18.Rekenkamerfunctie Nissewaard - Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma 2023

Rekenkamerfunctie Nissewaard

Datum: 31 maart 2023

Samenstelling: Dhr. H.H. (Herman) Sietsma, rekenkamerfunctionaris Mevr. S. (Sabine) van Zuydam, plv. rekenkamerfunctionaris

Contactpersoon: Dhr. N. (Nick) Woudstra, ambtelijk secretaris [T] 06 30 89 32 50 [E] nick@necker.nl

Rekenkamerfunctie Nissewaard

2 Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma 2023

Geachte gemeenteraad,

Voor u ligt het Jaarverslag 2022 en het Onderzoeksprogramma 2023 van de Rekenkamerfunctie Nissewaard. Met dit document beoogt de rekenkamerfunctie u op de hoogte te houden van haar werkzaamheden en de effecten daarvan. In het jaarverslag 2022 vindt u een overzicht van de activiteiten die de rekenkamerfunctie in achterliggend jaar heeft verricht en in het onderzoeksprogramma 2023 staat een overzicht van de activiteiten voor komend jaar. Tot slot treft u in bijlage 1 een overzicht met de nevenfuncties die ik momenteel vervul (conform artikel 7 van het Onderzoeksprotocol rekenkamerfunctie Nissewaard). Ik hecht er verder waarde aan de raad, ambtelijke organisatie en college te bedanken voor de samenwerking in het afgelopen jaar en wil u bedanken voor het verlengen tot 31 december 2023.

Met vriendelijke groet,

Herman Sietsma Rekenkamerfunctionaris

Rekenkamerfunctie Nissewaard

3 Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma 2023

De rekenkamerfunctie is verplicht om jaarlijks vóór 1 april een jaarverslag op te stellen. In dit jaarverslag bespreken we allereerst onze werkwijze en de samenstelling van de rekenkamerfunctie (paragraaf 1.2). Vervolgens beschrijven we de onderzoeken die gestart zijn in 2022, inclusief de uitgevoerde onderzoeksactiviteiten (paragraaf 1.3). We sluiten het jaarverslag af met een financieel verslag (paragraaf 1.4).

Onze werkwijze De rekenkamerfunctie is een onafhankelijk orgaan. Wij zijn er om de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken door middel van het uitvoeren van onderzoek. De taken en bevoegdheden van de rekenkamerfunctie staan beschreven in de Gemeentewet en in de door de gemeenteraad vastgestelde Verordening Rekenkamerfunctie Nissewaard. In onze werkwijze staan ‘nabijheid’, ‘samenwerking met de raad’, ‘onderzoek met impact’ en ‘reflectie’ centraal. In 2022 heeft 'reflectie' een bijzondere aandacht gekregen in het rekenkameronderzoek. Onder andere door het uitvoeren van onderwerpen waar de gemeente over het algemeen beperkt zicht heeft, maar wel goed moeten zijn. De rekenkamerfunctie blijft in gesprek met de gemeenteraad om de impact van haar onderzoek te vergroten. Nabijheid De rekenkamerfunctie wil benaderbaar en zichtbaar zijn. Wij staan open voor suggesties van buitenaf. Ook houden wij voeling met actuele ontwikkelingen die binnen de gemeente spelen. Samenwerking met de raad De rekenkamerfunctie is een instrument voor de raad. Samenwerken met de raad vinden we dan ook van belang. We zien een belangrijke rol voor de raad in het opstellen van het onderzoeksprogramma. Onderzoek met impact Voor de impact van onderzoek zijn helder geformuleerde conclusies en aanbevelingen van belang. Daarom schrijven wij bondige en heldere rapportages.

Om impact te hebben doen wij meer dan zogenaamd ‘ex-post onderzoek’ (evaluatief onderzoek achteraf). Voorbeelden zijn het organiseren van een raadsconferentie, het houden van een digitale inwonersconsultatie of het uitvoeren van een quick scan. Reflectie De bril die we hanteren bij het onderzoek naar het functioneren van het bestuur passen we ook toe als het gaat om het functioneren en de effectiviteit van de rekenkamerfunctie zelf. De bril die we hanteren bij het onderzoek naar het functioneren van het bestuur passen we ook toe als het gaat om het functioneren en de effectiviteit van de rekenkamerfunctie zelf.

