63. Verslag gemeentearchivaris archief- en informatiebeheer Nissewaard 2023 - bijlage 1

Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Nissewaard over het jaar 2023

Uitgevoerd door de archiefinspectie Voorne-Putten A.L.J. van den Berg BSc., archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Nissewaard, drs. A.A. van der Houwen

14-06-2024

1

Inhoud 1.

Inleiding en verantwoording............................................................................................. 3

1.1

Archiefwet 1995 ................................................................................................................ 3

1.2

Zorg en beheer .................................................................................................................. 3

1.3

Toezicht en verantwoording ......................................................................................... 3

1.4

Archief KPI's........................................................................................................................ 3

1.5

Uitvoering toezicht ........................................................................................................... 4

2. Verslag............................................................................................................................................. 5 KPI-1 Lokale regelgeving ........................................................................................................... 5 KPI-2 Mensen en middelen ....................................................................................................... 6 KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................ 6 KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht ............................................................................. 8 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden ......................................................................................................................... 9 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden .............................................................................................................. 10 KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden ..................................................................... 11 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ...................... 11 3.

Bevindingen .......................................................................................................................... 12

3.1 Conclusie ................................................................................................................................ 12 3.2 Verbeterpunten .................................................................................................................... 12 3.3 Aanbevelingen ...................................................................................................................... 12 Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden ............................................................................................. 13

2

1.

Inleiding en verantwoording

1.1

Archiefwet 1995

Een betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van een overheidsorganisatie. Archieven worden gevormd ter ondersteuning van haar werk, als bewijs ter verantwoording van haar handelen tegenover de burger en op termijn als cultuurhistorisch geheugen van de samenleving. De Archiefwet 1995 en haar nadere regelgeving regelt de archiefzorg en het archiefbeheer bij de overheid. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

1.2

Zorg en beheer

Het college van burgemeester en wethouders van Nissewaard is als zorgdrager verantwoordelijk voor de gemeentelijke informatiehuishouding. De verantwoordelijkheid betreft het beheer van zowel analoge als digitale informatie vanaf het moment van ontvangst of opstellen tot aan het moment dat de informatie is vernietigd of voor blijvende bewaring naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats is overgebracht. De landelijke en lokale wet- en regelgeving vormen het kader van dit beheer. Nissewaard is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, gevestigd te Brielle. Aan de archivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. In de GR is ook de aanwijzing van de archiefbewaarplaats vastgelegd1. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vormen samen de basis hoe aan de uitvoering van de Archiefwet vorm wordt gegeven. Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen, vastgelegd in papieren en digitale documenten en registraties geborgd.

1.3

Toezicht en verantwoording

Het toezicht op het archief- en informatiebeheer is, op grond van artikel 32, 2e lid, Archiefwet 1995 en artikelen 5, lid 1b en 12, lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, belegd bij de gemeentearchivaris. In artikel 5 van de Archiefverordening is bepaald dat burgemeester en wethouders tenminste een maal per jaar verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de uitoefening van de zorg voor de archieven van de gemeente Nissewaard 2.

1.4

Archief KPI's

Namens de gemeentearchivaris oefent de archiefinspecteur toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten, en geeft advies op het terrein van de zorg. Via een achttal Kritische Prestatie Indicatoren Archief (KPI's)3 neemt de inspecteur tijdens inspectieonderzoeken ook aspecten mee van de zorg voor archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De KPI’s zijn een instrument om te toetsen of de gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten. De invulling van dit raamwerk geeft de gemeente inzicht in de kwaliteit van haar informatiehuishouding. De rapportage aan de hand van de Archief KPI's dient drie doeleinden: horizontale verantwoording tussen college en raad, algemene informatievoorziening richting de burger en verticale informatievoorziening ten behoeve van de Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland.

