21.Syntrophos Kadernota 2024; Kadernota Syntrophos 2024 v1.0
Tekst van het document
KADERNOTA 2024
Versie: 1.0 Status: Definitief Datum: 27-03-2023
Kadernota 2024
versie 1.0
Inhoud Voorwoord ................................................................................................................................................3 Inleiding .............................................................................................................................................4 Strategische kader .............................................................................................................................6 Beleidskader ......................................................................................................................................7 Financieel kader Begroting 2024 .......................................................................................................9 Indicatieve Financiële Prognose ..................................................................................................... 13 Ontwikkelingen ............................................................................................................................... 15 Bijlage 1: Toezicht brief Provincie Zuid-Holland..................................................................................... 18 Bijlage 2. Indexatie ................................................................................................................................. 20
2
Kadernota 2024
versie 1.0
Voorwoord De gemeenschappelijke regeling Syntrophos is het samenwerkingsverband tussen de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee. Syntrophos levert stabiele veilige ICT voorzieningen, GEO diensten, beheer van basisregistraties BAG, BGT en datadiensten. Het Shared Service Centrum (SSC) Syntrophos acteert daarmee in het hart van zowel primaire als secundaire processen van de deelnemende gemeenten. Ook levert Syntrophos diensten aan het Waterschap Hollandse Delta, het Streekarchief en diverse andere aan de deelnemende gemeenten gelieerde organisaties. Syntrophos ontwikkelt zelf geen software en ontsluit softwareapplicaties op verzoek van haar deelnemers; soms lokaal in haar eigen datacenters, steeds vaker via de Cloud. Als ambtelijke collega’s hebben wij geen winstoogmerk. Er staat een stevige beheerorganisatie die dagelijks zorgdraagt voor de vitaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. De gebruikers waarderen de dienstverlening en producten met een ruime 7. Als directie en bestuur zijn wij trots op de ongekende inzet en betrokkenheid van alle medewerkers die dit realiseren. Syntrophos bouwt door aan de continuïteit, snelheid en hoge kwaliteit van de ICT, GEO, basisregistraties en dataproducten. We ondersteunen daarmee de gemeenten in de realisatie van hun maatschappelijke opgave en digitale transformatie. Continue veranderen is hierbij een gegeven.
We zien in de dagelijkse praktijk dat de scheidslijn tussen ICT-vernieuwing en organisatieverandering steeds kleiner wordt1. En het aantal veranderingen groeit en ze volgen elkaar sneller op. Syntrophos investeert daarom de komende tijd in de samenwerking en slim en efficiënt ons werk organiseren. Sturing op een gezamenlijke doelstelling van gemeenten en Syntrophos, de business in de lead, korte lijnen, het ontwikkeltempo omhoog en elkaar in elkaars kracht zetten, is ons devies. Want, samen bereiken we meer! Namens het bestuur Syntrophos, voorzitter
secretaris
Chris Hottentot, wethouder gemeente Nissewaard
Allard Mittertreiner, directeur Syntrophos
1 “Een ICT-project is tegenwoordig vooral een organisatieveranderingstraject.” zoals hoogleraar
Information & Management, Rik Maes aangeeft in het I-bestuur magazine van 10 november 2021
3
Kadernota 2024
versie 1.0
Inleiding Kadernota wettelijk verplicht Deze kadernota is onderdeel van Planning & Controle producten van Syntrophos. Met het verbeterplan 2021 Planning & Controle Cyclus Syntrophos is door het bestuur ingestemd dat de “algemene financiële en beleidskaders” volgens het art. 34b van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr)2 na vaststelling in het bestuur aan de Raden van de deelnemers wordt aangeboden.
Geen zienswijze-procedure In artikel 35 van de Wgr 3 is de wettelijke zienswijze- procedure en -termijn bepaald. Er is geen wettelijk zienswijzeprocedure bepaald voor de wettelijk verplichte “Kadernota”, alleen voor de ontwerpbegroting en begrotingswijzigingen (bij Syntrophos de begroting en de tussenrapportages) is dat wettelijk bepaald.
Planning & Controle Cyclus Syntrophos De kadernota 2024 geeft kaders mee waarbinnen de begroting 2024 en de meerjarenramingen 2025 – 2027 opgesteld gaan worden. De kadernota wordt daarom ook wel gezien als de eerste processtap in een P&C cyclus. figuur 1. Kadernota in het P&C proces Syntrophos
Kadernota
Begroting
Begrotings wijzigingen (via Tussenrapportages)
Jaarstukken
Met de kadernota verstrekt het bestuur van Syntrophos inzicht in de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor de komende begroting aan de Raden van de Syntrophos deelnemers. De Raden van de deelnemende gemeenten in de gemeenschappelijke regeling Syntrophos krijgen hiermee de gelegenheid om hun gevoelens te uiten over deze kaders. Het bestuur van Syntrophos neemt deze gevoelens in overweging bij het (laten) opstellen van de begroting.
Kadernota
Bestuur
OntwerpBegroting
Raden
Begroting
2 Artikel 34b Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten. 3 Artikel 35 3-De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij. het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie hun zienswijze over de ontwerp begroting naar voren brengen 5-Het eerste, derde en vierde lid zijn van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting. In de gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald ten aanzien van welke categorieën begrotingswijzigingen hiervan kan worden afgeweken.
