17.Streekarchief Voorne - Putten; Bijlage QuickScan (op termijn) over te brengen archiefbestanden gemeente Nissewaard

QuickScan (op termijn) over te brengen archiefbestanden gemeente Nissewaard A.L.J. van den Berg, Archiefinspecteur 30-12-2021 Aanleiding Op verzoek van de gemeente Nissewaard heeft de archiefinspecteur van het Streekarchief VoornePutten een korte inspectie gehouden naar de materiele staat van diverse archiefbestanden die aanwezig zijn in de archiefruimte van de gemeente Nissewaard. De gemeente neemt de bevindingen in deze rapportage mee in een nieuw plan van aanpak met betrekking op de verbetering van de informatiehuishouding. Onderzoek Op 23 november 2021 heeft de steller van deze rapportage een bezoek gebracht aan de archiefruimte in het gemeentehuis van Nissewaard. Het bezoek werd vanuit de gemeente begeleid door de Kwartiermaker DIV en een informatiebeheerder. In de archiefruimte zijn de daar aanwezige bestanden die (op termijn) voor overbrenging in aanmerking komen op basis van steekproeven bekeken. Er is tijdens deze inspectie alleen gecontroleerd op de materiele staat van de bestanden op basis van artikel 3 van de Archiefwet 1995 en de artikelen 9, 10 en 12 van de Archiefregeling. De staat en kwaliteit van de inventaris als toegang op deze bestanden en eventuele openbaarheids- of overbrengingsbeperkingen vallen buiten de scope van deze inspectie.

Bekeken zijn de volgende archiefbestanden: Secretariearchief gemeente Spijkenisse 1990-1999 Secretariearchief gemeente Spijkenisse 2000-2009 Secretariearchief gemeente Spijkenisse 2010-2019 Secretariearchief gemeente Bernisse 1990-1999

Secretariearchief gemeente Bernisse 2000-2014 Bouwvergunningenserie gemeente Spijkenisse 1900-2014 Bouwvergunningen serie gemeente Bernisse 1980-2014 Uitkomsten Hieronder volgen de belangrijkste opmerkingen per bestand naar aanleiding van deze inspectie: Secretariearchief gemeente Spijkenisse 1990-1999, 79 m1 Bij dit bestand zijn na een uitgebreide steekproef enige aandachtspunten geconstateerd. Deze volgen puntsgewijs hieronder:     

Veel dozen zijn te leeg, hierdoor gaan dossiers ‘hangen’. Diverse dozen staan met de opening naar links in de stelling. Al de overige staan met de opening rechts. Diverse dozen bevatten stukken zonder dossieromslag, deze worden bijeengehouden met een nietje (Bijvoorbeeld dossier 1449). Ook werden veel boekwerken met plastic omslagen en ringbanden aangetroffen (Bijvoorbeeld dossier 1460). Dossier 1484 bevatte een verzegelde envelop zonder duidelijke omschrijving.

Aan dit bestand moet het volgende gebeuren:      

De dozen dienen zo veel mogelijk aangevuld te worden. Hierdoor kunnen dossiers niet meer gaan ‘hangen’ en beschadigd de inhoud niet. Alle dozen dienen met de opening naar rechts in de stelling te staan. Alle stukken zonder omslag dienen van een zuurvrije omslag voorzien te worden. Alle nietjes dienen verwijderd te worden. Alle boekwerken dienen ontdaan te worden van ringbanden en plastic omslagen en in een zuurvrije omslag geplaatst te worden. De verzegelde envelop dient verwijderd te worden en vervangen voor een normale zuurvrije omslag. De inhoud kan eventueel met een beperking op de openbaarheid afgeschermd worden.

Secretariearchief gemeente Spijkenisse 2000-2009, 72 m1 Secretariearchief gemeente Spijkenisse 2010-2019, 28,8 m1 Deze bestanden zijn duidelijk van een betere kwaliteit dan de vorige. Er is het volgende geconstateerd:   

Diverse dozen zijn te leeg, hierdoor gaan dossiers ‘hangen’. Er is bij enkele dossiers plastic aangetroffen. In de serie 2000-2009 is een verzegelde envelop aangetroffen.

Aan deze bestanden moet het volgende gebeuren:   



De dozen dienen zo veel mogelijk aangevuld te worden. Hierdoor kunnen dossiers niet meer gaan ‘hangen’ en beschadigd de inhoud niet. Het plastic dient verwijderd te worden. De verzegelde envelop dient verwijderd te worden en vervangen voor een normale zuurvrije omslag. De inhoud kan eventueel met een beperking op de openbaarheid afgeschermd worden. Voor de serie 2010-2019 is het van belang deze te splitsen in een serie 2010-2014 (Gemeente Spijkenisse) en een serie 2015-2019 (Gemeente Nissewaard).

Secretariearchief gemeente Bernisse 1990-1999, 37 m1 De steekproef heeft uitgewezen dat dit bestand op dit moment voor wat betreft de materiele staat volledig voldoet aan artikelen 9, 10 en 12 van de Archiefregeling. Secretariearchief gemeente Bernisse 2000-2014. Dit bestand staat niet in de archiefruimte, maar is in een separate ruimte opgeslagen. Dit archiefbestand is nog volledig in bewerking en daarom verder niet meegenomen in deze QuickScan. Wel wordt geadviseerd om deze serie zodra er ruimte is in de archiefruimte onder te brengen. Bouwvergunningenserie gemeente Spijkenisse 1900-2014 en Bouwvergunningen serie gemeente Bernisse 1980-2014. Totaal 275 m1 Deze series moeten nog geheel geïnventariseerd en materieel verzorgt worden. Een snelle steekproef laat zien dat de dossiers naast nietjes en plastic ook nog veel dubbele, vervallen of ingetrokken tekeningen en andere niet (meer) relevantie correspondentie bevatten. Ook dient van deze series nog een goede inventaris opgesteld te worden. Het is raadzaam voor deze werkzaamheden een specialist in te schakelen. Eindconclusie Geconcludeerd kan worden dat de secretariearchieven van de gemeente Spijkenisse over de perioden 2000-2009 en 2010-2019 in redelijke materiele staat zijn. Het secretariearchief van de gemeente Bernisse over de periode 1990-1999 is zelfs in zeer goede materiele staat.

Aan het gereedmaken voor overbrenging van het secretariearchief van de gemeente Spijkenisse over de periode 1990-1999 zit nog wel wat werk. De nog in de archiefruimte aanwezig zijnde bouwvergunningenseries dienen nog geheel te worden bewerkt en geïnventariseerd. Het is raadzaam hier echter al snel mee te starten. Een groot deel van deze series is al zo oud, dat deze direct voor overbrenging naar het streekarchief in aanmerkingen zouden komen. Het streekarchief kan deze archiefbestanden op dit moment niet opnemen vanwege ruimtegebrek. Het is aan te raden deze bestanden wel al zo snel als mogelijk gereed voor overbrenging te hebben, dat zodra het ruimtegebrek bij het streekarchief is opgelost deze bestanden

direct kunnen worden overgebracht. Ditzelfde geldt voor het secretariearchief van de gemeente Spijkenisse over de periode 1990-1999.