze en in voorgaande verslagen gemelde tekortkomingen kunnen de digitale archieven niet voldoen aan hun historische- en verantwoordingsfunctie. Bijna alle analoge archiefbescheiden van de voormalige gemeente Spijkenisse zijn gemaakt op dragers, of worden bewaard in materialen, die voldoen aan de gestelde wettelijke eisen. De secretariearchieven van de gemeente en zijn rechtsvoorgangers zijn verpakt in duurzame (zuurvrije) zogeheten "Amsterdamse dozen' en zuurvrije dossieromslagen en voldoen aan de eisen zoals gesteld in de vigerende wet- en regelgeving. Een uitzondering hierop zijn de dossiers met bouwvergunningen van zowel de voormalige gemeente Bernisse als Spijkenisse. Deze series dienen grotendeels nog bewerkt en materieel verzorgd te worden voordat van overbrenging sprake kan zijn. Ook in 2024 kon de opslag op netwerkschijven, in Cloudopslagservices en in persoonlijke en afdelings e-mailboxen niet beperkt worden. Deze media zijn gemakkelijk en flexibel in te zetten en blijven daarmee voor de organisatie aantrekkelijk om te gebruiken. De gemeente beschikt niet over een vastgesteld (generiek) metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081.

9

KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Algemeen vervangingsbesluit De gemeente Nissewaard beschikt over een vervangingsbesluit met bijbehorend handboek dat in 2016 is vastgesteld13. Dit besluit en handboek zijn echter al acht jaar oud en is toepasbaar op het DMS Corsa. Er wordt door de gemeente al enkele jaren gebruik gemaakt van het zaaksysteem Djuma waarop het huidige handboek geen betrekking heeft. Dit is een overtreding van artikel 26b van de Archiefregeling14. Ook in 2024 is dit punt niet opgepakt. Nu er al meerdere jaren over dit onderwerp opmerkingen gemaakt worden in het jaarverslag is het van belang dat er in het komende jaar stappen gemaakt worden om ook dit probleem op te lossen, zodat de gemeentelijke organisatie weer op correcte wijze haar analoge archiefbescheiden kan vervangen voor digitale exemplaren. Zodat de duurzaamheid voor wat betreft langdurige digitale bewaring gewaarborgd is. Vernietiging Op 10 januari 2024 is er door de archiefinspecteur namens de archivaris machtiging tot vernietiging verleend voor de vernietigingslijst met daarop in 2024 voor vernietiging in aanmerking komende dossiers en documenten. Deze zijn in de periode tussen 16 januari en 5 februari in drie partijen vernietigd.

Verder is op 2 februari 2024 machtiging verleend op de vernietigingslijst 2024 met data afkomstig uit ‘Allegro’, een softwarepakket voor schuldhulp, preventie en administratie. Deze data is op 3 februari 2024 vernietigd. Ook werd op 13 mei 2024 machtiging verleend op de vernietigingslijst met terugbelverzoeken afkomstig uit de uitgefaseerde applicatie TopDesk. Deze applicatie is alleen in 2021 gebruikt en bevatte nog een aantal terugbelverzoeken die vernietigd zijn voordat de applicatie definitief werd uitgefaseerd. Daarnaast is ook in 2024 gesproken over het vernietigen van data en documenten uit het HRMsysteem ADP. Een daadwerkelijke vernietiging uit dit systeem heeft in 2024 nog niet plaatsgevonden. Vervreemding Er heeft in 2024 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Converteren en migreren In 2024 is de conversie en migratie van de digitale dossiers van de Sociale Dienst van de voormalige gemeente Brielle administratief gereed gekomen. Verder is dit afgelopen jaar veel gesproken over het vervangen van het softwarepakket ADP door het pakket AFAS. Hierdoor moet er veel data en informatie gemigreerd worden van het oude naar het nieuwe pakket. Ook worden de pakketten Connexys en Protime, voor respectievelijk afhandelen van sollicitaties en tijdregistratie uitgefaseerd. Ook informatie uit deze systemen zal (deels) gemigreerd dienen te worden.

Voor wat betreft de migratie van een deel van de financiële informatie vanuit ADP naar de Data Opslag Service van ADP is een negatief advies afgegeven. Gesprekken over mogelijk alternatieven liepen nog eind december 2024. Zie hierover ook KPI-3 en het verslag van vorig jaar.