1

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-309852.html Archiefverordening Nissewaard 2015 en Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. 3 Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG, geactualiseerd april 2020. 2

3

De Archief KPI's bevatten de volgende acht hoofdelementen: 1. Lokale regelgeving; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7. Overbrenging van archiefbescheiden; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden.

1.5

Uitvoering toezicht

Jaarlijks wordt een verslag uitgebracht met gebruikmaking van de Archief KPI's om inzicht te geven in (de ontwikkeling)van de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente en de mate waarin zij aan de archiefwettelijke eisen blijft voldoen. Dit verslag is tot stand gekomen aan de hand van gesprekken met diverse medewerkers van de gemeente en de bevindingen en observaties van de archiefinspecteur4.

4

Er is in de loop van het afgelopen jaar in diverse gremia gesproken of contact geweest met verschillende medewerkers waaronder de teamleider Informatievoorziening, de coördinator Informatiebeheer, de projectleider WOO, de projectleider zaaksysteem, de projectleider einde DVO Brielle, de bestuursadviseur, de beleidsadviseur Informatiebeheer, de Informatiebeheerders en enkele functioneel applicatiebeheerders.

4

2. Verslag KPI-1 Lokale regelgeving Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer De archiefvorming van gemeenten valt onder de Archiefwet 1995. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. De huidige archiefverordening van de gemeente Nissewaard is op 2 mei 2015 in werking getreden 5. Het college van Gedeputeerde Staten heeft daarvan kennis genomen. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen en is op 26 mei 2015 door het college vastgesteld6. De verordening is up-to-date, het bijbehorende besluit dient nog aangepast te worden aan de reeds doorgevoerde wijzigingen in de organisatie. Strategisch Informatie Overleg (SIO) De gemeente beschikt nog niet over een Strategisch Informatie Overleg (SIO). Juist dit gremium kan ingezet worden om alle betrokken partijen op de hoogte te houden. Zo kan het Streekarchief via dit overleg haar adviesfunctie goed uitvoeren en kunnen alle betrokken partijen elkaar op de hoogte houden wat er speelt op het gebied van informatiebeheer binnen de gemeente Nissewaard. Het instellen van een SIO is cruciaal voor het uitvoeren van het informatiebeheer in de toekomst.

Overzicht gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen en uitbesteden archiefbeheerstaken De gemeente Nissewaard participeert in diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Een overzicht hiervan is te vinden in de begroting op de website van de gemeente7. Er is echter geen inzicht welke regelingen, samenwerkingsverbanden en andere partijen archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren. Ook is niet duidelijk of alle overeenkomsten een archiefparagraaf bevatten. Omdat het College van B&W van Nissewaard vanuit de Archiefwet 1995 wel verantwoordelijk blijft voor de gemeentelijke informatie die dergelijke partijen verwerken is overzicht en sturing hierop dringend gewenst. Uitvoeren archiefbeheerstaken voor derden In een aantal gevallen is de gemeente ook centrumgemeente of voert door middel van een dienstverleningsovereenkomst werkzaamheden op het gebied van documentaire informatievoorziening uit. Zo wordt op basis van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) werk gedaan voor de gemeenschappelijke regeling Syntrophos. Er is echter geen duidelijk overzicht voor welke partijen werk wordt uitgevoerd en ook vanuit de betrokken vakafdelingen is weinig sturing op deze taken.

Hierdoor kostte bijvoorbeeld het ontvlechten van de taken in het kader van de uitvoering van de Participatiewet voor de voormalige gemeente Brielle ook in 2023 nog zeer veel tijd. De uitvoering hiervan werd pas in december 2023 afgerond 8. Al met al zorgde het ontvlechten voor een goede les voor de gemeente. Sturing blijft belangrijk bij het uitvoeren van taken voor derden en ook de rol van informatiebeheer mag zeker niet onderschat worden.

