40.Afwijken inkoopbeleid; CA

College-advies onderwerp

eenheid

team

Afwijken inkoopbeleid

Dienstverlening

GN-DV

auteur 001764

K. Kranenburg stuknummer:

2de auteur

23CA00373

Besluit: - Het drempelbedrag tussen enkelvoudig en meervoudig aanbesteden in het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 te verhogen naar Eur 70.000,- voor leveringen en diensten; - Het drempelbedrag voor meervoudig onderhands aanbesteden van werken te verhogen tot Eur 3.000.000,-; - Nationaal openbaar aanbesteden voor leveringen en diensten te laten vervallen; - De mogelijkheid om te kunnen afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te verwijderen uit het mandaatbesluit (2021); - Het interne formulier afwijken van het inkoopbeleid te laten vervallen. Openbare samenvatting: Het huidige inkoopbeleid legt de grens tussen enkelvoudig aanbesteden (een offerte vragen van een ondernemer) en meervoudig aanbesteden (een offerte vragen van 3 of meer ondernemers) bij het bedrag van Eur 50.000,- voor leveringen en diensten. Het komt regelmatig voor dat het wenselijk is om een enkelvoudige opdracht te geven bij een opdracht voor een ietwat hoger bedrag. Voor werken ligt de grens voor meervoudig onderhands aanbesteden op maximaal Eur 1.500.000. Wat nu gebeurt is dat alsdan gebruik wordt gemaakt van de in het mandaatregeling opgenomen mogelijkheid om af te wijken van het inkoopbeleid, met gebruik van een formulier afwijken inkoopbeleid. Daarmee wordt echter het door het college vastgestelde beleid ondermijnt.

Om beter aan te sluiten bij de praktijk wordt voorgesteld om de grens tussen enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden te leggen bij een bedrag van Eur 70.000,- voor leveringen en diensten en voor het meervoudig onderhands aanbesteden van werken tot maximaal Eur 3.000.000,-. Dat past nog binnen de range die is aangegeven in de Gids Proportionaliteit. De optie van afwijken van het inkoopbeleid in het mandaatbesluit kan alsdan vervallen. Bij afwijking van het inkoopbeleid is dan voortaan weer een collegebesluit nodig. Daarnaast wordt voorgesteld om de optie van nationaal aanbesteden te laten vervallen voor leveringen en diensten. In de praktijk wordt dat niet gedaan maar wordt direct Europees aanbesteed.

23CA0037319/09/202315:54:35

College-advies advies eenheid Dienstverlening

pagina 2 van 4

Inleiding: Aanleiding In praktijk blijkt dat afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid regelmatig voorkomt, dit niet juist wordt toegepast en meestal pas achteraf als pleister wordt gebruikt om onrechtmatigheden enigszins recht te breien. Dit is onwenselijk. Het is aan het college om de kaders te stellen en onrechtmatigheden kunnen voorkomen worden door het vastgestelde inkoopbeleid te volgen. Als de grens tussen enkelvoudig en meervoudig aanbesteden opschuift naar Eur 70.000,- voor leveringen en diensten en voor werken de grens voor meervoudig onderhands aanbesteden naar Eur 3.000.000,- is er minder vaak reden om van dit vastgestelde beleid te willen afwijken. Bestuurlijk belang Het college bepaalt op welke wijze opdrachten worden gegeven in de markt door het vaststellen van het inkoopbeleid. Het is van belang dat dit beleid duidelijk is, dat dit wordt gevolgd en dat dit aansluit bij de dagelijkse praktijk van inkopen. Dit om geschillen en onrechtmatigheden te voorkomen.

