28. Memo Raadsinformatiebrief implementatie van de Woo binnen Nissewaard

Memo aan

van

De gemeenteraad

Het college van B&W

datum

pagina

23 januari 2023

1 van 7

Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard Geachte Raadsleden, Aanleiding Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Ten aanzien van zogenaamde ‘passieve openbaarmaking’ vervangt de Woo de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dat gaat bijvoorbeeld over informatieverzoeken van inwoners, journalisten of wetenschappers aan de gemeente. Die bepalingen van de wet zijn direct in werking getreden. Daarnaast introduceert de Woo voor alle bestuursorganen in Nederland de plicht voor ‘actieve openbaarmaking’. Voor gemeenten betekent het dat voor 11 informatiecategorieën gaat gelden dat alle einddocumenten gepubliceerd moeten worden. Die plicht voor actieve openbaarmaking wordt gefaseerd ingevoerd. Naar verwachting zal de gefaseerde invoer enkele jaren duren. Rond de Woo is nog veel onduidelijk. In december 2022 én januari 2023 zijn er belangrijke landelijke ontwikkelingen rondom de Woo geweest. In december stuurden we u dat wij verwachtten u in week 5 van 2023 nader over de Woo te informeren. Met deze raadsinformatiebrief voldoen we aan deze belofte en we hebben ook het advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding opgenomen. Hierdoor kunnen we u nu actueel en zo volledig mogelijk infomeren.

Doel van deze brief Via deze brief informeren we u graag over aanpak voor de implementatie van de Woo in Nissewaard. Achtereenvolgens bespreken we in deze brief: • Informatie over de Woo in het algemeen; • Passieve openbaarmaking conform de Woo; • Actieve openbaarmaking onder de Woo; • Ambitieniveau actieve openbaarmaking; • Aanpak en voortgang van implementatie van de Woo. Met deze brief geven wij ook invulling aan de belofte om de raad te informeren, gedaan als reactie op het onderzoek van de rekenkamerfunctie naar de voorbereidingen op de implementatie van de Woo.1 1

https://nissewaard.raadsinformatie.nl/document/11937307/2#search=%22wet%20open%20overheid%20reke nkamerfunctie%20woo%22

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

pagina

betreft

23 januari 2023

2 van 7

Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard

Informatie over de Woo in het algemeen De Woo is een initiatiefwet van enkele Tweede Kamerleden met als doel om overheden transparanter te maken en ervoor te zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Naast passieve en actieve openbaarmaking regelt de wet nog een aantal andere zaken, waaronder een plicht om in jaarverslag en begroting een passage op te nemen over openbaarmaking (zie art. 3.5 van de Woo). U zult daarom met ingang van de begroting 2023 in deze jaarstukken van de gemeente steeds een passage tegenkomen waarin invulling wordt gegeven aan die plicht. De Woo regelt openbaarheid van bestuur voor alle Nederlandse bestuursorganen: ministeries, provincies, waterschappen, gemeenten, maar ook bijvoorbeeld Gemeenschappelijke Regelingen. Binnen de gemeente zijn er strikt genomen drie bestuursorganen: a) de gemeenteraad, b) het college van burgemeester en wethouders en c) de burgemeester. Dat betekent dat ook uw raad Woo-plichtig is. In de aanpak wordt uw raad actief meegenomen, met de griffie als eerste aanspreekpunt. Ten aanzien van de Gemeenschappelijke Regelingen waar Nissewaard onderdeel van uitmaakt zal het college zich er hard voor maken dat die bestuursorganen ook aan de eisen van de Woo voldoen.