4
Kadernota 2024
versie 1.0
Voordat het bestuur de begroting 2024 definitief vaststelt, biedt zij deze voor zienswijzen bij de Raden van haar deelnemers aan (als ontwerpbegroting). De advisering door de ambtelijke organisaties van de deelnemers, verloopt via de bestuursleden van Syntrophos, zodat er een eenduidige aansturing van Syntrophos is. Wel vindt er tussen de ambtelijke organisaties van de deelnemers en Syntrophos inhoudelijk vooroverleg plaats om de eenduidigheid in de advisering te bevorderen.
Opbouw kadernota In deze kadernota ligt de nadruk op de kaders die effect hebben op de hoogte van de deelnemersbijdragen. Het schetst de uitgangspunten van het samenwerkingsverband als geheel, niet over die van de individuele gemeenten4. Er is onderscheid tussen: • Hoofdstuk 2 - het strategische kader van Syntrophos • Hoofdstuk 3 - het beleidskader met eventuele effecten op de bijdragen in 2024 evj. • Hoofdstuk 4 - het financiële kader. • Hoofdstuk 5 - geeft een indicatie van de effecten uit hoofdstuk 3 en 4 weer op de bijdragen. • Hoofdstuk 6 - Syntrophos voorziet daarnaast nog een aantal noemenswaardige ontwikkelingen voor 2024 en verder, waarvan het effect op de begroting evenwel nog niet bekend is.
3. Beleidskader
4. Financieel kader
6. Toekomstige Ontwikkelingen
5. Financieel effect
4 Conform definitie bestuursacademie: “De kadernota voor gemeenschappelijke regeling gaat uitsluitend over de financiële
en beleidsmatige uitgangspunten van het samenwerkingsverband als geheel, niet over de uitgangspunten van de individuele gemeenten. Het bestuur van de GR informeert de gemeenteraden over deze uitgangspunten middels de kadernota.”
5
Kadernota 2024
versie 1.0
Strategische kader Samen met de deelnemers Als Shared Service Center zorgt Syntrophos ervoor dat de medewerkers van de deelnemende gemeenten op een effectieve en veilige manier hun werkzaamheden kunnen verrichten. We staan voor gewoon goede producten en diensten (visie). De financiële begroting en het -beleid is vanaf 2018 gericht op de “basis op orde” brengen. Daar zijn grote stappen in gezet. Om betrouwbaar, veilig en robuust te blijven vraagt dit altijd bijstelling en onderhoud. Het dienstenaanbod van Syntrophos moet passend blijven bij de veranderende vraag van de deelnemers en de snel veranderende markt waarin we werkzaam zijn. Hierdoor verschuift de aandacht meer naar: - het slim en efficiënt leveren van nieuwe (informatie) voorzieningen; - optimaal benutten van de innovatiekracht van de gemeenten en het Shared Service Center; - de effectiviteit van de samenwerking. In het strategisch toekomstperspectief “samen bereiken we meer” beschrijft Syntrophos haar ontwikkelperspectief. De I-visies van de deelnemers en trends uit ons werkveld zijn hierbij als uitgangspunt gebruikt. Het document beschrijft de uitdagingen waar we voor staan en hoe Syntrophos zich als partner van de gemeenten hierbij wil ontwikkelen.
6
Kadernota 2024
versie 1.0
Beleidskader Herziening Gemeenschappelijke Regeling in 2023 maar geen wijziging in beleidsdoelen. Als gevolg van de vorming van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee en de samenvoeging van de drie naar één deelnemer wordt in 2023 de GR, maar ook de DVO, herzien. Het doel van deze herziening is actualisatie (mede als gevolg van wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen), saneren en stroomlijnen. De beleidsdoelstellingen van Syntrophos blijven evenwel gehandhaafd.
Beleid kostenverdeelsleutels gezamenlijke diensten ongewijzigd. Afhankelijk van besluitvorming bij de deelnemers en in het bestuur kunnen de verdeelsleutels voor gezamenlijke kosten wijzigen. In de primaire begroting 2024 zal hiermee (nog) geen rekening worden gehouden, tenzij eventuele besluitvorming hierover nog voor het samenstellen van de begroting zou zijn afgerond.
Aansluiting bij VNG- en andere Overheidsstandaarden Syntrophos gebruikt bij het opbouwen en onderhouden van de ICT, GEO en datadiensten diverse landelijke overheidsprogramma’s en (architectuur)standaarden. We sluiten aan bij de collectieve inkoopvoorzieningen die Vereniging van Nederlandse Gemeenten aanbiedt. Zo is Syntrophos aangesloten bij de landelijke aanbestedingsprogramma’s: GT Vast, GT Print en GT Mobiel (vernieuwd)5. Hiermee wordt ingezet op kostenbeheersing op grote projecten.
Architectuur Syntrophos sluit in haar uitvoering aan bij standaardoplossingen die VNG Realisatie aanbiedt. De architectuur principes die Syntrophos hanteert zijn samengesteld op basis van de nationale architectuurmodellen van NORA/GEMMA6 en Inkoop via GIBIT of gelijkwaardig. Ook de ontwikkelingen rond het GGI (Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur) en Common Ground worden door Syntrophos gevolgd. Vernieuwingen worden altijd hieraan getoetst.
