11.Verslag gemeentearchivaris archief- en informatiebeheer Nissewaard 2022 - definitief

Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Nissewaard over het jaar 2022

Uitgevoerd door de archiefinspectie Voorne-Putten A.L.J. van den Berg BSc., archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Nissewaard, drs. A.A. van der Houwen

2023

1

Inhoud 1.

Inleiding en verantwoording............................................................................................. 3

1.1

Archiefwet 1995 ................................................................................................................ 3

1.2

Zorg en beheer .................................................................................................................. 3

1.3

Toezicht en verantwoording ......................................................................................... 3

1.4

Archief KPI's........................................................................................................................ 3

1.5

Uitvoering toezicht ........................................................................................................... 4

2. Verslag............................................................................................................................................. 5 KPI-1 Lokale regelgeving ........................................................................................................... 5 KPI-2 Mensen en middelen ....................................................................................................... 6 KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................ 6 KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht ............................................................................. 9 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden ....................................................................................................................... 10 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden .............................................................................................................. 12 KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden ..................................................................... 13 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ...................... 13 3.

Bevindingen .......................................................................................................................... 14

3.1 Conclusie ................................................................................................................................ 14 3.2 Verbeterpunten.................................................................................................................... 14 3.3 Aanbevelingen...................................................................................................................... 14 Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden ............................................................................................. 15

2

1.

Inleiding en verantwoording

1.1

Archiefwet 1995

Een betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van een overheidsorganisatie. Archieven worden gevormd ter ondersteuning van haar werk, als bewijs ter verantwoording van haar handelen tegenover de burger en op termijn als cultuurhistorisch geheugen van de samenleving. De Archiefwet 1995 en haar nadere regelgeving regelt de archiefzorg en het archiefbeheer bij de overheid. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

1.2

Zorg en beheer

Het college van burgemeester en wethouders van Nissewaard is als zorgdrager verantwoordelijk voor de gemeentelijke informatiehuishouding. De verantwoordelijkheid betreft het beheer van zowel analoge als digitale informatie vanaf het moment van ontvangst of opstellen tot aan het moment dat de informatie is vernietigd of voor blijvende bewaring naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats is overgebracht. De landelijke en lokale wet- en regelgeving vormen het kader van dit beheer. Nissewaard is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, gevestigd te Brielle. Aan de archivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. In de GR is ook de aanwijzing van de archiefbewaarplaats vastgelegd1. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vormen samen de basis hoe aan de uitvoering van de Archiefwet vorm wordt gegeven. Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen, vastgelegd in papieren en digitale documenten en registraties geborgd.

1.3

Toezicht en verantwoording

Het toezicht op het archief- en informatiebeheer is, op grond van artikel 32, 2e lid, Archiefwet 1995 en artikelen 5, lid 1b en 12, lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, belegd bij de gemeentearchivaris. In artikel 5 van de Archiefverordening is bepaald dat burgemeester en wethouders tenminste een maal per jaar verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de uitoefening van de zorg voor de archieven van de gemeente Nissewaard2.

1.4

Archief KPI's

Namens de gemeentearchivaris oefent de archiefinspecteur toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten, en geeft advies op het terrein van de zorg. Via een achttal Kritische Prestatie Indicatoren Archief (KPI's)3 neemt de inspecteur tijdens inspectieonderzoeken ook aspecten mee van de zorg voor archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De KPI’s zijn een instrument om te toetsen of de gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten. De invulling van dit raamwerk geeft de gemeente inzicht in de kwaliteit van haar informatiehuishouding. De rapportage aan de hand van de Archief KPI's dient drie doeleinden: horizontale verantwoording tussen college en raad, algemene informatievoorziening richting de burger en verticale informatievoorziening ten behoeve van de Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland.

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-309852.html Archiefverordening Nissewaard 2015 en Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. 3 Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG, geactualiseerd april 2020. 1 2

3

De Archief KPI's bevatten de volgende acht hoofdelementen: 1. Lokale regelgeving; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7. Overbrenging van archiefbescheiden; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden.

