58.Rekenkamer; Onderzoeksopzet datagedreven beleidsvorming

Rekenkamerfunctie Nissewaard Rekenkamerfunctionaris H.H. (Herman) Sietsma

Contactpersoon N. (Nick) Woudstra

T. 06 30 89 32 50 E. nick@necker.nl

Datum: 4 april 2023

1

De taken van gemeenten zijn de afgelopen jaren, mede door verschillende decentralisaties en wettelijke ontwikkelingen, toegenomen in omvang en complexiteit. Gemeenten staan de komende jaren daardoor voor verschillende maatschappelijke opgaven op het gebied van duurzaamheid, zorg (sociaal domein), woonbeleid en (digitale) veiligheid. Zo stellen bijvoorbeeld de (inter)nationale en regionale doelstellingen om te bewegen richting een circulaire economie en verduurzaming, gemeenten voor een complexe opgave die van gemeenten vraagt om in een toenemend tempo de juiste keuzes te maken. Om de juiste beleidskeuzes te kunnen maken gebruiken steeds meer gemeenten data om hun beleid te onderbouwen en te evalueren. De mogelijkheden om gebruik te maken van data zijn de laatste jaren toegenomen door de groeiende hoeveelheid data op allerlei terreinen. Datagedreven werken of datagedreven sturen kan daardoor een belangrijke rol spelen in het realiseren van maatschappelijke opgaven. Het gebruiken van data in het proces van beleidsvorming en beleidsevaluatie spreekt echter niet voor zich. De toepassing van data in het beleidsproces is op zichzelf geen wondermiddel voor de realisatie van maatschappelijke opgaven.

Het maken van beleidskeuzes of het evalueren van gevoerd beleid op basis van data vraagt om heldere afwegingen voorafgaand aan het verzamelen van data, consistentie in de wijze van dataverzameling en het op een kritische wijze toevoegen van betekenis aan de dataverzameling, binnen de kaders van de privacywetgeving. De toepassing van data in het beleidsproces vraagt daardoor om een goede opzet van het proces van dataverzameling, data-analyse en het gebruik van data om beleidskeuzes te maken of te evalueren. In dit onderzoek gaan we na hoe, en in hoeverre, de gemeente datagedreven werkt bij de vorming en evaluatie van beleid. Om dat te doen is het nodig om te kijken naar het proces dat begint met dataverzameling en eindigt met het gebruiken van data om beleidskeuzes te maken of te evalueren. Daarmee schetst dit onderzoek niet alleen een beeld van de mate waarin het huidige beleidsproces datagedreven is, maar helpt het de gemeente ook door het benoemen van verbeterpunten in het gebruik en de toepassing van data.

Het doel van dit onderzoek is om in beeld te brengen in hoeverre de gemeente datagedreven werkt bij het opstellen en evalueren van beleid. Het onderzoek richt zich niet op de uitvoering van beleidsuitvoering omdat dit ook vraagt om in de privacywetgeving te duiken en compliance van de gemeente hieromtrent. Er is gekozen, samen met een afvaardiging van de raad, om dit buiten de afbakening van het onderzoek te houden. Daarbinnen onderscheiden we de volgende doelstellingen: • •

inzicht geven in de mate waarin de gemeente datagedreven werkt bij beleidsvorming en beleidsevaluatie; Aanbevelingen formuleren om de toepassing van data in de beleidscyclus te verbeteren.

Onderzoeksopzet

Vraagstelling De hoofdvraag van het onderzoek luidt:

Hoe wordt data binnen de gemeente Nissewaard gebruikt (door beleidsmakers en bestuurders) bij het opstellen en evalueren van beleid?

Deelvragen Deze hoofdvraag hebben we uitgewerkt in de volgende deelvragen: Dataverzameling 1. 2.

Hoe ziet het proces van dataverzameling er binnen de drie geselecteerde domeinen van de gemeente uit? Hoe is de selectie van de te verzamelen data tot stand gekomen?

Data verwerking 3. 4.

Op welke wijze verwerkt en analyseert de gemeente de verzamelde data? Welke uitdagingen komen ambtenaren tegen in het gebruik en verzameling van data?

Data toepassing 5. 6. 7.

Hoe en wanneer zijn de geselecteerde data in het beleidsproces van de drie geselecteerde domeinen gebruikt? In hoeverre komen de gebruikte data daadwerkelijk tot uitdrukking in het beleid voor de drie geselecteerde domeinen? Hoe worden de resultaten van data-analyse gebruikt in de besluitvormingscyclus?

3

Onderzoeksopzet

De Rekenkamer voert dit onderzoek in vier fases uit. Hieronder wordt een korte toelichting bij elke fase gegeven. Deze fases zijn: 1. 2. 3. 4.

Startgesprek Documentenanalyse Interviews Rapportage

In het startgesprek bespreekt de projectleider de voorliggende onderzoeksopzet en het bijbehorende informatieverzoek met de ambtelijk contactpersoon. Doel van het gesprek is dat de onderzoeksvraag helder is en dat er werkafspraken zijn gemaakt over de verwachtingen en samenwerking tussen de Rekenkamer en de gemeentelijke organisatie. Dit informatieverzoek wordt voorafgaand aan het startgesprek toegestuurd en daarin staat welke documentatie wij bij de ambtelijke organisatie opvragen.