5

http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR440682.html http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR447659.html 7 https://nissewaard.begroting-2023.nl/p17669/inleiding 8 Het betrof hier afgesloten dossiers afkomstig uit de applicatie CORSA. 6

5

KPI-2 Mensen en middelen Het informatiebeheer in de organisatie is ondergebracht bij het team Informatievoorziening. Dit team is onderdeel van de eenheid Control & Informatie en bestaat uit ongeveer 27 fte. Bij dit team zijn alle functionarissen die te maken hebben met de gemeentelijke informatievoorziening ondergebracht. De bezetting van het onderdeel informatiebeheer van het team bleef ook in 2023 nog steeds een punt van aandacht. Halverwege het jaar nam één informatiebeheerder afscheid, vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd, waardoor er nog maar twee informatiebeheerders (minder dan 2 fte) bij het team Informatie Voorziening overbleven. Er was vacatureruimte beschikbaar om deze te vervangen en nog een vierde informatiebeheerder aan te nemen. Door de ingewikkelde arbeidsmarkt is dit niet gelukt. Hierdoor werd er door de informatiebeheerders nog steeds een hoge werkdruk ervaren en kon maar een deel van de taken goed uitgevoerd worden. In 2023 beschikte de gemeente over een ingehuurde parttime adviseur. De onderbezetting van het informatiebeheer blijft nijpend. Zeker nu een tweede informatiebeheerder heeft aangegeven in het begin van het jaar 2024 ook te stoppen vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Hierdoor lijkt het er op dat er in het komende jaar maar één informatiebeheerder overblijft. Hierdoor wordt de spoeling wel erg dun.

Ondanks de ingewikkelde arbeidsmarkt is het van belang dat de bezetting van het informatiebeheer weer op sterkte komt.

KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Archiefruimte De archiefruimte van de gemeente bevindt zich in de kelder van het gemeentehuis aan de Raadhuislaan 106 te Spijkenisse. Deze ruimte is in 2019 geïnspecteerd. Op basis van de gehouden inspectie kon geconstateerd worden dat de archiefruimte niet voldeed aan de eisen van de Archiefregeling. Het inspectierapport bevatte naast de vastgestelde conclusies ook aanbevelingen en verbeterpunten. In de voorgaande jaren zijn diverse aanbevelingen en verbeterpunten uit dit inspectierapport opgepakt. Wel staan nog diverse punten open waaronder het plaatsen van de juiste brandblusmiddelen, het op orde brengen van de klimaatomstandigheden en het installeren van permanente meetapparatuur die de klimaatomstandigheden in de ruimte kan meten. Het is belangrijk dat ook de openstaande punten in overleg met de archiefinspecteur in het komende jaar worden gerealiseerd. Applicaties De gemeentelijk organisatie beschikt over diverse informatiesystemen met daarin vaak ook blijvend te bewaren digitale informatie. Vastgesteld is dat nog niet goed inzichtelijk is hoeveel van dergelijke systemen er bij de gemeente aanwezig zijn en welke informatie deze bevatten. Hoewel al in 2022 medewerkers van het team Informatievoorziening bij elkaar zijn gaan zitten, is een volledig overzicht er nog niet.

Het is belangrijk om een overzicht te hebben over welke systemen de gemeente beschikt en welke informatie hier in aanwezig is. Hierdoor kan informatie minder snel verdwijnen of niet meer toegankelijk zijn en kunnen beter maatregelen worden genomen als dit wel het geval is zoals bijvoorbeeld bij overdracht naar een e-depot. Er zijn bij de archiefinspecteur op dit moment vier informatiesystemen in beeld. Het zaaksysteem Djuma, het DMS Corsa, het softwarepakket voor schuldhulp, preventie en administratie Allegro en het HRM-systeem ADP. Alle vier de systemen zijn nog in gebruik. Een belangrijk informatiesysteem met ook blijvend te bewaren informatie is het DMS Corsa welke in gebruik is als digitaal archief. Het op juiste wijze digitaal archiveren in CORSA is ook in 2023 actief gestimuleerd en gepropageerd. Gebruikers zijn ondersteund bij correct gebruik van CORSA en worden gestimuleerd in zelfredzaamheid. Vanwege het kleine aantal informatiebeheerders is deze taak moeilijk uit te voeren. Het zaaksysteem Djuma is vanaf 2023 in gebruik als het enige zaaksysteem. De archiefinspecteur houdt door middel van periodieke gesprekken toezicht op het gebruik van dit systeem. Het softwarepakket Allegro is na het oplossen van de achterstallige vernietiging weer up-to-date. Jaarlijks wordt er nu vernietigd uit dit systeem. Zie hierover mee bij KPI-6.

