39.Managementletter 2021
Tekst van het document
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Rapportage interim-bevindingen
Onze boodschappen Controlekader
Controle 2021
Vooruitkijkend Bijlagen
Gemeente Nissewaard PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. xx december 2021
0I
1
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Inleiding
Vooruitkijkend
Gemeente Nissewaard T.a.v. het college van burgemeester en wethouders en de auditcommissie Raadhuislaan 106 3201 EL SPIJKENISSE
Bijlagen
8 december 2021
Onze boodschappen Controlekader
Referentie: Geachte leden van het college en de auditcomissie, Graag presenteren we u hierbij onze tussentijdse bevindingen die voortkomen uit de controle van de jaarrekening van gemeente Nissewaard over het boekjaar dat eindigt op 31 december 2021. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2021.
We bespreken de inhoud van dit verslag graag tijdens de vergadering met de auditcommissie op 8 februari 2021. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten.
Dit rapport is gebaseerd op onze werkzaamheden tot en met 26 november 2021. Indien er na deze datum nieuwe bevindingen zijn met betrekking tot de interne beheersing, dan zullen wij dit met u delen in ons accountantsverslag.
Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
Het rapport bestaat uit drie delen. In deel 1 geven wij een overzicht van onze kernboodschappen. Deel 2 beschrijft diverse aspecten gerelateerd aan de interne beheersing. Deel 3 beschrijft de relevante ontwikkelingen voor uw gemeente en uw status van voorbereiding op deze ontwikkelingen.
drs. A.E. Gerritsma RA senior director
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam, T: 088 792 00 10, F: 088 792 95 33, www.pwc.nl PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
2
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen
Inhoudsopgave Inleiding
1
Inhoudsopgave
2
Onze boodschappen
3
Onze kernboodschappen Controlekader
4 5
Controleomgeving
6
Fraude en wet- en regelgeving
7
IT-risico's en beheersing
8
Impact op aanpak
9
Vooruitkijkend
10
Rechtmatigheidsverantwoording
11
Impact van Covid-19
12
Wet normering topinkomens
13
Overige ontwikkelingen
14
Het controleproces
15
Bijlagen
16
Bevindingen per proces
17
ISA-vereisten
18
3
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Controlekader Vooruitkijkend
Bijlagen
Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen die we hebben geformuleerd naar aanleiding van de interim-controle bij gemeente Nissewaard.
01
4
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Onze kernboodschappen
Onze boodschappen Onze kernboodschappen Controlekader
Wijzigingen in controleplan
Kernboodschappen •
Vooruitkijkend
We concluderen dat de controleomgeving en de interne beheersing van voldoende niveau is om te komen tot een betrouwbare jaarrekening
Kernboodschappen
Wijzigingen in controleplan
•
Er zijn geen nieuw geïdentificeerde bedrijfs- of controlerisico’s ten opzichte van het controle plan
•
We verwachten aanvullende werkzaamheden op basis van tussentijdse bevindingen op de verstrekte subsidies
Bijlagen Onze indruk
Bevindingen en observaties
•
•
Een aantal van de bevindingen is onderhanden of opgevolgd, een update van 2021 per bevinding is opgenomen
•
De test op Europees aanbesteden is bij Team audit en ons nog onderhanden, hierin kunnen we nog geen conclusies geven over financiële onrechtmatigheden
•
Er zijn bevindingen over het btw-proces die aandacht behoeven
Geen aanpassingen in de frauderisico’s ten opzichte van controleplan. Het eigen frauderisicoproces van de gemeente kan meer worden vormgegeven
•
Het drielijnenmodel wordt in de opzet meer vormgegeven, voor 2021 heeft dit niet voor alle processen gewerkt
•
In de IT omgeving zijn een aantal bevindingen in relatie tot de beheersing van de IT-omgeving zij opgevolgd en andere observaties zijn in ontwikkeling.
Onze samenwerking •
We ervaren een open, constructieve en plezierige samenwerking.
•
We hebben periodieke evaluatiemomenten waarin we elkaar van feedback voorzien, dit wordt ervaren als een prettige en efficiënte manier van samenwerken
Bevindingen en observaties
Onze indruk
Audit
Onze samenwerking
Vooruitkijkend Vooruitkijkend
•
We vragen aandacht voor specifieke onderwerpen b.v. rechtmatigheidsverantwoording (incl. kadernota rechtmatigheid), Covid-19, Tozo, WNT, notitie MVA m.b.t. voorziening achterstallig onderhoud en de notitie incidentele baten/lasten
•
Vooruitkijkend is de controleverklaring 2022 (NBA-consultatiedocument)
Dit rapport is opgesteld uitsluitend voor gebruik door de raad en het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Nissewaard. Op dit rapport kan niet door derden worden gesteund aangezien derden niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden en de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid, zorgplicht en/of verantwoordelijkheid jegens andere partijen dan [full client].
5
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader Controleomgeving Fraude en wet- en regelgeving
IT-risico's en beheersing Impact op aanpak Vooruitkijkend Bijlagen
Controlekader Dit hoofdstuk is bedoeld om u inzicht te geven in de controleomgeving inclusief de maatregelen ter voorkoming van fraude. Daarnaast reflecteren we in dit hoofdstuk op de status van de interne beheersing, inclusief de beheersing van de ITomgeving.
02
6
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controleomgeving Onze visie op uw interne beheersing: uw controleomgeving heeft de juiste basis
Controlekader Controleomgeving Fraude en wet- en regelgeving
IT-risico's en beheersing Impact op aanpak
De elementen van de controleomgeving vormen een juiste basis
De raad heeft de volgende verantwoordelijkheden:
Onze conclusie is dat de elementen van de controleomgeving gezamenlijk een juiste basis vormen voor de andere onderdelen van de interne controle. Hiermee concluderen we dat de controleomgeving en de interne beheersing van voldoende niveau is om te komen tot een betrouwbare jaarrekening, inclusief de toelichting over rechtmatigheid.
•
Kaderstellen: de raad is verantwoordelijk voor het vaststellen van de doelstellingen en kaders in de vorm van beleid, begroting en verordeningen. Het college voert het beleid uit binnen de kaders die de raad heeft gesteld;
•
Controleren: de raad ziet ook toe op de uitvoering door het college. Zijn de kaders gevolgd, welke resultaten zijn bereikt en wat zijn de financiële resultaten? Dit gebeurt niet alleen via de begroting en jaarverslag. De paragraaf bedrijfsvoering informeert raadsleden over de realisatie van beleidsdoelstellingen die door de raad zijn vastgesteld bij begroting. Dit is een onderdeel van hun controlerende rol.
Vooruitkijkend Een toevoeging aan de paragraaf bedrijfsvoering Bijlagen
Het college is verantwoordelijk voor het inrichten van een interne controleomgeving die het mogelijk maakt een jaarrekening op te stellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten. Het rapport van de commissie die is ingesteld om na te denken over de toekomst van de accountancy, Commissie Toekomst Accountancysector, bevestigt dat de kwaliteit van het werk van de accountant in belangrijke mate wordt beïnvloed door de kwaliteit van het rapportageproces bij de opdrachtgever. Dit vereist een intensievere betrokkenheid van het college en de raad, ook ten aanzien van niet-financiële informatie.
