30.Memo Voortgang Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard; Plan van aanpak

Implementatie Wet open overheid (Woo) in Nissewaard

Plan van aanpak (managementsamenvatting)

Bij versie: 22 februari 2023 DEFINITIEF 2.0

PvA Implementatie Woo in Nissewaard

Managementsamenvatting 1 Aanleiding: Wet open overheid De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De wet is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Voor passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek) volgt de Woo vrijwel geheel de Wob, inclusief veel van de opgebouwde jurisprudentie. Naast openbaarmaking van overheidsinformatie op verzoek (passieve openbaarmaking) regelt de Woo ook actieve openbaarmaking: overheden moeten ongevraagd informatie openbaar maken. Waar de Woo voor passieve openbaarmaking op 1 mei per direct in werking is getreden, geldt voor actieve openbaarmaking een overgangsperiode waarvan nu nog niet precies bekend is hoe lang die gaat duren. Dit brengt grote veranderingen met zich mee voor alle overheden, waaronder gemeenten. Dit plan beschrijft de aanpak van Gemeenten Nissewaard om de Woo de komende jaren te implementeren. De aanpak is meerjarig en gefaseerd.

Waar versie 1.0 van dit plan van aanpak er vooral op gericht was de aanpak en projectorganisatie ‘op te tuigen’ in fase 0 van de aanpak, gaat deze versie 2.0 nadrukkelijk verder ten aanzien van actieve openbaarmaking in fasen 1, 2 en 3 (met als planning dat die fasen gelijk lopen met de kalenderjaren 2023, 2024 en 2025). Grootste wijziging is dat in deze versie de meerjarige planning wordt beschreven van het actief openbaar maken van de 11 informatiecategorieën. Daarnaast omvat de aanpak ook vervolg van de activiteiten die in de 1.0 versie al waren beschreven. 2 Doelen van dit plan van aanpak Dit plan van aanpak versie 2.0 bouwt derhalve voort op het plan van aanpak 1.0. Net als in die eerste versie is het hoofddoel van dit stuk om de aanpak te beschrijven voor implementatie van de Woo binnen Nissewaard. Meer specifiek: de aanpak die nodig is om op een pragmatische wijze die veranderingen door te voeren binnen de gemeente, die nodig zijn om de Woo succesvol te implementeren. Met inachtneming van het in hoofdstuk 4 van dit plan geformuleerde ambitieniveau. Subdoelen van dit stuk zijn: • • •

Het beschrijven en vastleggen van het ambitieniveau ten aanzien van actief openbaar maken. Het beschrijven van de manier waarop omgegaan zal worden met veranderingen die relevant zijn voor implementatie van de Woo. Het benoemen van de projectmatige organisatie van deze aanpak, inclusief de bemensing.

3 Scope en ambitienieveau Implementatie van de Woo binnen gemeenten is complex. De benodigde veranderingen hebben invloed op nagenoeg alle onderdelen van het gemeentelijk apparaat, zoals: -

Mensen (waaronder medewerkers en inwoners), Informatiehuidhouding (o.a. ICT, systemen, data) Processen (waaronder, maar niet beperkt tot de werkprocessen van de 11 Wooinformatiecategorieën) Organisatie (inclusief samenwerkingsverbanden)

De scope van de aanpak is dan ook breed – over die vier onderdelen heen. Dat betekent dat de aanpak raakt aan rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden buiten de formele invloedsfeer van de projectorganisatie van deze aanpak. Het betekent dat de leden van de stuurgroep, het kernteam en de PAGINA 2

PvA Implementatie Woo in Nissewaard actieteams niet alleen formele doorzettingsmacht kunnen gebruiken. Ze zullen de invloed die ze vanuit andere rollen en bevoegdheden binnen Nissewaard moeten benutten. In berichtgeving over de Woo wordt vaak als doel van de Woo genoemd: het op orde krijgen van de informatiehuishouding. Hoewel artikelen 2.4 en 6.1 van de Woo wel raken aan het op orde krijgen van de informatiehuishouding, omvat de Woo geen harde verplichting om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Daar komt bij dat het op orde krijgen van de informatiehuishouding een enorm grote en veelomvattende opgave is voor nagenoeg alle gemeenten in Nederland. Ook in Nissewaard wordt erkend dat het een belangrijke opgave is. Maar binnen deze aanpak beschouwen we het op orde brengen van de informatiehuishouding niet als een zelfstandig doel van de implementatieaanpak. De scope van deze aanpak is derhalve: Het (laten) doen van aanpassingen binnen de gemeenten Nissewaard waardoor Nissewaard voldoet aan de eisen die de Woo stelt. 4 Afhankelijkheden Directe aanleiding voor de aanpak om de Woo te implementeren is – logischerwijs – de inwerkingtreding van de Woo zelf. Eén van de belangrijkste afhankelijkheden voor deze aanpak is de gefaseerde invoering van de plicht tot actieve openbaarmaking.