6

Als laatste is in 2023 verder gesproken over het E-HRM systeem van de gemeente. Dit systeem zal in 2024 uit gefaseerd gaan worden omdat de leverancier stopt. Een en ander zal in 2024 een vervolg krijgen. Zaakgericht werken Zoals boven vermeld wordt er sinds het late najaar van 2022 niet meer gewerkt in de e-Suite maar heeft het zaaksysteem Djuma van Visma/Circle deze taak overgenomen. Het is goed dat de gemeente nu werkt met een zaaksysteem wat gebruiksvriendelijker verder doorontwikkeld is dan het vorige. De komende jaren zal dit zaaksysteem verder uitgerold gaan worden en zullen in principe alle gemeentelijke onderdelen met dit zaaksysteem werken. De verdere uitrol van dit systeem staat of valt met een goede interne begeleiding vanuit het team informatiebeheer. Het blijft dus belangrijk de informatiebeheerders goed uit te rusten voor deze taak. Verder moet ook voor dit nieuwe systeem nog een vervangingsbesluit met bijhorend handboek opgesteld worden. Ook andere randvoorwaarden als een metagegevensschema voor het zaaksysteem en een kwaliteitssysteem zijn onontbeerlijk bij zaakgericht werken. Als laatste zal voor de nog aanwezige en niet vervangen papieren neerslag van de e-Suite een oplossing bedacht moeten worden.

Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) De archiefbewaarplaats van het Streekarchief aan de Hendrik van Wijnstraat 1 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De capaciteit van bijna vier strekkende kilometer is vrijwel volledig benut. De archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen die de Archiefregeling stelt. Helaas zijn de grenzen van de capaciteit van de bewaarplaats bereikt. E-depot Sinds mei 2022 beschikt het Streekarchief Voorne-Putten over een e-depot. In 2023 werden bijna 625.000 records (individuele archiefstukken) verdeeld over zo’n 9 aparte applicaties opgenomen in het e-depot. In een later stadium volgt de selectie en de keuze: vernietigen of permanente bewaring. Het voordeel hiervan is duidelijk; de informatie is veilig gesteld en de definitieve overbrenging naar het Streekarchief is een kwestie van een druk op de knop. Dat in tegenstelling tot de gebruikelijke werkwijze waarbij archieven pas na enkele jaren aan het Streekarchief worden aangeboden. In het digitale tijdperk is er dan een risico dat de software niet langer ondersteund wordt. In 2023 zijn alleen maar records overgenomen van rechtsvoorgangers van de gemeente Voorne aan Zee. Met de gemeente Nissewaard zijn wel gesprekken gevoerd door de archiefinspecteur, maar dit heeft in 2023 nog niet tot overbrenging of uitplaatsing geleid.

