25.Rekenkamerfunctie Nissewaard - jaarverslag 2021 en onderzoeksverantwoording 2022

Rekenkamerfunctie Nissewaard

Datum: 10 maart 2022

Samenstelling: Dhr. H.H. (Herman) Sietsma, rekenkamerfunctionaris Mevr. S. (Sabine) van Zuydam, plv. rekenkamerfunctionaris

Contactpersoon: Dhr. N. (Nick) Woudstra, ambtelijk secretaris [T] 06 30 89 32 50 [E] nick@necker.nl

Rekenkamerfunctie Nissewaard

2 Jaarverslag 2021 en onderzoeksprogramma 2022

Geachte gemeenteraad, Voor u ligt het Jaarverslag 2021 en het Onderzoeksprogramma 2022 van de Rekenkamerfunctie Nissewaard. Met dit document beoogt de rekenkamerfunctie u op de hoogte te houden van haar werkzaamheden en de effecten daarvan. In het jaarverslag 2021 vindt u een overzicht van de activiteiten die de rekenkamerfunctie in achterliggend jaar heeft verricht en in het onderzoeksprogramma 2022 staat een overzicht van de activiteiten voor komend jaar. Tot slot treft u in bijlage 1 een overzicht met de nevenfuncties die ik momenteel vervul (conform artikel 7 van het Onderzoeksprotocol rekenkamerfunctie Nissewaard). Ik hecht er verder waarde aan de raad, ambtelijke organisatie en college te bedanken voor de samenwerking in het afgelopen jaar.

Met vriendelijke groet,

Herman Sietsma Rekenkamerfunctionaris

Rekenkamerfunctie Nissewaard

3 Jaarverslag 2021 en onderzoeksprogramma 2022

De rekenkamerfunctie is verplicht om jaarlijks vóór 1 april een jaarverslag op te stellen. In dit jaarverslag bespreken we allereerst onze werkwijze en de samenstelling van de rekenkamerfunctie (paragraaf 1.2). Vervolgens beschrijven we de onderzoeken die gestart zijn in 2021, inclusief de uitgevoerde onderzoeksactiviteiten (paragraaf 1.3). We sluiten het jaarverslag af met een financieel verslag (paragraaf 1.4).

Onze werkwijze De rekenkamerfunctie is een onafhankelijk orgaan. Wij zijn er om de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken door middel van het uitvoeren van onderzoek. De taken en bevoegdheden van de rekenkamerfunctie staan beschreven in de Gemeentewet en in de door de gemeenteraad vastgestelde Verordening Rekenkamerfunctie Nissewaard. In onze werkwijze staan ‘nabijheid’, ‘samenwerking met de raad’, ‘onderzoek met impact’ en ‘reflectie’ centraal. In 2021 heeft 'impact' een bijzondere aandacht gekregen in het rekenkameronderzoek. Onder andere door het uitvoeren van een doorwerkingsonderzoek. De rekenkamerfunctie blijft in gesprek met de gemeenteraad om de impact van haar onderzoek te vergroten. Nabijheid De rekenkamerfunctie wil benaderbaar en zichtbaar zijn. Wij staan open voor suggesties van buitenaf. Ook houden wij voeling met actuele ontwikkelingen die binnen de gemeente spelen. Samenwerking met de raad De rekenkamerfunctie is een instrument voor de raad. Samenwerken met de raad vinden we dan ook van belang. We zien een belangrijke rol voor de raad in het opstellen van het onderzoeksprogramma. Onderzoek met impact Voor de impact van onderzoek zijn helder geformuleerde conclusies en aanbevelingen van belang. Daarom schrijven wij bondige en heldere rapportages.

Om impact te hebben doen wij meer dan zogenaamd ‘ex-post onderzoek’ (evaluatief onderzoek achteraf). Voorbeelden zijn het organiseren van een raadsconferentie, het houden van een digitale inwonersconsultatie of het uitvoeren van een quick scan. Reflectie De bril die we hanteren bij het onderzoek naar het functioneren van het bestuur passen we ook toe als het gaat om het functioneren en de effectiviteit van de rekenkamerfunctie zelf. De bril die we hanteren bij het onderzoek naar het functioneren van het bestuur passen we ook toe als het gaat om het functioneren en de effectiviteit van de rekenkamerfunctie zelf.

