38. Memo Start Pilot inzet AI-assistent voor gespreksverslaglegging

Memo aan

van

Raad

Wethouder Hottentot

datum

pagina

19 mei 2026

1 van 3

Start pilot inzet AI-assistent voor gesprekverslaglegging Inleiding Met dit memo informeren wij u over het voornemen om een pilot te starten met een AI-assistent voor gespreksverslaglegging binnen het Sociaal Domein. Het betreft specifiek de inzet van een AIondersteunde toepassing bij vraagverhelderingsgesprekken die klantmanagers voeren met inwoners die zich melden met een ondersteuningsvraag (bijvoorbeeld in het kader van Wmo of Jeugd). Deze pilot staat niet op zichzelf, maar past binnen de bredere digitale transformatie van de gemeente. De inzet van AI is hierbij geen doel op zich, maar een middel om administratieve lasten te verminderen, mogelijk kwaliteit te verbeteren en professionals meer ruimte te geven voor inhoudelijk werk en persoonlijk contact. Aanleiding Binnen het Sociaal Domein voeren klantmanagers intensieve gesprekken met inwoners om hun ondersteuningsvraag zorgvuldig in kaart te brengen. Het vastleggen van deze gesprekken is noodzakelijk voor: • Onderzoek en analyse; • Rechtmatigheid; • Onderbouwing van besluiten; • Transparantie richting inwoner; • Dossiervorming. De verslaglegging van een vraagverhelderingsgesprek vraagt momenteel gemiddeld circa één uur per gesprek. Dit is noodzakelijk werk, maar administratief van aard. Tegelijkertijd neemt de druk op het Sociaal Domein toe.

De complexiteit van casuïstiek groeit en de beschikbare capaciteit staat onder spanning. Zonder ondersteuning door digitalisering en automatisering kan deze ontwikkeling op termijn alleen worden opgevangen door uitbreiding van capaciteit of hogere kosten. De voorgestelde pilot onderzoekt of AI kan ondersteunen bij het efficiënter en gestructureerder vastleggen van deze gesprekken, zonder dat dit afbreuk doet aan zorgvuldigheid, kwaliteit, rechtmatigheid of de menselijke maat. Doel en inhoud van de pilot De pilot richt zich uitsluitend op vraagverhelderingsgesprekken van enkele klantmanagers vanuit Team Wmo, Team Jeugd en Team Inkomen. Het betreft dus niet alle gemeentelijke gesprekken en niet alle inwoners, maar een afgebakende processtap binnen het Sociaal Domein.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

pagina

betreft

19 mei 2026

2 van 3

Pilot AI-Assistent gespreksverslaglegging

De AI-rapportageassistent ondersteunt de klantmanager bij: • Het vastleggen van het gesprek; • Het samenvatten van de besproken onderwerpen; • Het structureren van het verslag conform de geldende verslagleggingsrichtlijnen. Op basis van een gespreksopname genereert de toepassing een conceptverslag. De klantmanager beoordeelt dit verslag volledig, corrigeert waar nodig en stelt het pas vast na eigen controle. Conform de huidige werkwijze wordt het gesprek samengevat en het verslag zoveel mogelijk direct met de inwoner besproken. De inzet van de AI-assistent is niet verplicht. Voorafgaand aan het gesprek wordt de inwoner geïnformeerd over het gebruik van de AI-ondersteuning en expliciet om instemming gevraagd. Indien geen toestemming wordt gegeven, wordt het gesprek op de gebruikelijke wijze vastgelegd zonder inzet van AI. De verwachting is dat de benodigde tijd voor verslaglegging kan worden teruggebracht met circa 30 tot 40 procent per gesprek. Relatie met digitale transformatie Deze pilot maakt onderdeel uit van de bredere digitale transformatie van de gemeente. Digitale transformatie gaat niet uitsluitend over technologie, maar over slimmer organiseren en toekomstbestendig werken. AI en automatisering kunnen medewerkers ondersteunen bij administratieve en routinematige werkzaamheden.

Hierdoor ontstaat ruimte voor: • Complexere casuïstiek; • Mensgerichte dienstverlening; • Betere onderbouwing van besluiten; • Verlaging van werkdruk. De pilot biedt de mogelijkheid om deze ontwikkeling gecontroleerd en in een afgebakende context te verkennen. Privacy, informatieveiligheid en ethiek Omdat het hier gaat om gesprekken binnen het Sociaal Domein, vaak met gevoelige persoonsgegevens, worden strikte randvoorwaarden gehanteerd. Voorafgaand aan de pilot worden onder andere: • Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd; • Juridische toetsing toegepast, inclusief toets op relevante regelgeving; • Informatieveiligheidsmaatregelen beoordeeld; • Contractuele afspraken met de leverancier vastgelegd. Belangrijke uitgangspunten zijn: • De medewerker blijft volledig verantwoordelijk voor de inhoud; • De AI-assistent neemt geen besluiten; • Inwoners worden transparant geïnformeerd; • Deelname is vrijwillig. De traditionele manier van werken blijft altijd een mogelijkheid; • De menselijke maat blijft leidend. Daarnaast wordt aandacht besteed aan mogelijke risico’s zoals bias in taalmodellen, afhankelijkheid van leveranciers en het zorgvuldig omgaan met gespreksopnames.

datum

pagina

betreft

19 mei 2026

3 van 3

Pilot AI-Assistent gespreksverslaglegging

Rol van de AI Board Binnen de gemeente is een AI Board ingericht die toeziet op de verantwoorde inzet van AItoepassingen. De AI Board adviseert over: • Toetsing aan het gemeentelijke AI-beleid en ethische kaders; • Privacy- en securityrisico’s; • Organisatorische en maatschappelijke impact; • Monitoring en evaluatie van de pilot. Het advies van de AI Board wordt betrokken bij de verdere inrichting, uitvoering en evaluatie van deze pilot. Evaluatie Na afronding van de pilot wordt een evaluatie uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken naar: • Gerealiseerde tijdsbesparing; • Kwaliteit en volledigheid van gespreksverslagen; • Ervaringen van klantmanagers; • Ervaringen van betrokken inwoners; • Juridische en ethische bevindingen; • Organisatorische impact. Op basis van deze evaluatie wordt besloten of, en onder welke voorwaarden, bredere toepassing wenselijk is. De gemeenteraad wordt geïnformeerd over de start van de pilot en ontvangt na afronding de uitkomsten van de evaluatie. Financiële consequenties De pilot wordt uitgevoerd binnen de bestaande budgetten voor innovatie en digitale ontwikkeling. Eventuele structurele toepassing van deze technologie wordt, op basis van de evaluatie, separaat aan het college voorgelegd.