Het digitale informatie- en archiefbeheer vraagt meer dan ooit samenwerking met de archiefvormers. Het maken van afspraken is belangrijk. In oktober is daartoe de Handleiding bij migratie en conversie van archiefbescheiden opgesteld waarin de stappen staan vermeld die genomen moeten worden bij de overbrenging naar het e-depot. Ten behoeve van de training van de medewerkers van Voorne aan Zee die met het e-depot gaan werken is op verzoek van het Streekarchief door de leverancier een training Functioneel Beheer verzorgd in het stadhuis in Hellevoetsluis. Op uitnodiging van het Streekarchief hebben hieraan ook enkele medewerkers van Nissewaard deelgenomen. Zie ook de paragraaf applicaties. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente beschikt nog niet over een vastgesteld calamiteitenplan - specifiek gericht op de archiefruimte. Er is sinds 2021 een calamiteitenplan in voorbereiding, deze is echter nog niet vastgesteld. In 2023 hebben zich geen incidenten voorgedaan. Voor het beheer van de digitale archiefbescheiden die op de gemeentelijke server staan, wordt gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. De serverruimten in Spijkenisse en Rockanje vormen de facto de digitale archiefruimte van de gemeente Nissewaard. De ruimten zijn voorzien van klimaatbeheersing, alarm en rookmelders, blusinstallatie, toegangscontrole en noodstroomvoorziening.

7

Ook Syntrophos beschikt over een back-up procedure. De tweede serverruimte in Rockanje (hierboven al vermeld) fungeert eveneens als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centric een uitwijkcontract.

KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Interne Kwaliteitszorg Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 draagt het college van burgemeester en wethouders er zorg voor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De gemeente beschikte in 2023 niet over een werkend kwaliteitssysteem. Wel werden in het najaar voorzichtig de eerste stappen richting een kwaliteitssysteem gezet. Toezicht Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard is geregeld in artikel 5, lid 1b van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten9 en in artikelen 4 en 5 van de Archiefverordening 2015 van de gemeente10. De gemeente beschikt over een gediplomeerde archivaris in de persoon van de Streekarchivaris. Het toezicht is door de Streekarchivaris neergelegd bij een fulltime archiefinspecteur. De archivaris brengt daarnaast desgevraagd rechtstreeks advies uit. In 2023 is door de archivaris geen officieel advies uitbracht ten behoeve van de gemeente Nissewaard. Ook zijn er in 2023 geen aparte inspecties uitgevoerd. Wel is er het gehele jaar door contact geweest en zijn er gesprekken gevoerd over de staat van de gemeentelijke informatiehuishouding en de daar uit voortvloeiende projecten en activiteiten.

9

https://www.Streekarchiefvp.nl/media/Organisatie/Gemeenschappelijke%20Regeling%20Streekarchief%20Vo orne-Putten.pdf 10 https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR440682.html

8

KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. Ordening, duurzaamheid, authenticiteit, context en toegankelijkheid Nissewaard voldeed voor het analoge deel van het secretariearchief in 2023 aan artikel 18 van de Archiefregeling dat stelt dat een gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Ten aanzien van digitale documenten ligt een en ander genuanceerder. Al eerder is geconstateerd dat de context en samenhang waarin documenten gearchiveerd worden, verbetering behoeft. Deze situatie is in 2023 niet verbeterd. Vanwege de al eerder genoemde krappe bezetting van het team ontstaat een groot risico voor de dagelijkse bedrijfsvoering. De informatiebeheerders zijn niet voldoende in staat om in te grijpen als er incomplete dossiervorming ontstaat en om proactief bewustwording te creëren.