De raad moet zich een oordeel kunnen vormen over de inrichting en het functioneren van de bedrijfsvoering in de zin dat deze doeltreffend en doelmatig is ingericht. Een paragraaf bedrijfsvoering op voldoende kwalitatief en kwantitatief niveau is daarbij essentieel. Het is van belang dat de raad kennisneemt van de paragraaf om zodoende de daarin opgenomen gemeentespecifieke aandachtspunten mee te nemen in de kaderstellende en controlerende activiteiten.
We adviseren het college om de raad jaarlijks op de hoogte te stellen in de paragraaf bedrijfsvoering over het sturen en beheersen van de bedrijfsprocessen door hier in hoofdlijnen de volgende onderwerpen aan toe te voegen: het strategische beleid, de algemene en financiële risico’s en risicobeheersing (eventueel met verwijzing naar de paragraaf weerstandsvermogen), het beheersings- en controlesysteem van de gemeente en fraudebeheersing.
Het college moet vanaf 2022 in de paragraaf bedrijfsvoering specifiek ook ingaan op de afwijkingen die zijn geconstateerd in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor het opstellen van informatie over de rechtmatigheid moet de raad kaders geven, bijvoorbeeld met de verantwoordingsgrens en de gewenste mate van detaillering in de paragraaf bedrijfsvoering.
6I
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Onze observaties van uw controleomgeving
Onze boodschappen Controlekader
De controleomgeving vormt de basis voor een goede opzet van de processen en de effectieve werking hiervan. Hieronder hebben we uw interne controleomgeving geëvalueerd per onderdeel van de interne beheersing en geven wij u onze aanbevelingen. Onze conclusie is dat de elementen van de controleomgeving gezamenlijk een juiste basis vormen voor de andere onderdelen van de interne controle.
Controleomgeving Fraude en wet- en regelgeving
1. Controleomgeving College toont een streven naar integriteit en ethische waarden. Er is een gedragscode en klokkenluidersregeling
•
Team Audit en de tweedelijns controle zijn in ontwikkeling, zij ontwikkelen en selecteren controleactiviteiten
•
Raad oefent toezichtstaken uit
•
•
Gemeentesecretaris stelt structuur, autoriteit en verantwoordelijkheid vast
Manager Control & Informatie selecteert en ontwikkelt algemene beheersingsmaatregelen voor technologie, bijvoorbeeld ValueCare.
1. Controleomgeving
•
Management toont streven naar bekwaamheid
•
Manager Control & Informatie baseert inzet op beleidsregels en procedures.
•
Raad en college dwingen verantwoording af
2. Risicobeoordeling
•
We concluderen dat de organisatie de vastlegging inzake schattingen volledig gedocumenteerd.
Vooruitkijkend Bijlagen
3. Controleactiviteiten
•
IT-risico's en beheersing Impact op aanpak
activiteiten, rapportage en naleving
2. Risicobeoordeling •
4. Informatie en communicatie
Er is sprake van een jaarlijkse begroting waarin de bestuurlijke hoofdlijnen, programma's en financiën voor het komend begrotingsjaar worden gepresenteerd
•
Er zijn tussentijdse rapportages waarin verschillen tussen gerealiseerd en begroot geanalyseerd worden
•
Risico’s worden in kaart gebracht per proces en komen terug in de werkplannen van team audit.
•
3. Controleactiviteiten
Team audit maakt een frauderisicoanalyse voor alle processen. Dit vinden wij een goede analyse. De frauderisicoanalyse wordt nog geüpdatet voor 2021 en de standaard frauderisico’s vanuit de controlestandaarden worden dan ook meegenomen
4. Informatie en communicatie
•
Het directieteam en het college maken in de P&C-producten gebruik van beschikbare informatie, zoals de tussentijdse rapportages.
•
Regievoering op de P&C-producten ligt bij de controlorganisatie en bij de manager Control & Informatie.
•
Het jaarrekeningproces en de inhoud worden jaarlijks door de auditcommissie geëvalueerd.
5 . Monitoringactiviteiten
5. Monitoringactiviteiten •
Team Audit voert afzonderlijke evaluaties uit op getrouwheid en rechtmatigheid, voor een aantal processen is dat periodiek.
•
Team Audit evalueert en meldt tekortkomingen in periodieke rapportages.
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader Controleomgeving Fraude en wet- en regelgeving
IT-risico's en beheersing Impact op aanpak Vooruitkijkend Bijlagen
Fraude, omkoping en corruptie en het niet naleven van wet- en regelgeving Geen nieuwe frauderisico's en risico's van het niet naleven van wet- en regelgeving geconstateerd in vergelijking met het controleplan
We hebben de evaluatie door de gemeente Nissewaard van frauderisico's en risico's in verband met het niet naleven van wet- en regelgeving beoordeeld. Met betrekking tot de identificatie van de significante frauderisico's constateerden we ook andere risicofactoren dan de gemeente. Onze observaties delen we op de volgende pagina. Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden hebben wij de interne beheersing rond het voorkomen en identificeren van fraude beoordeeld. Aangezien het voorkomen en opsporen van fraude de primaire verantwoordelijkheid is van het college en de raad, verwachten we dat er een zeker minimaal niveau van interne controle is, rekening houdend met de omvang en complexiteit van de gemeente en haar activiteiten. Tijdens onze tussentijdse controlewerkzaamheden zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen.
7
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader Controleomgeving Fraude en wet- en regelgeving
IT-risico's en beheersing Impact op aanpak Vooruitkijkend Bijlagen
Onze observaties ten aanzien van het frauderisicobeheersingsproces De gemeente maakt een goede start met de gemaakte frauderisicoanalyse en de daar bijhorende maatregelen, er zijn nog verbeteringen nodig in het fraudebeheersingsproces Op basis van gesprekken met de organisatie en de frauderisicoanalyse zijn we van mening dat fraude aandacht krijgt binnen de organisatie. De frauderisicoanalyse bevat de frauderisico’s op procesniveau en voldoende beheersingsmaatregelen. We adviseren om een controle te doen op de volledigheid van de risico’s en de fraude risico’s mee te nemen die op de gemeente in geheel betrekking hebben, zoals dat het management de interne beheersing doorbreekt, conform controlestandaard 240. Ook de frauderisico’s rondom het betaalproces en wijzigen van crediteurenstamgegevens ontbreken. Daarnaast adviseren we om een frauderisicobeheersingsproces op te zetten waarin jaarlijks deze analyse wordt geactualiseerd, beheersingsmaatregelen worden getest en rapportage wordt geschreven over deze testwerkzaamheden. Onderdeel van dit frauderisicobeheersingsproces is ook het jaarlijks agenderen bij de verschillende proceseigenaren en management.
7I
7II
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader Controleomgeving
Update ten aanzien van de frauderisicoanalyse In ons controleplan hebben wij onze initiële frauderisicoanalyse opgenomen. Als onderdeel van onze tussentijdse controle hebben wij vastgesteld of beheersingsmaatregelen zijn getroffen om deze frauderisico’s te ondervangen. Geconstateerd frauderisico
In opzet aanwezige beheersingsmaatregel om risico te ondervangen
Restrisico
1
Doorbreken van beheersingsmaatregelen door het management (verplicht frauderisico met classificatie ‘hoog’ vanuit de controle-standaarden)
Niet van toepassing.
Hoog
2
Het risico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om gunning aan bevriende partij mogelijk te maken.
