53.Beleidsuitgangspunten digitale toegankelijkheid en begrijpelijkheid; Impactanalyse en beleidsuitgangspunten

Impactanalyse en beleidsuitgangspunten digitale toegankelijkheid en begrijpelijkheid implementatie van de Wet digitale overheid/Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid

Eenheid Dienstverlening

datum 22 maart 2023 versie 6 Auteur(s) Natasja Dolk, Linda van Erkel en Sergio Gonsalves Jardin de Ponte

INHOUD

1. INLEIDING

3

2. AMBITIES EN RANDVOORWAARDEN VOOR NISSEWAARD

3

3. IMPACTANALYSE EN BELEIDSUITGANGSPUNTEN

4

3.1 Beleidsuitgangspunten algemeen

5

3.2 Organisatorische aspecten

6

3.3 Communicatieve aspecten

7

3.4 Juridische aspecten

7

3.5 Technische aspecten

7

3.6 Financiële aspecten

8

3.7 Nissewaard Leert Door

9

2

IMPACT VAN DIGITALE TOEGANKELIJKHEID EN BEGRIJPELIJKHEID EN VOORGESTELDE BELEIDSKEUZES VOOR IMPLEMENTATIE

1. INLEIDING In Nederland willen we dat openbare voorzieningen toegankelijk zijn voor alle burgers. Niet alleen gebouwen en bijvoorbeeld het openbaar vervoer, maar ook overheidswebsites. Het internet, computers en smartphones gebruiken horen daar natuurlijk bij. Juist daarom is het belangrijk dat onze online dienstverlening toegankelijk en begrijpelijk is voor iedereen. In Nederland hebben 2,5 miljoen mensen van 16 jaar en ouder moeite met lezen, schrijven en/of rekenen. Dat komt neer op 18% van alle Nederlanders en vormt daarmee één van de grootste problemen binnen de digitale toegankelijkheid. Want het grootste deel van de online content is te moeilijk geschreven voor deze doelgroep. In oktober 2016 werd de Europese richtlijn 2016/2102 ‘inzake de toegankelijkheid van de websites en mobiele applicaties van overheidsinstanties’ gepubliceerd. Met deze richtlijn zijn overheden – waaronder gemeenten - verplicht om te voldoen aan de normen voor toegankelijkheid zoals die zijn opgenomen in de Europese Norm EN 301 549. De niveau A en AA toegankelijkheidseisen van de WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) zijn onderdeel van de EN 301 549. De Europese richtlijn 2016/2102 is in Nederland omgezet naar het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid (TBDTO) en opgehangen onder Grondwet artikel 89.

Bij de inwerkingtreding van de Wet digitale overheid (Wdo) wordt het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid omgezet naar het Besluit Digitale Toegankelijkheid en de grondslag omgehangen naar de Wet digitale overheid. De toegankelijkheidsstandaard zal de komende jaren zich blijven ontwikkelen. Tot 2016 was in Nederland de toepassing van deze standaard neergelegd in beleidsregels. Gemeenten die besloten om de webrichtlijnen niet toe te passen, waren verplicht dat gegrond aan te geven in de bedrijfsvoeringparagraaf van het jaarverslag ('Pas toe of leg uit'-beleid). Nu de Europese toegankelijkheidsrichtlijn is ingegaan, is gegrond afwijken niet langer mogelijk. In plaats daarvan kunnen gemeenten nu een beroep doen op ‘onevenredige last’, zoals wordt omschreven in het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid. Maar gemeenten zullen altijd een toegankelijk alternatief moeten aanbieden. 2. AMBITIES EN RANDVOORWAARDEN VOOR NISSEWAARD Binnen de opgave digitale toegankelijkheid zijn met de portefeuillehouder de volgende ambities uitgesproken: -

-

Focus leggen op de quickwins met grote impact. Energie creëren waar we nu nog achterblijven op toegankelijke en begrijpelijke content. De basisfaciliteiten voor een grote groep gebruikers op orde krijgen, daarna stap maken naar mensen met een beperking. Waarbij mogelijk sommige aanpassingen voor mensen met een beperking ook nuttig kunnen zijn voor een grote groep. Daar waar mogelijk combineren. Allianties aangaan (bijv. Informatiepunt Digitale Overheid, Cliëntenraad Sociaal Domein, landelijke patiëntenverenigingen). Visie op lokale inclusie uitdragen – uitgaan van dezelfde prioriteiten en versnellen door van anderen te leren.