Informatieveiligheid & Privacy In 2022 is in samenwerking met de deelnemers de roadmap Security & Privacy opgesteld. Een omvangrijk uitvoeringsprogramma met 10 sporen wat risico-gebaseerd ervoor zorgt dat de belangrijkste informatiebeveiligings- en privacy maatregelen uitgewerkt en geïmplementeerd worden inclusief een structurele borging van die taken. Hiermee worden verdere stappen gezet in de compliance richting de Baseline Informatie beveiliging Overheid en de AVG. Het betreft zowel acties voor de deelnemers als voor Syntrophos. In 2023 start dit programma, welk uitloopt tot in 2024. 5 Gemeenten hebben sinds 2015 onder het label GT (gemeentelijke telecommunicatie) verscheidene landelijke aanbestedingen gedaan op het gebied van telecommunicatie en ICT. 6 Nederlandse overheid referentie architectuur/ Gemeentelijke model architectuur
7
Kadernota 2024
versie 1.0
Gefaseerd komen de kosten hiervan in beeld. Het is van belang dat er tempo in het programma komt. Cybercrime wacht nergens op. Begroting verhogen De Informatie BeveiligheidsDienst (IBD) geeft aan dat gemeenten tussen de 10% en 20% van hun ITbegroting moeten reserveren voor deze thema’s, afhankelijk welke risicoprofiel zij willen lopen. Van een marginale beveiliging & privacy tot goed geoutilleerde beveiligings & privacy organisatie en techniek. In 2023 zullen wij samen met de deelnemers op basis van de gezamenlijk in 2022 opgesteld security roadmap vertaald worden naar uitvoerings- en beheerbegrotingen. Deze worden in de gemeentelijke voorjaarnota’s worden meegenomen of als begrotingswijziging verwerkt. Samenwerking op Informatiebeveiliging Syntrophos merkt in de praktijk dat er verschillende prioriteiten op beveiliging en privacy zijn tussen de deelnemers en Syntrophos, terwijl we het in essentie over twee “vergelijkbare” gemeenten hebben, met dezelfde taken en verantwoordelijkheden. Een eenduidig en vooruitstrevend informatiebeveiligingsbeleid zorgt ervoor dat de rat-race gezamenlijk gelopen wordt en daarmee zo optimaal mogelijke beveiliging en privacy wordt bereikt. Syntrophos zet in op een verbeterde samenwerking en zodoende meer uit de gezamenlijke capaciteit te halen is.
Lifecycle management Het beleid op beveiliging is zero trust wat betekent dat Syntrophos altijd bij en actueel moet zijn. Hiervoor is continu lifecycle management op onze infrastructuur en applicaties noodzakelijk. Hiermee verkleinen we de risico’s op het gebied van performance, continuïteit en beveiliging. Voor het lifecycle beheer van hard – en software worden meerjarige investeringsschema’s gemaakt en in de begroting nader toegelicht qua bewegingen en planning en besproken met de ambtelijke adviseurs. Inzet is dat we in samenwerking met de functioneel beheerders de business applicatie life cycle op elkaar afstemmen, zodat we zowel softwarematig als technisch bij zijn en geen onnodige risico’s lopen.
8
Kadernota 2024
versie 1.0
Financieel kader Begroting 2024 Op kostprijsbasis zonder toeslag Het Shared Service Center werkt zonder winst en risico-opslag. De bijdragen van de deelnemers zijn daarom gelijk aan de kosten die Syntrophos maakt. Syntrophos heeft geen reserves om verschillen tussen de begroting en de jaarrekening op te vangen. Opbrengsten van niet - deelnemers worden gebruikt om de kosten te verlagen voor de deelnemers.
In de kadernota van vorig jaar is aangekondigd dat Syntrophos de afweging wil voorleggen om tot verrekening op basis van de begroting te komen. Dit zal nog niet worden verwerkt in de begroting.
Opbouw reserve & afrekenen o.b.v. begroting. Syntrophos heeft een zeer beperkte algemene reserve. Door het verrekenmodel met de deelnemers op basis van de jaarrekening (achteraf worden alle feitelijke kosten in rekening gebracht) maakt Syntrophos feitelijk gebruik van het weerstandsvermogen van de deelnemers om financiële risico’s af te dekken en is er geen reden om een eigen vermogen aan te houden binnen Syntrophos. Veel GR-en hebben een verrekenmodel op basis van de (laatst gewijzigde) begroting met hun deelnemers. Daarmee ontstaat meer zekerheid over de deelnemersbijdrage, maar tegelijkertijd ook meer risico binnen Syntrophos, immers de jaarrekening zal altijd afwijken van de gewijzigde begroting. Bij een verrekenmodel op basis van de begroting, hoort dus ook een reserve binnen de GR, die toereikend moet zijn om risico’s op te vangen. Het verrekenmodel op basis van de begroting brengt mogelijk (nog) meer discussie met zich mee of iets onder beheer valt of niet.
No Surprises Syntrophos heeft als financieel beleidsuitgangspunt onverwachte/onaangekondigde verhogingen van de deelnemersbijdragen zoveel als mogelijk te beperken. Dus “No surprises”. Syntrophos heeft geen financiële buffer om afwijkingen tussen de begroting en de jaarrekening op te vangen. De jaarrekening functioneert dus als een “slotfactuur” deelnemersbijdragen. Bijstellingen van de begroting worden periodiek aangeboden met begrotingswijzigingen in de “tussenrapportages” om het verschil tussen de gewijzigde begroting en de jaar(af-)rekening zo klein mogelijk te houden.
9
Kadernota 2024
versie 1.0
De primaire begroting 2024 wordt daarom – tenminste – 5 keer geactualiseerd en er wordt afgerekend op basis van de jaarrekening 2024.
