63. Verbeterplan n.a.v. archiefinspectie - bijlage 3

Verbeterplan Informatiehuishouding Inleiding Een betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van een overheidsorganisatie. Het college van burgemeester en wethouders van Nissewaard is als zorgdrager verantwoordelijk voor de gemeentelijke informatiehuishouding. De rapporten van de archiefinspectie van 2023 en 2024 (zie bijlagen) geven bevindingen aan over de informatiehuishouding van gemeente Nissewaard. In deze rapporten van de archiefinspectie wordt een aantal KPI’s gebruikt waaraan de stand van zaken bij de gemeente gemeten wordt. Deze worden in het rapport benoemd. Aan de hand van deze KPI’s is een lijst met verbeterpunten ten behoeve van de informatiehuishouding opgenomen. Deze punten dienen voor een bepaalde tijd naar een hoger niveau te zijn gebracht. In paragraaf 3.3 van het archiefinspectierapport 2024 staan de verbeterpunten genoemd. Dit plan geeft per verbeterpunt aan wat de actie is en de planning hiervan. De bewaking van de opvolging van de acties ligt bij de Teamleider Informatievoorziening –Beheer. Daarnaast ligt er een rapport ter verbetering van de archiefruimte bij gemeente Nissewaard. De aanbevelingen uit dit rapport zijn vooral van technische aard en zijn inmiddels opgepakt door het betreffende team van de gemeente.

Verbeterpunten en daaraan gekoppelde acties 1. Stel een Strategisch Informatie Overleg (SIO) en een Tactisch Informatie Overleg (TIO) in (KPI-1) De gemeente Nissewaard heeft - per februari 2025 - nog geen Strategisch Informatieoverleg (SIO) en nog geen een Tactisch Informatie Overleg (TIO) zoals benoemd in de landelijke archiefwet- en regelgeving. De gemeente kan hierin een keuze maken welke onderwerpen en welke mandaten gegeven worden aan deze gremia. Hiervoor is een notitie nodig die aansluit en is afgestemd met de governance binnen gemeente Nissewaard. Deze notitie moet worden vastgesteld door het CMT. Actie: Voorstel voor deze overleggen maken en agenderen voor CMT, en hierin de governance vastleggen. Termijn: 2025 Q3 2. Stel de beleidskaders informatiebeheer vast en implementeer deze in de organisatie Het is nodig om de beleidskaders te updaten. Implementatie volgt in de komende jaren. Actie: Opstellen en vaststellen beleidskaders Termijn: 2025 Q3 3. Inventariseer welke regelingen, samenwerkingsverbanden en uitvoerende partijen ook archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren (KPI-1) Op dit moment bestaat het overzicht niet op papier. Dit overzicht moet gemaakt worden. Actie: Overzicht maken Termijn: 2025 Q3 4. Inventariseer voor welke derde partijen de gemeente de archiveringsfunctie uitvoert (KPI-1) Op dit moment bestaat het overzicht niet op papier.

Dit overzicht moet gemaakt worden. 1

Actie: Overzicht maken Termijn: 2025 Q3 5. Versterk de bezetting van het informatiebeheer (KPI-2) De laatste jaren is er veel formatie die uit dienst ging, niet opgevuld. Hierdoor is het team behoorlijk gekrompen. In 2024 zijn er twee informatie beheerders aangesteld. Daarnaast is er een vacature voor de Adviseur Informatiebeleid. Deze blijkt in deze tijd moeilijk vervulbaar te zijn. Actie: Opnieuw uitzetten van de vacature Termijn: z.s.m. 6. Zorg voor een overzicht waarin minimaal de informatiesystemen die blijvend te bewaren informatie bevatten vermeld staan (KPI-3) Op dit moment bestaat het overzicht niet op papier. Dit overzicht moet gemaakt worden. Actie: Overzicht maken Termijn: 2025 Q3 7. Zorg dat de archiefruimten weer voldoen aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling (KPI3). Hiervoor moet een plan gemaakt worden met daarin een begroting en een planning. Deze planning moet afgestemd worden met betrokken teams. Actie: Plan maken hiervoor – Q4 gereed. Uitvoering in 2026 8. Stel een calamiteitenplan, specifiek gericht op de archiefruimte op (KPI-3). Een calamiteitenplan is een afsprakenkader en waarschuwingssysteem gericht op het voorkomen en beperken van schade aan analoog archief door calamiteiten. Zo'n plan biedt overzicht, stelt eisen waaraan de gemeente in preventieve zin moet voldoen en het benoemt hoe te handelen als een calamiteit zich voordoet.

Behalve maatregelen beschrijft een calamiteitenplan ook rollen en verantwoordelijkheden waaronder wie de regie heeft als zich een calamiteit voordoet en wat dan van anderen wordt verwacht. Dit plan moet opgesteld worden en afgestemd worden met betrokken teams. Actie: Opstellen calamiteitenplan en laten vaststellen – Q4 gereed 9. Zorg voor een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 (KPI-4). Het archief- en informatiebeheer moet duurzaam zijn zodat authenticiteit en integriteit van archiefbescheiden gewaarborgd zijn, hiervoor moet een kwaliteitsproces worden ingericht om op meerdere niveaus de kwaliteit te waarborgen en te verbeteren. Het kwaliteitssysteem bestaat uit twee hoofddelen: het handboekdeel en het operationele deel. Actie: Inrichten kwaliteitssysteem – Q4 gereed 10. Zorg voor een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081 (KPI-5) Om te komen tot een metagegevensschema is een plan van aanpak nodig. Er zijn namelijk diverse beleidskeuzes te maken hierin. Actie: Opstellen Plan van Aanpak om te komen tot een metagegevensschema – Q4 gereed Opstellen van metagegevensschema – Q1 2026 2

11. Neem het metagegevensschema mee bij nieuwe en bestaande applicaties met aanwezige archiefwaardige informatie (KPI-5). Deze actie is afhankelijk van de bovenstaande dus actie pas in 2026 e.v. 12. Breng de bouwvergunningseries van Spijkenisse en Bernisse op orde (KPI-5). Om de bouwvergunningseries op orde te brengen, moet een inventarisatie plaatsvinden of Nissewaard dit zelf doet of uitbesteed. Actie: - Inventarisatie doen en plan van aanpak opstellen - Q4 2025 - Uitvoering - 2026 13. Stel een (generiek) handboek vervanging voor de gehele organisatie op (KPI-6). Op dit moment is er geen generiek handboek vervanging bij gemeente Nissewaard. Dit moet opgesteld worden. Actie: Opstellen handboek Termijn: Q4 2025 14. Zorg bij het zaakgericht werken voor de juiste randvoorwaarden zoals een kwaliteitssysteem en een metagegevensschema (KPI-6). Dit staat in relatie met actie 10 en 11 15. Voer een hotspotmonitor uit (KPI-6). De selectielijst die we nu gebruiken is vanaf 1 januari 2020 van kracht. Deze is voor alle gemeenten in Nederland hetzelfde, maar niet alle gemeenten zijn hetzelfde of hebben met dezelfde problematiek of omstandigheden te maken. Het kan dus zijn dat informatie die lokaal heel belangrijk is, volgens de selectielijst vernietigd moet worden. Daarom is een methode bedacht om ook deze lokale aspecten langer of altijd te bewaren; de lokale hotspotmonitor.

Actie: Proces inrichten Termijn: Q1 2026

3