Resultaten •

Onderlinge werkafspraken en verwachtingen zijn vastgesteld

Gehanteerde methode • •

startbijeenkomst informatieverzoek

Dit onderzoek richt zich op het in beeld brengen van de rol van data binnen de gemeente bij maken en evalueren van beleid. Om hier zicht op te krijgen zullen we verder inzoomen op drie domeinen binnen de gemeente. Om een goed beeld te krijgen van de breedte van de gemeentelijke toepassing van data, is er gekozen om in dit onderzoek te kijken naar het gebruik van data in het armoedebeleid, het duurzaamheidsbeleid en het afvalbeleid van de gemeente. Er is gekozen voor deze drie beleidsterreinen zodat er met dit onderzoek zicht ontstaat op de toepassing van data over de breedte van de gemeentelijke organisatie. Daarnaast kenmerken deze drie beleidsterreinen zich door de aanwezigheid van data en de mogelijkheid van het toepassen van data. Om deze drie domeinen nader in beeld te brengen zal in de tweede fase van het onderzoek een documentenanalyse worden uitgevoerd. In deze documentenanalyse zal allereerst gekeken worden naar documenten die inzicht geven in de totstandkoming van de relevante beleidsstukken in de drie domeinen. Vervolgens zal gekeken worden naar de onderbouwing van de belangrijkste beleidsstukken en de rol van data daarin.

4

Onderzoeksopzet

Naast het in beeld brengen van de totstandkoming en onderbouwing van het beleid, zal gekeken worden naar de wijze waarop de gemeente invulling geeft aan de evaluatie van het gevoerde beleid. Om dit te kunnen onderzoeken zal gekeken worden naar welke data er voor de gemeente beschikbaar is om het beleid te evalueren en op welke wijze de gemeente die data gebruikt bij de evaluatie van het gevoerde beleid. Afbakening Om op een goede manier uitvoering te kunnen geven aan dit onderzoek zal zowel bij het onderzoeken van de rol die data heeft gehad in het opstellen van het beleid als bij het onderzoeken in welke mate er sprake is geweest van een evaluatie van het beleid aan de hand van de beschikbare data, gekeken worden naar het laatste beleidsproces op deze beleidsterreinen.

Resultaten • • •

Inzicht in de totstandkoming en onderbouwing van het beleid in het sociaal domein, het duurzaamheidsbeleid en het woonbeleid Inzicht in de rol van data in de totstandkoming en onderbouwing van de drie genoemde domeinen Inzicht in de rol van data bij de evaluatie van het gevoerde beleid in de drie genoemde domeinen

Gehanteerde methode •

Documentanalyse

In deze fase toetsen en verdiepen we de resultaten van de documentanalyse met drie verdiepende gesprekken. Er zal één interview worden gehouden met beleidsmedewerkers van de drie beleidsterreinen. In dit interview zal ingegaan worden op de stappen die op de verschillende beleidsterreinen zijn gezet op het gebied van datagedreven werken. Daarnaast zal er een interview plaatsvinden met medewerkers van de gemeente met een verantwoordelijkheid op het gebied van de verzameling of verwerking van data voor beleidsprocessen. Tot slot zal er ook een interview zijn met de portefeuillehouder op het gebied informatiemanagement. In de gesprekken zal er aandacht zijn voor keuzes in dataverzameling, dataverwerking en de toepassing van data bij het maken en evalueren van het beleid

Fase 3: samenvatting Resultaten • •

Aanvullend inzicht in het beleidsproces per domein Aanvullend inzicht in het proces van dataverzameling, dataverwerking en de toepassing van data bij het maken en evalueren van het beleid.

Gehanteerde methode •

Verdiepende Interviews van 1 uur.

5

Onderzoeksopzet

In deze laatste fase van het onderzoek stellen wij het onderzoeksrapport op. Dit rapport bestaat uit een deel met bevindingen (Nota van Bevindingen) en een bestuurlijk deel (conclusies en aanbevelingen). De Nota van Bevindingen wordt bij de ambtelijke organisatie teruggelegd voor een feitenverificatie. Na verwerking van het ambtelijk wederhoor sturen wij de definitieve versie inclusief de conclusies en aanbevelingen voor bestuurlijk wederhoor naar het college. Daarna biedt de directeur van de rekenkamer het onderzoeksrapport aan de raad aan.

Resultaten • •

beantwoording van hoofd- en deelvragen in een onderzoeksrapport Rapportage met bevindingen, conclusies en aanbevelingen

Gehanteerde methode • • •

ambtelijk wederhoor bestuurlijk wederhoor Presentatie in de raad/raadscommissie

6

Onderzoeksopzet

Herman Sietsma is de directeur van de rekenkamerfunctie, Nick Woudstra is secretaris. Christan Schut is projectleider. Het onderzoeksteam voert in overleg met Herman Sietsma het onderzoek uit. Wij voeren dit onderzoek uit in het eerste en tweede kwartaal van 2023. Rekening houdend met het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor bieden we de onderzoeksrapportage net na het zomerreces aan de raad aan. Onderzoeksfasen

Planning

Fase 1: Startgesprek

April 2023

Fase 2: Documentenanalyse

Mei 2023

Fase 3: Interviews

Mei/juni 2023

Fase 5: Rapportage

juli/september 2023

7