Als genoemd omvat de Woo zowel passieve openbaarmaking (zoals al onder de Wob) als actieve openbaarmaking. Kortgezegd is het contrast tussen de twee te omschrijven als: • Passieve openbaarmaking kent een hoge urgentie (want de bepalingen gelden al sinds 1 mei 2022), maar een lagere impact (want de meeste bepalingen golden al onder de Wob). • Actieve openbaarmaking kent een lagere urgentie (want de gefaseerde invoer van de harde plicht moet nog starten, nu is nog onduidelijk wanneer), maar een hoge impact (de gevolgen voor training en instructie van medewerkers, voor de informatie, voor werkprocessen én voor afspraken met samenwerkingspartners zijn heel groot). We bespreken beide onderdelen hieronder iets uitgebreider. Passieve openbaarmaking onder de Woo Passieve openbaarmaking was al verplicht onder de Wob. Er zijn weliswaar een aantal veranderingen. De twee veranderingen die het meest in het oog springen zijn: • De plicht voor een Woo-contactpersoon (art. 4.7 van de Woo). Elk bestuursorgaan moet kenbaar maken hoe je in contact kunt komen met de Woo-contactfunctionaris. Deze kan burgers, journalisten, wetenschappers of wie dan ook bijstaan door vragen te beantwoorden over de beschikbaarheid van publieke informatie. In Nissewaard hebben we hieraan invulling gegeven door in april 2022 het KCC te benoemen in de rol van Woo-contactfunctionaris.

• Wijzigingen in de beslistermijnen (ten opzichte van de beslistermijnen onder de Wob). De beslistermijnen die onder de Woo gelden zijn: o Net als onder de Wob kan het bestuursorgaan de verzoeker vragen zijn verzoek te preciseren als dat te algemeen is geformuleerd. Nieuw van de Woo is dat zo’n verzoek binnen twee weken na ontvangst van het verzoek moet worden gedaan. o Net als onder de Wob is de beslistermijn over een informatieverzoek vier weken.

datum

pagina

betreft

23 januari 2023

3 van 7

Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard

o

o

Indien de omvang of de gecompliceerdheid van het verzoek een verdaging rechtvaardigt, kan nog slechts met twee weken worden verdaagd. Dat was vier weken onder de Wob. Indien een verzoek om informatie zodanig omvangrijk is dat niet binnen de beslistermijn plus verdaging (in totaal dus zes weken) kan worden beslist, schrijft de Woo voor dat je met de verzoeker in overleg moet treden en afspraken maakt over de prioritering van de afhandeling van het verzoek. De gevraagde documenten worden zo veel mogelijk in de door de verzoeker gewenste volgorde verstrekt.

Naast deze twee meest in het oog springende veranderingen is er een aantal minder ingrijpende veranderingen ten aanzien van passieve openbaarmaking, zoals wat kleine wijzigingen in de wettelijke uitzonderingsgronden (redenen waarom bepaalde informatie niet openbaar gemaakt hoeft te worden). Naast het vastleggen van een goed proces voor het afhandelen van Woo-verzoeken, gaan we ook aan de slag met de manier waarop informatie wordt opgeslagen. Vooral ten aanzien van moderne communicatiemiddelen, brengen uitspraken van rechters en adviesorganen langzamerhand meer duidelijkheid. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de vraag of sms’jes en chatberichten (zoals via diensten als WhatsApp, Signal en Slack) ook openbaar gemaakt moeten worden. Naar aanleiding van de landelijke ophef rondom de verwijderde sms’jes van de Nokia-telefoon van premier Rutte, heeft het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding op 19 januari een adviesrapport uitgebracht.2 Daarin wordt het kabinet geadviseerd om voor alle overheden te besluiten dat alle sms’jes en chatberichten van bestuurders en topambtenaren automatisch opgeslagen worden in een beheersysteem. Hoe zo’n systeem er uit moet zien is nog niet duidelijk. Het is eerst aan de minister van BZK en de staatssecretaris van OCW om op het advies te reageren.