Door deze en in voorgaande verslagen gemelde tekortkomingen kunnen de digitale archieven niet voldoen aan hun historische- en verantwoordingsfunctie. Bijna alle analoge archiefbescheiden van de voormalige gemeente Spijkenisse zijn gemaakt op dragers, of worden bewaard in materialen, die voldoen aan de gestelde wettelijke eisen. De secretariearchieven van de gemeente en zijn rechtsvoorgangers zijn verpakt in duurzame (zuurvrije) zogeheten "Amsterdamse dozen' en zuurvrije dossieromslagen en voldoen aan de eisen zoals gesteld in de vigerende wet- en regelgeving. Een uitzondering hierop zijn de dossiers met bouwvergunningen van zowel de voormalige gemeente Bernisse als Spijkenisse. Deze series dienen deels nog bewerkt en materieel verzorgd te worden voordat van overbrenging sprake kan zijn11. In 2023 is één van de informatiebeheerders hiermee verder gegaan met het materieel verzorgen van een deel van deze bouwvergunningarchieven12. Met de archiefinspecteur is verder overlegd over hoe een en ander inclusief inventaris in goede, geordende en toegankelijke vorm gebracht kan worden. Ook in 2023 kon de opslag op netwerkschijven, in Cloudopslagservices en in persoonlijke en afdelings e-mailboxen niet beperkt worden. Deze media zijn gemakkelijk en flexibel in te zetten en blijven daarmee voor de organisatie aantrekkelijk om te gebruiken.

Zoals boven al vermeld beschikt de gemeente niet over een vastgesteld (generiek) metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081. Wel is er in het late najaar van 2023 een concept schema gepresenteerd. Deze dient echter nog vastgesteld te worden. Ook is er in het najaar van 2023 gesproken over de mogelijkheden voor het selecteren en archiveren van e-mail door middel van de Capstone-methodiek. Dit zal in het nieuwe jaar een vervolg moeten krijgen.

11 12

Zie ook de volgende paragraaf in dit hoofdstuk.

Het betreft hier 40 strekkende meter archief van de voormalige gemeente Spijkenisse over de periode 19001980.

9

KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Algemeen vervangingsbesluit De gemeente Nissewaard beschikt over een vervangingsbesluit met bijbehorend handboek dat in 2016 is vastgesteld13. Dit besluit en handboek zijn echter al acht jaar oud en is alleen geschreven voor het DMS Corsa. Er wordt door de gemeente al meer dan een jaar gebruik gemaakt van het zaaksysteem Djuma waarop het huidige handboek geen betrekking heeft. Nu er al meerdere jaren over dit onderwerp opmerkingen gemaakt worden in het jaarverslag is het van belang dat er in het komende jaar stappen gemaakt worden om ook dit probleem op te lossen, zodat de gemeentelijke organisatie weer op correcte wijze haar analoge archiefbescheiden kan vervangen voor digitale exemplaren. Vernietiging Op 19 april 2023 is er door de archiefinspecteur namens de archivaris machtiging tot vernietiging verleend voor de vernietigingslijst met daarop in 2023 voor vernietiging in aanmerking komende dossiers en documenten. Verder is op 25 januari 2023 machtiging verleent op de vernietigingslijst 2023 met data afkomstig uit ‘Allegro’, een softwarepakket voor schuldhulp, preventie en administratie. Daarnaast is in 2023 gesproken over het vernietigen van data en documenten uit het HRM-systeem ADP. Een daadwerkelijke vernietiging uit dit systeem heeft in 2023 nog niet plaatsgevonden.

Vervreemding Er heeft in 2023 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Converteren en migreren In 2023 heeft de gemeente zeer veel werk gehad aan het gereedmaken voor migratie van de digitale dossiers van de Sociale Dienst van de voormalige gemeente Brielle. De gemeente Nissewaard voert sinds 1 januari 2023 deze taak niet meer uit en moet deze dossiers overdragen aan de gemeente Voorne aan Zee die als rechtsopvolger van Brielle deze taak voortaan zelf uitvoert. Hierdoor hebben er op 6 en 9 januari en 20 december 2023 diverse exports plaatsgevonden uit respectievelijk de (zaak)systemen Djuma, Suite voor Sociaal Domein en Corsa. De eerste en laatste betroffen migraties, de middelste een conversie. Vanuit het zaaksysteem Djuma heeft een migratie plaatsgevonden naar het zaaksysteem van de gemeente Voorne aan Zee, de conversie van de Suite voor Sociaal Domein ging naar het vergelijkbare pakket van Voorne aan Zee. De migratie vanuit Corsa heeft wel lang geduurd. Deze dossiers waren voor een groot deel niet in goede, geordende en toegankelijke staat zodat er veel werk moest worden verzet voordat deze dossiers over konden naar Voorne aan Zee. Een deel van de dossiers kon zelfs vanwege de slechte staat niet worden teruggegeven aan Voorne aan Zee.