Toezicht brief Provincie Zuid-Holland Extra opdrachten Syntrophos neemt met ingang van 2024 een stelpost “nog te verkrijgen opdrachten” op in de begroting en meerjarenraming. Hiermee komt Syntrophos tegemoet aan de in het in de toezicht brief (zie bijlage 1) genoemde bezwaar met betrekking tot het realiteitsgehalte van de ramingen in de begroting van de deelnemers. De totale omvang van deze post wordt in de begroting concreet gemaakt vanuit gemeentelijk portfolio en daarmee in omvang bepaald voor 2024 en verder. Uitgangspunt voor 2024 wordt gesteld op €800.00 per jaar. Om deze kostenpost te verdelen naar de bijdrage per deelnemer, wordt rekening gehouden met een 50/50 verdeelsleutel, daarom €400.000 per deelnemer per jaar. Feitelijke extra opdrachten in de loop van 2024 evj. zullen in mindering worden geboekt op de stelpost. De extra opdrachten worden telkens verwerkt in de tussenrapportages/begrotingswijzigingen en ten laste van de stelpost gebracht, zodat dit transparant te volgen is. Indexatie De jaarschijf 2024 wordt geïndexeerd. Hierbij houden we rekening met al toegepaste indexeringen. De ramingen 2025 - 2027 zullen op het prijspeil 2024 gebaseerd zijn. De indexatie is door de recente enorm inflatie een groot thema geworden. In de bijlage 2 treft u de detailinformatie over de verschillende indexaties.
Syntrophos hanteert voor kadernota 2024 het gemeentesecretarissen percentage, met in achtneming van wat aangegeven is in de bijlagen. Dit percentage is voor 2024 vastgesteld op 8,4 %. De begroting 2024 zal gebaseerd zijn op de meest actuele gegevens.
10
Kadernota 2024
versie 1.0
Startpunt financiële inschatting Het startpunt wordt gevormd door de jaarschijven 2024, 2025 en 2026 van de gewijzigde begroting 2023 evj. Deze zijn steeds bijgewerkt via begrotingswijzigingen opgenomen in de tussenrapportages. Na de 3de tussenrapportage 2022 ontstond het volgende kostenbeeld:
Kosten na de 3de Tussenrapportage 2022 Kostengroep Bedrijfslasten Contracten & licenties Huur & Dienstverlening Kapitaalslasten Overige lasten Personeelslasten Totaal kosten
Begroting 2022 -93.300 7.801.261 693.223 3.287.861 2.820.801 5.460.249 19.970.095
Begroting 2023 -1 7.519.836 693.223 3.334.048 538.942 4.670.351 16.756.399
Raming 2024
Raming 2025
Raming 2026
1 7.602.170 693.223 2.746.951 496.166 4.670.351 16.208.862
0 7.802.176 693.223 2.510.663 496.166 4.670.351 16.172.579
0 8.002.177 693.223 2.309.571 496.166 4.670.351 16.171.488
Vertaald naar deelnemersbijdragen:
Voordat de begroting 2024 opgesteld zal worden, zullen begrotingswijzigingen uit de 1ste tussenrapportage 2023 die een effect hebben op 2024 nog verwerkt worden. In basis zal 2027 gelijk gehouden worden met 2026, wel zal rekening worden gehouden met nu al bekende ontwikkeling van de kapitaalslasten 2027 voortvloeiend uit de investeringsbegroting.
Fusiegemeente Voorne aan Zee Op 1-1-2023 fuseerde de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne tot gemeente Voorne aan Zee. Hiermee verandert de bestuurssamenstelling van het Shared Service Center en leidt het tot verrekenmodellen op basis van 2 deelnemers.
11
Kadernota 2024
versie 1.0
Uurtarieven De kosten met betrekking tot de bedrijfsvoering Syntrophos worden apart geregistreerd en vervolgens integraal doorbelast aan de gezamenlijke diensten, met uitzondering van projecten waarop tijd wordt geschreven. Daar geldt een uurtarief voor van € 100,- ter dekking van de bedrijf(voering)skosten. Bij langdurige en omvangrijke inzet van eigen (beheers-)medewerkers, wordt extra capaciteit ingehuurd. De kosten daarvan komen ten laste van de bedrijfs- afdelingskosten, waar de dekking van € 100,- per uur door eigen medewerkers tegenover staat. De ervaring tot nu toe leert dat de dekking niet toereikend is. De belangrijkste oorzaak is de tijd die in de voorfase van projecten (extra opdrachten) gestoken moet worden. Deze “intake” kost aanzienlijk meer tijd dan eerder ingeschat bij de berekening van het € 100,- tarief. In 2023 willen wij dit tarief indexeren, ten opzichte van het prijspeil 2021 waarbij € 100,- tarief = 100%.
Ontwikkelingen in de kostenverdeelsleutels De algemene kostenverdeelsleutels7 voor gezamenlijke diensten zijn gebaseerd op drie grootheden per deelnemer: het aantal accounts, het aantal inwoners en de oppervlakte land. De vorming van gemeente Voorne aan Zee kan effect hebben op het aantal accounts (vooral gerelateerd aan het aantal ambtenaren) en het aantal e-mailaccounts (gerelateerd aan aantallen raadsleden). De oplevering van nieuwbouw kan fluctuaties geven in de aantallen inwoners. Wijzigingen in oppervlakte land komt praktisch alleen maar voor als land wordt omgezet in water of andersom. Voor de begroting 2024 worden de demand managers gevraagd prognoses voor deze grootheden aan te leveren. De verdeelsleutels voor 2024 worden ook gebruikt voor de ramingen 2025 - 2027 van de deelnemersbijdragen in gezamenlijke diensten op het gebied van ICT en Data, tenzij grote wijzigingen te voorzien zijn. Het aantal accounts wordt maandelijks uit de gegevens van Syntrophos gelezen en beschikbaar gesteld. De demand managers hebben hierin een controlerende functie.