1.5

Uitvoering toezicht

Jaarlijks wordt een verslag uitgebracht met gebruikmaking van de Archief KPI's om inzicht te geven in (de ontwikkeling)van de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente en de mate waarin zij aan de archiefwettelijke eisen blijft voldoen. Vanwege de heersende Covid-19 pandemie en de daaruit voortvloeiende coronamaatregelen is er in hete eerste kwartaal van 2022 vrijwel alleen telefonisch en digitaal contact geweest met medewerkers van de gemeente. In de loop van het jaar zijn er na het aflopen van de meeste coronamaatregelen meerdere fysieke bezoeken gebracht aan het gemeentehuis. Daarnaast blijft digitaal en telefonisch overleggen een belangrijk medium in deze post-corona tijden. Dit verslag is tot stand gekomen aan de hand van gesprekken met diverse medewerkers van de gemeente en de bevindingen en observaties van de archiefinspecteur4.

4

Er is in de loop van het afgelopen jaar in diverse gremia gesproken of contact geweest met verschillende medewerkers waaronder de gemeentesecretaris, de manager Control en Informatie, teamleider Informatievoorziening, de coördinator Informatiebeheer, de kwartiermaker DIV, de projectleider WOO, de projectleider zaaksysteem, de projectleider einde DVO Brielle, de bestuursadviseur, de beleidsadviseur Informatiebeheer, de Informatiebeheerders en enkele functioneel applicatiebeheerders.

4

2. Verslag KPI-1 Lokale regelgeving Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer De archiefvorming van gemeenten valt onder de Archiefwet 1995. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. De huidige archiefverordening van de gemeente Nissewaard is op 2 mei 2015 in werking getreden5. Het college van Gedeputeerde Staten heeft daarvan kennis genomen. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen en is op 26 mei 2015 door het college vastgesteld6. De verordening is up-to-date, het bijbehorende besluit dient nog aangepast te worden aan de reeds doorgevoerde wijzigingen in de organisatie. Strategisch Informatie Overleg (SIO) De gemeente beschikt nog niet over een Strategisch Informatie Overleg (SIO). Juist dit gremium kan ingezet worden om alle betrokken partijen op de hoogte te houden. Zo kan het Streekarchief via dit overleg haar adviesfunctie goed uitvoeren en kunnen alle betrokken partijen elkaar op de hoogte houden wat er speelt op het gebied van informatiebeheer binnen de gemeente Nissewaard. Het instellen van een SIO is cruciaal voor het uitvoeren van het informatiebeheer in de toekomst.

Overzicht gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen en uitbesteden archiefbeheerstaken De gemeente Nissewaard participeert in diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Een overzicht hiervan is te vinden in de begroting op de website van de gemeente7. Er is echter geen inzicht welke regelingen, samenwerkingsverbanden en andere partijen archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren. Ook is niet duidelijk of alle overeenkomsten een archiefparagraaf bevatten. Omdat het College van B&W van Nissewaard vanuit de Archiefwet 1995 wel verantwoordelijk blijft voor de gemeentelijke informatie die dergelijke partijen verwerken is overzicht en sturing hierop dringend gewenst. Uitvoeren archiefbeheerstaken voor derden In een aantal gevallen is de gemeente ook centrumgemeente of voert door middel van een dienstverleningsovereenkomst werkzaamheden op het gebied van documentaire informatievoorziening uit. Zo wordt op basis van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) werk gedaan voor de gemeenschappelijke regeling Syntrophos. Er is echter geen duidelijk overzicht voor welke partijen werk wordt uitgevoerd en ook vanuit de betrokken vakafdelingen is weinig sturing op deze taken. Zo voerde Nissewaard tot en met 31 december 2022 de uitvoering van de Participatiewet uit voor de voormalige gemeente Brielle.

Een deel van de bijbehorende dossiers waren niet in goede, geordende en toegankelijke staat en zodoende ontstonden bij de ontvlechting de nodige discussies en problemen8. Zo konden de betreffende dossiers niet goed en pas via een omweg geïdentificeerd worden als dossiers van inwoners van de gemeente Brielle. Ook bevatten diverse dossiers gegevens uit processen die niet overgedragen moeten worden. Al met al zorgt het ontvlechten voor een goede les voor de gemeente. Sturing blijft belangrijk bij het uitvoeren van taken voor derden en ook de rol van informatiebeheer mag zeker niet onderschat worden. Consensus Uit de gesprekken die het afgelopen jaar door de archiefinspecteur met medewerkers van de gemeente Nissewaard gevoerd zijn blijkt dat er meer bewustwording ontstaat bij directie en management voor het belang van het informatiebeheer van de gemeente. Zo heeft de archiefinspecteur in september 2022 in een gesprek met de gemeentesecretaris en de voor informatievoorziening verantwoordelijke managers een toelichting gegeven over de toestand van

