41.Memo Voortgang Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard

Memo aan

van

De gemeenteraad

Het college van burgemeester en wethouders

datum

pagina

7 november 2023

1 van 4

Voortgang Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard Geachte Raadsleden,

Aanleiding en doel van deze brief Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) deels in werking getreden. We hebben beloofd u steeds op de hoogte houden van de vorderingen om de eisen van de Woo in Nissewaard te implementeren. Via deze brief informeren we u over de vorderingen van de implementatie sinds onze laatste brief van januari 2023.

Korte herinnering: algemene informatie over de Woo In het kort zijn in de Woo twee onderdelen te onderscheiden: passieve openbaarmaking en actieve openbaarmaking Passieve openbaarmaking Ten aanzien van zogenaamde ‘passieve openbaarmaking’ vervangt de Woo de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dat gaat bijvoorbeeld over informatieverzoeken van inwoners, journalisten of wetenschappers aan de gemeente. De bepalingen rondom passieve openbaarmaking van de Woo zijn op 1 mei 2022 direct in werking getreden. Actieve openbaarmaking Daarnaast introduceert de Woo voor alle bestuursorganen in Nederland de plicht voor ‘actieve openbaarmaking’. Voor gemeenten betekent het dat voor 11 informatiecategorieën gaat gelden dat alle einddocumenten gepubliceerd moeten worden. Die plicht voor actieve openbaarmaking wordt gefaseerd ingevoerd. Naar verwachting zal de gefaseerde invoer enkele jaren duren. De harde plicht voor actieve openbaarmaking zal worden ingevoerd via een Koninklijk Besluit per informatiecategorie.

Stand van zaken implementatie Woo in Nissewaard; In Nissewaard zijn we in 2022 voortvarend aan de slag gegaan met implementatie van de Woo. De implementatie verloopt projectmatig: er is een projectteam met een stuurgroep, kernteam en voor de verschillende projectonderdelen van de aanpak is er een actieteam. De aanpak wordt begeleid door een externe projectleider. Naast projectmatig is de aanpak ook procesgericht: bij zowel de

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

pagina

betreft

7 november 2023

2 van 4

Voortgang Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard

implementatie van de wettelijke eisen voor passieve openbaarmaking als de eisen voor actieve openbaarmaking, worden de werkprocessen tegen het licht gehouden en wordt steeds binnen het werkproces besloten waar er aanpassingen of aanvullingen nodig zijn om te borgen dat Nissewaard aan alle eisen van de Woo voldoet. Hieronder bespreken we dat kort. Passieve openbaarmaking De belangrijkste veranderingen tussen de Wob en de Woo ten aanzien van passieve openbaarmaking zijn: 1) De verplichting om een Woo-contactpersoon aan te stellen en 2) een aantal veranderingen in de wettelijke beslistermijnen die gelden bij een Woo-verzoek. Zoals eerder bericht hebben we aan beide eisen vanaf de invoeringsdatum van de wet (1 mei 2022) voldaan. Als Woo-contactpersoon hebben we het Klancontactcentrum (KCC) aangewezen en de behandelaars van Woo-verzoeken hebben altijd de meest recente wettelijke termijnen en andere eisen gehanteerd. Wel is ook in Nissewaard de landelijke trend1 van steeds meer en complexere Woo-verzoeken merkbaar. In 2022 hebben we in een tweetal werksessies het proces van de afhandeling van Wob-/Wooverzoeken tegen het licht gehouden. Daarbij hebben we gekeken naar wat nodig is om structureel en efficiënt te voldoen aan de eisen van de Woo.

Deze sessies gaven aanleiding tot een intern gesprek hoe we de afhandeling binnen de ambtelijke eenheden efficiënter, eenvoudiger en doelgerichter kunnen maken. Het heeft geleid tot een voorstel voor een nieuw proces waarin: - Er per eenheid binnen de organisatie een Woo-contactpersoon wordt benoemd en opgeleid. Zij kennen de vakinhoudelijke kanten van de eenheid, maar hebben ook specifieke kennis en ervaring t.a.v. Woo-verzoeken. Deze collega’s zijn inmiddels geworven en deze zomer zijn ze van start gegaan. - Het implementeren van een software-oplossing die het anonimiseren van documenten minder arbeidsintensief maakt. Deze softwareoplossing is gekoppeld aan het zaaksysteem en is dit voorjaar beschikbaar gekomen. Hierdoor hebben we er het vertrouwen in dat de afhandeling van Woo-verzoeken in Nissewaard goed en efficiënt verloopt. Dat doet er overigens niet aan af dat we verwachten dat de afhandeling van Woo-verzoeken ook in de toekomst een flinke last op de organisatie zal blijven leggen. Als hierboven reeds genoemd is de toenemende druk door Woo-verzoeken landelijk bij bestuursorganen merkbaar. Actieve openbaarmaking De bepalingen in de Woo over actieve openbaarmaking zijn nog niet in werking getreden. De komende jaren wordt de plicht gefaseerd ingevoerd om – voor gemeenten – binnen 11 informatiecategorieën alle einddocumenten actief openbaar te maken.