Investeringen De investeringen en de hieruit voortvloeiende kapitaalslasten, zullen gebaseerd zijn op de separate investeringsbegroting bij de begroting 2024. De investeringen voor 2024 zullen in detailoverzicht toegevoegd worden aan de desbetreffende begroting. Transparant, zodat dit het handelingskader voor Syntrophos is.
Ziekteverzuim De beleidslijn van P&O Nissewaard is geen vervanging bij ziekte te begroten, gegeven de dienstverlening van Nissewaard op dit punt, volgt Syntrophos deze beleidslijn. In praktijk is veelal direct vervanging nodig bij ziekte, gegeven de operationele werkzaamheden en continuïteit verantwoordelijkheid van Syntrophos. Een inhuur bij ziekte leidt dan tot een overschrijding van de begroting. Dit risico zal vermeld worden in de risicoparagraaf.
7 In art, 6 van de Bijdrage verordening is het e.e.a. bepaald
.
12
Kadernota 2024
versie 1.0
Indicatieve Financiële Prognose De eerdere hoofdstukken 2 en 3 worden omgezet in een prognose. Dit betreft een indicatie en is, naar de aard van deze kadernota, geen begroting. Tabel: Financiële prognose 2024 - 2027
Bijdragen na de 3de Tussenrapportage 2022 Deelnemer en overig Voorne aan Zee Nissewaard Niet deelnemer Totaal bijdragen
Raming 2024 7.614.408 8.379.938 214.516 16.208.862
Raming 2025 7.574.410 8.383.653 214.516 16.172.579
Raming 2026 7.574.410 8.382.562 214.516 16.171.488
Raming 2027 7.574.410 8.382.562 214.516 16.171.488
Inschattingen financiele effecten Kadernota 2024 Stelpost extra opdrachten 2023 Stelpost extra opdrachten 2024 Stelpost extra opdrachten 2025 Stelpost extra opdrachten 2026 Stelpost extra opdrachten 2027 Totaal extra opdrachten Idexatie cf brief secretarissen (8,4%)
Raming 2024 800.000 800.000
Raming 2025 800.000 800.000 800.000
Raming 2026 800.000 800.000 800.000 800.000
1.600.000
2.400.000
3.200.000
Raming 2027 800.000 800.000 800.000 800.000 800.000 4.000.000
1.361.544
1.358.497
1.358.405
1.358.405
Raming 2025 9.410.661 10.287.880 232.535 19.931.076
Raming 2026 9.810.661 10.686.697 232.535 20.729.893
Raming 2027 10.210.661 11.086.697 232.535 21.529.893
Inschatting bijdrage volgens Kadernota 2024 Deelnemer en overig Voorne aan Zee Nissewaard Niet deelnemer Totaal bijdragen
Raming 2024 9.054.019 9.883.853 232.535 19.170.407
Het startpunt is de stand van zaken na de 3de Tussenrapportage 2022. In het middenstuk is een globale vertaling gemaakt van de in deze nota genoemde financiële verwachtingen. De indexatie waarmee gerekend is bij bovenstaande inschatting zijn gebaseerd op het percentage uit de brief van de gemeentesecretarissen Rotterdam-Rijnmond en Goeree-Overflakkee (8,4%). Een feitelijke toetsing vindt plaats door middel van de begroting 2024.
13
Kadernota 2024
versie 1.0
In bovenstaande grafiek is de ontwikkeling van de begroting 2024 – 2027 zichtbaar gemaakt. In bijlage 1 is een nadere toelichting opgenomen. Door te werken met een stelpost (jaarlijks 0,8 miljoen) wordt tegemoet gekomen aan het verzoek van de Provincie Zuid – Holland, zodat de begrotingen van de deelnemers aan realiteitswaarde winnen. (NB 2022 is incidenteel hoger agv het fusie project Voorne aan Zee).
14
Kadernota 2024
versie 1.0
Ontwikkelingen In dit hoofdstuk omschrijven we enkele ontwikkelingen die Syntrophos al wel voorziet, maar die nog niet in de begroting 2024 opgenomen zijn.
Strategische samenwerking intensiveren De komende jaren ziet Syntrophos meer werk op de gemeenten afkomen met minder financiële middelen. Daarom is Syntrophos groot voorstander van complexiteitsreductie, kostenbeheersing en intensieve samenwerking met korte, directe lijnen met de deelnemers. Beide deelnemers hebben ieder een eigen I-visie opgesteld. Syntrophos verwacht dat deze in 2023 tot uitvoeringskalenders leidt, die voor Syntrophos een leidraad zijn in de realisatie van toekomstige opdrachten en producten en diensten catalogus. Begin 2024 verwacht Syntrophos helderheid te hebben over hoe de deelnemers zich verder willen ontwikkelen, welke doelen zij zichzelf daarbij stellen en hoe deze effect hebben op het shared service centrum. Syntrophos gaat ervanuit dat de consequenties in de kadernota’s en of perspectiefnota’s worden uitgewerkt. Nieuwe deelnemer of samenwerkingsvormen Om de dienstverlening van Syntrophos verder uit te bouwen, vindt er oriëntatie plaats naar complementaire deelnemers die vanaf 2023 e.v. het Shared Service Center kunnen versterken. Door aansluiting van nieuwe deelnemers kan het gemiddeld kostenniveau verlaagd worden en de professionalisering nog verder toenemen.