13 14

http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR391725.html https://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/2014-01-01#Hoofdstuk3a

10

Hotspotmonitor De selectielijst die we nu gebruiken is vanaf 1 januari 2020 van kracht. Deze is voor alle gemeenten in Nederland hetzelfde, maar niet alle gemeenten zijn hetzelfde of hebben met dezelfde problematiek of omstandigheden te maken. Het kan dus zijn dat informatie die lokaal heel belangrijk is, volgens de selectielijst vernietigd moet worden. Daarom is een methode bedacht om ook deze lokale aspecten langer of altijd te bewaren; de lokale hotspotmonitor. Hotspots zijn ontwikkelingen die leiden tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Wanneer is iets een hotspot en wanneer is het een storm in een glas water? Om dit ‘risico’ te beperken, betrekken we experts bij het signaleren van hotspots en het toepassen van de criteria. We spreken van een hotspot als deze voldoet aan één of meerdere van de volgende criteria: - er is sprake van een gebeurtenis, of reeks van gebeurtenissen, op of vlakbij de gemeente Nissewaard die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media. - er is sprake van een gebeurtenis of kwestie in de gemeente Nissewaard die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.

- er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de gemeente. - er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de burgemeester of wethouders ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept. De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren.

KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, in dit geval de archiefbewaarplaats van het Streekarchief. In 2024 heeft er geen overbrenging van archiefbescheiden vanuit de gemeente Nissewaard naar de archiefbewaarplaats plaats gevonden. Zoals in paragraaf KPI-3 al is aangegeven is de analoge archiefbewaarplaats van de gemeente zo goed als vol15.

KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Het Streekarchief Voorne-Putten beheert de overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente en haar rechtsvoorgangers. Bijna alle overgebrachte bescheiden zijn openbaar. Slechts in een beperkt aantal gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Het Streekarchief beschikt over een studiezaal waar de archiefbescheiden kosteloos zijn te raadplegen. Uiteraard is het mogelijk om tegen kostprijs kopieën of scans te laten maken. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte archiefbescheiden nog steeds beschikbaar en kunnen worden geleend door de ambtenaar die deze bescheiden nodig heeft voor zijn of haar werk. In de praktijk blijkt vaak een scan van het betreffende document of dossier voldoende. Het Streekarchief beschikt over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via de website, www.streekarchiefvp.nl, te raadplegen. Voor een uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief wordt verwezen naar het jaarverslag van de Streekarchivaris. 15

Zie voor meer informatie over het e-depot als bewaarplaats voor digitale archieven KPI-3.

11

3.

Bevindingen

Onderstaand zijn de in het vorige hoofdstuk vermelde verbeterpunten en aanbevelingen uitgesplitst.

3.1 Conclusie De voortgang van de verbetering van de informatievoorziening heeft in 2024 grotendeels stilgestaan. De krappe bezetting van het informatiebeheer is een enorme bottleneck voor toekomstige ontwikkelingen. Sommige ontwikkelingen worden of zijn wel in gang gezet, maar de uitvoering duurt door de krappe bezetting lang. Het is daarom zaak om zeker in het komende jaar een en ander weer op de rit te krijgen. De blik van de inspectie blijft daarom hoopvol gericht op 2025, waarin naar verwachting de gaten in de bezetting weer (wat) gedicht kunnen worden zodat de al in gang gezette verbeteringen gerealiseerd kunnen worden.

3.2 Verbeterpunten         

De gemeente beschikt niet over een Strategisch Informatie Overleg (SIO) (KPI-1). De beleidskaders informatiebeheer zijn nog niet formeel vastgesteld (KPI-1). Er is geen overzicht welke regelingen, samenwerkingsverbanden en uitvoerende partijen ook archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren (KPI1). Er is nauwelijks bekend voor welke derde partijen de gemeente de archiveringsfunctie uitvoert of heeft uitgevoerd (KPI-1). Informatiebeheer is zwaar onderbezet (KPI-2). De gemeente beschikt niet over een duidelijk overzicht over welke blijvend te bewaren informatie de gemeente beschikt en in welke informatiesystemen deze wordt opgeslagen (KPI-3). De archiefruimte in de kelder en de archiefruimte van publiekszaken voldoen niet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling (KPI-3). Het calamiteitenplan voor de archiefruimte(n) is nog steeds een concept (KPI-3). De gemeente beschikt niet over een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 (KPI-4).



De bouwvergunningseries van de voormalige gemeenten Spijkenisse en Bernisse zijn niet in goede, geordende en toegankelijke staat (KPI-5).