Rekenkamerfunctie Nissewaard

4 Jaarverslag 2021 en onderzoeksprogramma 2022

Samenstelling van de rekenkamerfunctie De rekenkamerfunctie bestaat momenteel uit de volgende personen: •

De rekenkamerfunctionaris, Herman Sietsma, die het gezicht vormt van de rekenkamer en het direct aanspreekpunt is voor de gemeenteraden;

•

De vaste projectleider, Sabine van Zuydam, die alle afzonderlijke onderzoeken procesmatig en inhoudelijk begeleidt;

•

De ambtelijk secretaris, Nick Woudstra, die de rekenkamerfunctie ondersteunt in haar werkzaamheden en de vaste onderzoeker is voor de afzonderlijke onderzoeken. Hij heeft op 1 november 2021 de werkzaamheden overgenomen van Bas Verkooijen, die eerder deze rol vervulde.

De rekenkamerfunctie is in 2021 drie onderzoeken gestart, respectievelijk een doorwerkingsonderzoek, een onderzoek naar externe inhuur en een onderzoek naar de energietransitie. Hierna staat een beschrijving van deze onderzoeken en een overzicht van de onderzoeksactiviteiten die in het kader van deze onderzoeken zijn uitgevoerd. Waar wij in 2020 werden geconfronteerd met de coronacrisis, die ook in 2021 aanhield, hebben wij 2021 de opgelopen achterstand weg gewerkt. Op het moment van schrijven zijn twee onderzoeken afgerond, en zit 1 onderzoek in de afrondende fase. Daarmee is de achterstand zou goed als ingelopen. Doorwerkingsonderzoek De ambitie van de rekenkamerfunctie is om onderzoek met impact uit te voeren. Om te beoordelen in hoeverre de rapporten van de rekenkamerfunctie bijdragen aan de controlerende en kaderstellende rol van de raad, is het belangrijk om na te gaan wat er precies met de aanbevelingen gebeurt na vaststelling door de raad. Sinds Necker van Naem in 2016 de rekenkamerfunctie voor de gemeente Nissewaard op zich heeft genomen, zijn er tot 2021 11 onderzoeken uitgevoerd. Dit maakte 2021 een goed moment om terug te kijken naar wat er met de aanbevelingen is gebeurd. Zo werd met dit onderzoek in kaart gebracht wat de mate van implementatie, het effect van de doorgevoerde verbetervoorstellen en de verklaringen hiervoor waren.

Daarnaast leverde het waardevolle lessen op ten aanzien van de kwaliteit en effectiviteit van de rekenkamerfunctie. Het doorwerkingsonderzoek had tot doel te identificeren welke aanbevelingen zijn uitgevoerd en welke elementen bepalend waren voor de implementatie. De lessen die uit deze analyse zijn getrokken, komen van pas bij toekomstige rekenkameronderzoeken en de inrichting van processen die leiden tot de opvolging van aanbevelingen. Daarnaast bracht het onderzoek in kaart welke aanbevelingen zijn blijven liggen en welke redenen hieraan ten grondslag lagen. Dit onderzoek richtte zich op de zes rekenkameronderzoeken uit de periode 2017-2019. Rapporten die na 2019 zijn opgestart, zijn niet meegenomen in dit onderzoek, omdat deze te recent zijn om op effect

