35.Memo Gespreksverslag bezoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens; Brief Autoriteit Persoonsgegevens

AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS

Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag Hoge Nieuwstraat 8, 2514 EL Den Haag T 070 8888 500 - F 070 8888 501 autoriteitpersoonsgegevens.nl

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaard Postbus 25 3200 AA Spijkenisse

gemeente Nissewaard

3 1 JAN. 2024 Datum

Ons kenmerk

30 januari 2024

22023-02917

Contactpersoon IH @autoriteitpersoonsgegevens.nl

Onderwerp Fw1ctionaris Gegevensverwerking

Geacht college,

Inleiding Op 18 januari 2024 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) met u een gesprek gehad over de zorgen van de AP met betrekking tot de positionering van de FG door het college van Nissewaard. Deze waren ontstaan naar aanleiding van de termijn en de wijze waarop de dienstverleningsovereenkomst met uw vorige FG was beëindigd, en de inhoud van het mandaatbesluit welke betrekking had op de mandaten die aan uw FG werden verleend. Tijdens dit gesprek heeft u de vorige zaken aangegeven: 1.

FG verplicht voor overheidsorganen U realiseert zich dat u op grond van artikel 37 van de AVG verplicht bent om een FG te hebben. In de toekomst zal u ervoor zorgen dat wanneer u van FG wil veranderen dit proces zodanig vorm wordt gegeven dat er altijd een FG aangewezen is die in staat is om onafhanl<elijk alle FG taken uit de wet, zoals genoemd in artikel 39 van de AVG, te vervullen.

2.

De FG dient onafhankelijk te zijn. U realiseert zich dat de FG onafhankelijk diens taken u.it dient te voeren. De FG houdt, onder andere, toezicht op het college. Indien de FG zorgen uit over de naleving van de AVG door het college van Nissewaard is dit geen blijk van "niet samenwerken op basis van vertrouwen" maar het

1

AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS

Datum

30 januari 2024

Ons kenmerk 22023-02917

uitvoeren van de wettelijke rol van de FG. U realiseert zich dat u de PG niet mag ontslaan of straffen voor de uitvoering van zijn taken, en dat dit ook betrekking heeft op het beëindigen van een dienstverleningsovereenkomst wanneer de PG diens taken op basis daarvan uitoefent. 3.

Aanpassing mandaatbesluit De positionering van de PG is inmiddels verbeterd door wijziging van het mandaatbesluit. Dit gewijzigde mandaatbesluit is op 1 januari 2024 in werking getreden. In dit mandaatbesluit worden geen uitvoerende taken meer gemandateerd aan de FG. De taken van de PG volgen uit de AVG en het aanwijzingsbesluit van de FG.

4, Contacten met de PG/ Positionering van de PG U hebt aangegeven dat de PG structureel zal gaan overleggen met zowel de gemeentesecretaris als de wethouder die verantwoordelijk is voor ICT. Dit zal gaan starten zodra de nieuwe gemeentesecretaris van Nissewaard is ingewerkt. Het uiten van zorgen of bespreken van gesignaleerde risico's door de PG in deze gesprekken is de uitvoering van de wettelijke PG-rol. De PG dient immers verslag uit te brengen aan de hoogste leidinggevende van de verwerkingsverantwoordelijke. Daarnaast hebt u aangegeven de positionering van de PG in de breedte te zullen bekijken. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan de plek in de organisatie.

Op grond van bovengenoemde punten zijn de grootste zorgen van de AP weggenomen. De AP gaat ervan uit dat u zorg draagt voor voldoende vervolgstappen. Het gesprek is, zoals we tijdens het gesprek hebben aangegeven, niet voor een handhavingsonderzoek bedoeld. Echter, op het moment dat de AP in die toekomst klachten en/of signalen over de (positionering van de) PG krijgt, dan zal deze procedure hierbij worden betrokl<en.

Hoogachtend, Autoriteit Persoonsgegevens,

Middenmanagers Systeemtoezicht

2/2

AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS

Verslag Datum

30 januari 2024

Datum vergadering

18 januari 2024 (13:00 - 14:00u)

Aanwezigen De Heer H (Wethouder/poho) Mevrouw S (Directeur verantwoordelijke afdeling) TD (Teamleider IV/CIO) De Heer V (FG van de gemeente Nissewaard) JB (Afdelingshoofd Systeemtoezicht) IH (Senior Inspecteur Systeemtoezicht) AK (Stagiaire Systeemtoezicht)

Onderwerp Gesprekverslag gesprek met gemeente Nissewaard

1.