5

http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR440682.html http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR447659.html 7 https://nissewaard.begroting-2023.nl/p17669/inleiding 8 Het betrof hier afgesloten dossiers afkomstig uit de applicatie CORSA. 6

5

de gemeentelijke informatievoorziening op dat moment. Dit heeft er mede toe geleid dat er vanuit de directie opdracht is gegeven voor een informatiebeheerplan op te stellen. Dit is een belangrijke stap in verdere verbetering van de informatievoorziening. Het blijft bij de gemeente Nissewaard echter wel belangrijk dat er door de gehele organisatie consensus ontstaat ten aanzien van de centrale informatievoorziening. Alle clusters en de daar onder vallende teams moeten zich conformeren aan het gemeentelijke informatiebeleid en daar ook naar handelen. De nu genomen beslissingen zijn belangrijke eerste stappen in deze richting.

KPI-2 Mensen en middelen Het informatiebeheer in de organisatie is ondergebracht bij het team Informatievoorziening. Dit team is onderdeel van de eenheid Control & Informatie en bestaat uit ongeveer 27 fte. Bij dit team zijn alle functionarissen die te maken hebben met de gemeentelijke informatievoorziening ondergebracht. De bezetting van het onderdeel informatiebeheer van het team bleef ook in 2022 een punt van aandacht. Het grootste deel van het jaar werkten er drie informatiebeheerders (minder dan 3 fte) bij het team Informatie Voorziening. Er was vacatureruimte beschikbaar voor een vierde informatiebeheerder. Deze functie is het afgelopen jaar twee keer op inhuurbasis ingevuld geweest. Helaas zijn beide medewerkers na korte tijd gestopt, waardoor er geen continuïteit is geweest in de ondersteuning. Door de ingewikkelde arbeidsmarkt is het zeer moeilijk om permanente medewerkers al dan niet op inhuurbasis aan te trekken. Hierdoor werd er door de informatiebeheerders nog steeds een hoge werkdruk ervaren en kon maar een deel van de taken goed uitgevoerd worden. Ook de Coördinator Wet Open Overheid (WOO)/ Kwartiermaker Documentaire Informatie Voorziening (DIV) is in het afgelopen jaar vertrokken naar een functie elders. Deze functie is in de loop van het jaar gesplitst in een externe projectleider WOO en een coördinator Informatiebeheer.

Verder is in het najaar een parttime adviseur gestart. In 2022 is er meer aandacht gekomen voor de onderbezetting van het informatiebeheer en is er begonnen een duidelijke scheiding te maken tussen uitvoering, advies en beleid9. Het is belangrijk deze ontwikkeling door te zetten in de komende jaren zodat er een gezond team ontstaat dat instaat is om alle taken op het gebied van informatievoorziening op een juiste wijze uit te voeren.

KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Archiefruimte De archiefruimte van de gemeente bevindt zich in de kelder van het gemeentehuis aan de Raadhuislaan 106 te Spijkenisse. Deze ruimte is in 2019 geïnspecteerd. Op basis van de gehouden inspectie kon geconstateerd worden dat de archiefruimte niet voldeed aan de eisen van de Archiefregeling. Het inspectierapport bevatte naast de vastgestelde conclusies ook aanbevelingen en verbeterpunten. In 2022 zijn de eerste aanbevelingen en verbeterpunten uit dit inspectierapport opgepakt. Zo zijn de dozen die op en naast de stellingen en de wanden stonden opgeruimd. Ook is de stalen kluis naast de deur verwijderd en is er een stelling enkele centimeters van de muur af gezet. Door deze activiteiten is de luchtcirculatie in de ruimte verbeterd is. Wel staan nog diverse punten open waaronder het plaatsen van de juiste brandblusmiddelen, het op orde brengen van de klimaatomstandigheden en het installeren van permanente meetapparatuur die de klimaatomstandigheden in de ruimte kan meten. Het is belangrijk dat ook de openstaande punten in overleg met de archiefinspecteur in het komende jaar worden gerealiseerd. Applicaties De gemeentelijk organisatie beschikt over diverse informatiesystemen met daarin vaak ook blijvend te bewaren digitale informatie.