Rekenkamerfunctie Nissewaard

5 Jaarverslag 2021 en onderzoeksprogramma 2022

getoetst te kunnen worden. Ook de coronapandemie maakt dat het niet opportuun is om deze onderzoeken te betrekken. De volgende onderzoeken maakten daarmee onderdeel uit van deze quick scan: 1) Regierol Culturele Instellingen (2017) 2) Burger- en overheidsparticipatie in Nissewaard (2017) 3) Mensen in beeld: Kansen en risico’s in het sociaal domein (2017) 4) Privacy en informatieveiligheid sociaal domein (2018) 5) Rolneming raad Syntrophos (2019) 6) Toegang zorg en individuele voorzieningen Wmo (2019) Van de 23 aanbevelingen uit de uitgevoerde rekenkameronderzoeken waren er op het moment van publicatie slechts 5 volledig geïmplementeerd. Van acht aanbevelingen had doorwerking gedeeltelijk plaatsgevonden of was de beoogde verbeterslag op een andere wijze tot stand gekomen. Daarnaast waren acht aanbevelingen niet geïmplementeerd en van twee aanbevelingen was de doorwerking niet navolgbaar. Verder bleek dat de gemeenteraad niet in alle gevallen een expliciet besluit had genomen over het overnemen van de aanbevelingen en het college in haar bestuurlijke reactie ook niet vermeldde of de aanbevelingen over werden genomen. Er is daarmee ook geen centrale registratie van aanbevelingen door de rekenkamerfunctie, en raad en college nemen geen actieve rol in de opvolging hiervan.

De rekenkamer adviseerde in het onderzoek een helder raadsbesluit te formuleren naar aanleiding van de rapporten van de rekenkamerfunctie zodat de raad meer ruimte heeft om te sturen. Daarnaast heeft de rekenkamer geadviseerd zichtbaar en te maken, bijvoorbeeld in het jaarverslag of langetermijnagenda, op welke manier het college opvolging geeft aan de aanbevelingen. De rekenkamerfunctie heeft toegezegd om samen met de raad te kijken naar een wenselijk systeem voor opvolging van de aanbevelingen. Daarnaast heeft de rekenkamerfunctie gereflecteerd op de eigen onderzoeken en geconcludeerd dat het beter en eerder betrekken van de ambtelijke organisatie kan leiden tot meer impact voor de onderzoeken. Verder is de aanbeveling gedan om in het jaarlijkse driehoeksgesprek tussen burgemeester, griffier, gemeentesecretaris en rekenkamer de opvolging van aanbevelingen aan de orde te stellen. Onderzoek externe inhuur Gemeenten kunnen om verschillende redenen externe capaciteit inhuren, zoals bij ziekte, extra werkzaamheden, bestuurlijke prioriteiten of behoefte aan specialistische kennis. Deze tijdelijke inzet van externen brengt ook kosten met zich mee. De inhuur van externen bedroeg in 2019 zo’n 14% van de totale loonsom van de gemeente Nissewaard.

Het is mede daarom van belang dat het inhuurproces goed is ingericht en dat de inzet van externen bijdraagt aan de realisatie van de gemeentelijke doelen. Om gemeentelijke doelstellingen te behalen, mede door inzet van externen, moet het inhuurbeleid in een verlengde liggen van de organisatievisie, het ambitieniveau van de organisatie en het personeelsbeleid. Daarnaast helpt inzicht in de aard en omvang van externe inhuur om duidelijk te maken waar de gemeente staat.

Rekenkamerfunctie Nissewaard

6 Jaarverslag 2021 en onderzoeksprogramma 2022

Inhuur van externen was ook in de raad van Nissewaard een onderwerp dat leefde. In de raadsworkshop voor het inventariseren van onderzoeksonderwerpen kwamen verschillende vragen aan bod, bijvoorbeeld of het noodzakelijk is om derden in te huren, of het werk niet beter intern opgepakt kan worden, in hoeverre de kosten verminderd kunnen worden en of externe inhuur ook besparingen oplevert. Ook was er interesse in de afwegingen die worden gehanteerd bij de keuze om al dan niet extern in te huren. De conclusies en aanbevelingen worden op korte termijn aan uw raad gepresenteerd.

Onderzoek naar de energietransitie Het onderzoek naar energietransitie wordt momenteel uitgevoerd en bevindt zich in de afrondende fase. Op dit moment worden de laatste interviews gevoerd, er wordt er op korte termijn overgegaan tot het afronden van de rapportage.

De Rekenkamerfunctie Nissewaard had voor het jaar 2021 de beschikking over een budget van € 61.250. Van het beschikbare budget was € 5.798,- beschikbaar voor de instandhouding van de rekenkamerfunctie (overheadkosten). Het gaat hierbij om activiteiten van de directeur, projectleider en ambtelijke ondersteuning (consultatieworkshop, interne en externe communicatie, opstellen jaarverslag/jaarplan). Het resterende budget van € 55.452,- is besteed aan onderzoeken gestart in 2021.