Rekenkamerfunctie Nissewaard

4 Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma 2023

Samenstelling van de rekenkamerfunctie De rekenkamerfunctie bestaat momenteel uit de volgende personen: •

De rekenkamerfunctionaris, Herman Sietsma, die het gezicht vormt van de rekenkamer en het direct aanspreekpunt is voor de gemeenteraden;

•

De vaste projectleider, Sabine van Zuydam, die alle afzonderlijke onderzoeken procesmatig en inhoudelijk begeleidt;

•

De ambtelijk secretaris, Nick Woudstra, die de rekenkamerfunctie ondersteunt in haar werkzaamheden en de vaste onderzoeker is voor de afzonderlijke onderzoeken.

De rekenkamerfunctie is in 2022 drie onderzoeken gestart, respectievelijk een onderzoek naar de implementatie van de WOO, een onderzoek SROI en een onderzoek naar vroegsignalering en integraliteit. Daarnaast in het onderzoek naar energietransitie begin 2022 afgerond. Hierna staat een beschrijving van deze onderzoeken en een overzicht van de onderzoeksactiviteiten die in het kader van deze onderzoeken zijn uitgevoerd. Op het moment van schrijven zijn twee onderzoeken afgerond, en zit 1 onderzoek in de afrondende fase. Dit was voorzien. Het onderzoek naar integraliteit en vroegsignalering is een groot onderzoek dat veel praktische moeilijkheden bevat, bijvoorbeeld omtrent privacy. De verwachting is dit onderzoek in Q2 aan uw raad te presenteren. De rekenkamer heeft in haar rapport over de energietransitie een algemene opmerking opgenomen over het functioneren van de gemeente Nissewaard: In dit onderzoek, maar ook in eerdere onderzoeken van de rekenkamerfunctie, komt naar voren dat de beschikbare personele capaciteit een aandachtspunt is om de doelstellingen en ambities te realiseren. Gegeven de huidige arbeidsmarkt is dit niet alleen een opgave in Nissewaard, maar breder in Nederland.

Het formuleren van een aanbeveling in de trant van 'investeer in het vergroten van de ambtelijke capaciteit' of 'draag zorg voor voldoende ambtelijke capaciteit om de voorgenomen inspanningen te realiseren' is daarom te makkelijk. Niettemin willen we als rekenkamerfunctie deze zorg ook in dit onderzoek adresseren, ter onderstreping van de noodzaak om het "aantrekken, binden en boeien van personeel" - zoals het college in de bestuurlijk reactie op ons onderzoek naar externe inhuur (2022) schreef - hoog op de agenda te houden. We herhalen onze oproep om als raad, college en ambtelijke organisatie het gesprek te voeren over de verhouding tussen bestuurlijke ambities, capaciteit in de organisatie en de bijbehorende middelen. Energietransitie Het onderzoek naar de energietransitie had een tweeledig doel: 1) inzicht te bieden in waar de gemeente Nissewaard stond in het realiseren van haar ambities en 2) het schetsen van mogelijkheden voor de gemeenteraad om te kunnen (bij)sturen op dit thema.

Rekenkamerfunctie Nissewaard

5 Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma 2023

Het verduurzamen van de gemeente is een grote uitdaging en de problematiek die hierin speelt, is ingewikkeld. Ontwikkelingen op dit gebied volgen elkaar in hoog tempo op en het is vaak lastig oorzaak en gevolg aan elkaar te koppelen. Dit nog los van maatschappelijke ontwikkelingen, zoals de oorlog in Oekraïne en de stijgende gasprijzen, die de urgentie van de energietransitie nog eens extra versterken. Ook het beleid is nog volop in ontwikkeling. Het onderzoek schetst een tussentijds verkennend beeld van de stand van zaken en wat de rol van de gemeenteraad daarin is en kan zijn. De gemeente Nissewaard heeft veel geïnvesteerd in het op stoom brengen van de energietransitie. De afgelopen tijd zijn er veel voorbereidende en planvormende activiteiten ondernomen, waardoor de gemeente nu klaar staat om beginnen met de uitvoering. Het komt op de komende jaren aan om daar ook de (eerste) resultaten van te zien. De gemeenteraad wordt frequent van informatie voorzien en probeert zo goed mogelijk zijn controlerende rol te vervullen. De complexiteit die de energietransitie met zich meebrengt stelt de raad voor uitdagingen. In het rapport zijn de volgende conclusies getrokken: Conclusies 1.

Doelen en ambities volgen hoofdzakelijk uit landelijke en regionale afspraken; besparen, het duurzaam opwekken van energie en de transitie naar het gebruik van duurzaam opgewekte energie (via wijkgericht werken) zijn belangrijkste hoekstenen in het behalen van de doelstellingen voor de gemeente;

2.