3

Randvoorwaarden hierbij zijn: -

Digitaal bereikbaar zijn voor de inwoner via de hoofdwebsite Infrastructuur op orde krijgen voor de inwoner (informatie is duidelijk vindbaar) Begrijpelijke taal is belangrijk (in brieven en informatie op de websites) Ondersteuning techniek (bijv. tool met voorleesfunctie of klikken op uitleg). Standaard evaluatie in de processen en feedback krijgen van gebruikers Processen prioriteren (bijv. prio 1 is hoofdwebsite op orde brengen) Spelregels duidelijk maken Focus houden op waar de dienstverleningstaken liggen i.k.v. diverse websites Continue klantwaardering kunnen meten.

Om deze ambities en bijbehorende randvoorwaarden te kunnen realiseren is een beperkt budget beschikbaar van € 25.000,- voor digitale toegankelijkheid en begrijpelijkheid. Dit is onvoldoende om de ambitie waar te maken. Hiervoor is een aanvullend budget nodig. Dit wordt meegenomen als knelpunt in de Perspectiefnota 2024. Hoe maken we deze ambities concreet? In de Uitvoeringskalender Externe Dienstverlening 2023 is digitale toegankelijkheid als prioriteit 1 aangemerkt, waarbij de ambities door vertaald worden in een plan van aanpak. In 2023 starten we met de hoofdwebsite nissewaard.nl toegankelijker en begrijpelijker te maken. In 2024 volgen de overige websites. Vanaf 2025 de app’s en webapplicaties. Voor de hoofdwebsite is een nulmeting opgesteld. In beeld is aan welke richtlijnen wij momenteel voldoen en aan welke nog niet (helemaal). In een nog op te stellen plan van aanpak zullen wij aangeven met welke (bestuurlijke) prioriteiten wij aan de slag gaan. Daarbij zullen wij ook de gebruikerservaringen ophalen en centraal stellen in het verbeterplan. 3. IMPACTANALYSE EN BELEIDSUITGANGSPUNTEN De impact van de invoering van het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid (TBDTO) is door VNG Realisatie landelijk onderzocht. De onderzoeksvragen voor de impactanalyse waren: 1. Wat wijzigt er in de werkwijze van de gemeente door het Besluit digitale toegankelijkheid? 2.

Wat betekenen deze veranderingen voor de gemeentelijke organisatie? 3. Is de gemeente voldoende toegerust voor een doeltreffende uitvoering? 4. Welke kosten en besparing voor de gemeentelijke uitvoering zijn aan de invoering van het Besluit Digitale Toegankelijkheid verbonden? 5. Wat zijn de verwachte effecten van het Besluit Digitale Toegankelijkheid? 6. Hoe kunnen veranderingen worden geïmplementeerd en wat zijn de randvoorwaarden en risico’s? Het volledige rapport van de uitkomsten is hier te vinden: https://vng.nl/sites/default/files/2021-11/impactanalyse-besluit-digitale-toegankelijkheid.pdf Aan de hand van de impactanalyse van de VNG, de ervaringen van andere gemeenten en de aanbevelingen van de VNG volgt hieronder een korte beschrijving van aandachtspunten die ook voor de implementatie in Nissewaard gelden. Daarom stellen wij in deze notitie de kaders vast die wij hanteren als beleidsuitgangspunten (zie de blauwe kaders) voor de implementatie van digitale toegankelijkheid en begrijpelijkheid. 4