De afhankelijkheid is tweeledig: zowel ten aanzien van het overgangsrecht als ten aanzien van de verplichte publicatiemethode. 5 Projectorganisatie

De projectorganisatie bestaat uit: - Een stuurgroep, met daarin de gemeentesecretaris en de manager control & informatie. De stuurgroep vervult de rol van opdrachtgever en sponsor van de aanpak en is bevoegd te besluiten over aanpassingen van dit plan van aanpak. - Een multidisciplinair kernteam, waarin zowel juridische, informatiekundige en andere expertises uit de organisatie zijn verenigd. Het kernteam, is de opdrachtnemer en verantwoordelijk voor de

PAGINA 3

-

PvA Implementatie Woo in Nissewaard dagelijkse gang van zaken van de implementatie van de Woo. Het projectteam komt periodiek bij elkaar. Structureel staan op de agenda: o De voortgang van de acties en maatregelen in dit plan van aanpak; o De onderwerpen die meerdere onderdelen van de organisatie raken en waarbij afhankelijkheden onderling kunnen bestaan. Het kernteam is in deze aanpak ook opdrachtgever van de actieteams, waarbinnen de losse onderdelen van deze aanpak op een projectmatige wijzen worden opgepakt. Actieteams voor de verschillende deelprojecten binnen de aanpak. Deze worden hieronder kort besproken. Een projectleider, die tevens functioneert als secretaris van stuurgroep en kernteam en als aanjager van de actieteams. Hieronder worden de actieteams kort besproken:

Team openbaarmakingspassage Conform artikel 3.5 van de Woo moet er in begroting en jaarverslag van de gemeente voortaan een passage opgenomen worden over openbaarmaking. We hebben dit voorafgaand aan deze 2.0 versie van dit plan van aanpak al in de protocollen voor beide jaarstukken opgenomen en in de laatste versies van begroting en jaarverslag stond reeds zo’n passage. Hiermee is de verantwoordelijkheid belegd in de staande organisatie en dit actieteam beschouwen we derhalve als afgerond. Team passieve openbaarmaking Het proces van passieve openbaarmaking draaide binnen beide gemeenten uiteraard al langer (ook onder de Wob vóór 1 mei 2022). Bij aanvang van de aanpak Woo werden informatieverzoeken al formeel afgehandeld onder de regels van de Woo en in praktijk werden de veranderingen (voornamelijk aangepaste beslistermijnen) al zo goed mogelijk toegepast (zie ook stand van zaken passieve openbaarmaking onder 3.2 van dit plan van aanpak). De doelen van het implementatietraject passieve openbaarmaking zijn drieledig: •

Het voldoen aan de eisen van de Woo, in het bijzonder eisen die t.o.v. de Wob veranderd zijn;

•

Het verbeteren van het Wob/Woo-proces, ook als dat niet vanwege de formele eisen van de Woo moet, maar wel gewenst is vanuit de eigen organisatie;

•

Het formuleren van wensen en eisen aan de informatiehuishouding.

Team communicatie Implementatie van de Woo zal een meerjarig traject zijn dat nagenoeg alle onderdelen van het gemeentelijk apparaat zal raken. Dit team is verantwoordelijk voor een gedegen communicatieaanpak gedurende de aanpak. Team samenwerkingsverbanden Voor zowel passieve als actieve openbaarmaking kan je te maken hebben met informatieprocessen die deels verlopen bij of met samenwerkingspartners. Gemeente Nissewaard is in nogal wat samenwerkingsverbanden betrokken. Het doel is om te voorkomen dat elk actieteam dat aan de slag gaat met een individuele informatiecategorie voor actieve openbaarmaking alle samenwerkingsverbanden stuk voor stuk langs moet lopen. Resultaat van het actieteam is daarom een handreiking aan de actieteams actieve openbaarmaking hoe ze met samenwerkingspartners om kunnen gaan. Hiertoe inventariseert het actieteam welke samenwerkingsverbanden Woo-plichtig zijn en of het nodig is om afspraken te maken ten aanzien van passieve en/of actieve openbaarmaking.