De gemeente actualiseert jaarlijks het Programmaplan & to-do list Duurzaamheid; koppeling tussen de gestelde doelen en het programma ontbreekt;

3.

Het realiseren van de tussendoelstelling om 27% van het jaarlijkse energieverbruik CO2 neutraal op te wekken is niet in zicht en eveneens ontbreekt een route die hierin verbetering brengt; monitoring biedt te weinig sturingsinformatie;

4.

De raad wordt frequent van informatie voorzien, grip op besluitvorming is beperkt;

5.

Tekort aan personeel in ambtelijke organisatie belemmert de uitvoering.

Aanbevelingen 1.

Maak in het Programmaplan & to-do lijst Duurzaamheid een koppeling tussen de geplande inspanningen en de bijdrage aan het doel, al dan niet in kwantitatieve zin. Bezie of het daarnaast mogelijk is in het Programmaplan & to-do list Duurzaamheid inzichtelijk te maken hoe de inspanningen van de gemeente zich verhouden tot plan- en besluitvorming in regionaal verband.

2.

Verbeter het monitoringssysteem, zodat duidelijk wordt wat de inspanningen bijdragen aan het bereiken van de doelen en in hoeverre de inspanningen bij elkaar voldoende zijn om de gestelde doelen te realiseren. Maak als college concreet binnen welke termijn die verbeterde monitoring gerealiseerd dient te zijn en informeer de gemeenteraad daarover.

Rekenkamerfunctie Nissewaard

6 Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma 2023

Van Wob naar Woo Welke praktische voorbereidingen dienden er getroffen te worden om per 1 mei 2022 goed te kunnen starten met de Woo, en in hoeverre is dat gelukt? Waar staat de gemeente in het licht van de inwerkingtredingsdatum van 1 mei 2022 en de implementatiemomenten die zullen volgen? Per 1 mei 2022 dient de gemeente aan diverse verplichtingen te voldoen, waarover hierna meer. De verplichtingen uit de Woo om documenten behorende tot 11 informatiecategorieën binnen 14 dagen actief openbaar te maken via PLOOI, waren ten tijde van het onderzoek nog niet in werking getreden maar zullen stapsgewijs worden ingevoerd. De inwerkingtreding van de Woo vraagt enerzijds wijziging van werkprocessen. Anderzijds geldt ook dat een aantal artikelen uit de Woo een deel van de staande praktijk zal faciliteren en daarmee geen nieuwe rechten in het leven roept ten opzichte van de Wob.

Ons onderzoek keek naar de actuele status van de implementatie van de Woo en verder vooral vooruit: wat zijn de benodigde aanpassingen die de Woo voor de gemeente met zich mee brengt? Hoe ver is de implementatie daarvan gevorderd? Heeft de gemeente haar ambitieniveau in beeld en weet ze wat er nog te doen staat, en op welk moment? Als leidraad voor dit onderzoek is het Implementatieplan Actief Openbaar Maken dat de VNG hiervoor ontwikkeld gebruikt omdat dit het leidende document voor gemeenten was ten behoeve van de voorbereidingen die getroffen dienden te worden voor de komst van de Woo. Het rapport gaf de positie weer waar gemeente Nissewaard stond in de voorbereidingen op de Woo per 1 mei 2022. Daarbij erkenden de onderzoekers dat gemeente Nissewaard tot publicatie van het rapport niet stil had gezeten. Hetgeen de gemeente Nissewaard sindsdien en in het bijzonder na de aanstelling van de nieuwe Woo-adviseur, aan (voorbereidende) activiteiten heeft ondernomen, is daarom bij de conclusies en aanbevelingen in ogenschouw meegenomen. Bij publicatie van het onderzoek bleek dat de gemeente Nissewaard nog niet volledig had voldaan aan de stappen ten behoeve van de implementatie van de Woo, die per 1 mei 2022 geregeld hadden moeten zijn. Het feit dat de benodigde maatregelen niet (tijdig) zijn geïmplementeerd, kende (nog) geen materiële consequenties.