3.1 BELEIDSUITGANSPUNTEN ALGEMEEN In de landelijke gesprekken zijn enkele belemmeringen voor de uitvoering genoemd, onderwerpen die het voor gemeenten lastig maken om te voldoen aan het TBDTO. Hierbij gaat het om: a. het ontbreken van signalen uit de doelgroep en andere prikkels waardoor intern draagvlak moeilijk is; b. technische belemmeringen, zoals: a. het laten voldoen van pdf-bestanden omdat die ook door andere partijen worden aangeleverd; b. gebruik van infographics; c. het laten voldoen van informatie op kaarten; c. maken van afspraken met leveranciers en samenwerkende partijen over dit onderwerp. Deze drie belemmeringen voor de uitvoering zijn ook van toepassing voor gemeente Nissewaard. Hieronder maken wij inzichtelijk en transparant hoe wij per belemmering daar mee om gaan in Nissewaard en welke beleidsuitgangen wij hanteren.

1. Signalen uit de doelgroep: Wij stellen de gebruiker centraal. Alle inwoners zijn gebruiker van onze digitale kanalen. Wij halen actief signalen op bij diverse klankbordgroepen (bijv. Cliëntenraad Sociaal Domein) en landelijke verenigingen van mensen met een beperking . Wij gebruiken deze signalen om interne urgentie en draagvlak te vergoten en verleiden ambassadeurs om mee te doen. De portefeuillehouder onderhoudt de netwerken met landelijke instellingen en de plaatselijke samenwerking met de bibliotheek vanuit het Informatiepunt Digitale Overheid. 2. Technische belemmeringen bij PDF-bestanden, infograpics en kaarten: a. Wij erkennen dat pdf-bestanden standaard niet voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Wij accepteren dit voor de reeds beschikbare bestanden op onze hoofdwebsite. Hiervan maken wij een notitie bij de betreffende bestanden. Uitgangspunten zijn: - alleen (invul)formulieren op eigen website voor aanvragen - minder relevante pdf’s bepalen - onderscheid gaan maken wat de keuze zou moeten zijn qua type PDF - documenten B&W of brieven wel in pdf (wel volgens spelregels) - onderscheid maken in soorten documenten: Dit vraagt om een verdiepingssessie o.b.v. Nice 2 Know en Need 2 Know informatie - spelregels maken - check op WOO qua noodzaak voor openbaarmaking van informatie. b.

Voor externe documenten nemen wij materiaal dat niet aan de norm voldoet niet over op de website. Bij nieuwe pdf-bestanden maken wij de afweging om een samenvatting te maken, uitgezonderd infographics of kaart-bestanden. Verder zorgen wij voor codering versiebeheer en beleggen een regierol hiervoor. Er wordt een feedbacklink toegevoegd als een link het niet doet. c. De gemeente neemt geen verantwoordelijkheden van (samenwerkende) partijen over om te voldoen aan de digitale toegankelijkheidseisen (daar waar de gemeente geen juridisch eigenaar van is). d. Qua huisstijl hebben wij oog voor het Beeldmerk Placebranding. 3. Afspraken met leveranciers en samenwerkende partijen: Voor diverse websites en webapplicaties die binnen Nissewaard in omloop zijn, zijn de uitgangspunten: - bezien of onderbrengen onder de hoofdwebsite mogelijk is; - domeinnamen wel behouden, ivm voorkomen misbruik naam gemeente of imagoschade - portal creëren op hoofdwebsite: helft toptaken, helft op onderwerp/sitepagina’s - eigen landingspagina’s binnen website opnemen - voor websites waar een gedeelde verantwoordelijkheid met samenwerkende partijen is, is een verdiepingsessie nodig (planning eind 2023). 5