Hierover zijn afspraken gemaakt tussen Nissewaard en een Voorne aan Zee zodat deze dossiers wel toegankelijk blijven en op termijn ook op de juiste wijze vernietigd kunnen worden. Zie hierover ook KPI-I en het verslag van vorig jaar. Hotspotmonitor De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren.

13

http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR391725.html

10

KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, in dit geval de archiefbewaarplaats van het Streekarchief. In 2023 heeft er geen overbrenging van archiefbescheiden vanuit de gemeente Nissewaard naar de archiefbewaarplaats plaats gevonden. Zoals in paragraaf KPI-3 al is aangegeven is de analoge archiefbewaarplaats van de gemeente zo goed als vol14.

KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Het streekarchief Voorne-Putten beheert de overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard en haar rechtsvoorgangers. Bijna alle overgebrachte bescheiden zijn openbaar. Slechts in een aantal gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Het Streekarchief beschikt over een studiezaal waar de archiefbescheiden kosteloos zijn te raadplegen. Uiteraard is het mogelijk om tegen kostprijs kopieën of scans te laten maken. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte archiefbescheiden nog steeds beschikbaar en kunnen onder voorwaarden worden geleend door de ambtenaar die deze bescheiden nodig heeft voor zijn of haar werk. In de praktijk blijkt vaak een scan van het betreffende document of dossier voldoende. Het Streekarchief beschikt over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via die website te raadplegen. Voor een uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief wordt verwezen naar het jaarverslag van de streekarchivaris.

14

Zie voor meer informatie over het e-depot als bewaarplaats voor digitale archieven KPI-3.

11

3.

Bevindingen

Onderstaand zijn de in het vorige hoofdstuk vermelde verbeterpunten en aanbevelingen uitgesplitst.

3.1 Conclusie Er is het afgelopen jaar hard gewerkt in Nissewaard. Het blijft hoopvol om te kunnen concluderen dat de Wet Open Overheid en de daarbij horende verbetervoorstellen zorgen voor een verbeterde bewustwording ten opzichte van de informatievoorziening in de gemeentelijke organisatie. De krappe bezetting van de informatiebeheerders blijft echter een bottleneck voor toekomstige ontwikkelingen. Veel ontwikkelingen worden of zijn wel in gang gezet, maar de uitvoering duurt door de krappe bezetting lang. De uitdaging blijft daarom om de komende jaren het informatiebeheer weer op een goed niveau te krijgen. De blik van de inspectie blijft daarom hoopvol gericht op 2024, waarin naar verwachting de gaten in de bezetting weer (wat) gedicht kunnen worden zodat de al in gang gezette verbeteringen gerealiseerd kunnen worden.

3.2 Verbeterpunten       

Het besluit informatiebeheer besluit dient nog aangepast te worden aan de reeds doorgevoerde wijzigingen in de organisatie (KPI-1). Stel een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in (KPI-1). Inventariseer welke regelingen, samenwerkingsverbanden en uitvoerende partijen ook archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren (KPI-1). Inventariseer voor welke derde partijen de gemeente de archiveringsfunctie uitvoert (KPI-1). Versterk de bezetting van het informatiebeheer (KPI-2). Zorg voor een overzicht waarin minimaal de informatiesystemen die blijvend te bewaren informatie bevatten vermeld staan (KPI-3). Zorg dat de archiefruimte weer voldoet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling (KPI-3).



Stel een calamiteitenplan, specifiek gericht op de archiefruimte op (KPI-3).



Zorg voor een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 (KPI-4).



Zorg voor een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081 (KPI-5).