  

De gemeente beschikt niet over een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081 (KPI-5). De gemeente beschikt alleen over een handboek vervanging specifiek voor het dms Corsa (KPI-6). De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren (KPI-6).

3.3 Aanbevelingen       

Stel een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in en in het kielzog daarvan ook een Tactisch Informatie Overleg (TIO) (KPI-1). Stel de beleidskaders informatiebeheer vast en implementeer deze in de organisatie (KPI-1). Inventariseer welke regelingen, samenwerkingsverbanden en uitvoerende partijen ook archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren (KPI-1). Inventariseer voor welke derde partijen de gemeente de archiveringsfunctie uitvoert (KPI-1). Versterk de bezetting van het informatiebeheer (KPI-2). Zorg voor een overzicht waarin minimaal de informatiesystemen die blijvend te bewaren informatie bevatten vermeld staan (KPI-3). Zorg dat de archiefruimten weer voldoen aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling (KPI-3).



Stel een calamiteitenplan, specifiek gericht op de archiefruimte op (KPI-3).



Zorg voor een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 (KPI-4).

12

 



  

13

Zorg voor een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081 (KPI-5). Het is aanbevelingswaardig bovenstaand schema niet alleen voor het DMS en het nieuw in te voeren zaaksysteem op te zetten maar alle in applicaties aanwezige archiefwaardige informatie mee te nemen in dit schema. Dit zal de aansluiting op het e-depot vereenvoudigen (KPI-5). Breng de bouwvergunningseries van Spijkenisse en Bernisse op orde door het maken van een goede toegang, het herstellen van de juiste ordening, het schonen van documenten en dossiers die vernietigbaar zijn en de juiste materiele verzorging (zuurvrije verpakkingsmaterialen) (KPI-5). Stel een (generiek) handboek vervanging voor minimaal het zaaksysteem Djuma, maar bij voorkeur voor de gehele organisatie op (KPI-6). Zorg bij het zaakgericht werken voor de juiste randvoorwaarden zoals een kwaliteitssysteem en een metagegevensschema (KPI-6). Voer een hotspotmonitor uit (KPI-6).

Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden De bevindingen van het inspectieonderzoek naar het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Nissewaard over het jaar 2024, zijn hieronder per hoofdvraag samengevat. 1.

Lokale regelingen

Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefverordening is actueel. Het register van gemeenschappelijke regelingen van de gemeente Nissewaard is slechts te vinden in de begroting op de website van de gemeente. De gemeente heeft geen inzicht in welke regelingen, samenwerkingsverbanden en uitvoeringspartijen archiefwaardige informatie die eigendom is van de gemeente bewaren en bewerken. De gemeente beschikt nog niet over een Strategisch Informatie Overleg (SIO) 2. Mensen en middelen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente Nissewaard stelt middelen beschikbaar. Deze middelen dienen o.m. aan de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer besteed te worden. De informatievoorziening in de organisatie is versnipperd. Het onderdeel wat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer en -beleid is onderbezet.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De archiefruimten voldoen niet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling. De gemeente Nissewaard beschikt niet over een calamiteitenplan specifiek gericht op de archiefruimte De depots van de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten voldoen aan de wettelijke eisen voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen.

14

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag:

Werkt

de

gemeente

structureel

aan

de

kwaliteitsverbetering

van

haar

informatiehuishouding? De gemeente Nissewaard beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem. Het

toezicht

op

de

niet-overgebrachte

archiefbescheiden

is

vastgelegd

in

de

gemeentelijke regelgeving en wordt uitgevoerd door de archiefinspecteur in dienst van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Gebeurt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Nissewaard beschikt ten dele over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend volgens de ten tijde van de vorming van het archief geldende ordeningsstructuur en kan deze archiefbescheiden niet altijd binnen een redelijke termijn vinden en beschikbaar stellen. De gemeente beschikt niet over een volledig meta-gegevensschema. De gemeente gebruikt niet overal duurzame gegevensdragers en materialen bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente beschikt over een vervangingsbesluit, deze is echter alleen van toepassing op het DMS Corsa. De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren. 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De archieven van de gemeente t/m 1999 zijn nog niet allemaal overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten. 8.

Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Het Streekarchief Voorne-Putten beschikt over een studiezaal. Op de website van het Streekarchief worden de beschikbare inventarissen van de archieven van de gemeente Nissewaard getoond. Het raadplegen van de archieven van Nissewaard gebeurt kosteloos in de studiezaal van het Streekarchief.

Verklaring resultaat a.d.h.v. stoplicht methode Voldoet Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor een aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet

15