PAGINA 4

PvA Implementatie Woo in Nissewaard Team Anonimiseertool Vanaf 2023 zullen gemeenten naast passieve openbaarmaking ook moeten toewerken naar actieve openbaarmaking. Dit heeft als gevolg dat veel meer documenten worden geopenbaard en dat meer medewerkers binnen de gemeente te maken krijgen met het moeten anonimiseren van documenten. Om dat te vergemakkelijken zou een anonimiseertool beschikbaar moeten komen, die de arbeidsintensieve manier van ‘lakken’ kan verlichten. Het kernteam vraagt het actieteam om advies uit te brengen welke eisen gesteld moeten worden aan zo'n tool en een marktverkenning te doen van beschikbare tools. Team publicatietool Nu de ontwikkeling van PLOOI gestopt is, mag worden verwacht dat gemeenten zelf een middel moeten vinden om documenten in het kader van de Woo actief openbaar te maken. Op dit moment is nog niet bekend of er daarbij vanuit de landelijke overheid technische eisen zullen worden gesteld en wat die zouden kunnen zijn. Er zal daarom vanuit de projectorganisatie iemand verantwoordelijk moeten zijn om de ontwikkelingen hierover op de voet te volgen, door zich aan te melden bij de juiste groepen die via BZK-ontwikkelorganisatie KOOP en bij de VNG in het leven zijn geroepen.

Deze persoon kan daarmee de actieteams die de documenten opstellen voor beleid/protocol voor een informatiecategorie voeden ten aanzien van de eisen voor technische aansluiting op de nader te bepalen publicatietool. Bovendien kan die persoon ook praktisch ondersteunen als de gemeenten zich aanmelden om door KOOP aan PLOOI aangesloten te worden. Ook houdt dit actieteam nauwe aansluiting met de gemeente Rotterdam, alwaar een marktverkenning (waarschijnlijk gevolgd door een aanbesteding) voor een eigen platform als alternatief voor PLOOI onderweg is. Team training ‘schrijven voor openbaarheid’ In fase 0 is een start gemaakt om te kunnen gaan voldoen aan de vraag van collega’s voor training ‘schrijven voor de openbaarheid’. Gebleken is dat er slechts een beperkt aanbod op de markt is van trainingen die heel erg gericht zijn op openbaarheid conform de Woo. Wel is er een groeiende markt aan schrijftrainingen voor digitale toegankelijkheid en ‘heldere taal’. Het actieteam zal verder verkennen wat er mogelijk is en daarbij meer maatgericht worden per informatiecategorie. Team ‘Werken volgens de Woo’ Dit actieteam wordt begin 2023 onder deze aanpak opgestart. Het wordt een multidisciplinair team dat zich buigt over de vraag: welke nieuwe regels moeten gaan gelden voor medewerkers in hun dagelijks werk vanuit oogpunt van de Woo.

Denk bijvoorbeeld aan hoe ze moeten omgaan met e-mails en chatberichten: wat wel en niet gearchiveerd moet worden. Hieronder valt ook het schrijven van handleidingen zodat bewaakt kan worden dat iedere medewerker die voortaan met de Woo te maken krijgt op dezelfde manier werkt. Dit actieteam vertaalt dus de handreiking vanuit het ministerie van BZK en VNG en het ACOI naar bruikbare instructie en training voor de collega's. Actieteams actieve openbaarmaking per informatiecategorie In fase 1 en alle volgende fasen wordt telkens voor meerdere informatiecategorieën beleid bepaald hoe die categorieën zouden moeten worden gepubliceerd in het licht van de Woo. Per categorieën stellen we een actieteam samen dat de implementatie voorbereidt. Dat bestaat uit één of twee vakinhoudelijke collega’s, en één of twee specialisten op juridisch en/of informatiekundig gebied. De projectleider begeleidt dit oefentraject. • Het actieteam gaat steeds aan de slag om op basis van handreikingen (waaronder de ‘Handreiking van Wob naar Woo’) een stuk te schrijven waarin het beleid/protocol voor actief openbaar maken van de informatiecategorie wordt beschreven. Hiervoor wordt een

PAGINA 5

PvA Implementatie Woo in Nissewaard format/sjabloon ontwikkeld, waarvan het concept als bijlage B bij dit plan van aanpak is gevoegd. Hierin komen o.a. aan bod: o Welke documenten er openbaar gemaakt moeten gaan worden. o Welke eventuele bijlagen daarbij wel en welke niet actief openbaar gemaakt moeten worden. o Wat de eisen zijn die aan documentenbeheer, archivering, en systemen gesteld moeten worden om dit mogelijk te maken. o Op welke manier metadatering toegevoegd kan worden. o Hoe omgegaan moet worden met het voorkomen van openbaar maken van gevoelige informatie. o Hoe de werkprocesstappen verlopen en hoe RTBV per processtap belegd moet zijn (naar voorbeeld van de workshop voor passieve openbaarmaking). o Welke afspraken eventueel gemaakt moeten worden met samenwerkingspartners. o Welke tijdsplanning er realistisch is voor implementatie en welke eisen en voorwaarden er gelden om succesvol te kunnen implementeren. •

Op basis van dit beleid/protocol wordt een kort, maar pragmatisch implementatieplan opgesteld.

5 Planning

PAGINA 6