Technologische ontwikkelingen Cloud is de trend In het visiedocument van Syntrophos (2021) wordt de ver-SaaS-ing van het applicatielandschap al benoemd. Het is de ontwikkeling waarbij software-as-a-service wordt aangeboden, niet meer geïnstalleerd op eigen hardware, maar als dienst in een datacenter van een leverancier. Vaak in abonnementsvorm zoals Netflix. De hybride infrastructuur die Syntrophos biedt maakt dat de gebruiker naadloos en efficiënt kan schakelen tussen Cloud-apps en in de datacenters van Syntrophos draaiende applicaties. De huidige omgeving is flexibel en schaalbaar en biedt voldoende mogelijkheden om in de transitieperiode beide services het hoofd te bieden. Maar met de groei van SaaS en Cloud-diensten verandert het werk. Het vraagt andere werkwijze rond contracteren, licentiemanagement, beveiliging, de eindgebruikers adoptie bij wijzigingen, communicatie naar eindgebruikers en continuïteit. Dit heeft zowel impact op Syntrophos als op de deelnemers en is samenwerking tussen de deelnemers en Syntrophos essentieel. Maximaal profiteren van de Cloud-systemen vraagt hoge kwaliteit en actualiteit van functioneel
15
Kadernota 2024
versie 1.0
applicatiebeheer. Ook hierbij Syntrophos ziet mogelijkheden om samen met de deelnemers het functioneel beheer efficiënter te organiseren door nauwere samenwerking, verbeterde werkprocessen en overlappen te verkleinen dan wel shared uit te voeren. Er zijn steeds meer Cloud en/of SaaS oplossingen en daardoor wordt de infrastructuur en verbindingen steeds complexer. Het beheren (veilig, actueel) van de keten van informatiestromen vragen steeds meer aandacht en een slimme technische inrichting en architectuur. Vanuit financieel opzicht gaan budgetten verschuiven. Investeringen worden lager en de exploitatielasten stijgen: “van investeringen naar abonnementen”. Er moet extra aandacht zijn voor de verdienmodellen bij dit soort leveranciers. Cloud is daarnaast geen doel op zich of goedkoper. Uiteindelijke uitvoering van ver-SaaS-ing vereist een goede business case waarin functionele en financiële impact afgewogen worden. Reductie van aantal onbeheerde laptops Vanuit informatiebeveiligingsrisico’s is het groot van belang het aantal onbeheerde zakelijke aangekochte laptops sterk te reduceren en te streven naar volledig beheerd. Begin 2023 zal Syntrophos hiernaar handelen en in afstemming met de gemeenten onbeheerde exemplaren omzetten naar beheerde devices.
GEO-strategie en data gedreven werken Voor de gemeente Voorne aan Zee is er een Geo-strategie opgesteld (rapport van Quarant) waar ook Nissewaard toekomstbeelden uit haalt. Syntrophos ziet hierin mooie ambities voor de gemeenten en kansen om de gemeenten in de opgaven op technisch en geografisch vlak te ondersteunen. De opgave voor verkrijgen van voldoende goed geschoold personeel op dit onderwerp voelt Syntrophos ook. Het verbeteren van de kwaliteit van data, data-eigenaarschap en rol gebaseerde autorisaties zijn allemaal randvoorwaarden om veilig en verantwoord meer met data te doen. Als deze randvoorwaarden ingevuld worden kunnen de ambities van de deelnemers op data gedreven werken op een verantwoorde manier ingevuld worden. Syntrophos ondersteund de deelnemers hier graag in. Door te werken met een digitaal model van de werkelijkheid (3D digital Twin) kan er gesimuleerd worden wat effecten van beleid of ontwikkelingen zijn. Veel vak afdelingen gaan hier profijt aan hebben. Denk aan 3D visualisaties van woonwijken, zonnepaneel-geschikte daken, inzicht in ontbrekende objecten voor de WOZ belastinginning. Zien is vele malen krachtiger. Basisregistraties en (interne) kwaliteit Vanaf 2023 voert Syntrophos de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) uit voor alle deelnemende gemeenten. De samenwerking met het SVHW voor Voorne aan Zee blijft gestand.
Syntrophos levert aan het SVHW de nodige datasets voor het uitvoeren van de inningstaak van de gemeentelijke belastingen voor Voorne aan Zee. Nissewaard heeft de belasting- en inningstaak in eigen beheer en ontvangt ook de data-sets vanuit Syntrophos. De samenwerking met het SVHW blijft gestand. Syntrophos levert aan het SVHW de nodige datasets voor het uitvoeren van de inningstaak van de gemeentelijke belastingen. Syntrophos wil continue kwaliteit leveren in haar diensten, zoals het bijhouden van de basisregistraties
16
Kadernota 2024
versie 1.0
BAG en BGT. Dit mede omdat deze data-kwaliteit een belangrijke basis vormt voor “het gemeentelijke data gedreven werken”. Om te kunnen meten of wij de afgesproken kwaliteit leveren en om dit steeds efficiënter te kunnen uitvoeren zullen wij initiatieven nemen om onze interne processen verder met automatisering te ondersteunen.