Daarvoor is het nodig om een publicatievoorziening beschikbaar te hebben waar de documenten voor eenieder vindbaar zijn. Bij aanvang van de aanpak in Nissewaard gingen we ervan uit dat we het wettelijk verplichte kanaal PLOOI zouden gebruiken, maar eind 2022 heeft de minister van BZK laten weten dat dat landelijke

1

Zie bijvoorbeeld het rapport ‘Matglas’ van Open State Foundation en het Instituut Maatschappelijke Innovatie uit maart 2023: https://openstate.eu/wp-content/uploads/sites/14/2023/03/Rapport-Matglas-OSF-IMI-9-032023-digitaal.pdf

datum

pagina

betreft

7 november 2023

3 van 4

Voortgang Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard

kanaal toch niet wordt ontwikkeld. In de loop van 2023 werd duidelijk dat we zelf een publicatievoorziening moeten organiseren. De afgelopen maanden hebben we verschillende mogelijkheden hiertoe onderzocht. We hebben geleerd dat de verschillende aanbieders op de markt nog druk bezig zijn met het ontwikkelen van oplossingen: ook zij hadden gerekend op PLOOI. In september hebben we opdracht kunnen geven voor de ontwikkeling van een voorziening die gekoppeld wordt aan ons zaaksysteem. Deze toepassing wordt naar verwachting in januari operationeel. Tot die tijd maken we al wel documenten in sommige informatiecategorieën openbaar via toepassingen die we al tot onze beschikking hebben, waaronder gemeenteraadstukken. Binnen Nissewaard volgen we een aanpak waarbij we steeds per informatiecategorie met een team aan het werk gaan om stappen door te voeren waarmee we bij actieve openbaarmaking aan alle eisen van de Woo voldoen. We volgen hierbij de definities die door landelijke werkgroepen onder aanvoering van VNG en ministerie van BZK worden opgesteld. Nog niet alle definities zijn al beschikbaar en bovendien volgen we de door de VNG en het ministerie gesuggereerde tranchering. Inmiddels hebben we voor de eerste categorieën al flinke stappen gezet en zijn we ruim op tijd klaar om - wanneer de publicatievoorziening beschikbaar is - direct openbaar te kunnen maken.

De stand van zaken van de informatiecategorieën is opgenomen in het overzicht in onderstaande tabel. Artikel Woo 3.3 1a 3.3 1b

Verkorte naam informatiecategorie Wetten en algemeen verbindende voorschriften Overige besluiten van algemene strekking

Tranche BZK 0

1

2

3

Planning Nissewaard Opmerking Niets nodig Niets nodig

3.3 2b

Vergaderstukken StatenGeneraal (nvt gemeenten)

Niets nodig

3.3 2h

Subsidieverplichtingen anders dan met beschikking (nvt gemeenten)

Niets nodig

3.3 1d

Organisatie en werkwijze

3.3 1e

Bereikbaarheidsgegevens

3.3 2c 3.3 2a 3.3 2f

Vergaderstukken decentrale overheden Bij gemeenteraad ingekomen stukken

Q3 2023

We hebben een account. Zodra ROO-regels beschikbaar zijn kunnen we direct publiceren.2

Q3 2023

Actieteam is gestart. Meeste informatie is al openbaar via Notubiz.

Convenanten Q3-4 2023

2

Actieteam is gestart. Veel convenanten zijn al openbaar vindbaar.

In het geval van organisatie- en bereikbaarheidsgegevens hangt openbaarmaking niet af van onze eigen publicatievoorziening, maar van het openstellen van het openstellen van de daarvoor beoogde invoerregels in het Register van Overheidsorganisaties (ROO). Het ROO zal die regels naar verwachting dit najaar openstellen.

datum

pagina

betreft

7 november 2023

4 van 4

Voortgang Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard

3.3 2i

Q4 2023

Opstarten na inwerkperiode Woo-contactpersonen per eenheid.

Q1-3 2024

In afwachting van definities

Q1-2 2024

In afwachting van definities

Q1-3 2024

In afwachting van definities

Q2-4 2024

In afwachting van definities

Q2-4 2024

In afwachting van definities

2025

In afwachting van definities

2025

In afwachting van definities

Woo-verzoeken en -besluiten

3.3 1c

Ontwerpen van wet- en regelgeving met adviesaanvraag

3.3 2d

Agenda's en besluitenlijsten college B&W

3.3 2e

Adviezen

3.3 2j

Onderzoeksrapporten

3.3 2l

Klachtoordelen

3.3 2g

Jaarplannen en jaarverslagen

3.3 2k

Beschikkingen

Bijlage Graag informeren we u zo goed mogelijk. Bijgaand treft u daarom ook de managementsamenvatting van het plan van aanpak, die daarmee als raadsstuk ook actief openbaar wordt gemaakt. Het plan van aanpak zelf bevat verschillende onderdelen die vallen onder de uitzonderingsgronden voor openbaarmaking als bedoeld in artikel 5.1 van de Woo. Desgewenst kunnen we het gehele plan van aanpak voor raadsleden ter inzage leggen bij de griffie. Het plan van aanpak wordt jaarlijks herzien. De bijgevoegde managementsamenvatting hoort bij het plan van aanpak 2.0 van februari 2023. Op onderdelen is deze informatiebrief daarom actueler dan het plan van aanpak.

Tenslotte Als genoemd hebben we openbaarheid en transparantie hoog in het vaandel. We zullen uw raad daarom steeds op de hoogte houden van de vorderingen om de Woo Nissewaard te implementeren.