36.Memo Zaaksgewijs werken en Djuma

Memo aan

van

De Raad

Wethouder Hottentot

datum

pagina

30-01-2024

1 van 2

Zaakgewijswerken én Djuma Inleiding Tijdens de behandeling van de 2e tussenrapportage in de Commisie Bestuur van 21-11 zijn er vragen gesteld over de kosten en het tijdspad van zaakgewijswerken en Djuma. Zaakgewijswerken versus Djuma Zaakgewijswerken is een beweging die al vanaf 2018 is ingezet door de organisatie ter ondersteuning en vooral ter verbetering van de dienstverlening richting de inwoners. Hiertoe is de gemeente tijdelijk lid geweest van de vereniging Dimpact en via deze vereniging werd een zaaksysteem afgenomen om zaakgewijswerken te ondersteunen. Dit zaaksysteem heette E-Suite. De bedoeling was hiermee om meer procesmatig te gaan werken om ook efficiëntere dienstverlening te kunnen verlenen. In 2020 werd echter duidelijk dat het zaaksysteem verouderd was en niet meer werd doorontwikkeld door de leverancier. Dit heeft de gemeente doen besluiten om kritisch te kijken naar de toekomstige behoefte van de organisatie en haar dienstverlening en is besloten om een aanbesteding te doen voor een nieuw toekomstbestendige systeem/applicatie. Dit is Djuma geworden. Met de implementatie van Djuma in 2022 kon het oude systeem Esuite uitgezet worden. Dit is eind 2022 gerealiseerd. Vanaf het laatste kwartaal 2022 is er dus een nieuw zaaksysteem genaamd Djuma.

Dit systeem is toekomstbestendig, ondersteunt onze dienstverlening op een betere manier en vraagt jaarlijks een aanzienlijk lager bedrag aan investering. Kosten Het gebruiken van de oude systeem (Esuite) kostte de gemeente jaarlijks 385k en dit bedrag stond opgenomen in de begroting van Syntrophos. Met het beëindigen van de Esuite vallen deze kosten vrij uit de begroting van Syntrophos. Het huidige Djuma kost ons jaarlijks op dit moment 81K maar zal vanwege de doorontwikkeling van onze dienstverlening naar verwachting oplopen. Om die reden hebben we momenteel in onze eigen begroting een bedrag van 150k opgenomen voor Djuma. Dit geeft ons de ruimte om de groei van het gebruik op te vangen en om de kosten van projectmatige activiteiten (deels) te bekostigen. Deze kosten worden gedekt uit het vrijvallen van de kosten uit de begroting van Syntrophos en kost de gemeente dus geen extra middelen. Het overige deel van de besparing zal worden gebruikt voor het inlossen van de ICT taakstelling van de gemeente. Deze is mede hierdoor volledig ingelost.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

pagina

betreft

11-12-2023

2 van 2

Zaakgewijswerken én Djuma

De keuze om de kosten van het zaaksysteem nog niet over te dragen naar de begroting van Syntrophos heeft te maken dat wij in 2024 en mogelijk ook in 2025 nog een intensieve doorontwikkeling willen op de inzet van zaakgewijswerken. Na afronding van deze fase van doorontwikkeling zal het systeem overgedragen worden naar het reguliere beheerproces en in het verlengde daarvan zal het overzicht van de definitieve kosten en het contract naar Syntrophos worden overgedragen, binnen de dan geldende afspraken.