Vastgesteld is dat nog niet goed inzichtelijk is hoeveel van dergelijke systemen er bij de gemeente aanwezig zijn en welke informatie deze bevatten. Wel zijn medewerkers van het team Informatievoorziening in 2022 bij elkaar gaan zitten om een dergelijk overzicht op te stellen. Het begin is er, een volledig overzicht echter nog niet.

9

Zie hierover meer in de jaarverslagen over 2020 en 2021.

6

Het is belangrijk om een overzicht te hebben over welke systemen de gemeente beschikt en welke informatie hier in aanwezig is. Hierdoor kan informatie minder snel verdwijnen of niet meer toegankelijk zijn en kunnen beter maatregelen worden genomen als dit wel het geval is zoals bijvoorbeeld overdracht naar een e-depot. Er zijn bij de archiefinspecteur op dit moment vijf informatiesystemen in beeld. De zaaksystemen Djuma en e-Suite, het DMS Corsa, het softwarepakket voor schuldhulp, preventie en administratie Allegro en het HRM-systeem. Alle vier de systemen zijn nog in gebruik. Het belangrijkste informatiesysteem met ook blijvend te bewaren informatie is het DMS Corsa welke in gebruik is als digitaal archief. Het op juiste wijze digitaal archiveren in CORSA is ook in 2021 actief gestimuleerd en gepropageerd. Gebruikers zijn ondersteund bij correct gebruik van CORSA en worden gestimuleerd in zelfredzaamheid. Vanwege het kleine aantal informatiebeheerders is deze taak moeilijk uit te voeren. Het zaaksysteem e-Suite is eind 2022 uitgefaseerd en de inhoud ervan gemigreerd naar zaaksysteem Djuma10. Het softwarepakket Allegro bevatte zeer veel verouderde informatie die vernietigd moest worden. Het pakket bevatte alleen de registraties van de schuldhulpverlening. De dossiers met de documenten zitten in Corsa.

De vernietiging van de dossiers is op orde, de vernietiging in het registratiesysteem niet. Er ontstond hierdoor scheefgroei. Om een en ander weer synchroon te laten lopen is bij wijze van proef gekeken of het mogelijk was ook het registratiesysteem op te schonen en van de data in dit systeem vernietigingslijsten uit te draaien. Na enig overleg bleek het mogelijk om deze lijsten ook te beoordelen en hiervoor een machtiging tot vernietiging af te geven. Hierdoor kon het systeem opgeschoond worden en voldoet de administratie weer aan alle wet- en regelgeving11. Bovendien is deze proef de opmaat voor het opschonen van nog meer gemeentelijke backoffice systemen de komende jaren. Verder is in het voorjaar van 2022 verder gesproken over het loskoppelen van CORSA en het EHRM systeem van de gemeente. Over het loskoppelen zelf is nog geen beslissing genomen. Wel zijn er door de archiefinspecteur in de gesprekken kaders en richtlijnen meegegeven over het gebruik van het E-HRM systeem als een op zichzelf staand informatiesysteem. Een en ander zal waarschijnlijk in 2023 een vervolg krijgen. Zaakgericht werken Zoals boven vermeld wordt er sinds het late najaar van 2022 niet meer gewerkt in de e-Suite maar heet het zaaksysteem Djuma van Visma/Circle deze taak overgenomen.

Het is goed dat de gemeente gaat werken met een zaaksysteem wat gebruiksvriendelijker verder doorontwikkeld is dan het vorige. De komende jaren zal dit zaaksysteem verder uitgerold gaan worden en zullen in principe alle gemeentelijke onderdelen met dit zaaksysteem werken. De verder uitrol van dit systeem staat of valt met een goede interne begeleiding vanuit het team informatiebeheer. Het blijft dus belangrijk de informatiebeheerders goed uit te rusten voor deze taak. Verder moet ook voor dit nieuwe systeem nog een vervangingsbesluit met bijhorend handboek opgesteld worden. Ook andere randvoorwaarden als een metagegevensschema voor het zaaksysteem en een kwaliteitssysteem zijn onontbeerlijk bij zaakgericht werken. Als laatste zal voor de nog aanwezige en niet vervangen papieren neerslag van de e-Suite een oplossing bedacht moeten worden. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) De archiefbewaarplaats van het Streekarchief aan de Hendrik van Wijnstraat 1 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De capaciteit van bijna vier strekkende kilometer is vrijwel volledig benut. De archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen die de Archiefregeling stelt. Helaas zijn de grenzen van de capaciteit van de bewaarplaats bereikt.