Functiescheiding in de keuze voor een leverancier (onder andere bij beoordeling van offertes) en achterafcontrole op aanbestedingen op basis van spendanalyses.
Middel
3
Het risico dat de mogelijke verwachte verliezen op onderhanden-werkposities (bestaat uit GREX en overige majeure projecten) niet tijdig zichtbaar worden gemaakt door het verschuiven van kosten van verlieslatende projecten naar winstgevende projecten.
Functiescheiding tussen het uitvoeren van de berekening tussen-tijdse resultaat op basis van de vastgestelde werkwijze en het boeken van de tussentijdse resultaten in de financiële administratie.
Middel
4
Het risico dat het verkopen van grond/grondposities niet onafhankelijk plaatsvindt of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat.
Het aankoop- of verkoopbesluit wordt ter goedkeuring ondertekend conform het mandaatbesluit. De koop- of verkoopovereenkomst wordt ondertekend conform het mandaatbesluit.
Middel
Fraude en wet- en regelgeving
IT-risico's en beheersing Impact op aanpak Vooruitkijkend
Daarnaast hebben wij de opzet van de interne beheersing van uw belangrijkste financiële processen beoordeeld. Hieruit blijken geen aanvullende frauderisico’s ten opzichte van ons controleplan. In onderstaande tabel hebben wij de uitkomsten voor u samengevat.
Bijlagen
7III
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Uw interne beheersing
Onze boodschappen Controlekader
Fraude en wet- en regelgeving
Op basis van de werkzaamheden die wij de afgelopen periode hebben uitgevoerd, zien wij dat de organisatie bezig is om de interne beheersing te verbeteren en het ‘three lines’-model toe te passen:
IT-risico's en beheersing
•
Impact op aanpak
• Vooruitkijkend Bijlagen
De tweede lijn wordt ingericht als kwaliteitscontrole op een aantal processen, dit is nog onderhanden en niet voor alle processen gelukt maar een goede stap en ook onderdeel van het eigen controleplan 2021 van de Gemeente. Team audit op de derde lijn verrichten achteraf controles, met eigen risico analyses, werkplannen, werkzaamheden op betrouwbaarheid lijstwerk, toets punten, conclusies en aanbevelingen waarvan de organisatie gebruik maakt.
FYSIEK
•
Een aantal van de bevindingen op de eerste lijn is opgevolgd of onderhanden.
We lichten de verdere details van onze bevindingen per proces in de bijlage toe.
En beluister de PwC Podcast uit de serie ‘Breed perspectief op lokale overheden’ voor het belang van de interne beheersing. Legenda
SOCIAAL
Klik ook hier voor een toelichting op het ‘three lines’-model.
In opzet ontoereikend In opzet toereikend, maar één of meerdere beheersmaatregelen bestaan in de praktijk niet Proces is adequaat opgezet en beheersmaatregelen bestaan ◆ Niet van toepassing
1
2
3
T.o.v . 2020
Inkopen en betalingen
Aanbestedingen
◆
Salarissen
Jaarafsluiting
◆
◆
IT
◆
Grondexploitatie
◆
Huuropbrengsten
◆
Belastingen en heffingen
Inkomende subsidies
◆
◆
Sociaal domein
◆
Sociale zaken
Verstrekte subsidies
◆
Proces
BEDRIJFSVOERING
Controleomgeving
Wij signaleren verbetering in uw interne beheersing
Line of defence
7IV
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader Controleomgeving Fraude en wet- en regelgeving
IT-risico's en beheersing
Wat is het ‘three lines’-model? Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het three lines-model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen: • In de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. • In de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren. • In de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.
Impact op aanpak
1e
Vooruitkijkend
lijn
2e
lijn
3e
lijn
Lijnmanagement
Ondersteuning
Verbijzonderde interne controle
Afdelingen
Administratie en Control
Team audit
Bijlagen
Gemeente
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen
• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen
• Team audit voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel-kritische processen.
PwC
• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten
• De administratie voert bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de eerste lijn
• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces
• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT
• Adviseert/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak
• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen
• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten
• Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van Team audit
• Adviseert over verbetering in de eerste en tweede lijn
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met verbijzonderde interne controle ondervangen wordt.
8
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
IT-risico’s en interne beheersing
Onze boodschappen
De controle van de IT omgeving is onderhanden
Controlekader Controleomgeving Fraude en wet- en regelgeving
IT-risico's en beheersing Impact op aanpak Vooruitkijkend
In het najaar van 2021 hebben wij vragenlijsten uitgestuurd om inzicht te krijgen in de relevante IT-wijzigingen en ontwikkelingen. Onderstaande observaties komen voort uit de inzichten die tot op heden zijn verkregen. In ons accountantsverslag na afloop van de eindejaarscontrole zullen we deze inzichten actualiseren.
Risk, compliance and policy management
De scope van de IT-audit betreft de financiële administratie en de salarisadministratie De scope van de IT-audit voor de jaarrekeningcontrole is het financiële pakket Coda, de salarisadministratie ADP en Suites.
IT strategy and governance
Uw IT-omgeving heeft uw aandacht voor noodzakelijke verbeteringen
Threat intelligence, patch and vulnerability management
Bijlagen
Uit onze en uw interne controles van afgelopen jaar bleek dat er een aantal tekortkomingen zaten in de beheersing van de IT-omgeving. Diverse verbeteracties zijn in gang gezet.
Incident and crisis management
Een aantal bevindingen in relatie tot de beheersing van de IT-omgeving zij opgevolgd en andere observaties zijn in ontwikkeling.
Figuur IT-risico’s
Change and configuration management
Identity and access management
Privileged access monitoring
IT risks Back-up and (disaster) recovery
Physical and environmental Third party management
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Impact van onze tussentijdse werkzaamheden op onze controleaanpak
Controleomgeving Fraude en wet- en regelgeving
IT-risico's en beheersing Impact op aanpak Vooruitkijkend Bijlagen
De impact van de tussentijdse werkzaamheden op ons controleplan In ons controleplan hebben we de belangrijkste risico’s geïdentificeerd. Op basis van deze risico’s hebben we de verhoogde risico’s voor wat betreft uw financiële verslaglegging gepresenteerd. De geplande controleaanpak is op basis van deze risico’s vastgesteld. We hebben onze risicoanalyse en controleaanpak geactualiseerd op basis van de interimcontrolewerkzaamheden die specifiek voor deze risico’s zijn uitgevoerd, waaronder de impact van de uitkomsten van de door ons tot op heden verrichte werkzaamheden. We concluderen dat er geen wijzigingen zijn in de risico’s.
Aanvullende werkzaamheden naar aanleiding van tussentijdse werkzaamheden We hebben in onze tussentijdse werkzaamheden voor de meeste processen in scope het eerste half jaar getest. Voor subsidieverleningen komt hier een financiële onrechtmatigheid uit, die ook is geconstateerd door team audit. Voor de subsidieverleningen is dit €302.500 en komt door het missen van een aanvraagformulier bij een subsidieverlening. Dit resulteert in aanvullende werkzaamheden om te kunnen concluderen dat er geen materiele onrechtmatigheid/fout aanwezig is in de subsidieverleningen van 2021. Voor Europees aanbesteden is de controle nog onderhanden bij Team audit en ons, een aantal van deze inkopen hebben nader onderzoek nodig. We hebben hierin nog geen conclusies kunnen trekken over eventuele financiële onrechtmatigheden.