Dat neemt niet weg dat het problematisch is dat de gemeente niet aan de wet voldoet, al is het vanwege de voorbeeldfunctie die de gemeente vervult en dat zij wel van inwoners verwacht aan de wet te voldoen. Dit klemt te meer omdat de Woo juist aandacht vraagt voor het zijn van een transparante overheid en het op orde hebben van informatiehuishouding. Naarmate de periode van niet voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de Woo voortduurt, zal de beeldvorming over het niet transparant zijn steeds minder gunstig ontwikkelen. Afgezien van deze beeldvorming gold daarnaast dat de inhoudelijke behandeling van Woo-verzoeken in het geding kan komen, doordat er bijvoorbeeld niet met zekerheid kan worden vastgesteld of in een bepaald Woo-verzoek alle relevante documenten zijn behandeld. In het rapport zijn de volgende conclusies getrokken:

Rekenkamerfunctie Nissewaard

7 Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma 2023

Conclusies 1.

Per 1 mei heeft de gemeente Nissewaard gedeeltelijk de benodigde maatregelen getroffen die per die datum zijn voorgeschreven ten behoeve van de implementatie van de Wet open overheid. Sindsdien is de aandacht voor de Woo gegroeid en zijn meer benodigde maatregelen getroffen.

2.

De informatiehuishouding van gemeente Nissewaard is niet op orde; dit beïnvloedt de behandeling van Wooverzoeken vroeger of later.

Aanbevelingen 1.

Voltooi de benodigde maatregelen die per 1 mei 2022 geregeld hadden moeten zijn.

2.

Neem maatregelen om de informatiehuishouding op orde te brengen; zie toe op een snelle implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

Social Return on Investment Gemeenten kunnen verschillende instrumenten hanteren om re-integratie te stimuleren, zoals loonkostensubsidies, participatieplaatsen, beschutte werplekken, jobcoaching en social return on investment (SROI). SROI richt zich niet direct op mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, maar op de werkgevers. Veelal gaat het om het creëren van (extra) werkplekken voor groepen met afstand tot de arbeidsmarkt. SROI is het opnemen van sociale voorwaarden in subsidies, vergunningen en inkoop- of aanbestedingstrajecten, om contract- en subsidiepartners te stimuleren kansen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Uit onderzoek van het sociaal cultureel planbureau (SCP) blijkt dat het lastig is om werkgevers te mobiliseren om mensen met een arbeidsbeperking in dienst te nemen. Het SCP geeft aan dat er een actieve benadering van werkgevers nodig is om meer werkplekken te realiseren. Ook in Nissewaard wil de gemeente SROI inzetten om re-integratie van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt te stimuleren. In de begroting uit 2021 stelt de gemeente expliciet dat het doel van SROIbeleid is om meer werkgelegenheid in de doelgroep te creëren. De gemeente Nissewaard zet hier verschillende middelen voor in, met name middels arbeidstoeleiding, maar ook middels bijvoorbeeld stages.

Het beleid omtrent SROI is vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid en wordt ingezet bij opdrachten van werken en diensten van boven de € 221.000. De uiteindelijke verwerking in een offerte vindt plaats aan de hand van een oplegger in de vorm van een regionale bestektekst. Dit onderzoek naar SROI is gevoerd in drie deelnemende gemeenten van de rekenkamerfunctie Nissewaard: Goeree-Overflakkee, Hellevoetsluis en Nissewaard. Het feit dat in deze drie buurgemeenten gelijktijdig onderzoek is gedaan naar SROI, biedt de mogelijkheid om bevindingen met elkaar te vergelijken. In het laatste hoofdstuk van de nota van bevindingen worden de belangrijkste bevindingen uit de drie gemeenten met elkaar vergeleken, worden best practices benoemd en worden kansen en mogelijkheden voor verdere ontwikkeling van het SROI-beleid in de drie gemeenten omschreven. Deze

Rekenkamerfunctie Nissewaard

8 Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma 2023

vormen een aanvulling op de gemeente-specifieke aanbevelingen die in deze rapportage worden gedaan. In het rapport zijn de volgende conclusies getrokken: Conclusies 1.

Er is geen apart beleid voor SROI opgesteld, en er zijn geen concrete doelstellingen geformuleerd

2.

Rollen en verantwoordelijkheden zijn verdeeld, maar kunnen nog scherper geformuleerd worden

3.

De gemeente geeft de voorkeur aan maatwerk in de uitvoering van SROI

4.

Er is inzicht in de resultaten van SROI, maar er vindt slechts beperkt monitoring en rapportage plaats

Aanbevelingen 1.

Stel een nieuw beleidskader op met heldere ambities

2.

Investeer in één functionaris die overkoepelend toezicht houdt op het proces, en maak scherper hoe de rollen en verantwoordelijkheden moeten worden verdeeld

3.

Maak de resultaten inzichtelijker door actiever te monitoren en meer te rapporteren

4.