Personele ontwikkelingen Talent-academie In alle disciplines binnen Syntrophos is er vergrijzing en een krapper wordende arbeidsmarkt. Dit maakt het steeds moeilijk om goed personeel te werven. Syntrophos wil investeren in een talent– academie, waarbij het aantrekken/opleiden van nieuw, onervaren talent verzorgt wordt en de beschikbaarheid van goed opgeleid personeel geborgd blijft. Daarnaast is nodig dat zowel dit nieuwe talent als het bestaand personeel behouden blijft. Hiervoor zijn een goede werksfeer, interne mobiliteitskansen, continue opleidingen en een concurrerend marktconform salaris noodzakelijke middelen.
Kostenverdeelsleutel In 2023 onderzoekt Syntrophos in hoeverre een aanpassing van de kostentoerekeningssystematiek gewenst is. Dit levert mogelijk een effect op de begroting in 2023 en verder. Door middel van de procedure voor begrotingswijzingen wordt dit – indien van toepassing- aan de deelnemende raden voorgelegd. Op een wijziging van de verdeelsleutel is namelijk geen zienswijzeprocedure voorzien en voor begrotingswijzigingen wel (wettelijk vereist).
Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het verslagjaar 2023 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en (dagelijkse) besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in verslagjaar 2023 mogelijk te maken zijn wetsaanpassingen noodzakelijk in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook om lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Binnen Syntrophos is een intern project opgestart om de implicaties binnen de administratieve organisatie en interne controle maatregelen in kaart te brengen en in te voeren.
17
Kadernota 2024
versie 1.0
Bijlage 1: Toezicht brief Provincie Zuid-Holland In haar brief schrijft de toezichthouder namens de provincie Zuid-Holland onder meer: “Extra opdrachten U geeft aan een beheersbegroting op te stellen waarbij de projecten als extra opdrachten worden gefactureerd of via een begrotingswijziging in de deelnemersbijdrage wordt verwerkt. Op basis van uw jaarrekeningen is te concluderen dat deze projecten vrijwel ieder jaar in dezelfde orde van grote te ramen zijn. Voor de realiteit van de ramingen in de begroting van de deelnemers is het van belang dat zij op voorhand inzicht hebben in de lasten die samenhangen met de ICT-functie van de gemeente en zo de lasten die samenhangen met de projecten. Wij verzoeken u om samen met uw deelnemers te onderzoeken op welke wijze ook de projecten dermate tijdig ingepland kunnen worden zodat deze in uw begroting en daarmee in de begroting van uw deelnemers verwerkt kunnen worden”. Eerst is onderzocht wat de omvang van de extra opdrachten de afgelopen jaren is geweest. De onderstaande grafiek laat zien dat het jaarlijks om ongeveer €2 miljoen gaat.
NB. Het jaar 2022 is uitzonderlijk als gevolg van het IT-project fusie Voorne aan Zee.
18
Kadernota 2024
versie 1.0
Voor Nissewaard is het beeld als volgt:
Voor Voorne aan Zee :
Voortaan stelpost voor extra opdrachten Om tegemoet te komen aan de in het in de toezicht brief genoemde bezwaar met betrekking tot het realiteitsgehalte van de ramingen in de begroting van de deelnemers, neemt Syntrophos m.i.v. 2024 een stelpost “nog te verkrijgen extra opdrachten” op in de begroting en meerjarenramingen. De totale omvang van deze post wordt op grond van de historische cijfers gesteld op € 0,8 miljoen per jaar. Om deze kostenpost te verdelen naar de bijdrage per deelnemer, wordt rekening gehouden met een 50/50 verdeelsleutel, derhalve € 0,4 miljoen per deelnemer per jaar. Feitelijke extra opdrachten in de loop van 2024 evj. zullen in mindering worden geboekt op de stelpost.
19
Kadernota 2024
versie 1.0
Bijlage 2. Indexatie De jaarschijf 2024 wordt geïndexeerd. Hierbij houden we rekening met reeds toegepaste indexeringen. De ramingen 2025 - 2027 zullen op het prijspeil 2024 gebaseerd zijn. De indexatie is door de recente enorm inflatie een groot thema geworden. Er zijn meerdere index-opties die hierna de revue zullen passeren. Aan het slot van dit onderdeel volgt het uitgangspunt voor de Begroting 2024 evj. 1. De indexatie-brief van de gemeentesecretarissen Rotterdam – Rijnmond G.-O. Naast het SSC Syntrophos zijn er 4 grote gemeenschappelijke regelingen actief in de regio RotterdamRijnmond Goeree-Overflakkee. De indexatie die de werkgroep financiën van de kring van gemeentesecretarissen hiervoor voorbereidt wijkt door de kostenstructuur fors af (80% salarissen/ 20% overige) van die van Syntrophos (27% salarissen). Daarom is er een reële branche index prognose nodig.( zie ook brief Financieel Toezicht PZH vorig jaar). Deze prognose is echter niet direct voor handen. De primaire begroting 2023 van Syntrophos had de volgende kostenstructuur: Contracten onderhoud en licenties Geleverde diensten door deelnemers en huren Kapitaallasten Overige Lasten Personeelslasten
45% 4% 20% 4% 27%
De brief van de gemeentesecretarissen geeft aan een indexatie prijspeil 2023 met 8,4% om op het prijspeil 2024 te komen. Dit lijkt in redelijk in lijn met de CPI, maar 8,4% bestaat voor 4,8% uit correcties voor eerder te laag afgegeven cijfers en de index voor 2022 zou moeten uitkomen op 6,54% (in plaats van de vorig jaar begrote 2,84%). De brief van de Gemeentesecretarissen is om verschillende redenen niet toepasbaar op Syntrophos: • Syntrophos werkt op kostprijsbasis, alle kosten worden doorberekend. • Syntrophos heeft geen risico-opslag en geen reserves om afwijkingen op te vangen. • Syntrophos heeft een andere kostenstructuur als de grote 4 GR-en. Bovendien zal rekening gehouden moeten worden met de autonome groei van diensten die Syntrophos levert aan haar afnemers. Er is derhalve geen sprake van “ceteris paribus”” waardoor een procentuele verhoging van de bestaande situatie ontoereikend zal zijn. (zie ook de brief van Financieel Toezicht PZH van dit jaar). Het financieel toezicht van de Provincie schreef vorig jaar in haar brief naar aanleiding van de begroting 2022 dat Syntrophos een eigen index moest aanhouden als de index van de gemeentesecretarissen niet toereikend was.
