18.Beantwoording Jong Nissewaard; Externe Adviesbureaus

College van burgemeester en wethouders

Aan de fractie van Jong Nissewaard T.a.v. de heer Korbee

Datum

pagina

aantal bijlagen

Betreft

14 november 2023

1 van 5

1

Beantwoording schriftelijke vragen

uw kenmerk

ons kenmerk

eenheid

behandelaar

Uw brief d.d. 27 september 2023

23ID009028

Dienstverlening

C. van Riel

Geachte heer Korbee, Op 27 september 2023 heeft u namens uw fractie schriftelijke vragen gesteld over Externe Adviesbureaus. Met deze brief geven wij antwoord op uw vragen. Vraag 1 Is het college bekend met de uitzending van Nieuwsuur van 16 september, getiteld zo vreten adviesbureaus zich in bij lokale overheden? Antwoord Ja, het college is bekend met de uitzending van Nieuwsuur. Vraag 2 Hoeveel externe adviesbureaus zijn momenteel werkzaam voor de gemeente Nissewaard? Antwoord Om deze vraag te kunnen beantwoorden, moet het begrip extern adviesbureau worden gedefinieerd. De literatuur zegt hierover het volgende: “het leveren van onafhankelijk en deskundig advies. De advisering kan bestaan uit het verschaffen van informatie, het vaststellen en oplossen van organisatieproblemen, assisteren bij de invoering van de voorgestelde oplossingen of het begeleiden van veranderingen” (Twijnstra et al, 2002). Op basis van deze definitie zijn er momenteel 73 externe adviesbureaus werkzaam voor de gemeente Nissewaard. Bovenstaande definitie laat onverlet dat onderscheid tussen advies en uitvoering niet altijd even makkelijk is te maken.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

ons kenmerk

pagina

betreft

14 november 2023

23ID009028

2 van 5

Beantwoording schriftelijke vragen

Vraag 3 Kunt u een overzichtslijst geven van de namen van de externe adviesbureaus die momenteel werkzaam zijn voor de gemeente Nissewaard, alsmede een overzicht van de thema’s waarop deze externe adviesbureaus werkzaam zijn? (bijvoorbeeld: x aantal in de fysieke leefomgeving, y aantal in het bestuurlijk domein, etc.) Antwoord Het gaat om 50 adviesbureaus in het ruimtelijk domein, 14 adviesbureaus in het sociaal domein en 9 adviesbureaus binnen bedrijfsvoering. Zie bijlage 1 voor de namen van de adviesbureaus. Vraag 4 Hoeveel externe bureaus die momenteel werkzaam zijn voor de gemeente Nissewaard hebben wij openbaar vergund en hoeveel hebben wij onderhands vergund? Antwoord In Nissewaard kent het inkoopbeleid vier procedures: 1. Europees Openbaar (> € 215.000,-): 2 externe adviesbureaus zijn via een Europese aanbesteding gegund. 2. Nationaal Openbaar (> € 125.000; < € 215.000,-): 2 externe adviesbureaus zijn via een Nationaal Openbare aanbesteding gegund. 3. Meervoudig Onderhands (> € 50.000,-; < € 125.000,-): 2 externe adviesbureaus zijn via een meervoudig onderhandse procedure gegund. 4. Enkelvoudig Onderhands (< € 50.000,-): 61 externe adviesbureaus zijn via een enkelvoudig onderhandse procedure gegund. Van 6 externe adviesbureaus is niet inzichtelijk op welke manier deze gegund zijn. Zie vraag 5 en 6 voor een nadere toelichting op de procedures.

Vraag 5 Wat zijn de criteria waarop een extern adviesbureau getoetst wordt bij openbare vergunning? Antwoord De procedure voor een Europese- of Nationale openbare aanbesteding wordt begeleid door een professional van team inkoop via een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Een onderdeel van dit document zijn de geschiktheidseisen, ook wel de knock-out criteria. Deze eisen zijn: financiële en economische draagkracht, beroepsbevoegdheid en technische- en beroepsbekwaamheid. Vervolgens worden gunningscriteria opgesteld voor de kwaliteit en/of prijsverhouding. Deze criteria zijn verschillend per aanbesteding.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

ons kenmerk

pagina

betreft

14 november 2023

23ID009028

3 van 5

Beantwoording schriftelijke vragen

Vraag 5.a. a. Wordt er altijd een onafhankelijkheidstoets uitgevoerd? Antwoord Bij een openbare aanbesteding wordt altijd een controle op de geschiktheidseisen en indiening van het UEA gedaan. Ook namen van eventuele onderaannemers (in de uitzending van Nieuwsuur wordt ook wel gesproken over ‘zusterondernemingen’) moeten worden vermeld. Vraag 6 Hoe worden bureaus gekozen bij onderhandse vergunning? Antwoord De bureaus worden gekozen via een procedure, welke centraal (door inkoop) of decentraal (door de eenheid zelf) begeleid kan worden. Op basis van de waarde van de opdracht zijn er twee verschillende procedures: 1. Enkelvoudig Onderhands: opdrachtwaarde < € 70.000,- *: Het is voldoende om één offerte op te vragen. 2. Meervoudig Onderhands: opdrachtwaarde tussen € 70.000,- en < € 125.000,- : Er worden minimaal 3 en maximaal 5 offertes opgevraagd. De gunning van de opdracht vindt plaats op basis van de beste prijs en/of kwaliteit. *Het drempelbedrag is per 1 november 2023 verhoogd van € 50.000,- naar € 70.000,-. Bij het antwoord op vraag 4 is nog rekening gehouden met het oude drempelbedrag dat ten tijde van de gunningen gold. Vraag 6.a a.