10

Zie voor de migratie KPI-7.

11

Zie voor informatie over de feitelijke vernietiging KPI-7.

7

E-depot In de eerste helft van 2022 is door het Streekarchief de aanbesteding voor een e-depotvoorziening uitgevoerd. Deze aanbesteding is vanuit het Streekarchief geleid door een externe projectleider die de projectgroep voorzat. Ook medewerkers van de gemeente Nissewaard hebben deelgenomen aan deze projectgroep. De projectgroep heeft deelgenomen aan de voorbereiding van de aanbesteding en was betrokken bij de uiteindelijke keuze van de meest geschikte kandidaat voor het leveren van de voorziening. Uiteindelijk is gekozen voor het e-depot van de firma Divault. Een voordeel van deze voorziening is dat naast het overbrengen van afgesloten digitale archieven er ook gekozen kan worden voor het uitplaatsen van digitale archieven, waarbij het praktische beheer bij de deelnemende gemeenten belegd is. Parallel hierop is gestart met het werven van een beheerder voor het e-depot. Deze medewerker is in het voorjaar van 2022 gestart. Hiermee voldoet het Streekarchief en daarmee ook de aangesloten gemeenten over een duurzame voorziening voor het beheer van digitale archiefbescheiden. De gemeente Nissewaard heeft in tegenstelling tot de buurgemeenten nog geen digitale archieven gereed voor overbrenging of uitplaatsing. Wel is er kort contact geweest over het opstellen van beleid ter voorbereiding op toekomstige uitplaatsing of overbrenging van digitale archieven.

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente beschikt nog niet over een vastgesteld calamiteitenplan - specifiek gericht op de archiefruimte. Er is sinds 2021 een calamiteitenplan in voorbereiding, deze is echter nog niet vastgesteld. In 2022 hebben zich geen incidenten voorgedaan. Voor het beheer van de digitale archiefbescheiden die op de gemeentelijke server staan, wordt gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. De serverruimten in Spijkenisse en Rockanje vormen de facto de digitale archiefruimte van de gemeente Nissewaard. De ruimten zijn voorzien van klimaatbeheersing, alarm en rookmelders, blusinstallatie, toegangscontrole en noodstroomvoorziening. Ook Syntrophos beschikt over een back-up procedure. De tweede serverruimte in Rockanje (hierboven al vermeld) fungeert eveneens als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centric een uitwijkcontract.

8

KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Interne Kwaliteitszorg Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 draagt het college van burgemeester en wethouders er zorg voor dat het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Zoals in de verslagen van voorgaande jaren is opgemerkt beschikt de gemeente Nissewaard nog niet over een dergelijk kwaliteitssysteem12. Hoewel de gemeente uiteraard beschikt over diverse handleidingen en afspraken met betrekking tot het controleren van de kwaliteit van scans en dergelijke is er geen overkoepelend instrumentpaneel beschikbaar dat alle beschikbare handleidingen en richtlijnen samenbrengt en verbindt. Zeker met het toekomstige zaakgericht werken in het vizier is het van belang dat de kwaliteit voldoende geborgd wordt. De gemeente dient in combinatie met de invoering van het zaakgericht werken een kwaliteitssysteem op te zetten en daarnaast de informatiebeheerders zo in positie te brengen dat zij op basis van dit systeem voldoende kwaliteitscontroles en gebruiksondersteuning kunnen bieden. Toezicht Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard is geregeld in artikel 5, lid 1b van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten13 en in artikelen 4 en 5 van de Archiefverordening 2015 van de gemeente14.

De gemeente beschikt over een gediplomeerde archivaris in de persoon van de Streekarchivaris. Het toezicht is door de Streekarchivaris neergelegd bij een fulltime archiefinspecteur. De archivaris brengt daarnaast desgevraagd rechtstreeks advies uit. In 2022 is door de archivaris geen officieel advies uitbracht ten behoeve van de gemeente Nissewaard. Ook zijn er in 2022 geen aparte inspecties uitgevoerd. Wel is er het gehele jaar door contact geweest en zijn er gesprekken gevoerd over de staat van de gemeentelijke informatiehuishouding en de daar uit voortvloeiende projecten en activiteiten.

12

Zie hiervoor onder andere het KPI-verslagen over de jaren 2018, 2019 en 2020.

13

https://www.Streekarchiefvp.nl/media/Organisatie/Gemeenschappelijke%20Regeling%20Streekarchief%20Vo orne-Putten.pdf 14 https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR440682.html

9

KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. Ordening, duurzaamheid, authenticiteit, context en toegankelijkheid Nissewaard voldeed voor het analoge deel van het secretariearchief in 2022 aan artikel 18 van de Archiefregeling dat stelt dat een gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Ten aanzien van digitale documenten, opgenomen in het document management systeem (CORSA van BCT), ligt een en ander genuanceerder. Al eerder is geconstateerd dat de context en samenhang waarin documenten gearchiveerd worden, verbetering behoeft. Aan de inrichting van CORSA ligt geen vastgesteld metadata-schema ten grondslag. Er is sprake van tekortschietende registraties en hier en daar onvolledige dossiers. Deze tekortkomingen komen voor een groot deel doordat medewerkers uit de hele organisatie ook zelf registreren en archiveren.

Bij deze medewerkers ontbreekt vaak de kennis om de juiste metadata toe te kennen. Bij de informatiebeheerders is er zoals eerder vermeld te weinig tijd om dit in goede banen te leiden. Door deze tekortkomingen kunnen de digitale archieven niet voldoen aan hun historische- en verantwoordingsfunctie. Om dit op te lossen zijn de informatiebeheerders al enkele jaren bezig met een herstelactie. Deze is erop gericht digitale dossiers, in het bijzonder de belangrijke dossiers die de neerslag van gevoerd beleid herbergen, waar nodig te reconstrueren en te voorzien van correcte metadata. Hierdoor kunnen desbetreffende dossiers in een later stadium toch in goede, geordende en toegankelijke staat worden overgebracht naar het Streekarchief, zoals de wet dat vereist. Ook in 2022 is deze actie voortgezet. Deze actie is van groot belang, niet alleen omdat het zorgt voor een goede, geordende en toegankelijke staat van de dossiers en documenten in Corsa. Het ondersteunt tevens een toekomstige overbrenging naar het e-depot en voorkomt dat bij een toekomstig uitfaseren van CORSA er veel onnodige achterstanden ontstaan. Bijna alle analoge archiefbescheiden van de voormalige gemeente Spijkenisse zijn gemaakt op dragers, of worden bewaard in materialen, die voldoen aan de gestelde wettelijke eisen.

Een uitzondering hierop zijn de dossiers met bouwvergunningen van zowel de voormalige gemeente Bernisse als Spijkenisse. Deze series dienen grotendeels nog bewerkt en materieel verzorgd te worden voordat van overbrenging sprake kan zijn15. Ook in 2022 kon de opslag op netwerkschijven, in Cloudopslagservices en in persoonlijke en afdelings e-mailboxen niet beperkt worden. Deze media zijn gemakkelijk en flexibel in te zetten en blijven daarmee voor de organisatie aantrekkelijk om te gebruiken. Samen met het niet of onvoldoende registreren van daarvoor in aanmerking komende documenten in CORSA zorgt dit helaas wel voor een tekortschietende archivering en daarmee invulling van de verantwoordingsfunctie. Zoals boven al vermeld beschikt de gemeente niet over een vastgesteld (generiek) metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081. Vanwege de al eerder genoemde krappe bezetting van de Informatiebeheerders ontstaat een groot risico voor de dagelijkse bedrijfsvoering. De informatiebeheerders zijn niet voldoende in staat om in te grijpen als er incomplete dossiervorming ontstaat en om proactief bewustwording te creëren.

15

Zie ook de volgende paragraaf in dit hoofdstuk.