20
Kadernota 2024
versie 1.0
In deze kadernota is een indicatieve financiële prognose opgenomen (hoofdstuk 5). De richtlijnen van de gemeente secretarissen wordt gehanteerd in de begroting. Gemeenten en Syntrophos gaan nader in gesprek en komen met een plan van aanpak om te bezien hoe de indexeringen het hoofd geboden kunnen worden. 2. GIBIT en indexatie Syntrophos hanteert de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij ICT (GIBIT) van de VNG of vergelijkbaar. Waarin een stijging is gelimiteerd tot een maximaal percentage, vastgesteld door het Centraal bureau voor de Statistiek (CBS)8. Zie website van de VNG 9voor de indexcijfers over de afgelopen jaren en de hieruit berekende jaarlijkse prijsontwikkeling. Vooral de kostengroepen contracten onderhoud & licenties (45%) en overige lasten (4%) (voornamelijk uitbestede werkzaamheden) hebben standaard te maken met de GIBIT-voorwaarden. Ook de inkopen met een meerjarig gebruik (investeringen) vallen onder de GIBIT. De kapitaalslasten (20%) zijn rechtstreeks gekoppeld aan de investeringen en worden op deze wijze geïndexeerd. Voor de periode 2de kwartaal 2021 – 2de kwartaal 2022 zou de index uitkomen 3,7%. De cijfers over het 3de kwartaal c.q. de jaarcijfers, zijn op dit moment van schrijven nog niet bekend. Niet elke overeenkomst met leveranciers is overigens onder GIBIT overeengekomen. Dit kan historische redenen hebben (m.n.
door overname oude contracten van deelnemers richting Syntrophos of omdat m.n. grote – onvermijdelijke - partijen (zoals Microsoft) de voorwaarden afwijzen. Bij nieuwe contracten of contract vernieuwing wordt altijd geprobeerd de GIBIT voorwaarden overeen te komen. 3. Leveranciers en feitelijke indexatie Verschillende (grote) leveranciers , waarmee GIBIT-voorwaarden zijn overeengekomen, beroepen zich op een uitzonderlijke situatie als gevolg van de hoge inflatie en stellen indexaties voor in de orde van grote van 8-9% in verband met de bedrijfscontinuïteit. Veelal ziet Syntrophos zich geconfronteerd met CPI cijfers. (zie bijlage 2). Deze liggen ruim boven de 10%. Het is onzeker of de GIBIT-index achter loopt op de Consumenten Prijs Index (CPI). Syntrophos zal daarom onderzoeken in hoeverre het mogelijk is incidenteel mee te bewegen met de leveranciers. Om vervolgens op basis van latere GIBIT index-cijfers tot een structurele overeenkomst te komen. Syntrophos staat overigens niet alleen in deze discussie. Gebruikersverenigingen (Pink, Centric) en de VNG zijn ook betrokken in deze problematiek. In de Begroting 2024 zal op basis van de meest recente inzichten een indexatie worden opgenomen.
8 Artikel 9.8 van de GIBIT. 9 https://vng.nl/sites/default/files/2022-12/20221119-GIBIT-indexatie-2022.pdf
21
Kadernota 2024
versie 1.0
4. Personeelslasten en indexatie Syntrophos laat zich bijstaan door de afdeling P&O van de deelnemer Nissewaard, die een indexatie voorstelt. De geadviseerde personeelslasten worden overgenomen. De personeelslasten van zittend personeel zal gebaseerd zijn op de feitelijke afspraken, de personeelslasten van vacatures worden gebaseerd op de middenschaal. De personeelslastenbegroting 2024 zal half februari 2023 worden opgeleverd , deze uitkomst zal de Begroting 2024 worden opgenomen. 5. Geleverde diensten door deelnemers en huren en indexatie De geprognotiseerde kosten worden opgevraagd bij Westvoorne en Nissewaard en zullen worden overgenomen De afrekening van de energiekosten van m.n. de Main Equipment Rooms (MER) in Spijkenisse en van die in Rockanje, zullen naar verwachting fors hoger uitpakken dan voorzien in eerdere begrotingen en ramingen. Voor de Primaire 2024 zal uitgegaan worden van de meest recente informatie (o.a. 1 ste Tussenrapportage 2023).
22