Als college volgen we deze ontwikkeling op de voet en als er meer duidelijk is, zullen we ervoor zullen zorgen dat we aan alle regels hierover zullen voldoen. Actieve openbaarmaking onder de Woo Hoewel er al andere wetten en regels bestaan die op bepaalde onderwerpen dwingen tot actieve openbaarmaking, is de plicht die de Woo oplegt ingrijpend. De inspanningsverplichting geldt al sinds inwerkingtreding op 1 mei 2022, maar de ‘harde plicht’ zal gefaseerd worden ingevoerd. De wet beschrijft 17 informatiecategorieën waarvoor de verplichting gaat gelden dat de documenten ongevraagd gepubliceerd moeten worden. 11 van die informatiecategorieën zijn relevant voor gemeenten. Dit zijn: 1. Organisatie-gegevens 2. Raadsstukken 3. Convenanten 4. Wob / Woo verzoeken 5. Bestuursstukken 6. Wet- en regelgeving 7. Adviezen van adviescolleges 2

https://www.acoi.nl/chatberichten/

datum

pagina

betreft

23 januari 2023

4 van 7

Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard

8. Jaarplannen en –verslagen 9. Onderzoeken 10. Beschikkingen 11. Klachten PLOOI Lang is de verwachting geweest dat documenten van deze categorieën gepubliceerd zouden moeten worden via het landelijke PLatform voor Open OverheidsInformatie (PLOOI). Dit platform werd ontwikkeld door KOOP, het ontwikkelbureau van het ministerie van BZK. PLOOI zou een platform worden waarnaar bestuursorganen hun documenten moesten sturen, zodat die binnen PLOOI bewaard zouden worden en doorzoekbaar zouden zijn. In de voortgangsbrief over de Woo d.d. 8 juli 20223 heeft minister Bruins Slot de eerste vier categorieën aangekondigd die hiervoor aan de beurt zouden zijn: • Organisatie-gegevens, • Raadsstukken, • Convenanten en • Wob / Woo verzoeken. In november heeft het Adviescollege ICT-toetsing advies uitgebracht over PLOOI. Dat was zeer kritisch over PLOOI. De minister heeft op 23 december 2022 laten weten dat ze de adviezen overneemt en de ontwikkeling van PLOOI heeft gestopt. Er wordt nu onderzoek gedaan naar een eenvoudigere variant. Wat dat precies zal gaan worden, is nog niet duidelijk. Het lijkt zo te zijn dat er een vervanging voor PLOOI wordt gezocht die meer wegheeft van een verwijsindex: dat is een plaats die je online kunt bezoeken met een zoekfunctie, maar waar de documenten niet ‘gehost’ worden.

Hoewel er nog informatie over moet komen, rekenen we er nu op dat het betekent dat we als Nissewaard zelf de documenten online moeten zetten en de verwijsindex zoekers zal doorverwijzen naar de plaats waar die documenten staan. Wat dat technisch en praktisch precies betekent is nog ongewis. Einddocumenten Wat wel duidelijk is, is dat de Woo voorschrijft dat alle einddocumenten van de 11 informatiecategorieën gepubliceerd moeten gaan worden. Dat betekent dat bijvoorbeeld de ontstaansgeschiedenis – zoals conceptversies en de correspondentie over de inhoud tussen ambtenaren, bestuurders en eventuele andere betrokkenen – niet actief openbaar gemaakt hoeft te worden (die ontstaansgeschiedenis zou overigens wel onderdeel kunnen zijn van een passief openbaarmakingsverzoek). Het betekent echter niet dat nu al voor alle informatiecategorieën eenduidig kan worden benoemd welke documenten en bijlagen precies onder die einddocumenten gerekend moeten worden. Per informatiecategorie zal bepaald moeten worden wat eronder valt. De verwachting is dat de gemeenten daarbij geholpen zullen worden door een handreiking vanuit ministerie van BZK en/of VNG, maar voorlopig is nog niet duidelijk óf en zo ja wanneer die zal komen.