10

Goede en geordende staat analoge secretariearchieven In het najaar van 2021 heeft de archiefinspecteur een korte inspectie gehouden naar de materiele staat van diverse archiefbestanden die aanwezig zijn in de archiefruimte van de gemeente Nissewaard16. De uit deze inspectie voortgekomen gebreken en aandachtspunten zijn in de loop van 2022 aangepakt waardoor de geïnspecteerde bestanden weer voldoen aan de eisen zoals gesteld in de vigerende wet- en regelgeving. Bouwvergunningarchieven In 2022 is begonnen met het materieel verzorgen van een deel bij de gemeente aanwezige bouwvergunningarchieven17. Ondertussen is men nog met de archiefinspecteur in overleg over hoe een en ander inclusief inventaris in goede, geordende en toegankelijke vorm gebracht kan worden.

16

Zie voor de bevindingen van de archiefinspecteur het inspectierapport van 30-12-2021. Het betreft hier 40 strekkende meter archief van de voormalige gemeente Spijkenisse over de periode 19001980. 17

11

KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Algemeen vervangingsbesluit De gemeente Nissewaard beschikt over een vervangingsbesluit met bijbehorend handboek dat in 2016 is vastgesteld18. Dit besluit en handboek zijn echter al zeven jaar oud. Het is belangrijk dat de in het handboek gemelde werkwijze met een externe audit tegen het licht gehouden wordt, zodat de gemeentelijke organisatie weer op correcte wijze haar analoge archiefbescheiden kan vervangen voor digitale exemplaren. Daarnaast is dit handboek alleen geschreven voor het DMS Corsa. Het is dus van belang dat er nu er naast het zaaksysteem Djuma ook nog gewerkt wordt in het DMS Corsa een generiek handboek vervanging voor de gehele organisatie opgesteld wordt. Vernietiging Op 19 april 2022 is er door de archiefinspecteur namens de archivaris machtiging tot vernietiging verleend voor de vernietigingslijst met daarop in 2022 voor vernietiging in aanmerking komende dossiers en documenten. Tevens is op die datum machtiging verleend voor het vernietigen van de Microfiches van de back-up van het automatiseringssysteem Kramers Civility voor de financiële administratie bij de gemeente Spijkenisse, 1990-2002.

Verder is in het najaar van 2022 machtiging verleent op acht vernietigingslijsten over de periode 2015-2022 met data afkomstig uit ‘Allegro’, een softwarepakket voor schuldhulp, preventie en administratie. De op bovenstaande lijsten vermelde dossiers en documenten zijn in 2022 vernietigd. Een pluspunt is dat de vernietigingsrondes in 2022 voor het eerst in de vorm van een driehoek werden uitgevoerd. Dat wil zeggen dat naast de informatiebeheerder en de archiefinspecteur ook de medewerkers van de betrokken vakafdelingen de vernietigingslijsten te zien kregen en konden aangeven of de informatie op de lijsten ook daadwerkelijk vernietigd kon worden. Hierdoor kon de gemeente op een verantwoorde wijze haar informatie vernietigen. Vervreemding Er heeft in 2022 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Converteren en migreren In het najaar van 2022 heeft de gemeentelijke organisatie afscheid genomen van het zaaksysteem e-Suite. Hiervoor is alle informatie die in dit zaaksysteem aanwezig was gemigreerd naar het nieuwe zaaksysteem Djuma. De aanloop naar deze migratie was organisatorisch niet gemakkelijk. Het bleek dat er door de leverancier niet was nagedacht over hoe informatie die in de e-Suite gestopt werd er ook weer uitgehaald zou moeten worden. Zo bleek er geen exit strategie aanwezig zodat in eerste instantie een migratie niet zondermeer mogelijk was.

Dat dit mogelijk was kwam doordat de e-Suite niet op de reguliere wijze was aangeschaft, maar dat de gemeente enige jaren geleden lid was geworden van de coöperatie DIMPACT. Door aan te sluiten bij deze coöperatie verkreeg de gemeente de mogelijkheid om het zaaksysteem e-Suite te gebruiken. Hierdoor lag er onder andere geen programma van eisen ten grondslag aan de inzet van het zaaksysteem. Uiteindelijk heeft het zeer veel moeite gekost om alle informatie uit de e-Suite te krijgen en te migreren naar Djuma. Uiteindelijk is de migratie wel gelukt, zij het tegen een grote inspanning. Een verklaring van migratie is nog niet ontvangen. Hotspotmonitor De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren.