Opening

Het gesprek tussen de AP en het college van B&W van de gemeente Nissewaard ging om 13:05 van start. Eenieder aan de tafel heeft zich kort voorgesteld. J B legt aan het college van Nissewaard uit dat met het gesprek geen lopend onderzoek wordt gestart. 2.

Aanleiding

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft naar aanleiding van een signaal van de vorige FG van de gemeente Nissewaard, en de reactie van Nissewaard op de beantwoording van de vragen die de AP hierover aan Nissewaard gesteld heeft, besloten om ze uit te nodigen voor een gesprek over de FG.

3.

Gesprek

Gemeente Nissewaard: De Wethouder van de gemeente Nissewaard heeft aangegeven dat de gemeente sinds 2019 een dienstverleningsovereenl<omst had met een bureau die zorgt voor de levering van FG' s. Dit bureau heeft bij de gemeente Nissewaard hun vorige FG geplaatst tot en met 2022. In het contract met het vorige bureau was een concurrentiebeding opgenomen, waardoor het niet mogelijk was àfleek om diezelfde persoon daarna als FG in dienst te nemen. Het was dus al begin 2022 duidelijk dat de werkzaamheden van de vorige

1

_.__,, _ --

_

-© * ^

AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS

Datum 30 januari 2024

FG bij het college van Nissewaard per 1 januari 2023 zouden eindigen. Het bureau had naar de FG gecommuniceerd dat ze haar niet aan het concurrentiebeding zouden houden, maar dit hadden ze niet naar het college van Nissewaard gecommuniceerd. Dat is de reden dat de werkzaamheden van de vorige FG zijn beëindigd. De AP geeft aan dat uit de stukken een ander beeld naar voren komt. Het lijkt erop dat het college van Nissewaard niet goed op de hoogte is van de wettelijke rol en positie van de FG. Zo wordt in een brief aangegeven dat het uitspreken van zorgen door de FG een teken zou zijn van het niet samenwerken op basis van vertrouwen. En heeft het college van Nissewaard tijdelijk de Privacy Officer als FG benoemd. Ook het mandaatbesluit wees verschillende uitvoerende taken toe aan de FG. De AP heeft wel geconstateerd dat het mandaatbesluit inmiddels per 1 januari 2024 is aangepast en deze taken niet meer aan de FG worden gemandateerd. Het college erkent dat de stukken de AP dit beeld kunnen geven maar benadrukt nogmaals dat dit niet de reden van beëindigen van de voormalige FG betreft. Ook geeft het college aan dat de onafhankelijke toezichthoudende rol van de FG wordt erkend en gerespecteerd. De huidige FG bevestigd dit. Het college van Nissewaard geeft aan dat het voldoen aan de AVG prioriteit voor het college is. Het college wil het graag goed doen.

Wel is de gemeente Nissewaard een kleine gemeente en komt er veel wetgeving op gemeenten af. Daardoor kost het vaak wel veel tijd om wetgeving goed te implementeren.

De AP vraagt hoe het contact tussen de FG en het college verloopt. Het college geeft aan dat tot dit moment de gesprekken met de FG met name via een van de directeuren/managers verloopt. Vanaf het moment dat de nieuwe gemeentesecretaris is ingewerkt zal er structureel ook periodiek overleg gaan plaatsvinden tussen de FG en de secretaris, en de FG en de wethouder ICT. Het college van Nissewaard geeft aan dat er bewust is gekozen voor een externe FG. Door een dienstverleningsovereenkomst met een bureau te sluiten is het college van Nissewaard ervan verzekerd altijd over FG capaciteit te beschikken.

De FG geeft aan dat de FG nog een jaarverslag zal aanbieden over zijn werkzaamheden in 2023. 4.

Aanvullingen

Het college van Nissewaard vraagt de AP of er een gemeente in Nederland is die een voorbeeldfunctie vervult waarmee Nissewaard contact kan opnemen. De AP heeft aan de gemeente Nissewaard als tip gegeven om contact op te nemen met de VNG of de IBD hierover. De AP suggereert dat de gemeente Nissewaard gebruik kan maken van de spreekuren die de VNG/IBD aanbiedt.

2/3

-o *

AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS

Datum 30 januari 2024

De AP geeft aan over een halfjaar contact te zoeken met de huidige FG van Nissewaard om de voortgang of eventuele knelpunten te bespreken.

3/3