Vooruitlopend daarop treffen we in de aanpak voor implementatie van de Woo wel al de voorbereidingen waarbij we (in afwachting van meer duidelijkheid vanuit ministerie en VNG) voorlopig de volgende meerjarige planning hanteren. 3

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2022/07/08/kamerbrief-tk-over-voortgangimplementatie-wet-open-overheid

datum

pagina

betreft

23 januari 2023

5 van 7

Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard

2023:

2024:

2025:

Wob / Woo verzoeken (Q1-2) Organisatie-gegevens (Q1-2) Raadsstukken (Q2-3) Convenanten (Q2-4)

Bestuursstukken (Q1-2) Onderzoeken (Q1-4) Wet- en regelgeving (Q1-2) Beschikkingen (Q1-4) Jaarplannen en –verslagen (Q2- Klachten (Q1-4) 4) Adviezen van adviescolleges (Q2-4)

Anonimiseren en metadateren Voor de Woo geldt straks dus de verplichting om de informatie te publiceren. De doorzoekbaarheid van een landelijk platform of verwijsindex vereist waarschijnlijk om metadata toe te voegen aan de documenten die worden gepubliceerd (zoals categorieën/‘tags’ of informatie over datum of locatie). Per informatiecategorie zal worden bekeken hoe de juiste metadata kan worden toegevoegd. Daarbij zijn echter twee problemen. Ten eerste is nu nog niet bekend welke eisen er precies gaan gelden vanuit de landelijke overheid. Denk bijvoorbeeld aan standaarden en andere vormvereisten. Hierover moeten nog besluiten genomen worden en dat lijkt door het stoppen met PLOOI vertraagd te zijn. Ten tweede vraagt het per informatiecategorie (en in sommige gevallen zelfs voor subcategorieën) om een maatwerk oplossing. Wanneer in het werkproces kan metadata worden toegevoegd? Soms kan dat bij het aanmaken van een dossier, soms kan dat pas als alle processtappen zijn doorlopen. Een andere complexiteit bij actieve openbaarmaking is dat je moet voorkomen dat gevoelige informatie openbaar gemaakt wordt: informatie die vanwege een uitzonderingsgrond van de Woo niet openbaar mag worden.

Veelal wordt daarbij gedacht aan persoonsgegevens, maar in artikel 5.1 van de Woo worden als uitzonderingsgronden onder meer ook benoemd: beschermde bedrijfs- en fabricagegegevens en het in gevaar brengen van overheidsbelangen (zoals economische of financiële belangen of de opsporing van strafbare feiten). Het is niet zo dat er één methode is waarop je maatregelen kan nemen om het openbaar maken van gevoelige informatie te voorkomen. In sommige gevallen kan dat door achteraf ‘weg te lakken’, maar in veel andere gevallen zal je veel eerder in het werkproces al maatregelen moeten nemen om te voorkomen dat gevoelige informatie openbaar gemaakt wordt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het automatisch weglakken van informatie uit invulvelden in een webformulier of aan het aanpassen van sjablonen, zodat de informatie die weggelakt moet worden in één bijlage terecht kan komen. Het vraagstuk van metadata én het vraagstuk van het voorkomen dat gevoelige informatie openbaar wordt, vragen beide om een maatwerk-aanpak per informatiecategorie. Aanpak per informatiecategorie In hoofdlijnen bestaat de aanpak voor implementatie van actieve openbaarmaking conform de Woo uit de volgende stappen: • Per informatiecategorie stellen we een document op waarin het beleid/protocol voor actief openbaar maken van de informatiecategorie wordt beschreven. Hierin komen o.a.

aan bod: o Welke documenten er openbaar gemaakt moeten gaan worden.