Voer in de regio het gesprek over wat er lokaal mogelijk is

Vroegsignalering en integraliteit Dit onderzoek loopt nog en wordt voor de zomer gepresenteerd aan de raad.

De Rekenkamerfunctie Nissewaard had voor het jaar 2022 de beschikking over een budget van € 62.046. Van het beschikbare budget was € 5.705,- beschikbaar voor de instandhouding van de rekenkamerfunctie (overheadkosten). Het gaat hierbij om activiteiten van de directeur, projectleider en ambtelijke ondersteuning (consultatieworkshop, interne en externe communicatie, opstellen jaarverslag/jaarplan). Dit is een vermindering ten opzichte van vorig jaar. Dat betekent dat er dit jaar meer budget gebruikt is voor onderzoek. Het resterende budget van € 56.341,- is besteed aan onderzoeken gestart in 2022. Van dit budget wordt nog ongeveer € 15.000,- besteed aan de uitvoering van het lopende onderzoek uit 2022.

Rekenkamerfunctie Nissewaard

9 Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma 2023

In dit hoofdstuk bespreken we het onderzoeksprogramma van de rekenkamerfunctie voor het jaar 2023. In paragraaf 2.2 leest u hoe dit onderzoeksprogramma tot stand is gekomen. In paragraaf 2.3 bespreken we de geplande onderzoeksactiviteiten voor het jaar 2023. Vervolgens treft u in paragraaf 2.4 een schematische planning van de werkzaamheden in 2023. Tot slot gaan we in paragraaf 2.5 in op de begroting voor 2023.

Hoewel de rekenkamerfunctie onafhankelijk is en een eigen bevoegdheid heeft in het vaststellen van onderwerpen, vinden wij actieve betrokkenheid van de raad van belang. Hoe meer de raad aan de voorkant bij de onderwerpskeuze betrokken is, hoe beter wij in staat zijn om een product te leveren dat toegevoegde waarde heeft. Wij hebben daarom in het najaar van 2022 een shortlist met mogelijke onderzoeksonderwerpen toegezonden aan de raad, met de uitnodiging aan de fracties om ook zelf onderzoeksonderwerpen aan te dragen. Op de avond zelf (29 november 2022) hebben fracties daar gebruik van gemaakt, en zijn onderwerpen aangevuld samen met de aanwezigen. In deze consultatieworkshop hebben we gesproken over de prioritering van onderzoeksonderwerpen. Ook zijn de afbakening van onderwerpen en mogelijke vraagstellingen verkend. Hieruit kwam naar voren dat de raad de voorkeur gaf aan onderzoeken naar wonen (met een focus op de bevoegdheden van de raad en kwaliteit van woningen), participatie en bewonersinitiatief (met een focus op communicatie, en datagedreven werken. De rekenkamerfunctionaris heeft vervolgens de besproken onderwerpen gewogen op toegevoegde waarde voor de raad, maatschappelijk en financieel belang, risico’s voor de doelmatigheid en doeltreffendheid en spreiding ten opzichte van eerdere rekenkameronderzoeken.

De rekenkamerfunctionaris heeft besloten de drie onderzoeken uit te voeren. De onderzoeken worden uitgevoerd vanaf het tweede kwartaal van 2023.

Rekenkamerfunctie Nissewaard

Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma10 2023

Hieronder treft u de geplande onderzoeksactiviteiten voor 2023. Planning van de werkzaamheden in 2023 1e kwartaal

2e kwartaal

3e kwartaal

4e kwartaal

Onderzoek: Wonen Onderzoek: Participatie en bewonersinitiatief Onderzoek: datagedreven werken Jaarverslag

Hieronder treft u de begroting van de rekenkamerfunctie voor het jaar 2023. Activiteit

Begroot 2023

Instandhouding rekenkamerfunctie 2023

€ 5.850,-

Onderzoeksbudget 2023

€ 58.926,-

Rekenkamerfunctie Nissewaard

Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma11 2023

•

Directeur-bestuurder Rijksmuseum Huis Doorn

•

Directeur-bestuurder Kasteel Amerongen

•

Bestuurslid Zuidelijke Rekenkamer (provincies Noord-Brabant en Limburg)

•

Voorzitter Stichting Zwolle Baroque

•

Lid bestuur Stichting Grondwetsherdenking 2023

•

Eigenaar SATB Sietsma Advies Bestuur en Toezicht

Rekenkamerfunctie Nissewaard

Jaarverslag 2022 en onderzoeksprogramma12 2023