Wat zijn de criteria waarop getoetst wordt bij onderhandse vergunning? Antwoord Wanneer een enkelvoudige of meervoudige onderhandse inkoopprocedure centraal verloopt via team inkoop wordt er altijd gecontroleerd op het indienen van een UEA, de geschiktheidseisen en invulling van de gunningscriteria (prijs en/of kwaliteit). Het is echter ook mogelijk dat eenheden zelf een inkoopprocedure begeleiden. De toets kan per eenheid verschillen. Er wordt in ieder geval gekeken naar de beste prijs/kwaliteitverhouding, bijvoorbeeld door bureaus een plan van aanpak te laten indienen. Ook wordt altijd een offerte met daarin de prijs opgevraagd. Vraag 6.b b. Wordt er altijd een onafhankelijkheidstoets uitgevoerd? Antwoord Zie vraag 6a.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

ons kenmerk

pagina

betreft

14 november 2023

23ID009028

4 van 5

Beantwoording schriftelijke vragen

Vraag 7 Kunt u een concreet voorbeeld schetsen van een situatie waarbij er niet openbaar – dus onderhands – is vergund en hoe dit traject exact verlopen is? (graag zo gedetailleerd mogelijk). Antwoord Een voorbeeld is de inkoop van een isolatieprogramma (begeleid door eenheid zelf), waarbij 555 woningen met label DEFG verduurzaamd worden door het aanbrengen van grote isolatiemaatregelen. De eenheid heeft zelf eisen opgesteld met betrekking tot de uitvoering van de opdracht en drie verschillende offertes opgevraagd (meervoudig onderhandse procedure). Zij hebben daarvoor verschillende gunningscriteria opgesteld. De drie ingediende plannen zijn vervolgens met elkaar vergeleken. De offerte met de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft de aanbesteding gewonnen. Daarbij valt te vermelden dat de winnende inschrijving nadrukkelijk in zijn plan heeft aangegeven dat advies door een onafhankelijke partij wordt gegeven en niet door een verkoper van de uitvoerende partij. Vraag 8 Deelt het college de stelling van Jong Nissewaard dat het doorgaans wenselijk is om zo min mogelijk externe bureaus aan te trekken en op eigen kracht de benodigde taken uit te voeren? a. Zo nee, waarom niet? Antwoord Het college deelt deze mening gedeeltelijk. Wat we zelf kunnen doen, doen we ook zelf. De werkelijkheid is echter weerbarstiger.

Schaarste op de arbeidsmarkt en daarmee tekort aan capaciteit en expertise leiden ertoe dat inzet van externe bureaus in sommige gevallen onontkoombaar en juist ook nodig is. Ook kan de uitbreiding van het takenpakket van gemeenten, opgelegd door het Rijk, al dan niet tijdelijk leiden tot inhuur van adviesbureaus. Vraag 9 In navolging op vraag 7: hoe spant het college zich in om een ‘braindrain’ te voorkomen (het wegebben van kennis binnen de eigen organisatie) en zoveel mogelijk kennis in eigen huis te hebben, zodat externe inhuur niet nodig is? Antwoord Door in te zetten op aantrekkelijk werkgeverschap zorgt Nissewaard ervoor dat er bevlogen en gekwalificeerde medewerkers worden binnengehaald en behouden. Daardoor voeren we een groot deel van de taken zelf uit. Wanneer inzet van een extern bureau toch nodig is, wordt deze zoveel mogelijk ingezet ter ondersteuning in plaats van ter vervanging. Zo maken we gebruik van externe adviesbureaus door er zelf ook van te leren en de kennis te borgen.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

ons kenmerk

pagina

betreft

14 november 2023

23ID009028

5 van 5

Beantwoording schriftelijke vragen

Vraag 10 Tot slot, kunt u een beeld schetsen van de risico’s die u voorziet bij teveel externe inhuur en hoe u deze tegengaat? Antwoord Een risico bij te veel externe inhuur is bijvoorbeeld het overnemen van overheidstaken door externe adviesbureaus, welke minder binding met de organisatie en stad hebben. Naast goede maatschappelijke intenties hebben zij ook een drijfveer om winst te maken voor het bureau. Dat is een andere focus dan die van ambtenaren. Maar, externe inhuur heeft ook voordelen. Het zorgt ervoor dat we (tijdelijk) specialistische kennis in huis kunnen halen en kunnen inspringen bij ziek- en piekmomenten en tijdelijke projecten. De risico’s worden tegengegaan door in te zetten op aantrekkelijk werkgeverschap en daarmee zoveel mogelijk gekwalificeerde medewerkers vast in te dienst te werven en te behouden. Ook hebben we aandacht voor opleiding en ontwikkeling, zodat medewerkers over de juiste kennis en vaardigheden beschikken. Om u op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen de organisatie en op het gebied van externe inhuur is tijdens de begrotingsraad toegezegd om de jaarlijkse themabijeenkomst hierover te organiseren in Q1 2024.

Wij vertrouwen erop uw vragen hiermee voldoende te hebben beantwoord.

Hoogachtend, Namens de burgemeester en wethouders van Nissewaard, de wnd gemeentesecretaris, de burgemeester,

S. Elseman

F. van Oosten

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl