2e Tussenrapportage 2022 - Syntrophos; raadsvoorstel

Burgemeester en Wethouders

Aan de Raad

datum 30 november 2022

casenummer 22.R.00151

bijlagen 1

eenheid Informatievoorziening

Betreft 2e tussenrapportage 2022 - Syntrophos

Samenvatting : Syntrophos is een Gemeenschappelijke Regeling en valt daardoor onder de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (verder BBV). Met deze jaarstukken wordt verantwoording afgelegd over de in de begroting opgenomen beleidsvoornemens en de financiële verantwoording. Door Syntrophos is de 2e tussenrapportage aangeleverd conform de P&C cyclus. De resulteert in de volgende financiële status:. Op basis van de 2e tussenrapportage 2022 stijgt de deelnemersbijdrage van Nissewaard van € 9.193.578 (stand na 1e tussenrapportage 2022) naar € 9.475.014. Het (nadelige) verschil van € 281.436 is als volgt te verklaren: Aanpassing ten opzichte van 1e tussenrapportage 2022 Extra opdrachten voor Nissewaard Bijstelling begroting bedrijfsvoering Syntrophos

177.784 103.651 281.435

Ten aanzien van de extra opdrachten zijn deze gedekt door budgetten vanuit de vakafdelingen binnen de gemeente. De gemeente heeft in haar eigen bedrijfvoering er de afgelopen periode voor gezorgd dat er vooraf goed wordt gestuurd op de extra opdracht(en)/projecten door zelf middelen in de begroting vrij te maken waarmee eenmalige en structurele kosten gedekt worden. Er resteert dan nog een tekort van € 103.651. Dit verschil wordt veroorzaakt door de bedrijfsvoering van Syntrophos (m.n. extra inhuur door vacatures en ziekteverzuim). Meerjarig daalt de bijdrage van de gemeente Nissewaard met ong € 24.000 per jaar vanwege de overgang naar een Saas-applicatie van het personeels- en salarissysteem (ADP). De financiele effecten van de 2e tussenrapportage voor Nissewaard staan in de onderstaande tabel weergegeven:

22ID01636430/11/202212:42:24

datum

casenummer

pagina

30 november 2022

22.R.00151

2 van 5

Tabel 1 2022 2023 2024 2025 2026 Kosten conform 1e tussenrapportage/begroting 2023 9.193.578 8.647.194 8.403.535 8.404.748 8.404.748 Kosten conform 2e tussenrapportage 2022

9.475.014 8.623.669 8.380.000 8.381.202 8.380.112

Stijging van de kosten (- is stijging)

-281.436

23.525

23.535

23.546

24.636

Naar aanleiding van de 1e tussenrapportage 2022 van Syntrophos heeft er geen bijstelling van de begroting in de gemeente Nissewaard plaatsgevonden, maar is een zienswijze ingediend. Wanneer we de stand na de 2e tussenrapportage 2022 van Syntrophos afzetten tegen de beschikbare budgetten in de begroting in de gemeente Nissewaard ontstaat het volgende beeld: Tabel 2 Budget Syntrophos

2022

2023

2024

2025

2026

Kosten conform 2e tussenrapportage 2022/begroting 2023 Stelpost invoering Djuma Stelpost E-HRM/ADP Totaal kosten

9.475.014 8.623.669 8.380.000 8.381.202 8.380.112 200.000 200.000 200.000 200.000 50.000 40.000 40.000 40.000 9.475.014 8.873.669 8.620.000 8.621.202 8.620.112

Beschikbaar budget Nissewaard

8.648.142 8.864.038 8.580.105 8.545.622 8.545.623

Dekking nieuwe aanvragen Nissewaard

438.765

141.344

140.998

140.652

139.562

Totaal dekking

9.086.907 9.005.382 8.721.103 8.686.274 8.685.185

Verschil (-=nadelig)

-388.107

131.713

101.103

65.072

65.073

Taakstelling (620430) Taakstelling ZGW (680029) Dekking budget E-suite Syntrophos Dekking stelpost overhead

-226.420 0 78.000 148.420

-130.421 -55.000

-80.422 -55.000

-80.423 -55.000

-80.424 -55.000

Verschil incl taakstelling

-388.107

-53.708

-34.319

-70.351

-70.351

Ten opzichte van de begroting van Syntrophos is daarbij nog rekening gehouden met twee lopende projecten (Zaaksysteem Djuma en E-HRM ADP) waarbij in de beschikbare budgetten van Syntrophos nog geen rekening mee is gehouden. Daarnaast staat er vanaf 2022 nog een taakstelling ICT/ZGW open. Dit betreft in 2022 een bedrag van € 226.420, 2023 € 130.421 en vanaf 2024 e.v. € 80.422. Voor 2022 geldt dat deze taakstelling nog niet geheel inhoudelijk ingevuld kan worden omdat er op dit moment nog verschillende systemen tegelijk in productie zijn en de implementatie meer tijd vraagt dan destijds is voorzien. Vanaf 2023 kan de taakstelling naar verwachting in zijn geheel worden ingevuld. Voor 2022 wordt voorgesteld om dit in te vullen door hiervoor een bedrag van 78.000 dat nog gereserveerd staat in de begroting van Syntrophos aan te wenden en het resterende bedrag ten laste te brengen van de stelpost overhead. Hiermee is de taakstellng 2022 financieel geheel ingevuld. Met de verdere inhoudelijke invulling van de taakstelling zal ook het tekort vanaf 2023 worden omgebogen naar een bescheiden positief saldo.

datum

casenummer

pagina

30 november 2022

22.R.00151

3 van 5

Het verschil van € 388.107 ten opzichte van het beschikbare budget in 2022 is als volgt te verklaren: -

Wijziging verdeelsleutel (1e turap Syntrophos) Bedrijfsvoering Syntrophos (o.a. extra inhuur en ziekte)

€ 144.782 € 243.325 _________ € 388.107

Bij de 1e tussenrapportage van 2022 is eerder toegelicht dat er een hogere bijdrage van € 144.782 aan de gemeente Nissewaard wordt gevraagd door een afspraak rondom de verdeelsleutel ten tijde van toetreding van de gemeente Hellevoetsluis. Dit pakt voor de gemeente Nissewaard nadelig uit. Daarnaast zijn er in de 1e tussenrapporatage ook ongeveer €300.000 extra personeelskosten door inhuur vanwege zieken en extra personeel met betrekking tot informatieveiligheid gemeld. Ook in de 2e tussenrapportage meldt Syntrophos nadelen op de personeelskosten voor een bedrag van in totaal 320.000. Voor de gemeente Nissewaard verklaart dit het resterende verschil door een extra bijdrage aan de bedrijfsvoering van Syntrophos van €243.325. Naar aanleiding van de eerste tussenrapportage heeft Syntrophos een reactie gegeven op de zienswijze. Wij realiseren ons dat we leven in een tijd met een krappe arbeidsmarkt en moeilijk vervulbare vactures, echter spreken onze zorg uit over de fors gestegen personeelslasten (meer dan 6 ton in de 1e en 2e turap samen). Graag zouden wij willen vernemen welke maatregelen Syntrophos denkt te treffen om deze kosten te beheersen. Wij constateerden bij de 1e tussenrapportage dat er forse investeringsbudgetten gereserveerd staan en hebben vragen gesteld over de haalbaarheid hiervan.

Syntrophos heeft hieraan gehoor gegegeven door de investeringsplanning met een bedrag van € 900.000 te verlagen. Echter de kapitaallasten die hiermee zijn vrijgevallen worden door Syntophos toegevoegd aan het onderhoudsbudget, waarbij nog onvoldoende duidelijk is waar dit voor is bedoeld. Ook voor 2022 staat na de 2e turap nog een bedrag van 1,4 miljoen aan nader in te vullen investeringen. Met Syntrophos zal op korte termijn overleg worden gevoerd om samen met de deelnemende gemeenten inzicht en overeenstemming te krijgen over de besteding van het investeringsbudget. De gemeente adviseert de volgende zienswijze mee te geven voor de 2e tussenrapportage 2022: 1. Met de deelnemers in overleg te gaan om inzage in de inhoud en het realiteitsgehalte van de investeringsplanning te geven, inclusief de bijbehorende investeringskredieten. Conform de zienswijze bij de 1e tussenrapportage 2022 hierop vooraf overeenstemming te krijgen met de mogelijkheid om de daarbij eventueel vrijvallende middelen terug te laten vloeien naar de deelnemende gemeenten; 2. Syntrophos te vragen bij de de kadernota dan wel de begroting 2024 samen met de deelnemers een plan van aanpak op te stellen ter beheersing van de bedrijfsvoering (personeelskosten).

datum

casenummer

pagina

30 november 2022

22.R.00151

4 van 5

Gevraagd Raadsbesluit: De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1. Kennis te nemen van de: 2e tussenrapportage 2022; 2. Deze stukken voorleggen aan de gemeenteraad en voorstellen in te stemmen met de aangeboden stukken inclusief een zienswijze; 3. De financiële consequenties van dit besluit te verwerken in de 2e tussenrapportage 2022.