Centrale vraag Wil het college de grens tussen enkelvoudig en meervoudig aanbesteden opschuiven naar Eur 70.000,-, voor leveringen en diensten? Wil het college de grens voor meervoudig onderhands aanbesteden van werken opschuiven naar Eur 3.000.000,- en voor en wil het college de mogelijkheid voor afwijking van haar beleid in het mandaatbesluit laten vervallen? Beoogd maatschappelijk resultaat: Er wordt niet meer in mandaat afgeweken van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Door verruiming van het drempelbedrag is er meer mogelijkheid om een opdracht onderhands aan te besteden. Kader: Het college is bevoegd om het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het mandaatbesluit aan te passen. In het mandaatbesluit 2021 is nu opgenomen de mogelijkheid om onder voorwaarden af te wijken van de inkoopprocedure die is opgenomen in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, en wel in: - Artikel 8 leden 4 en 5; - Artikel 10 leden 4 en 5; - Artikel 11 lid 4; - Artikel 12 leden 4 en 5. Met het nemen van het geadviseerde besluit komen deze bepalingen te vervallen. Argumentatie: Volgens de mandaatregeling mag afwijken van het inkoopbeleid alleen als: ‘Een besluit tot afwijking als bedoeld in het vorige lid is slechts mogelijk in geval het gaat om: a. Verlenging van een opdracht vanwege omstandigheden die bij het aangaan van de overeenkomst niet waren voorzien, waarbij: i.

De algemene aard van die opdracht niet verandert, en ii. Een verandering van opdrachtnemer voor de gemeente om economische, technische of praktische reden bezwarend is; b. Een opdracht die om artistieke of technische redenen slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kan worden gegeven; c. Een situatie van dringende spoed als gevolg van omstandigheden die niet aan de gemeente kunnen worden toegerekend.’

College-advies advies eenheid Dienstverlening

pagina 3 van 4

Ongeldige toepassing In praktijk blijkt dat afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid via het afwijkformulier regelmatig voorkomt waarbij de afwijking onvoldoende wordt gemotiveerd. Dit kan leiden tot onrechtmatigheden. Om onrechtmatigheden te voorkomen wordt geadviseerd de genoemde bepalingen in de mandaatregeling 2021 te laten vervallen. Door verruiming van het drempelbedrag zou de vraag om af te mogen wijken van het inkoopbeleid minder vaak voor moeten komen. Daarnaast is er meer kans op een opdracht voor lokale ondernemers. Maatschappelijk draagvlak: Voor de lokale ondernemers om meer kans te maken een opdracht te krijgen. Financiële consequenties: Geen. Communicatie van het besluit: Interne communicatie: - Aangepast inkoopbeleid en mandaatbesluit publiceren in gemeenteblad; - Intranetpagina Inkoop en Aanbesteden voorzien van de laatste ontwikkelingen en nieuwe hand-out; - Berichtgeving op beeldschermen met verwijzing naar intranet; - Nieuwsbericht op intranet, strekking: hoe stimuleren van lokaal inkopen; - KCC op de hoogte brengen van berichtgeving externe communicatie. Externe communicatie: - Website nissewaard.nl voorzien van laatste ontwikkelingen en nieuwe hand-out; - Berichtgeving in gemeentepagina Groot Nissewaard met verwijzing naar website over laatste ontwikkelingen.

Realisatie van het besluit: Het besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking. Bijlagen: - Voorstel nieuwe drempelbedragen - Hand-out inkoop (oude bedragen)

College-advies advies eenheid Dienstverlening

pagina 4 van 4

Collegeadvies: Het college wordt geadviseerd om: - Het drempelbedrag tussen enkelvoudig en meervoudig aanbesteden in het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 te verhogen naar Eur 70.000,- voor leveringen en diensten; - Het drempelbedrag voor meervoudig onderhands aanbesteden van werken te verhogen tot Eur 3.000.000,-; - Nationaal openbaar aanbesteden voor leveringen en diensten te laten vervallen; - De mogelijkheid om te kunnen afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te verwijderen uit het mandaatbesluit (2021); - Het interne formulier afwijken van het inkoopbeleid te laten vervallen.

Wilt u zo vriendelijk zijn om de ruimte tussen de lijnen niet aan te passen dit ivm de digitale handtekening.

de wnd secretaris,

S. Elseman Datum besluit B&W: 12/09/2023

___________________________________________________________________________