43. Memo beantwoording Technische Vraag CDA; E-depot volgens Archiefwet

Memo aan

van

Griffie

Wethouder Hottentot

datum

pagina

26 maart 2025

1 van 2

Technische vraag over e-depot De CDA fractie heeft de volgende vraag gesteld: ‘’Op grond van de Archiefwet is de gemeente verplicht om online uitingen in een eigen e-depot op te slaan. Nissewaard heeft dit, net als veel andere gemeenten, ondergebracht bij Archiefweb.eu. Wij hebben begrepen dat dit toch moet worden ondergebracht bij een eigen e-depot. Gemeenten die dit reeds hebben gedaan, worden geconfronteerd met flinke rekeningen van Archiefweb.eu. Klopt het, dat ook Nissewaard, een overstap moet maken? Wij meenden ons te herinneren dat ons e-depot zal worden ondergebracht bij het Streekarchief; klopt dat? Kan zo'n overstap ook leiden tot hoge rekeningen?’’ Antwoord: Bij gemeente Nissewaard worden analoge (papieren) archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten, en de digitale archiefbescheiden naar het e-Depot van het Streekarchief. De websites van gemeente Nissewaard worden sinds 25-01-2017 gearchiveerd bij Archiefweb.eu, omdat er destijds nog geen e-depot beschikbaar was bij het Streekarchief. De gemeente is vanuit de archiefwet verplicht om blijvend te bewaren digitale informatie binnen 20 jaar onder te brengen in een e-depot. De websites worden nu gearchiveerd bij Archiefweb.eu. Dit is een commerciële partij waarop je als gemeente niet de controle hebt, zoals je zou willen op je te bewaren archiefbescheiden.

Het gebruik van een e-depot is dan ook noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom archivering en lange termijn bewaring van informatie, het waarborgen van de beveiliging en privacy van persoonsgegevens en het bieden van intern beheer en controle over de gearchiveerde content. Het e-depot biedt de gemeente de mogelijkheid om op lange termijn digitale duurzaamheid te garanderen zodat belangrijke overheidsinformatie altijd beschikbaar en toegankelijk blijven voor de toekomst. Hoewel Nissewaard de overstap nog niet heeft ingezet, moet dit op termijn wel gebeuren om aan de wettelijke eisen te voldoen. Omdat de huidige gearchiveerde websites pas 8 jaar oud zijn, is er nog enige tijd om dit zorgvuldig voor te bereiden. Inmiddels zijn gemeentes al bezig zijn om gearchiveerde websites bij Archiefweb.eu over te brengen naar hun eigen e-depot. Zij lopen hierbij tegen hoge kosten aan, namelijk voor het veilig overbrengen van de bestanden én voor het zorgen dat deze in het juiste formaat worden overgebracht.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

pagina

betreft

26 maart 2025

2 van 2

Technische vraag over e-depot

De VNG is in gesprek met gemeenten en Archiefweb.eu om te komen tot een gezamenlijke oplossing. Nissewaard neemt hieraan deel om voorbereid te zijn op de toekomstige overstap. De exacte kosten voor Nissewaard zijn op dit moment nog niet bekend. Door de gesprekken van de VNG met Archiefweb.eu af te wachten, kan de gemeente een weloverwogen besluit nemen over de overstap.