9
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
Impact van onze tussentijdse werkzaamheden op onze controleaanpak
Controleomgeving Fraude en wet- en regelgeving
IT-risico's en beheersing Impact op aanpak Vooruitkijkend Bijlagen
Aanpassing mengpercentage De gemeente Nissewaard heeft de afgelopen vijf jaren het mengpercentage dat zij hanteert bij de verwerking van de inkoop-btw op algemene kosten niet herrekend. In principe dient dit jaarlijks te gebeuren. Afgelopen jaar is in dit kader het belang van het herrekenen benadrukt en aangeraden om voor de toepassing van de berekeningsmethodiek van het mengpercentage en de oude jaren afstemming te zoeken met de Belastingdienst. In het kader van de controle 2021 heeft de gemeente Nissewaard een rapport van een belastingadviseur overgelegd waarin het mengpercentage wordt berekend voor het jaar 2021. De conclusie van het rapport is dat het mengpercentage fors wijzigt en de kostenplaatslabeling, die vaststelt hoe de inkoop-btw wordt verwerkt, niet in alle gevallen juist (onderbouwd) is. PwC heeft in dit kader aan de gemeente Nissewaard gevraagd in kaart te brengen wat de impact is van deze conclusie en welke acties zij daarop zal nemen. In het voorjaar van 2022 gaan de gemeente Nissewaard en PwC met elkaar in gesprek hierover om vast te stellen of aanvullende werkzaamheden in de controle benodigd zijn.
9I
10
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader Vooruitkijkend Rechtmatigheidsverantwoording
Impact van Covid-19 Wet normering topinkomens Overige ontwikkelingen Het controleproces Bijlagen
Vooruitkijkend
In deze sectie kijken we vooruit naar de jaarrekeningcontrole en reflecteren we op onderwerpen die relevant kunnen zijn voor uw gemeente of de jaarrekening. We presenteren ook een tijdlijn van de belangrijkste mijlpalen tussen nu en de voltooiing van de definitieve controle.
03
11
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Rechtmatigheidsverantwoording Gemeente Nissewaard is goed op weg voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording
Controlekader Vooruitkijkend Rechtmatigheidsverantwoording
Impact van Covid-19 Wet normering topinkomens Overige ontwikkelingen Het controleproces Bijlagen
De rechtmatigheidsverantwoording als kans
De kadernota rechtmatigheid 2022 is gepubliceerd
Het college was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente. Maar in de nieuwe situatie – na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording over 2022 – neemt het de expliciete verantwoordelijkheid en legt het hierover in de jaarrekening verantwoording af aan de raad. De veelgehoorde term ‘het moest van de accountant’ zal hiermee hopelijk tot het verleden behoren. De kaderstellende en controlerende taak van de raad op de financiële rechtmatigheid van transacties krijgt hierdoor weer extra aandacht.
In augustus 2021 is de kadernota rechtmatigheid 2022 verschenen. De kadernota bevat stellige uitspraken en aanbevelingen die relevant zijn voor uw gemeente. Er is een hoofdstuk (hoofdstuk 2) waarin voor raadsleden op hoofdlijnen uitleg wordt gegeven over het begrip rechtmatigheid en de rollen die de verschillende partijen hebben bij de toepassing van rechtmatigheid. Wij adviseren u om kennis te nemen van dit hoofdstuk. Vanuit de kadernota komen de volgende stellige uitspraken en aanbeveling naar voren:
Bij gemeente Nissewaard is een controleplan 2021 aanwezig waarin het doel en plan van aanpak duidelijk wordt geschetst. Hiermee is de gemeente goed op weg. We adviseren de gemeente om al voor te sorteren op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en (bijvoorbeeld) de paragraaf bedrijfsvoering al hierop in te richten. U hebt ook al een eerste discussie gevoerd over de verantwoordingsgrens. Wij adviseren om na de behandeling in de Tweede Kamer (verwacht januari 2022) definitieve keuzes te maken en ook om vooruitkijkend een concept financiële verordening en nota Misbruik en oneigenlijk gebruik op te stellen.
•
Bepaal de verantwoordingsgrens met de raad en leg deze vast in de financiële verordening.
•
Het normenkader moet worden vastgesteld door de raad.
•
In de bedrijfsvoeringsparagraaf geeft het college een toelichting op alle afwijkingen (boven de rapporteringsgrens).
•
Ontbrekende afrekeningen van subsidies leiden niet tot een onrechtmatigheid.
•
De raad moet regels voor begrotingsonrechtmatigheid vastleggen in de financiële verordening.
Vanuit PwC hebben we recent een blog gepubliceerd over ‘De rol van de raad bij de rechtmatigheidsverantwoording’ waarin een zestal adviezen worden geschreven voor raadsleden. Een van die adviezen is: ‘wees helder over de gewenste rapportage door het college’.
Stellige uitspraken:
Aanbeveling: •
Afspraken over verschuivingen tussen jaarschijven vastleggen in de financiële verordening.
11I
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Rechtmatigheidsverantwoording
Onze boodschappen Controlekader Vooruitkijkend Rechtmatigheidsverantwoording
Impact van Covid-19 Wet normering topinkomens Overige ontwikkelingen
Kadernota rechtmatigheid 2021 Ter overbrugging van het jaar uitstel van de rechtmatigheidsverantwoording is de kadernota rechtmatigheid 2021 uitgebracht als addendum op de kadernota rechtmatigheid 2018. Deze kadernota bevat ook stellige uitspraken en aanbevelingen die relevant zijn voor uw gemeente voor het begrotingsjaar 2021: Stellige uitspraak: •
Het controleproces Bijlagen
Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen uit de Wet fido en bijbehorende regelingen dienen te worden opgenomen en toegelicht te worden in de paragraaf bedrijfsvoering (bijvoorbeeld kasgeldlimiet).
Aanbevelingen: •
Geconstateerde fraude door eigen medewerkers dient te worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
•
Afspraken tussen college en raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een meerjarig investeringsbudget moeten worden vastgelegd in de financiële verordening. Zolang aannemelijk is dat het totaal van de uitgaven binnen een investeringsbudget blijft, levert de overschrijding van een jaarschijf, tenzij anders besloten door de raad, geen onrechtmatigheid op. Een overschrijding moet wel worden toegelicht in de jaarrekening.
•
Het advies is om kaders op te nemen in de financiële verordening indien specifieke budgetten bij onderuitputting op jaareinde in bestemmingsreserves worden opgenomen. In de nota zijn een aantal opties voor de verwerking hiervan opgenomen.
12
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Impact van Covid-19 Impact Covid-19 voor de jaarrekening(controle) 2021
Controlekader Vooruitkijkend Rechtmatigheidsverantwoording
Impact van Covid-19 Wet normering topinkomens Overige ontwikkelingen Het controleproces Bijlagen
Afgelopen jaar is vanuit de sectorgroep binnen PwC een ‘praatplaat’ en een ‘actieplan’ ontwikkeld om u en uw gemeente te ondersteunen in het gesprek over de impact van Covid-19 op de financiële positie en de getrouwheid en rechtmatigheid van transacties van gemeenten en provincies. Wat we hebben gezien is dat gemeenten over wendbaarheid beschikten. In korte tijd zijn diverse acties ondernomen om de burger goed van dienst te zijn en waarmee ook ‘getrouwheid’ en ‘rechtmatigheid’ zoveel mogelijk in acht werden genomen. De aandachtspunten die we voorgaand jaar met elkaar hebben geïdentificeerd gelden nog steeds. Desalniettemin hebben we een actualisatie uitgevoerd waarbij we uw aandacht vragen voor met name de volgende ontwikkelingen: •
Het vaststellen van de identiteit van burgers bij Tozo-aanvragen (Tozo 4 en Tozo 5) zonder een ID-kaart of paspoort in te zien leidt tot een formele onrechtmatigheid die niet meetelt voor het rechtmatigheidsoordeel.