Rekenkamerfunctie Nissewaard

7 Jaarverslag 2021 en onderzoeksprogramma 2022

In dit hoofdstuk bespreken we het onderzoeksprogramma van de rekenkamerfunctie voor het jaar 2022. In paragraaf 2.2 leest u hoe dit onderzoeksprogramma tot stand is gekomen. In paragraaf 2.3 bespreken we de geplande onderzoeksactiviteiten voor het jaar 2022. Vervolgens treft u in paragraaf 2.4 een schematische planning van de werkzaamheden in 2022. Tot slot gaan we in paragraaf 2.5 in op de begroting voor 2022.

Hoewel de rekenkamerfunctie onafhankelijk is en een eigen bevoegdheid heeft in het vaststellen van onderwerpen, vinden wij actieve betrokkenheid van de raad van belang. Hoe meer de raad aan de voorkant bij de onderwerpskeuze betrokken is, hoe beter wij in staat zijn om een product te leveren dat toegevoegde waarde heeft. Wij hebben daarom in het najaar van 2021 een shortlist met mogelijke onderzoeksonderwerpen toegezonden aan de raad, met de uitnodiging aan de fracties om ook zelf onderzoeksonderwerpen aan te dragen. Twee fracties hebben daar, gezamenlijk, gebruik van gemaakt. Vervolgens zijn de onderwerpen uit de shortlist en de door de fracties aangedragen onderwerpen besproken in een digitale consultatieworkshop op 17 november 2021. In deze consultatieworkshop hebben we gesproken over de prioritering van onderzoeksonderwerpen. Ook zijn de afbakening van onderwerpen en mogelijke vraagstellingen verkend. Hieruit kwam naar voren dat de raad de voorkeur gaf aan onderzoeken naar de overgang van de Wet Openbaarheid van Bestuur naar de Wet Open Overheid (5 stemmen) en een onderzoek naar vroegsignalering met speciale aandacht voor de kinderopvangtoeslag (7 stemmen). Daarnaast is er door de afvaardiging van de raad interesse uitgesproken voor een onderzoek naar Social Return on Investment.

De rekenkamerfunctionaris heeft vervolgens de besproken onderwerpen gewogen op toegevoegde waarde voor de raad, maatschappelijk en financieel belang, risico’s voor de doelmatigheid en doeltreffendheid en spreiding ten opzichte van eerdere rekenkameronderzoeken. De rekenkamerfunctionaris heeft besloten de drie onderzoeken uit te voeren. De onderzoeken worden uitgevoerd vanaf het eerste en tweede kwartaal van 2022.

Rekenkamerfunctie Nissewaard

8 Jaarverslag 2021 en onderzoeksprogramma 2022

Hieronder treft u de geplande onderzoeksactiviteiten voor 2022. Planning van de werkzaamheden in 2022 1e kwartaal

2e kwartaal

3e kwartaal

4e kwartaal

Onderzoek: WOB-WOO Onderzoek: SROI Onderzoek: vroegsignalering en kinderopvangtoeslag Voorbereidingswerkzaamheden Inventarisatie onderzoeksonderwerpen 2023 Opstellen onderzoeksprogramma 2023, inclusief bespreking met raad Jaarverslag

Hieronder treft u de begroting van de rekenkamerfunctie voor het jaar 2022. Activiteit

Begroot 2022

Instandhouding rekenkamerfunctie 2021

€ 5.798,-

Onderzoeksbudget 2020

€ 56.341,-

Rekenkamerfunctie Nissewaard

9 Jaarverslag 2021 en onderzoeksprogramma 2022

•

Directeur-bestuurder Rijksmuseum Huis Doorn

•

Directeur-bestuurder Kasteel Amerongen

•

Bestuurslid Zuidelijke Rekenkamer (provincies Noord-Brabant en Limburg)

•

Voorzitter Stichting Zwolle Baroque

•

Lid bestuur Stichting Grondwetsherdenking 2023

•

Eigenaar SATB Sietsma Advies Bestuur en Toezicht

Rekenkamerfunctie Nissewaard

10 Jaarverslag 2021 en onderzoeksprogramma 2022