49.Prestatieafspraken en Bedrijfsplannen uitwerking Governance de Stoep (deel II); collegeadvies

College-advies onderwerp

eenheid

Prestatieafspraken en Bedrijfsplannen, Directie Uitwerking Governance De Stoep (deel II)

stuknummer:

team

GN-DIR

auteur 525505

toestelnr

M.J.F. Loeven

6 599

2de auteur

toestelnr

21CA00422

Besluit: Het college besluit in te stemmen met de ‘Prestatieafspraken De Stoep 2022 – 2026’, het ‘Bedrijfsplan theater De Stoep 2022 – 2026’ en het ‘Bedrijfsplan Centrum voor de Kunsten 2022 – 2026’. Openbare samenvatting: In navolging op het besluit tot verruiming van het mandaat zijn prestatieafspraken opgesteld. Deze afspraken geven een overzicht van de door de directeur van De Stoep te behalen doelen ter realisatie van de culturele ambities van Nissewaard. Vervolgens is in een tweetal bedrijfsplannen beschreven hoe deze prestaties door het theater De Stoep en het Centrum voor de Kunsten gerealiseerd gaan worden. De Prestatieafspraken en Bedrijfsplannen maken onderdeel uit van een bredere structuur, opgezet met als doel om enerzijds meer vrijheid te creëren voor De Stoep om binnen het bestaande budget de doelstellingen gerealiseerd te krijgen en anderzijds om een helder kader te bieden voor het gemeentebestuur om haar regierol adequaat te kunnen voeren. Dit voorstel heeft betrekking op het vaststellen van de prestatieafspraken en de twee bedrijfsplannen. Daarnaast zal worden voorgesteld tot het vaststellen van een Convenant als handelingskader. Hierover wordt separaat geadviseerd.

College-advies advies eenheid Directie

pagina 2 van 7

Inleiding: Aanleiding Na diverse onderzoeken, zowel in- als extern, hebben college en raad1 besloten tot verruiming van het mandaat van de directeur van De Stoep, en daarmee indirect om De Stoep onderdeel te houden van de gemeentelijke organisatie en dus niet extern te verzelfstandigen. Aan dit besluit ligt een heldere motivering te grondslag: verruiming van mandaat van de directeur van De Stoep betreft een zorgvuldige manier om de bedrijfsvoering te optimaliseren en beter aan te laten sluiten bij de activiteiten en behoeften van het theater. Bovendien is het de meest effectieve vorm om de culturele ambities van de gemeente gerealiseerd te krijgen. In navolging op dit besluit, dient daar verder vorm en inhoud aan te worden gegeven. Enerzijds door het formuleren van een handelingskader (deel I) en anderzijds door het vaststellen van de te leveren prestatie en de wijze waarop deze gerealiseerd gaan worden (deel II). Dit advies ziet toe op deel II, over deel I wordt separaat geadviseerd. Bestuurlijk belang Het college geeft uitvoering aan het cultuurbeleid zoals dat door de raad is vastgesteld. De daarin beschreven doelstellingen dragen bij aan de complete gemeente die Nissewaard wil zijn, waar inwoners prettig en veilig kunnen wonen, werken en ontspannen.

In het realiseren van deze doelstellingen spelen culturele instellingen, waaronder het theater en het CvdK, een essentiële rol. De positionering van, en sturing op, De Stoep zijn dientengevolge van groot bestuurlijk belang. Centrale vraag De centrale vraag die voorligt is: ‘op welke wijze wordt invulling gegeven aan het eerder genomen besluit tot verruiming van het mandaat van de directeur van de stoep, in het bijzonder: op welke prestaties wil het collegebestuur sturen en op welke wijze geeft De Stoep daar uitvoering aan?’ Beoogd maatschappelijk resultaat: Dit advies betreft een uitwerking van het eerder genomen besluit tot verruiming van het mandaat van de directeur van De Stoep; een besluit als gevolg waarvan de governance-structuur is afgestemd op de culturele ambities van de gemeente en waarbij tevens aandacht is voor het zo efficiënt mogelijk omgaan met overheidsgeld. Kader: Bij de nadere invulling van het besluit tot verruiming van het mandaat van de directeur, zijn de volgende elementen kader stellend. Inhoud doelstellingen De Stoep draagt bij aan het realiseren van het gemeentelijke cultuurbeleid betreffende cultuurparticipatie en -educatie en draagt tevens bij aan het profileren van Nissewaard als een levendige gemeente met goede culturele voorzieningen. De ambities van de gemeente Nissewaard voor kunst en cultuur zijn vastgelegd in de cultuurnota.