•
Gemeente Nissewaard heeft het proces rondom uitkeringen (inclusief ToZo) uitbesteed aan de ‘Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Bureau Zelfstandigen’. We raden het college aan om te (laten) bevestigen dat voldoende aandacht wordt gegeven aan het (zichtbaar) toetsen van maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) in relatie tot IB-signalen gerelateerd aan Tozo-uitkeringen.
•
Waarborg dat goed inzichtelijk wordt gemaakt (op basis van de hardheidsclausule) waarom bepaalde keuzes gemaakt worden en waarom bepaalde subsidies wel of niet anders worden vastgesteld dan initieel verleend.
13
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Wet normering topinkomens De impact van WNT-wijzigingen voor gemeente Nissewaard zijn beperkt
Controlekader Vooruitkijkend
Uw WNT-norm 2021
Wijzigingen WNT vanaf 2022
Rechtmatigheidsverantwoording
Het algemeen voltijds- en voljaarsbezoldigingsmaximum voor 2021 is met ingang van 1 januari 2021 €209.000 (2020: €201.000).
Het algemeen voltijds- en voljaarsbezoldigingsmaximum is voor 2022 verhoogd naar €216.000 (2021: €209.000). Voor topfunctionarissen zonder dienstverband worden de maxima €28.700 (2021: €27.700) per maand voor de eerste zes maanden plus €21.700 (2021: €21.000) per maand voor de tweede zes maanden, met een maximum uurtarief van €206 (2021: €199).
Impact van Covid-19 Wet normering topinkomens Overige ontwikkelingen Het controleproces
Aandachtspunten WNT-verantwoording 2021 De volgende aandachtspunten zijn mogelijk relevant voor de WNTverantwoording 2021 van uw gemeente: •
Bijlagen
•
Ontvangt een topfunctionaris ook nog een bezoldiging op andere gronden dan de topfunctie? Is uw WNT-instelling onderdeel van een groep en ontvangt een topfunctionaris ook bezoldiging vanuit een andere entiteit binnen de groep? Dan moet u (vanaf 2021!) mogelijk een extra overzicht in uw WNT-verantwoording opnemen. Hebt u niet-topfunctionarissen in dienstbetrekking die in 2021 méér bezoldiging ontvangen dan hun deeltijdfactor x €209.000, dan moet u deze (op functie) als ‘overige functionarissen’ in de WNT-verantwoording opnemen. In afwijking van 2020 wordt vanaf 2021 de periode waarin de betrokken functionaris in dienst was niet langer vermeld.
Bijlage Wet normering topinkomens (WNT) U hebt twee topfunctionarissen die u dient te verantwoorden in de jaarrekening De huidige topfunctionarissen zijn beide in loondienst.
U hebt in 2021 geen (ontslag) vergoedingen gesignaleerd die boven de WNT-grens uit zullen komen.
14
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Overige ontwikkelingen
Controlekader
Voorziening voor achterstallig onderhoud van toepassing per 1 januari 2021, nieuwe handreiking over incidentele baten en lasten en per 1 juli 2022 treedt de omgevingswet in werking
Vooruitkijkend
Voorziening achterstallig onderhoud
Incidentele baten en lasten handuitreiking
In de notitie materiële vaste activa 2020 is een stellige uitspraak opgenomen inzake de voorziening achterstallig onderhoud; deze is vanaf 2021 van toepassing. De stellige uitspraak stelt dat er in geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, een voorziening moet worden gevormd.
In 2021 is er een handuitreiking ‘verduidelijking structurele en incidentele baten en lasten’ uitgebracht door de IPO met een toelichting ter verduidelijking over de structurele en incidentele baten en lasten in de jaarrekening. Deze handuitreiking geeft inzichten, uitgangspunten en voorbeelden voor het opstellen van de incidentele baten en lasten in de jaarrekening. Het BBV is ongewijzigd en blijft leidend.
Rechtmatigheidsverantwoording
Impact van Covid-19 Wet normering topinkomens Overige ontwikkelingen Het controleproces Bijlagen
Het is belangrijk om een inventarisatie te maken van het achterstallig onderhoud, waarbij ook een financiële vertaling wordt gemaakt voor de benodigde voorziening. De gemeente gebruikt hier het meerjarenonderhoudsplan als basis en is deze voor 2021 aan het actualiseren. De kosten die worden gemaakt voor de uitvoering van het onderhoud dienen ten laste van de gevormde voorziening te worden verantwoord.
Achterstallig onderhoud kan ook worden verholpen door de betreffende activa versneld te vervangen. In dit geval hoeft er geen voorziening te worden gevormd.
Omgevingswet De omgevingswet treedt per 1 juli 2022 in werking. De wet is bedoeld om te zorgen voor een goede balans tussen het benutten en beschermen van de fysieke leefomgeving en om met overzichtelijkere regels de leefomgeving meer in samenhang in te richten.
14I
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Overige ontwikkelingen Aankomende wijzigingen in de controleverklaring van accountants ten aanzien van fraude
Controlekader Vooruitkijkend Rechtmatigheidsverantwoording
Impact van Covid-19 Wet normering topinkomens Overige ontwikkelingen Het controleproces Bijlagen
Achtergrond In september heeft de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) een consultatiedocument uitgebracht met voorgestelde wijzigingen in de door accountants vanaf het boekjaar 2022 te verstrekken controleverklaringen bij jaarrekeningen. Het betreft zowel wettelijke als vrijwillige controleopdrachten. De wijzigingen zien op de door de NBA, in afstemming met de door de minister van Financiën aangestelde kwartiermakers, verplichte uitgebreide rapportage door accountants over de uitgevoerde werkzaamheden ten aanzien van fraude en continuïteit. Tevens heeft de NBA aangekondigd dat bij Organisaties van Openbaar Belang (OOB’s) reeds in de controleverklaring bij de jaarrekening over het boekjaar 2021 moet worden gerapporteerd over fraude. Bij andere organisaties wordt een pilot uitgevoerd met betrekking tot de uitgebreide controleverklaring ten aanzien van fraude en continuïteit. Deze wijzigingen zullen derhalve ook van invloed zijn op de controleverklaring die wij vanaf 2022 bij de jaarrekening van gemeente xx verstrekken en het is van belang dat wij hiervoor gezamenlijk de voorbereidingen treffen.
