34.Memo FG as a service of toch een eigen FG

Memo aan

van

Gemeenteraad Nissewaard

Chris Hottentot

datum

pagina

11 September 2023

1 van 3

FG as a service of toch een eigen FG? In de commissie bestuur van 7 februari 2023 zijn vanuit de raad vragen gesteld naar aanleiding van het benoemen van een FG voor de raad. De raad wil graag helderheid over de gemeentelijke keuze FG “as a service” of een FG in dienst van de gemeente Nissewaard. Ter uw informatie, de raad kiest uiteindelijk zelf haar eigen FG. Echter, het staat u als raad vrij om (zonder dat dit extra kosten met zich meebrengt) u aan te sluiten bij de gemeente Nissewaard door zelf de FG van de gemeente Nissewaard te benoemen als uw FG. U kunt er daarentegen ook voor kiezen om geheel onafhankelijk van de gemeente een andere FG aan te stellen. Vanwege de kosten die dit met zich meebrengt, de complexe verhouding met de FG van Nissewaard en de feitelijk beperkte werklast van de raads-FG raad ik u dit echter af. U wordt aangeraden om gebruik te maken van de FG diensten zoals die door de gemeentelijke organisatie worden betrokken van Dignitas. Als raad zult u zelf het een advies tot aanstelling van de FG in besluitvorming moeten brengen. Door middel van deze memo geef ik u, in vogelvlucht, aan op basis van welke argumenten de gemeente gekozen heeft voor het aanstellen van een FG as a service. Rol, positie en taken van de FG in de zin van de AVG In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt deze rol beschreven in Afdeling 4.

Een aantal belangrijke elementen daaruit is: • overheidsorganen zijn verplicht een FG aan te stellen, waarbij de (zelfstandige) bestuursorganen van een gemeente gezamenlijk één FG kunnen aanwijzen (bestuursorganen zijn o.a. Raad, college van B&W, Burgemeester, leerplichtambtenaar); • de FG is toezichthouder op naleving van de AVG en van andere wet- en regelgeving en van het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, ook wat betreft de toewijzing van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van het bij de verwerking betrokken personeel en de betreffende audits; • een FG moet in staat worden gesteld diens taken te vervullen, door o.a. toegang te verschaffen tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten, door benodigde middelen ter beschikking te stellen voor het vervullen van diens taken en voor het in stand houden van diens deskundigheid; • de FG informeert en adviseert de organisatie; • een FG kan andere taken en plichten vervullen, maar de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker moet ervoor zorgen dat dat niet tot een belangenconflict leidt.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

pagina

betreft

11 september 2023

2 van 3

FG as a service of …..

De AVG geeft niet aan of de FG in dienst moet zijn van een organisatie. Dit betekent dat het voor organisaties mogelijk is zowel een interne als een externe FG te benoemen. Overwegingen De vraag is dus wat beter is: een FG binnen de organisatie en “op de loonlijst” of een externe FG die wordt ingehuurd. Daar is geen eenduidig antwoord op te geven: individuele organisaties maken hierin hun eigen afweging. Factoren die daarin meespelen zijn onder andere: beschikbare kennis, capaciteiten en menskracht. Een aantal voor- en nadelen wordt hieronder op een rij gezet, waarna een voorlopig advies wordt gegeven. Voordelen van een interne FG: • kent het werkveld van de organisatie “door-en-door”; • weet binnen de organisatie de weg te vinden, zowel formeel als informeel; • kost, op basis van uurtarief, vaak minder dan een extern afgenomen FG-as-a-Service dienst; • is vaak en langdurig lijfelijk aanwezig, daarmee laagdrempeliger toegankelijk voor medewerkers en zit zo dicht op de dagelijkse praktijk.

Nadelen van een interne FG: • Is (op termijn) mogelijk vatbaarder voor “bedrijfsblindheid” dan een externe FG; • kan een uitdaging hebben om daadwerkelijk objectief en onafhankelijk toezicht te houden, mede vanwege de binding met de organisatie en de mensen; • loopt een reëel risico in operationele activiteiten “meegezogen te worden”; • moet niet zelden worden “vrij gemaakt” of “ontlast” van andere verantwoordelijkheden en taken om diens rol zonder tegengestelde belangen te kunnen vervullen. Meerdere petten van de toezichthouder kan problemen veroorzaken bij de FG en bij de organisatie. Voordelen van een externe FG: • wordt slechts ingehuurd voor de uren dat werkelijke FG-taken moeten worden uitgevoerd; • heeft daadwerkelijk de handen vrij om zich volledig te richten op de FG-rol en -taken; • kan juist door niet onderdeel te zijn van de “incrowd” een autoriteitspositie innemen of opbouwen en zo meer voor elkaar krijgen (vreemde ogen dwingen); • Het is niet onverstandig om na een aantal jaren van FG te wisselen, om bijvoorbeeld bedrijfsblindheid te voorkomen; • loopt een kleinere kans operatoneel betrokken te worden in activiteiten binnen de organisatie; voor het uitvoeren van tactische en operationele activiteiten op het gebied van Privacy heeft de gemeente immers een privacy officer in dienst.

Nadelen van een externe FG: • moet er meer tijd en inspanning voor leveren de organisatie te leren kennen, zowel in formele als in informele zin; • er is een grotere kans dat de FG minder goed bekend is in en minder toegankelijk is voor de mensen in de organisatie en voor de overige betrokkenen;

•

datum

pagina

betreft

11 september 2023

3 van 3

FG as a service of …..

is niet zelden, in het uurtarief, duurder dan een interne FG. De FG wordt echter niet voor een volle dagtaak aangesteld, waardoor de uiteindelijke kosten lager kunnen zijn dan een FG in vaste dienst.

Bovenstaande opsomming is niet bedoeld uitputtend te zijn. Privacy Officer vs FG De gemeente Nissewaard kan niet zonder een eigen privacy specialist. Sinds 2019 heeft de gemeente dan ook een Privacy Officer (PO) in dienst. De PO heeft in tegenstelling tot de FG juist de taak om tactische en operationele taken uit te voeren op het gebied van Privacy en is juist daarom onderdeel van de organisatie. De door de PO voortgebrachte producten worden door de FG getoetst aan de AVG. Door het slechts in toetsende zin betrokken zijn van de FG, wordt voorkomen dat een situatie ontstaat waarin de slager zijn eigen vlees keurt.