3.2 ORGANISATORISCHE ASPECTEN Op het aspect organisatie is de impact groot: voldoen aan het TBDTO vraagt een organisatie brede aanpak, omdat toegankelijkheid doorwerkt in alle processen van alle afdelingen. Structureel komen er extra taken bij rondom monitoring, controle en nabewerking van documenten en bewustwording op peil houden. Hiervoor zijn interne ambassadeurs nodig die de urgentie en spelregels kunnen uitleggen. De VNG geeft aanbevelingen wat gemeenten zelf kunnen doen (projectmatige aanpak, keuzes maken, digitale toegankelijkheid koppelen aan informatiehuishouding op orde of inclusiviteit). 4. Wij kiezen ervoor om de gebruiker centraal te stellen voor een verbeteraanpak op de nulmeting. Daar waar mogelijk trekken wij gezamenlijk op met de projectgroep WOO (informatiehuishouding en actieve openbaarmaking) en Programma Omgevingswet (pilot). Hiernaast zetten wij interne ambassadeurs voor digitale inclusie in. Daarnaast is gekeken wat er kan worden gedaan om de toegankelijkheidsverklaringen te verkrijgen voor alle websites, apps en webapplicaties. Dit is een grote opgave, gezien het huidige aantal beschikbare websites en webapplicaties die Nissewaard in beheer heeft. Hierbij helpt het als het ministerie van BZK en de toezichthoudende provincies de nadruk leggen op stimuleren en meedenken en niet op puur status A behalen.

Een website of app kan status A, B, C, D of E krijgen. De nalevingsstatus geeft aan of een website of app al VOLDOET AAN de wet. Dat is zo met status A, B en C. De status geeft ook aan of de site of app al TOEGANKELIJK is. Dat is alleen zo bij status A. De status is te zien in de toegankelijkheidsverklaring en in het toegankelijkheidslabel.

5. Wij kiezen voor een continu verbeterproces aan de hand van de toegankelijkheidsverklaringen. De ambitie komt voort uit de bestuurlijke prioritering en gebruikerswensen, niet op status A behalen.

Tevens hebben gemeenten behoefte aan bijeenkomsten met andere gemeenten en inzicht in de gevolgen van ontoegankelijke websites voor mensen met een beperking. 6. Wij maken gebruik van de ervaringen van andere gemeenten en sorteren de aanpak op quickwins (laaghangend fruit) zolang er beperkte capaciteit of budgetruimte is.

6

3.3 COMMUNICATIEVE ASPECTEN Alle medewerkers van de gemeente moeten zich bewust zijn van de eisen die het TBDTO stelt: toegankelijkheid moet in het DNA van de medewerkers worden opgenomen, net als het geval is bij informatieveiligheid en privacy. Voor de organisatie is er behoefte aan praktische handreikingen (schrijfwijzers en spelregels) rondom digitaal toegankelijke content. 7. Door Communicatie wordt een communicatieplan opgesteld voor de toegankelijkheid en begrijpelijkheid. 8. Voor begrijpelijkheid wordt gebruik gemaakt van externe expertise (naar verwachting in 2024). Waar mogelijk wordt in 2023 geëxperimenteerd met een pilot, bijv. voor de omgevingswet. 9. Eind 2022 zijn de trainingen gestart voor het webteam en communicatieadviseurs. 10. Er wordt gestart met handige tools en instructies (spelregels en schrijfwijzers) aanbieden voor de medewerkers die content aanleveren voor video’s en websites. Uitgangspunt is zo min mogelijk uitvoeringslasten. Dit vraagt om strikte naleving van gemaakte keuzes. Alleen in overleg met de portefeuillehouder worden uitzonderingen gemaakt.

3.4 JURIDISCHE ASPECTEN De juridische impact zit vooral in het rekening houden met de WCAG-richtlijnen (Web Content Accessibility Guidelines) bij de inkoop van websites en systemen. Daarnaast ook bij het verplicht stellen van de WCAG-richtlijnen als andere partijen in opdracht van de gemeente webapplicaties beschikbaar stellen. 12. Wij maken afspraken met inkoop en gebruiken hiervoor de checklist van de VNG. 13. Er is een beslisboom opgesteld om te bepalen waar het juridisch eigenaarschap ligt voor de websites die in omloop zijn. 14. Nieuwe wensen voor websites of SaaS-oplossingen worden getoetst aan de digitale toegankelijkheidseisen volgens de beslisboom, zodat contractuele afspraken goed belegd worden. 3.5 TECHNISCHE ASPECTEN Het TBDTO stelt eisen aan meerdere technische voorzieningen voor websites of (web)applicaties. Hiermee moet rekening gehouden worden bij inkoop, maken van e-formulieren, beschikbaar stellen van tools voor medewerkers en bij het gebruiken en aanpassen van sjablonen. Elke drie jaar moet een toegankelijkheidsverklaring opnieuw getoetst worden. Ten aanzien van de technische mogelijkheden zijn meerdere onderzoeken gedaan. De volgende resultaten vallen op: 1) CMS Uit zowel kwalitatief als kwantitatief onderzoek naar de frontend (wat de bezoeker ziet) van 12.000 websites, zijn er nog grote verschillen tussen de meest en minst toegankelijke CMSplatformen.