Sturing op doelstellingen Een verruiming van mandaat betekent niet dat situatie onoverzichtelijk en ongeordend mag worden, in tegendeel. Met de uitwerking van het besluit moet een structuur worden neergezet die gebruikt kan worden om als gemeentebestuur gericht te kunnen sturen op het realiseren van de doelstellingen en ambities. 1

Achtereenvolgens op 15 december 2020 en 27 januari 2021

College-advies advies eenheid Directie

pagina 3 van 7

Voorstel: Geadviseerd wordt om uitvoering te geven aan het besluit tot verruiming van het mandaat van de directeur van De Stoep door het vaststellen van de ‘prestatieafspraken De Stoep 2022 – 2026’, het ‘Bedrijfsplan theater De Stoep 2022 – 2026’ en het ‘Bedrijfsplan CvdK 2022 – 2026’; een weergave van de te leveren prestaties en de wijze geeft De Stoep daar uitvoering aan zal geven. Toelichting: Inhoud Prestatieafspraken De ambities van de gemeente Nissewaard voor kunst en cultuur zijn vastgelegd in de cultuurnota. Voor De Stoep zijn deze ambities expliciet gemaakt in prestatieafspraken, welke worden overeengekomen tussen het college en de directeur van De Stoep. De set met prestatieafspraken richt zich de volgende drie hoofdvragen: Wat gaan we doen?, Hoe goed doen we het? en wat is de toegevoegde waarde voor inwoners en voor de gemeente en omgeving? De prestaties worden eens per jaar getoetst (einde seizoen) door de gemeente Nissewaard, c.q. de portefeuillehouder Cultuur. Daarnaast vindt er per kwartaal een overleg plaats op hoofdlijnen wat betreft ontwikkelingen theater, personeel, financiën, onderhoud. Uitgangspunt bij de prestatieafspraken is komen tot de juiste balans tussen ‘verantwoording in cijfers’ en het voeren van ‘het gesprek’ daarover; balans in de afspraken over kwantiteit en kwaliteit, zicht op wat op succesvol is en waar ruimte zit voor experiment.

Bedrijfsplan theater De Stoep Het theater de Stoep heeft een duidelijke visie voor de komende jaren, te weten: ‘het worden van een theater dat een gevarieerd podiumkunstprogramma aanbiedt, van professionele kwaliteit voor een breed publiek uit de gemeente Nissewaard en omliggende regio, en een aantrekkelijke partij is voor sociaal culturele bespelers, amateurclubs en partners uit voor de zakelijke markt.’ Om dit te bereiken zal ingezet worden op: verbreding publiek en programma (op basis van demografische ontwikkeling en gemeentelijke ambities: Nn2040 en cultuurnota), zakelijke verhuur/ evenementen en sociaal culturele verhuringen. Bedrijfsplan CvdK Het CvdK vervult een belangrijke rol in de culturele keten van Nissewaard en heeft als ambities voor de komende jaren: bevordering van deelname aan cultuureducatie en -participatie, anticiperen op/met nieuwe vormen en middelen in dit kader, het versterken van de lokale culturele infrastructuur (en het bevorderen van expertise in deze) en het spelen van een actieve rol ten aanzien van cultuureducatie, leefbaarheid en vrijetijds aanbod.

Samenhang De prestatieafspraken en bedrijfsplannen maken onderdeel uit van een bredere structuur, opgezet met als doel om enerzijds meer vrijheid te creëren voor De Stoep om binnen het bestaande budget de doelstellingen gerealiseerd te krijgen en anderzijds om een helder kader te bieden voor het gemeentebestuur om haar regierol adequaat te kunnen voeren. De opgezette structuur per 1 januari 2022 wordt hieronder schematisch weergegeven. Voor een meer gedetailleerde toelichting wordt verwezen naar bijlage 1a.