Fraude Ten aanzien van fraude zullen wij op basis van de aangepaste standaard gaan rapporteren over de risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude. Ten behoeve daarvan zullen we het
fraudepreventieprogramma van Gemeente Nissewaard onderzoeken, waaronder: •
de implementatie van een gedragscode met ethische gedragsregels voor het creëren van een cultuur van eerlijkheid;
•
de door het management uitgevoerde frauderisicoanalyse;
•
de maatregelen van interne beheersing die getroffen zijn om specifieke frauderisico’s te mitigeren;
•
de wijze waarop het management opvolging geeft aan meldingen van klokkenluiders of andere signalen van fraude;
•
het opstellen van een herstelplan en uitvoeren en monitoren van de acties.
Wij adviseren u te beoordelen wat de kwaliteit is van uw fraudepreventieprogramma en indien nodig tijdig maatregelen te treffen om de kwaliteit van dit programma te verbeteren aangezien de kwaliteit van dit programma mede bepalend is voor de bevindingen die wij in de controleverklaring zullen (moeten) rapporteren. Wij adviseren u tevens om hierover zelf in de risicoparagraaf in uw paragraaf bedrijfsvoering te rapporteren zodat wij hier in onze controleverklaring naar kunnen verwijzen en de door u gerapporteerde informatie kunnen bevestigen. Deze adviezen komen ook terug op pagina 6 en 7I.
15
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Het controleproces en voorbereidingen voor de eindejaarscontrole
Controlekader Vooruitkijkend Rechtmatigheidsverantwoording
Om aan uw behoeften te kunnen voldoen en het proces voor de jaareindecontrole verder te kunnen verbeteren, vinden we het belangrijk om het proces periodiek te evalueren en onze bevindingen met u te delen.
Impact van Covid-19 Onze samenwerking is prettig en constructief Wet normering topinkomens Overige ontwikkelingen Het controleproces Bijlagen
Gedurende onze interim-controle ondervonden we een goede, constructieve en plezierige samenwerking met uw team Audit en financiën. De investering in elkaar in het eerste controlejaar heeft er toe geleid dat we op één lijn zitten met de scoping en toets punten van de processen. Team audit stelt vanaf dit jaar ook rapportages op met aanbevelingen en conclusies waarvan de eerste en tweede lijn gebruik kunnen maken. Daarnaast hebben we voldoende contactmomenten en evaluatie meetings om zo op periodieke basis elkaar te informeren en eventueel evaluatie punten gelijk toe te passen.
Client Connect wordt gebruikt voor sturing en uitwisseling Om u te ondersteunen bij uw voorbereidingen van de jaareindecontrole maken wij een gedetailleerde lijst met specificaties die in Client Connect worden gezet. We zullen de lijst bespreken met de ambtelijke organisatie. Een tijdige levering van alle items voor aanvang van de controle is nodig voor een soepel controleproces en om overschrijdingen te voorkomen.
Vroegtijdige toetsing voor een continu proces Tijden de interim hebben we voor de meeste processen het eerste half jaar getest. In februari halen we ook werkzaamheden naar voren. Op deze manier kunnen we eerder reageren op eventuele fouten en onzekerheden. Ook kunnen we op deze manier de werkbelasting voor uw team beter over de komende maanden verdelen.
16
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen
Bevindingen per proces ISA-vereisten
Appendices Bijlagen In dit hoofdstuk hebben we de bijlagen opgenomen waaronder detailbevindingen en een overzicht van de vereiste communicatie.
05 04
17
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen Europees aanbesteden
Controlekader
Bevinding: 2020-1 Onvoldoende waarborgen om vast te stellen dat aanbestedingen rechtmatig tot stand zijn gekomen in de eerste lijn Vooruitkijkend Bijlagen
Bevindingen per proces ISA-vereisten
Line of defence
Bevinding In het proces zijn onvoldoende interne beheersingsmaatregelen opgenomen om aan de voorkant van het proces vast te stellen dat aanbestedingen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Update 2021 Op deze tekortkoming wordt op de korte termijn actie ondernomen. Wanneer het nieuwe zaaksysteem geïmplementeerd is en de mogelijkheid er is, wordt bij een aanbesteding de consultatie van de inkoopadviseurs formeel ingebed. Momenteel worden de mogelijkheden geïnventariseerd om de beheersing binnen het inkoop –en aanbestedingsproces te versterken. Hierbij wordt gekeken of verplichte consultatie van de inkoopadviseur, in te voeren in het nieuwe zaaksysteem, wenselijk is. Verder wordt voor alle inkoopopdrachten welke via TenderNed geplaatst worden, gekeken of deze op de juiste wijze uitgezet worden. Daarnaast is er nu een vaste inkoopadviseur per afdeling aangesteld om als sparingspartner van het management te fungeren. Risico en aanbeveling Risico voor de jaarrekening is dat inkopen niet Europees zijn aanbesteed terwijl dat wel had gemoeten. Eventuele financiële onrechtmatigheden zijn achteraf niet te corrigeren. Wij adviseren de organisatie om te inventariseren of de mogelijkheid bestaat dat de consultatie van de inkoopadviseurs formeel kan worden afgedwongen in het zaak-systeem, zodat toetsing van de juiste aanbestedingsprocedure vooraf kan plaatsvinden.
En ook adviseren we de spendanalyse die momenteel door de derde lijn wordt uitgevoerd periodiek te laten plaatsvinden en bevindingen en conclusies te rapporteren naar de eerste lijn, eventueel om te sturen achteraf.
Prioriteit Hoog
Managementreactie We gebruiken nu het startdocument van inkoop welke hiervoor gebruikt kan worden. We gaan onderzoeken of het mogelijk is dat voor elke inkoop/aankoop boven een bepaald bedrag er altijd een (ondertekend) startdocument moet zijn dat ook bij team Inkoopadvies is langs geweest. Zo krijgt inkoopadvies een betere overview van geheel, kunnen verbindingen worden gelegd en kan inderdaad vooraf getoetst worden. Door het decentrale karakter van veel inkooptrajecten (enkelvoudig/meervoudig, wel/niet standaard in Tenderned) is er nu onvoldoende zicht wat de organisatie als geheel aan inkoop/aanbesteden doet.
17I
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen inkoop en betalingen
Controlekader Vooruitkijkend
Bevinding: 2020-2 Geen zichtbare functiescheiding aanwezig bij het wijzigen van crediteurenstamgegevens in de eerste negen maanden
Bijlagen
Line of defence
Bevindingen per proces ISA-vereisten
Bevinding 2020 Geen zichtbare functiescheiding aanwezig op het wijzigingen van crediteuren-stamgegevens in de eerste negen maanden van het jaar. Update 2021 De bevinding is opgevolgd in de eerste lijn, middels een workflow in de financiële administratie wordt een crediteurenwijziging goedgekeurd. Hierin is er ook functiescheiding tussen de invoerder en goedkeurder. De aanbeveling blijft wel richting de derde lijn om deze functiescheiding en goedkeuringen te toetsen en mee te nemen in de toets punten van het betaalproces. Risico en aanbeveling Nvt, bevinding opgevolgd.