2) SEO Er is een gemiddeld positief verband tussen SEO (Search Engine Optimalisation) en digitale toegankelijkheid. Dit is van belang voor de vindbaarheid van informatie over producten en diensten op de website. Websites die hoog scoren op toegankelijkheid, zijn dus ook beter 7

geoptimaliseerd voor zoekmachines. Het omgekeerde geldt voor websites die geen moeite doen voor toegankelijkheid of SEO; websites die minder hoog scoren op toegankelijkheid, zijn ook minder goed geoptimaliseerd om hoog in de rankings te komen. 3) SaaS-oplossingen Software as a Service-oplossingen zijn over het algemeen toegankelijker dan self hostedplatformen. Bij een SaaS-oplossing is er namelijk door de bedrijven zelf al nagedacht over thema’s, functies en technologie. Zij zijn eerder geneigd om toegankelijkheid hierin mee te nemen. Bij een self hosted-platform, waarbij de website-eigenaar zelf meer controle heeft over de techniek en vormgeving, worden makkelijker niet-toegankelijke keuzes gemaakt. Van groot belang is de aanbeveling van de VNG op het aspect techniek: leg de verantwoordelijkheid voor het technisch testen van een website, systeem of app bij de leverancier. Dan kan de gemeente zich focussen op de content. Dit scheelt ook in de kosten voor het driejaarlijks testen. Ook een landelijke benadering van de leveranciers om afspraken te maken wanneer zij voldoen, is noodzakelijk. De VNG onderneemt hiertoe initiatieven. 15. Al 12 jaar maken wij gebruik van de CMS van een leverancier. Deze leverancier is een commerciële partij die zich niet uitsluitend op overheden richt. Om te voldoen aan de nieuwe toegankelijkheidsvereisten, zijn aanpassingen noodzakelijk in de CMS.

Dit kost geld. Wij onderzoeken de mogelijkheid tot een nieuwe aanbesteding met daarbij een programma van eisen waarbij voldaan wordt aan de nieuwe eisen. 16. SEO kan een belangrijke randvoorwaarde zijn bij een nieuwe aanbesteding. Dit wordt nader onderzocht. 17. SaaS-oplossingen kunnen maatwerk bieden. Dit wordt nader onderzocht. 18. Wij nemen de aanbeveling van de VNG over om de techniek als eis neer te leggen bij een (nieuwe) leverancier in het programma van eisen voor een nieuwe aanbesteding. 19. Wij zijn voorstander van een landelijke uitvraag en stimulerende houding vanuit de VNG ten aanzien van leveranciers. Waar nodig sturen wij zelf op een actieve houding van onze leveranciers tot het digitaal toegankelijk en begrijpelijk maken van hun producten/diensten. 3.6 FINANCIËLE ASPECTEN Veel gemeenten zijn na invoering van de WCAG-richtlijnen begonnen met een nieuwe website. Hierdoor is er landelijk alleen inzicht in de benodigde capaciteit en kosten vanaf de start van een nieuwe website, niet van aanpassing van een bestaande website. Bovendien is de reikwijdte van het TBDTO uitgebreid naar alle intra- en extranetten en mobiele apps en is er technisch meer mogelijk dan in het verleden. De impact van dit verschil blijkt door gemeenten niet apart te ramen.

