2023.04.18 Rechtmatigheid en aanbestedingen

Commissie Bestuur 18 April 2023

Rechtmatigheid en Aanbestedingen

Inhoud: 1. Terugblik jaarrekening 2021 2. Wettelijke kaders 3. (vervolg) Bevindingen van de accountant 4. Inkoopverbeterplan korte termijn 5. Inkoopverbeterplan lange termijn 6. En de jaarrekening 2022?

Terugblik jaarrekening 2021 • Accountantsverklaring: “controleverklaring met goedkeurend oordeel met betrekking tot getrouwheid en een oordeel met beperking op het aspect financiële rechtmatigheid” • Toelichtende memo college bij de behandeling van de jaarrekening in de raad.

Bevindingen Accountant 2021 • Voor in totaal €8,7 miljoen is geconstateerd dat niet aan de Europese aanbestedingsregels is voldaan. • In het sociaal domein is in totaal voor €1,1 miljoen aan onzekerheden geconstateerd. • Geen sprake van onrechtmatigheden in het kader van begrotingsrechtmatigheid.

Wettelijke kader 1: Rechtmatigheid (Bron: Financiële Verordening 2023)

• het overeenkomstig formele wet- en regelgeving tot stand komen van de baten en lasten en de mutaties in balansposten. • 3 toetsingscriteria: – Begrotingscriterium( binnen de vastgestelde begroting); – Voorwaardencriterium (voldoen aan voorwaarden uit diverse wet- en regelgeving); – Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium (voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden).

Wettelijk kader 2: Goedkeuringstoleranties • Voor fouten in de jaarrekening bedraagt < 1% van de totale lasten voor een goedkeuring; • < 3% van de totale lasten voor een verklaring met beperking; • Fouten > 3% leiden tot een afkeuring; • Onzekerheden < 3% leiden tot een goedkeuring; • Vanaf 2023 de verantwoordingsgrens voor zowel fouten als voor onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording bedraagt 2% van de totale lasten.

Goedkeuringstoleranties (uitgewerkt) • totale lasten jaarrekening 2021 was €356 miljoen • Tot 1% (€ 3,56 miljoen) aan fouten > goedkeuring • Tussen 1% en 3% (€ 10,68 miljoen) aan fouten > verklaring met beperking • Meer dan 3% fouten > afkeurende verklaring • Minder dan 3% onzekerheden > goedkeurende verklaring • Meer dan 3% onzekerheden > afkeurende verklaring

Wettelijk kader 3: Drempelbedragen Europees Aanbesteden • Voor de jaren 2022 en 2023: Soort overheidsopdracht Werken Leveringen en diensten voor decentrale overheid Overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten Voor meer dan 50% door aanbestedende diensten gesubsidieerde werken Voor meer dan 50% door aanbestedende diensten gesubsidieerde diensten die verband houden met werken

Drempelbedrag euro's excl. btw 5.382.000,215.000,750.000,5.382.000,215.000,-

(vervolg) bevindingen accountant • Aandacht voor dossiers die Europees zijn aanbesteed • Interne beheersing proces Europees aanbesteden nog onvoldoende • Juridische onrechtmatigheden • De interne controle van de rechtmatigheid aanbestedingen verdient meer aandacht • Vooruitkijkend zo snel mogelijk fout in kaart brengen

Veel voorkomende fouten: • Aanbestedingsfouten uit voorgaande jaren lopen door tot dat het contract afloopt; • Overschrijding van de contractwaarde bij EU aanbesteding • Diensten die als werken waren aangemerkt ( bijv. onderhoud riolering, onderhoud buitenruimte) • Verlening van contracten waarmee geleidelijk aan de grenswaarde overschreden worden. • Soort gelijke opdrachten moeten worden opgeteld (verbod op knippen van opdrachten) • Onvoldoende kennis dat bepalend = looptijd X jaarbedrag

Inkoopverbeterplan korte termijn • In 2022 is gewerkt aan een inkoopverbeterplan met korte en lange termijn doelstellingen. • Direct actie ondernomen op de acute dossiers. Met als gevolg dat er vanaf 1 januari 2023 een nieuw contract is voor inhuur. • Maatregelen genomen om de bestaande fouten voor 2022 zoveel mogelijk te reduceren. • Alle aanbestedingen (meervoudig onderhands, nationaal en Europees) via TenderNed;

Inkoopverbeterplan korte termijn (vervolg) • organiseren van kennissessie(s) de interne collega's die inkopen hiermee naar hoger niveau brengen. • Vroeg gestart met de uitvoering van de crediteuren-scan, softwaremodule voor ondersteuning spend/analyse aangekocht. • Administratieve koppeling tussen inkoop en verplichtingen.

Inkoopverbeterplan (lange termijn) • Doorgroeien naar een gecoördineerde inkoopfunctie? (gewenste positie en vorm van het inkoopteam in organisatie nog bepalen; ook taken , verantwoordelijkheden en bevoegdheden beter duiden.)

• Implementeren van contractmanagement, 1 contractsysteem en contractbeheer; • Formatieve uitbreiding team Inkoop; • Opzetten van een Inkoopjaarplan met een aanbestedingskalender; • Versterken juridische ondersteuning Aanbestedingsrecht; • Verhogen van de inkoopvolwassenheid en bewust zijn van de organisatie.

En de jaarrekening 2022? • Ook voor het jaar 2022 verwachten we een oordeel met beperking op het aspect financiële rechtmatigheid; • Diverse aanbestedingsfouten uit voorgaande jaren lopen door vanwege contractperiode; • Huidige analyse is € 4,3 miljoen aan onrechtmatigheid bij aanbestedingen ( exclusief evt. extrapolatie) • Uit de lopende controles kunnen ook nog nieuwe onrechtmatigheden naar voren komen.

Vragen?