17II
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen inkoop en betalingen
Controlekader Vooruitkijkend
Bevinding: 2020-3 Toets op prestatielevering wordt niet zichtbaar vastgelegd
Bijlagen
Line of defence
Bevindingen per proces
ISA-vereisten
Bevinding In Coda wordt de prestatieverklaring geregistreerd door de prestatieverklaarder met een goedkeuring in het systeem (een vinkje). Echter, de onderbouwing met de reden dat de prestatie is vastgesteld en goedgekeurd is niet vastgelegd. Update 2021
Deze bevinding heeft aandacht op de eerste lijn. De afdeling beoordeelt of de paperclipfunctie hiervoor ingezet kan worden. Hier moeten bijvoorbeeld de pakbon, termijnstaat, foto van het geleverde urenbriefje geplaatst gaan worden. Risico en aanbeveling Hierdoor bestaat het risico dat inkoopfacturen worden betaald, waarvoor achteraf niet vast te stellen is of de prestatie is geleverd. We bevelen aan documentatie ter onderbouwing van de geleverde prestatie te archiveren, waardoor toetsing van de effectiviteit van de controle en de geleverde prestatie achteraf mogelijk is. De paperclip functie is hierin een goede methode, mits deze afdwingbaar is.
Prioriteit Middel
Managementreactie Naar verwachting zal het nieuwe zaaksysteem vanaf het 2e kwartaal 2022 in de organisatie worden geïmplementeerd. Onderzocht zal worden of dit onderwerp vervolgens met prioriteit kan worden opgepakt.
17III
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen personeelslasten
Controlekader Bevinding: 2020-4 De beheersingsmaatregelen in de eerste en tweede lijn zijn niet zichtbaar vastgelegd in het salarisproces Vooruitkijkend
Line of defence
Bijlagen
Bevindingen per proces ISA-vereisten
Bevinding In dienst: De kwaliteitscontrole wordt uitgevoerd middels een checklist; deze wordt niet zichtbaar geautoriseerd. Op de checklist missen er belangrijke toets/controlepunten zoals een controle op het loonbelastingformulier. Ook hebben we geconstateerd dat er geen VOG aanwezig is bij een indiensttreder; dit is verplicht volgens het beleid binnen de gemeente. Uit dienst: Er is geen checklist aanwezig voor de uitdienstcontrole. Hierdoor is niet te controleren of er belangrijke toets/controlepunten missen, zoals het uitschrijven van de medewerkers uit de systemen en de afmelding pensioenopbouw. Update 2021 Er worden geen checklists gebruikt voor volledigheid van de personeelsdossier. Door het personeelstekort op de salarisadministratie zijn er geen senior salarisadministrateurs voor de 2e lijn om tussentijds/periodiek de controles van de 1e lijn te controleren. Hierdoor heeft de controle op 15 oktober met terugwerkende kracht plaatsgevonden. Een periodieke controle zorgt voor tijdige detecteren van fouten en biedt mogelijkheid in opvolging. We hebben dit daarom als bevinding opgenomen. Daarnaast heeft de derde lijn geen review kunnen uitvoeren op de tweede lijn.
Risico en aanbeveling Het risico van het hebben van een onvolledig personeelsdossier en ongeautoriseerde mutaties waar eventuele juridische consequenties uit kunnen voortkomen. We adviseren we dat de tweede lijn periodieke controles uitvoert en dat de derde lijn hier per kwartaal een controle op uitvoert om zo conclusies en bevindingen te rapporteren naar de eerste en tweede lijn.
Prioriteit Laag
Managementreactie Wij herkennen ons in het ontbreken van een checklist voor de volledigheid van het personeelsdossier. De checklist die we nu gebruiken is vooral gericht op de correcte fiscale en rechtmatige verwerking van de salarissen. Zaken als bijvoorbeeld “diploma's opvragen” staan hier niet op. Wij gaan graag in gesprek met de 3e lijns controle en/of de accountant voor het eventueel aanpassen van de checklists die PSA gebruikt. Dit jaar heeft een overgang plaatsgevonden van de 2e lijns controle van de senior salarisadministrateur naar financiën. Tevens heeft er een wisseling van personeel plaatsgevonden bij de senior salarisadministratie. Deze oorzaken hebben tot gevolg gehad dat de 2e lijns controle later is opgestart dan gebruikelijk. Er is reeds intern afgesproken dat de 2e lijns controle per kwartaal zal worden opgepakt. Het advies vanuit de management letter zal dan ook worden opgevolgd.
17IV
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen proces jaarafsluiting
Controlekader Vooruitkijkend
Bevinding: 2020-5 Geen autorisatie op memoriaalboekingen
Bijlagen
Line of defence
Bevindingen per proces
ISA-vereisten
Bevinding Op basis van de opzetbespreking vastgesteld dat er geen zichtbare goedkeuring van de memoriaalboekingen plaatsvindt vanwege Covid-19. Update 2021 Autorisatie van memoriaalboekingen vindt plaats volgens het vier-ogenprincipe. Deze goedkeuring verloopt via het systeem. De rollen zijn echter niet adequaat ingeregeld. Er is één medewerker die zowel invoer- als autorisatierechten heeft. Er wordt door financiën wel een repressieve controle uitgevoerd. Periodiek wordt er gecontroleerd of invoer- en autorisatie van de boeking niet door dezelfde medewerker heeft plaatsgevonden. Daarnaast is de functionaris die goedkeurt niet de budgethouder. In de opzet is het goed deze rollen en rechten naar de juiste verantwoordelijke toe te wijzen. Risico en aanbeveling Het risico is dat ongeautoriseerde boekingen plaatsvinden. Wij adviseren dat de rollen adequaat worden ingeregeld en dat de goedkeurende functionaris die goedkeurt ook verantwoordelijke is.
Prioriteit Middel
Managementreactie We hebben deze aanbeveling hebben meegenomen in het project 2e Fase Coda 14. Naar verwachting zal in 2022 hier een verdere invulling aan gegeven worden.
17V
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen proces jaarafsluiting
Controlekader Vooruitkijkend
Bevinding: 2020-6 Geen monitoring op het contractenregister
Bijlagen
Line of defence
Bevinding Er is geen adequate monitoring en bijwerking van het contractenregister.
Bevindingen per proces
Update 2021 Geen opvolging van de bevinding.
ISA-vereisten
Risico en aanbeveling Het risico is dat er geen inzicht is in de lopende verplichtingen/rechten (mede NUBBV) en ook van belang voor het inkoop en aanbestedingsproces. We adviseren Corsa of een verplichtingenadministratie hiervoor in te richten en een periodieke controle in te richten op de rechten en verplichtingen vanuit contracten.
Prioriteit Middel
Managementreactie Het huidige contractregister is niet gebruiksvriendelijk. Onderzocht wordt hoe dit opgepakt kan worden bij de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.
17VI
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen grondexploitatie
Controlekader Vooruitkijkend
Bevinding: 2020-7 Geen urenregistratie voor GREX-projecten
Bijlagen
Line of defence
Bevindingen per proces
ISA-vereisten
Bevinding De uren van medewerkers op GREX-projecten worden in Excel (planmatrix) bijgehouden door de projectleiders en vanuit dit Excel-overzicht worden de personele kosten geboekt op de verschillende projecten. Excel is foutgevoelig en er is geen additionele controle op invoer en boeking van de juiste en volledige uren. Update 2021 Geen update. Betreft een geaccepteerd risico door de Gemeente. Risico en aanbeveling Het risico bestaat dat de personele kosten niet op de juiste projecten worden geboekt. Wij adviseren een afweging te maken om een urenregistratie in te voeren, dan wel interne beheersingsmaatregelen in te voeren voor de registratie in Excel.