Stel een (generiek) handboek vervanging voor de gehele organisatie op (KPI-6). Zorg bij het zaakgericht werken voor de juiste randvoorwaarden zoals een kwaliteitssysteem en een metagegevensschema (KPI-6). Voer een hotspotmonitor uit (KPI-6).

 

3.3 Aanbevelingen 



12

De zorgdrager dient te beschikken over een metagegevensschema op basis van NENISO 23081 Het is aanbevelingswaardig dit schema niet alleen voor het DMS en het nieuw in te voeren zaaksysteem op te zetten maar alle in applicaties aanwezige archiefwaardige informatie mee te nemen in dit schema. Dit zal de aansluiting op het e-depot vereenvoudigen (KPI-5). Met de invoering van het zaakgericht werken is het aan te bevelen ook het informatiebeleid van de gemeente hier op aan te passen en te zorgen dat de eerdergenoemde randvoorwaarden als een kwaliteitssysteem en metagegevensschema worden opgesteld. Niet alleen het zaakgericht werken, ook de processen die nog ondersteund zullen blijven worden door het DMS kunnen hiermee ondersteund en geborgd worden (KPI-5).

Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden De bevindingen van het inspectieonderzoek naar het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Nissewaard over het jaar 2023, zijn hieronder per hoofdvraag samengevat. 1.

Lokale regelingen

Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefverordening is actueel. Het besluit informatiebeheer dient aangepast te worden aan de doorgevoerde wijzigingen in de organisatie Het register van gemeenschappelijke regelingen van de gemeente Nissewaard is slechts te vinden in de begroting op de website van de gemeente. De gemeente heeft geen inzicht in welke regelingen, samenwerkingsverbanden en uitvoeringspartijen archiefwaardige informatie die eigendom is van de gemeente bewaren en bewerken. De gemeente beschikt nog niet over een Strategisch Informatie Overleg (SIO) 2. Mensen en middelen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente Nissewaard stelt middelen beschikbaar. Deze middelen dienen o.m. aan de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer besteed te worden. De informatievoorziening in de organisatie is versnipperd. Het onderdeel wat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer en -beleid is onderbezet.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De archiefruimte in Spijkenisse is in 2019 getoetst aan de eisen van de Archiefregeling. Hieruit zijn aandachts- en verbeterpunten voortgekomen. De gemeente Nissewaard beschikt niet over een calamiteitenplan specifiek gericht op de archiefruimte De depots van de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten voldoen aan de wettelijke eisen voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen.

13

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag:

Werkt

de

gemeente

structureel

aan

de

kwaliteitsverbetering

van

haar

informatiehuishouding? De gemeente Nissewaard beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem. Het

toezicht

op

de

niet-overgebrachte

archiefbescheiden

is

vastgelegd

in

de

gemeentelijke regelgeving en wordt uitgevoerd door de archiefinspecteur in dienst van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Gebeurt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Nissewaard beschikt ten dele over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend volgens de ten tijde van de vorming van het archief geldende ordeningsstructuur en kan deze archiefbescheiden niet altijd binnen een redelijke termijn vinden en beschikbaar stellen. De gemeente beschikt niet over een volledig meta-gegevensschema. De gemeente gebruikt niet overal duurzame gegevensdragers en materialen bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente beschikt over een vervangingsbesluit, deze is echter alleen van toepassing op het DMS Corsa. De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren. 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De archieven van de gemeente t/m 1999 zijn nog niet allemaal overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten. 8.

Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Het Streekarchief Voorne-Putten beschikt over een studiezaal. Op de website van het Streekarchief worden de beschikbare inventarissen van de archieven van de gemeente Nissewaard getoond. Het raadplegen van de archieven van Nissewaard gebeurt kosteloos in de studiezaal van het Streekarchief.

Verklaring resultaat a.d.h.v. stoplicht methode Voldoet Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor een aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet

14