College-advies advies eenheid Directie

pagina 4 van 7

Convenant Het convenant, dat gesloten wordt tussen het college van B&W en de directeur van De Stoep, heeft tot doel het expliciteren van de wederzijdse rechten en verplichtingen en het reguleren van overleg tussen partijen. Het biedt als het ware ‘het kader voor handelen’ en wordt om die reden voor een langere periode (voor de duur van tien jaar) overeengekomen. Prestatiecontract Het prestatiecontract geeft een overzicht van de door de directeur van De Stoep te behalen doelen ter realisatie van de uitgangspunten in de cultuurnota2, (en de daarop gebaseerde doelstellingen uit het uitvoeringsprogramma), uit te voeren binnen het daarvoor gestelde handelingskader (convenant). De prestatieafspraken zijn bepalend voor de inhoud van de bedrijfsplannen. De prestatieafspraken worden telkens voor de duur van vier jaar gemaakt, tussentijds worden de afspraken gemonitord en wordt waar nodig bijgestuurd. Bedrijfsplan Zowel het theater als het CvdK stelt een bedrijfsplan op. Hierin worden de ambities beschreven; wat gaat, wanneer gedaan worden om de prestatieafspraken (opgenomen in het prestatiecontract) te realiseren binnen het daarvoor gestelde kader (convenant). De bedrijfsplannen worden telkens voor de duur van vier jaar gemaakt, waarbij de planning gelijk loopt aan die van de cultuurnota en het prestatiecontract.

Argumentatie: Met deze constructie ontstaat meer vrijheid voor het theater om binnen het bestaande budget de doelstellingen gerealiseerd te krijgen en heeft het gemeentebestuur de tools in handen om gericht te kunnen sturen, hetgeen nodig is aangezien zij in volle omvang eindverantwoordelijk is en blijft voor het functioneren van De Stoep. Financiële consequenties: Begroting 2022 - 2025 De begroting is gebaseerd op het in november 2017 vastgestelde bedrijfsplan 2017-2020. De afgelopen jaren is de begroting niet aangepast op het gestegen aantal bezoekers, maar liet het jaarrekeningresultaat wel een tekort zien op de exploitatie. Bij opstelling van het nieuwe bedrijfsplan

2

Nota Kunst en Cultuur in Nissewaard 2020-2026 ‘In de schijnwerpers!’, gemeenteraad juli 2020.

College-advies advies eenheid Directie

pagina 5 van 7

zou een evaluatie van de begroting en een eventuele bijstelling plaatsvinden. Door de Coronapandemie zijn de exploitatieresultaten van het theater van 2020 en 2021 niet representatief. Daarom is ervoor gekozen om een begrotingsevaluatie na het seizoen 2021/2022 te laten plaatsvinden Sinds de opening van het nieuwe theater zijn de bezoekers bijna verdubbeld en daarmee zijn ook de kosten voor inzet personeel, inkoop voorstellingen, vervanging van meubilair, opbrengst kaartverkoop etc. navenant gestegen. De afgelopen jaren is de begroting hierop niet aangepast, maar liet het jaarrekeningresultaat wel een tekort zien op de exploitatie. Door verruiming van het mandaat van de directeur is de verwachting dat er (op termijn) efficiënter kan worden gewerkt en dat dit zal leiden tot verlaging van de kosten, waardoor tekorten op de exploitatie (zoals in de afgelopen jaren) kunnen worden voorkomen. Er zal (conform inhoud Convenant) worden gemonitord of De Stoep binnen de geformuleerde financiële kaders blijft. Egalisatiereserve en eenmalige storting Separaat aan dit besluit vindt besluitvorming plaats over het Convenant, met in het bijzonder het voorstel tot het vormen van een egalisatiereserve en het verzoek daarin een eenmalige storting te doen van € 200.000 te doen uit de Coronamiddelen (zoals eerder toegekend aan De Stoep).