datum

pagina

betreft

23 januari 2023

6 van 7

Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard

o

•

•

Welke eventuele bijlagen daarbij wel en welke niet actief openbaar gemaakt moeten worden. o Wat de eisen zijn die aan documentenbeheer, archivering, en systemen gesteld moeten worden om dit mogelijk te maken. o Op welke manier metadatering toegevoegd kan worden. o Hoe omgegaan moet worden met het voorkomen van openbaar maken van gevoelige informatie. o Hoe de werkprocesstappen verlopen en hoe rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden per processtap belegd moet zijn. o Welke tijdsplanning er realistisch is voor implementatie en welke eisen en voorwaarden er gelden om succesvol te kunnen implementeren. o Welke afspraken er eventueel gemaakt moeten worden met samenwerkingspartners. Op basis van dit beleid/protocol wordt een kort, maar pragmatisch implementatieplan opgesteld waarin ook aandacht is voor instructie en training van medewerkers, aanpassen van systemen en controle van de benodigde stappen. Hierbij wordt zo goed mogelijk rekening gehouden met de samenhang met andere trajecten die raken aan dezelfde werkprocessen. Denk daarbij onder meer aan de invoer van andere eisen als gevolg van wetten en regels die de komende jaren op de gemeenten af komen, waaronder (maar niet beperkt tot): de Omgevingswet, het besluit digitale toegankelijkheid, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en andere relevante ontwikkelingen.

Ambitie actieve openbaarmaking Nissewaard heeft transparantie en openbaarheid hoog in het vaandel. Om die reden gaan we er in de aanpak van uit dat Nissewaard bij voorkeur zoveel mogelijk overheidsinformatie actief openbaar maakt. Tegelijk constateren we dat actief openbaar maken de gemeente de komende jaren voor behoorlijke technische en organisatorische uitdagingen stelt. Bovendien staat de organisatie ook voor andere grote uitdagingen die veel druk op de organisatie leggen. Om die reden formuleren we de grondhouding ten aanzien van actief openbaar maken als volgt: “Actief openbaar als het kan, maar wel in een tempo dat de organisatie niet onnodig belast.” Hierbij nemen we als uitgangspunt dat we minimaal willen voldoen aan de formele eisen die de Woo aan actieve openbaarheid stelt – zowel in de wet zelf als in de KB’s over de fasering van de harde plicht tot actieve openbaarmaking. We doen daarvoor inspanningen om medewerkers, informatiehuishouding, werkprocessen en organisatie voor te bereiden op de Woo, zodat we informatiecategorieën die volgens de gefaseerde invoer actief openbaar moeten zijn, openbaar te kunnen maken. We doen echter geen bijzondere inspanningen om méér informatie openbaar te maken dan de Woo per informatiecategorie voorschrijft.

Aanpak en voortgang van implementatie van de Woo In Nissewaard zijn we al sinds voorjaar 2022 aan de slag met een doelgerichte en projectmatige aanpak om de Woo te implementeren. Daarbij hebben we de opgaven opgesplitst in deelacties. De afgelopen maanden zijn de meeste van de voorbereidende werkzaamheden voortvarend opgepakt en is

datum

pagina

betreft

23 januari 2023

7 van 7

Implementatie Wet open overheid (Woo) binnen Nissewaard

gekomen tot een nieuw proces van passieve openbaarmaking (voorheen Wob-verzoeken). Daarnaast is invulling gegeven aan een aantal ‘kleinere bepalingen’ in de Woo, zoals het inrichten van een passage over openbaarmaking in begroting en jaarverslag. Ten aanzien van actieve openbaarmaking staan we – logischerwijs – nog aan het begin. We zijn nauw aangesloten op de landelijke ontwikkelingen bij ministerie van BZK en VNG. Uit de community voor decentrale overheden die door de VNG is georganiseerd rondom de Woo, maken we op dat de Woo bij veel gemeenten tot onzekerheid en problemen leidt. In vergelijking met veel andere gemeenten staan we er goed en georganiseerd voor. Door de aanpak en bijbehorende projectorganisatie die de afgelopen maanden is opgestart, zijn we goed voorbereid als voor de eerste informatiecategorieën een harde plicht tot actieve openbaarmaking zal worden ingevoerd.

Tenslotte Als genoemd hebben we openbaarheid en transparantie hoog in het vaandel. We zullen uw raad daarom steeds op de hoogte houden van de vorderingen om de Woo Nissewaard te implementeren.