1. Inleiding Aanleiding Van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos is er een document ontvangen dat in dit raadsvoorstel wordt behandeld. Het gaat om: - De tweede tussenrapportage 2022. Het document is bijgevoegd. Gemeente Nissewaard stelt zich op als een klantgerichte dienstverlener voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We vinden het belangrijk dat mensen kunnen zeggen: “Nissewaard, daar kun je op bouwen!” mooi wonen, werken en recreëren. Bij goede dienstverlening hoort actuele, betrouwbare, toegankelijke en juiste informatie. Daar zijn we allemaal verantwoordelijk voor. Onze identiteit vertalen wij naar onze dienstverleningsprocessen waarbij het uitgangspunt is dat zij digitaal zijn ingericht daar waar dat mogelijk en wenselijk is. Het is voor ons belangrijk dat onze klanten een mensgerichte service ervaren ook al zou het een volledig geautomatiseerd proces zijn. Onze informatievoorziening is een goede stabiele fundering voor onze dienstverlening. De kantoorautomatisering is betrouwbaar, veilig en ook benaderbaar buiten ons gemeentehuis. Hierdoor kunnen onze collega’s plaats onafhankelijk werken. We werken zoveel mogelijk digitaal en zaakgericht.

Vanuit deze basis bouwen we door naar een informatievoorziening die ondersteuning biedt om adequaat in te spelen op externe en interne ontwikkelingen, op weg naar een toekomstgericht gemeentelijke dienstverlening. Dit doen we zoveel mogelijk samen met de andere gemeenten op het eiland en met Syntrophos. We zien ook dat de wereld om ons heen veranderd, de digitale transformatie gaat snel en vraagt veel wendbaarheid en flexibiliteit van ons gemeentelijke organisatie. We proberen onze keuzes zoveel mogelijk toekomstbestendig te laten zijn waarbij wij de kracht van onze huidige informatievoorziening niet uit het oog mogen verliezen. Dit vergaat om meer regie vanuit gemeenten op de gehele keten van de informatievoorziening. Goede integrale afstemming tussen de businessprojecten maar ook om zicht en keuzes in de te maken investeringen. Deze balans wordt de komende jaren steeds meer van belang. In dit licht vragen wij u de stukken en de zienswijze te lezen. Bestuurlijk belang Door middel van een tussenrapportage heeft de gemeente zicht op de financiële situatie van Syntrophos gedurende het lopende begrotingsjaar. Centrale vraag De vraag die beantwoord moet worden is of uw raad een zienswijze op de tussenrapportage wil indienen en of u bereid bent over te gaan tot het wijzigen van de begroting als gevolg van de tussenrapportage.

datum

casenummer

pagina

30 november 2022

22.R.00151

5 van 5

2. Beoogd maatschappelijk resultaat Syntrophos zorgt voor een veilig en solide ICT-voorziening ten behoeve van de gemeente te leveren dienstverlening. Een doordachte begroting hoort daarbij. 3. Kader De P&C cyclus van Syntrophos is geregeld in de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen. 4. Argumentatie Door het bestuur van Syntrophos is de tweede tussenrapportage 2022 toegezonden aan de deelnemers. In dit voorstel wordt uw raad geadviseerd hoe met die stukken om te gaan. 5. Maatschappelijk draagvlak Gelet op het feit dat het gaat om een onderwerp dat enkel zich tussen 2 overheden afspeelt, is onderzoek naar maatschappelijk draagvlak niet aan de orde. 6. Financiële consequenties - 2e tussenrapportage 2022: voor kennisgeving aan te nemen inclusief een zienswijze; 7. Communicatie van het besluit Het besluit van uw raad zal worden gecommuniceerd aan het bestuur van het Syntrophos. 8. Realisatie van het besluit Realisatie van het besluit geschiedt door bekendmaking ervan aan het bestuur van Syntrophos. 9. Bijlagen - 2e tussenrapportage 2022; - Zienswijze.

10. Advies Commissie In de vergadering van de commissie Bestuur van 22 november 2022 behielden de aanwezige fracties de mening voor.

de secretaris,

M.L.M. Weerts

de burgemeester,

F. van Oosten