Gemeenten zijn gemiddeld twee jaar bezig met de implementatie en daarna zijn er structurele werkzaamheden waar aandacht voor moet zijn. Er is een inschatting gemaakt van de kosten voor de gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen. Doordat nog weinig gemeenten hier ervaring mee hebben, zijn de kosten geschat met een bandbreedte. De implementatiekosten komen uit tussen de 58- 94 miljoen euro (landelijk). Deze bestaan vooral uit de kosten voor het projectteam en out-ofpocket kosten voor aanpassing van de techniek, uitvoeren van nulmetingen en toetsen, trainingen voor personeel en inhuur. Daarnaast is structureel jaarlijks tussen de 25 – 32 miljoen euro nodig voor monitoring en bewustwording (ambtelijk en bestuurlijk en extern), controle en nabewerking van content en de kosten voor het opstellen van de toegankelijkheidsverklaringen. Al deze kosten zijn veel duidelijker aan het TBDTO toe te schrijven door de bredere reikwijdte van het TBDTO en de verplichte toegankelijkheidsverklaringen. 8

Voor Nissewaard moet nog een financiële vertaalslag worden gemaakt. Het is op dit moment niet mogelijk om een volledige kostenraming te maken voor de implementatie om te voldoen aan de WCAG-richtlijnen. 20. Een financiële vertaling voor de gemeente Nissewaard is niet volledig te maken. Wel kan rekening worden gehouden met de volgende kostensoorten: - Audits voor toegankelijkheidsverklaringen (naar schatting € 112.000 op basis van huidige aantallen kanalen/websites elke 3 jaar) - Trainingskosten - Monitoringskosten (aantal fte : geschatte uren) - Verwachte investering bij aanbesteding nieuwe CMS-leverancier - Externe tekstschrijver - Regierol op digitale toegankelijkheid en begrijpelijkheid PM kosten zijn: - Instructies schrijven - Projectkosten Knelpunten die niet voorzien zijn in de begroting worden in de tussenrapportages en/of perspectiefnota meegenomen. Keuzes over structurele inzet/uitbreiding van personeel vragen om afzonderlijke besluitvorming.

Als laatste is een financiële tegemoetkoming in de kosten voor gemeenten van belang, anders is de kans groot dat – na een opleving – de aandacht voor digitale toegankelijkheid weer wegebt, zoals bij de webrichtlijnen is gebeurd. Eventuele compensatie van rijkswege volgt vanuit de Wet digitale overheid, waarvan de invoering nog niet bekend is. 21. De financiële tegemoetkoming is er nog niet van rijkswege. Waar mogelijk kijken we naar quickwins in relatie tot de WOO of de Omgevingswet waar wel compensatie voor is.

3.7 NISSEWAARD LEERT DOOR Om het TBDTO succesvol te implementeren, is bewustwording van het belang van toegankelijkheid en begrijpelijke content nodig, zowel op bestuurlijk als ook op ambtelijk niveau. Naast commitment is een organisatie brede aanpak noodzakelijk. Het TBDTO heeft impact op de gehele organisatie, op alle afdelingen en alle processen. Ook na de implementatie blijft voor monitoring en bewustwording structurele aandacht nodig. In Nissewaard wordt aangesloten bij Nissewaard Leert Door als lerende organisatie. 22. In het communicatieplan zal aandacht zijn voor bewustwording en het lerend vermogen van de organisatie om digitale toegankelijkheid en begrijpelijkheid te borgen in o.a. leerlijnen, schrijfwijzers en werkprocessen. Ook de rollen en taken van o.a. leidinggevengevenden zijn daarbij belangrijk voor sturing op de afgesproken processen en werkwijzen. 23. Op IMT-niveau worden sponsoren gezocht en op medewerkersniveau ambassadeurs om de urgentie voor digitale inclusie te bevorderen. 24. De impact op de organisatie van Nisseaard houden wij klein door technische aspecten zoveel mogelijk bij leveranciers te beleggen en begrijpelijke content waar mogelijk te faciliteren door duidelijke spelregels, tools of formats. 9