32.Memo Gesprek Autoriteit Persoonsgegevens na melding voormalig FG

Memo aan

van

Raad gemeente Nissewaard

Chris Hottentot

datum

pagina

24 november 2023

1 van 1

Gesprek Autoriteit Persoonsgegevens na melding voormalig FG Inleiding De overheid kan haar taken niet uitvoeren zonder persoongegevens te verwerken. Dat geldt ook voor de gemeente Nissewaard. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) biedt waarborgen voor het beschermen van deze gegevens. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) informeert en adviseert het bestuur en de organisatie over de uitvoering van de AVG. De FG heeft hierin vooral een toezichthoudende rol. Dit houdt in dat de FG erop toe ziet dat dat de gemeente voldoet aan de wettelijke verplichtingen bij het verwerken van de persoonsgegevens. Jaarlijks doet de Functionaris Gegevensbeheer, hierna afgekort als FG, verslag van de activiteiten en status op het gebied van de Privacy en AVG-compliance. Daarmee wordt verantwoording afgelegd van de taak van de FG zoals die is vastgelegd in artikel 39 AGV en een beeld gegeven over waar de gemeente staat als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens in relatie tot de AVG. Over het jaar 2022 heeft de FG geen verslag kunnen afleggen. Door het beëindigen van het contract met de toenmalige FG bleek het helaas niet mogelijk om op basis van de beschikbare gegevens een jaarverslag 2022 op te stellen. Daarnaast is door de voormalige FG melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegeven (AP) over onder meer de wijze waarop het contract met Nissewaard is beëindigd.

De AP heeft vervolgens de gemeente Nissewaard uitgenodigd voor een gesprek hierover. In dit memo wordt hierop een nadere toelichting gegeven. Nieuwe FG Eind 2022 is het ‘as a service’ contract vanwege de hoge tarieven die werden gehanteerd met de toenmalige FG beëindigd. In de commissie bestuur van 7 februari 2023 is een nieuwe FG, via nieuwe dienstverlener Dignitas aangesteld, die gunstigere tarieven hanteert en net als de voormalig FG het werk naar tevredenheid uitvoert. In de periode tussen de contractbeëindiging en het aanstellen van de nieuwe FG, is de FG-rol tijdelijke waargenomen door de Privacy Officer. Deze heeft in de tussenperiode geen tactische of operationele werkzaamheden vanuit de Privacy-officer rol uit kunnen voeren.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

pagina

betreft

16 oktober 20232

2 van 2

Toelichting op het ontbreken van het Jaarverslag FG 2022

De nieuwe FG heeft echter – op basis van de beschikbare gegevens van het jaar 2022 – helaas geen jaarverslag over het jaar 2022 kunnen op stellen. Over het jaar 2023 is dit wel weer mogelijk. We verwachten dit in het eerste kwartaal van 2024 op te leveren. Verschil van inzicht vertrek voormalige FG Met de voormalige FG is een verschil van inzicht ontstaan over de beëindiging van het contract. Daar voor Nissewaard de hoogte van de tarieven hiervoor ten grondslag ligt, stelt de voormalige FG dat de reden hiervoor de kritische houding van de voormalig FG is over het feit dat de gemeente Nissewaard nog niet geheel voldoende voldoet aan de AVG. Wij delen deze visie niet en betreuren dat het vertrek van de voormalige FG niet in goede harmonie is verlopen. Te meer we zeer tevreden waren over de samenwerking met de voormalige FG. De voormalige FG heeft vervolgens gemeend melding te maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens over het volgende: - De wijze waarop het contract is beëindigd.

Een FG heeft immers ontslagbescherming en kan niet vanwege de in het kader van de toezichthoudende rol geuite mening worden ontslagen; - De rol van de FG binnen de gemeente Nissewaard wordt niet op de juiste wijze ingevuld, omdat het mandaatbesluit daarin niet voorziet; Als gevolg van deze melding van de voormalige FG bij de AP, heeft de AP de gemeente Nissewaard uitgenodigd om hierop een toelichting te geven als ook over de overgangsperiode waarin de Privacy Officer de rol van FG tijdelijk heeft waargenomen tot 7 februari jl.. Het gesprek met de AP, waarbij namens de gemeente Nissewaard de wethouder Hottentot en directeur mevrouw Sips zullen optreden, hiertoe vindt plaats in januari 2024. Het volgende zal vanuit Nissewaard worden aangevoerd: - Er zal een toelichting worden gegeven op reden van de beëindiging van het contract; zijnde de hoogte van de berekende tarieven. Geen enkele andere reden ligt hieraan ten grondslag. Hierover is de AP reeds door middel van een brief van het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd; - Het is juist dat het mandaatbesluit aangepast moet worden en derhalve zal de AP ook toegezegd worden dat wij voornemens zijn dit op korte termijn te doen. In het mandaat besluit is de CISO nog gemandateerd, die in 2018 ook functioneerde als FG.

Alle verwijzingen naar de FG zullen uit het mandaatbesluit worden verwijderd omdat in de wet (AVG) en de uitvoeringswet (UAVG) de rol van de FG uitvoerig is uitgewerkt. In de praktijk heeft dit op de uitvoering van de rol van FG geen invloed (gehad). Dat het mandaatbesluit niet is aangepast heeft daarom ook geen gevolgen gehad, formeel moet dit echter wel worden aangepast. Dit zal plaatsvinden bij de jaarlijkse reguliere herziening van het algemene delegatie- en mandaatbesluit in februari 2024. - Nissewaard heeft zo snel als mogelijk een nieuwe FG benoemd. De tussenliggende periode is kort geweest en er hebben geen incidenten plaatsgevonden in de periode. Tot slot Indien uit dit gesprek bijzonderheden voortvloeien, zal de raad daarin meegenomen worden.