Dit met als doel om eventuele tekorten op de begroting tijdelijk op te kunnen vangen. In eerste instantie mogelijke tekorten als gevolg van de Corona-pandemie. Zo zal de klantenkring (voorstellingen, lessen, huur van ruimtes etc.) weer moeten worden opgebouwd, waarbij rekening moet worden gehouden met enige mate van terughoudendheid als gevolg van angst en weerstand in verband met testbeleid bij toegang etc. Ook is door de vele digitale bijeenkomsten tijdens de Corona-pandemie wellicht een blijvende werkwijze voor bedrijven ontstaan, hetgeen ten koste zou gaan van fysieke bijeenkomsten in Theater de Stoep. Naast het opvangen van de mogelijke tekorten als gevolg van de Coronapandemie, kan de reserve gebruikt worden voor het egaliseren van exploitatieresultaten van De Stoep. De verwachting is dat er door verruiming van het mandaat van de directeur (op termijn) efficiënter kan worden gewerkt, dat dit zal leiden tot verlaging van de kosten en daarmee tot het voorkomen van tekorten op de exploitatie (zoals in de afgelopen jaren het geval was). Monitoring en evaluatie Zoals hierboven reeds opgemerkt is het nog de vraag wat de financiële effecten van de Coronapandemie zijn en of het besluit tot verruiming van het mandaat zal leiden tot een besparing, of beter gezegd: ‘het wegwerken van een structureel tekort op de begroting’.

Om die reden zullen de financiële ontwikkelingen worden gemonitord en zal na afloop van het seizoen 2021-2022 een begrotingsevaluatie plaatsvinden. Communicatie van het besluit: Interne communicatie Gemeenteraad Tijdens een themabijeenkomst op 3 november 2021 worden de raadsleden geïnformeerd over voorgestelde structuur per 1 januari 2022, zoals wordt voorgesteld als uitwerking van het eerder genomen besluit tot verruiming van het mandaat van de directeur van De Stoep.

College-advies advies eenheid Directie

pagina 6 van 7

Ondernemingsraad Ten aanzien van de keuze tot verruiming van het mandaat van de directeur van De Stoep is de OR meegenomen in de ontwikkelingen en is uiteindelijk, in het kader van artikel 25 van de WOR, advies gevraagd aan de OR. Op 4 december 2020 heeft de OR een positief advies uitgebracht. Ook ten aanzien van het voorliggende besluit is de OR; een mondelinge toelichting heeft plaatsgevonden op 17 juni en 2 september 2021, ook zijn de conceptstukken zijn toegestuurd. Ondanks dat de OR formeel geen adviesrecht heeft in deze, heeft zij bij schrijven van 15 jl. september ook ten aanzien van dit voorstel een positief advies gegeven. Medewerkers De medewerkers die het betreft worden geïnformeerd over dit besluit. Communicatie verloopt via de lijn: de directeur van het theater is verantwoordelijk voor het informeren van zijn medewerkers. Externe communicatie Aangezien het advies betrekking heeft op een interne aangelegenheid, kan externe communicatie achterwege blijven. Realisatie van het besluit: Het vaststellen van de prestatieafspraken en de bedrijfsplannen betreft een college bevoegdheid.

Na besluitvorming (zowel over deel I als deel II) zal met ingang van 1 januari 2022 gewerkt worden op basis de nieuwe structuur: convenant (als handelingskader), prestatieafspraken (als afspraken ter realisatie van de culturele ambities) en de bedrijfsplannen (als uitwerking van de wijze waarop de ambities gerealiseerd zullen worden). Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat het Convenant separaat wordt aangeboden ter besluitvorming. Bijlagen: Dit advies bevat de volgende bijlagen: 1. Prestatieafspraken De Stoep 2022 – 2026 2. Bedrijfsplan theater De Stoep 2022 – 2026 3. Bedrijfsplan Centrum voor de Kunsten 2022 – 2026

College-advies advies eenheid Directie

pagina 7 van 7

Collegeadvies: Het college wordt geadviseerd om: In te stemmen met de ‘Prestatieafspraken De Stoep 2022 – 2026’, het ‘Bedrijfsplan theater De Stoep 2022 – 2026’ en het ‘Bedrijfsplan Centrum voor de Kunsten 2022 – 2026’.

Wilt u zo vriendelijk zijn om de ruimte tussen de lijnen niet aan te passen dit ivm de digitale handtekening.

de locosecretaris,

I.W.J.M. Sips - Weck Datum besluit B&W: 12/10/2021

___________________________________________________________________________