63. Planning verbeterplan - bijlage 4

Verbeterplan naar aanleiding van de aanbevelingen van de toezichthouder Streekarchief Voorne-Putten op basis van de ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren Archief 2023 en 2024 Nr

KPI

Omschrijving probleem (knelpunt)

1. 1

Lokale regelgeving Stel een Strategisch Informatie Overleg (SIO) en een Tactisch Informatie Overleg (TIO)

2

Stel de beleidskaders informatiebeheer vast en implementeer deze in de organisatie

3

Inventariseer welke regelingen, samenwerkingsverbanden en uitvoerende partijen ook archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren

Aanpak op hoofdlijnen

Geplande realisatie activiteit

Planning 2025

Q1

4

Inventariseer voor welke derde partijen de gemeente de archiveringsfunctie uitvoert

Voorstel voor deze overleggen maken en de governance vastleggen.

31-12-2025 Overzicht maken

1-10-2025

Overzicht maken

1-10-2025

Vacature Adviseur zo snel mogelijk invullen

31-12-2025

2.

Mensen en middelen Versterk de bezetting van het informatiebeheer

3.

7

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Zorg voor een overzicht waarin minimaal de informatiesystemen die blijvend te bewaren Overzicht maken informatie bevatten vermeld staan Zorg dat de archiefruimten weer voldoen aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling Plan maken

8

Stel een calamiteitenplan, specifiek gericht op de archiefruimte op

5

6

4.

1-10-2025

1-10-2025 31-12-2025

Aanpassingen doorvoeren Opstellen calamiteitenplan en laten vaststellen

31-12-2025

Kwaliteitssysteem inrichten

31-12-2025

Interne kwaliteitszorg en toezicht

9 Zorg voor een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 5. 10 11

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Zorg voor een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081

Plan van Aanpak om te komen tot en metagegevensschema opstellen

Neem het metagegevensschema mee bij nieuwe en bestaande applicaties met aanwezige archiefwaardige informatie Breng de bouwvergunningseries van Spijkenisse en Bernisse op orde Opstellen Plan van Aanpak en uit laten voeren

12

1-4-2026 borgen na actie 10 31-12-2025

Plan van Aanpak uitvoeren 6. 13 14 15

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Stel een (generiek) handboek vervanging voor de gehele organisatie op (KPI-6). Zorg bij het zaakgericht werken voor de juiste randvoorwaarden zoals een kwaliteitssysteem en een metagegevensschema Voer een hotspotmonitor uit

7

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Geen aandachtspunten

8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden. Geen aanbevelingen

Opstellen handboek

Onderzoek doen naar hotspots en organiseren van hotspot monitor

31-12-2025 relatie met 10 en 11 in 2026

Q2

Q3

Planning 2026

Q4

Q1

Q2

Start Voortgang in % activiteit 25 50 75 100

Realisatie activiteit

Eventueel korte toelichting of status voortgang