Prioriteit Middel
Managementreactie De registratie in Excel is reeds een indirecte vorm van urenregistratie. De uren worden opgegeven door de betreffende persoon, en vervolgens door een onafhankelijke derde ingevoerd in de excel-matrix. Daarbij vindt afstemming plaats met de leidinggevende, de planeconoom en de financieel consulent om te komen tot een volledig beeld. De excel-registratie maakt gebruik van ”vierkantscontroles”, waardoor de volledige invulling wordt geborgd. De afweging of een urenregistratiesysteem in te voeren wordt regelmatig gemaakt, maar vooralsnog is de gemeente van mening dat dit systeem veel extra kosten met zich meebrengt (in de vorm van een applicatie en ambtelijke inzet om dit in te richten en te controleren), voor slechts een beperkte extra zekerheid. De onzekerheden in dit systeem bestaan, net als bij de excelregistratie, uit de input van de medewerkers en de beoordeling daarvan.
17VII
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen grondexploitatie
Controlekader Vooruitkijkend
Bevinding: 2020-8 Geen controles op de waardering van grondexploitaties in de derde lijn
Bijlagen
Line of defence
Bevindingen per proces
ISA-vereisten
Bevinding De derde lijn voert werkzaamheden uit op de verkoopopbrengsten en kosten van de grondexploitaties. Er worden geen werkzaamheden verricht op de waardering. Update 2021 In 2021 zal Team audit werkzaamheden verrichten op de waardering. Risico en aanbeveling Het risico bestaat op onjuiste waardering van de grondverkopen. We adviseren ook om achteraf door de derde lijn een controle te doen op de waardering van de GREX.
Prioriteit Hoog
Managementreactie Team audit zal over 2021 ook een controle doen op de waardering van de GREX.
17VIII
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen inkomende subsidies
Controlekader Vooruitkijkend
Bevinding: 2020-9 Onvoldoende monitoring op voortgang en juistheid van de inkomende subsidies
Bijlagen
Line of defence
Bevindingen per proces
ISA-vereisten
Bevinding Er wordt gebruikgemaakt van een subsidieregister in Excel voor de registratie van subsidies en het monitoren van de voortgang van de subsidieprojecten. Update 2021 Er wordt al gebruik gemaakt van een subsidieregister in excel door de Gemeente. Er wordt onderzocht of het nieuwe zaaksysteen een afgedwongen workflow heeft voor inkomende subsidies met het doel het subsidieregister actueel, juist en volledig te krijgen. Risico en aanbeveling Het risico bestaat dat de inkomende subsidies niet juist en/of volledig worden opgenomen in de financiële administratie door invoer en monitoring in Excel. Wij adviseren te overwegen om gebruik te maken van een online subsidieregister om de juistheid en volledigheid van subsidies te waarborgen.
Prioriteit Laag
Managementreactie Naar verwachting zal het nieuwe zaaksysteem vanaf het 2e kwartaal 2022 in de organisatie worden geïmplementeerd. Onderzocht zal worden of dit onderwerp vervolgens met prioriteit kan worden opgepakt.
17IX
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen inkomende subsidies
Controlekader Vooruitkijkend
Bevinding: 2020-10 Waarborgen van naleving van de subsidievoorwaarden kan verbeterd worden
Bijlagen
Line of defence
Bevindingen per proces
ISA-vereisten
Bevinding Er zijn geen waarborgen die ervoor zorgen dat de subsidievoorwaarden worden nageleefd. Update 2021: Er wordt al gebruik gemaakt van een subsidieregister in excel door de Gemeente. Er wordt onderzocht of het nieuwe zaaksysteen een afgedwongen workflow heeft voor inkomende subsidies met het doel het subsidieregister actueel, juist en volledig te krijgen. Risico en aanbeveling Het risico bestaat dat de subsidievoorwaarden niet (in voldoende mate) worden nageleefd en dat de subsidie (gedeeltelijk) moet worden terugbetaald. Conform bevinding 2020-8 adviseren wij u om een subsidieregister te overwegen dat u helpt bij het monitoren van de subsidievoorwaarden.
Prioriteit Middel
Managementreactie Naar verwachting zal het nieuwe zaaksysteem vanaf het 2e kwartaal 2022 in de organisatie worden geïmplementeerd. Onderzocht zal worden of dit onderwerp vervolgens met prioriteit kan worden opgepakt.
17X
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen belastingen en heffingen
Controlekader Vooruitkijkend
Bevinding: 2020-11 Geen zichtbare controle op vastgestelde tarieven
Bijlagen
Line of defence
Bevindingen per proces
ISA-vereisten
Bevinding De vastgestelde tarieven door de raad worden ingevoerd in Key2GH; op de invoer zit geen afgedwongen controle door een tweede medewerker om de juistheid van de tarieven vast te stellen. Update 2021 De gemeente heeft als preventieve maatregel een detectieve controle op de ingevoerde tarieven; Er wordt doormiddel van een handtekening gecontroleerd op de invoer van de tarieven. Tevens wordt er een mail gestuurd met de vraag om goedkeuring. Maar omdat een controle niet afgedwongen wordt en tarieven daarom naderhand aan te passen zijn, blijft deze bevinding staan. Risico en aanbeveling Door het ontbreken van controle op de invoer van tarieven bestaat het risico dat onjuiste tarieven worden ingevoerd in het systeem. We adviseren de gemeente aan om de controle preventief op te zetten en te implementeren; systematisch afgedwongen controle technische functiescheiding tussen invoer van tarieven en goedkeuren van tarieven alvorens de tarieven worden gebruikt.
Prioriteit Laag
Managementreactie Voor het opvoeren van de tarieven dwingt de Centricapplicatie af door middel van een fiattering door een andere medewerker dan degene die de tarieven opvoert.
Voor de tarieven 2022 heeft de applicatiebeheerder de tarieven opgevoerd die door de beleidsmedewerkers zijn doorgegeven, de beleidsmedewerker heeft de tarieven gecontroleerd in het systeem, de kwaliteitsmedewerker heeft deze vervolgens ook gecontroleerd en gefiatteerd in de belastingapplicatie.
17XI
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Toelichting bevindingen huuropbrengsten
Controlekader Vooruitkijkend
Bevinding: 2020-12 Onvolledige registratie contracten in Planon
Bijlagen
Line of defence
Bevindingen per proces
ISA-vereisten
Bevinding De huuradministratie wordt in Planon geregistreerd, echter zijn niet alle contracten ingevoerd in Planon. Wij hebben vastgesteld dat niet alle huurcontracten staan geregistreerd in Planon doordat deze nog ingevoerd moeten worden in Planon of omdat deze een andere proces volgen, zoals de contracten met betrekking tot verhuur klaslokalen van het Rijk. Hierdoor ontstaat het risico op onvolledig verantwoorde huuropbrengsten. Update 2021 Er is een inventarisatie van deze objecten en een voorlopige planning om de overeenkomsten af te sluiten. Wanneer er sprake is van financiële verplichting staat het object als contract opgenomen in Planon. Daarnaast geeft de gemeente ook aan dat het maken van overeenkomsten is erg arbeidsintensief en vergt veel onderhandeling met zowel gebruiker als gemeente.
Risico en aanbeveling Het risico bestaat op onvolledigheid van de huuropbrengsten, doordat niet alle contracten geregistreerd staan in Planon. Wij adviseren u om een inventarisatie van alle contracten te maken en ervoor te zorgen dat alle contracten volledig in Planon worden geregistreerd.
Prioriteit Laag