18

http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR391725.html

12

KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, in dit geval de archiefbewaarplaats van het Streekarchief. In 2020 heeft er geen overbrenging van archiefbescheiden vanuit de gemeente Nissewaard naar de archiefbewaarplaats plaats gevonden. Zoals in paragraaf KPI-3 al is aangegeven is de analoge archiefbewaarplaats van de gemeente zo goed als vol19.

KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Het streekarchief Voorne-Putten beheert de overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard en haar rechtsvoorgangers. Bijna alle overgebrachte bescheiden zijn openbaar. Alleen in een aantal gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Het Streekarchief beschikt over een studiezaal waar de archiefbescheiden kosteloos zijn te raadplegen. Uiteraard is het mogelijk om tegen kostprijs kopieën of scans te laten maken. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte archiefbescheiden nog steeds beschikbaar en kunnen worden geleend door de ambtenaar die deze bescheiden nodig heeft voor zijn of haar werk. In de praktijk blijkt vaak een scan van het betreffende document of dossier voldoende. Het Streekarchief beschikt over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via die website te raadplegen. Voor een uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief wordt verwezen naar het jaarverslag van de streekarchivaris.

19

Zie voor meer informatie over het e-depot als bewaarplaats voor digitale archieven KPI-3.

13

3.

Bevindingen

Onderstaand zijn de in het vorige hoofdstuk vermelde verbeterpunten en aanbevelingen uitgesplitst.

3.1 Conclusie Het is hoopvol om te kunnen concluderen dat de gemeente goede stappen richting een centraal informatiebeleid heeft gezet en dat ook directie en management zich duidelijk conformeren aan een centraal informatiebeleid. De Wet Open Overheid en de daarbij horende verbetervoorstellen zorgen voor een verbeterde bewustwording ten opzichte van de informatievoorziening in de gemeentelijke organisatie. Ook de komst van een adviseur geeft meer lucht en zicht op nieuwe ontwikkelingen. De krappe bezetting van de informatiebeheerders blijft echter een bottleneck voor toekomstige ontwikkelingen. De uitdaging blijft daarom om de komende jaren het informatiebeheer weer op een goed niveau te krijgen.

3.2 Verbeterpunten • • • • • • •

Het besluit informatiebeheer besluit dient nog aangepast te worden aan de reeds doorgevoerde wijzigingen in de organisatie (KPI-1). Stel een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in (KPI-1). Inventariseer welke regelingen, samenwerkingsverbanden en uitvoerende partijen ook archiefwaardige informatie van de gemeente verwerken en bewaren (KPI-1). Inventariseer voor welke derde partijen de gemeente de archiveringsfunctie uitvoert (KPI-1). Versterk de bezetting van het informatiebeheer (KPI-2). Zorg voor een overzicht waarin minimaal de informatiesystemen die blijvend te bewaren informatie bevatten vermeld staan (KPI-3). Zorg dat de archiefruimte weer voldoet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling (KPI-3).

•

Stel een calamiteitenplan, specifiek gericht op de archiefruimte op (KPI-3).

•

Zorg voor een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 (KPI-4).

•

Zorg voor een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081 (KPI-5).

•

Laat een externe audit uitvoeren naar de werkwijzen beschreven in het huidige handboek vervanging (KPI-6). Stel een (generiek) handboek vervanging voor de gehele organisatie op (KPI-6). Zorg bij het zaakgericht werken voor de juiste randvoorwaarden zoals een kwaliteitssysteem en een metagegevensschema (KPI-6). Voer een hotspotmonitor uit (KPI-6).

• • •

3.3 Aanbevelingen •

•

14

De zorgdrager dient te beschikken over een metagegevensschema op basis van NENISO 23081 Het is aanbevelingswaardig dit schema niet alleen voor het DMS en het nieuw in te voeren zaaksysteem op te zetten maar alle in applicaties aanwezige archiefwaardige informatie mee te nemen in dit schema. Dit zal de aansluiting op het e-depot vereenvoudigen (KPI-5). Met de invoering van het zaakgericht werken is het aan te bevelen ook het informatiebeleid van de gemeente hier op aan te passen en te zorgen dat de eerdergenoemde randvoorwaarden als een kwaliteitssysteem en metagegevensschema worden opgesteld. Niet alleen het zaakgericht werken, ook de processen die nog ondersteund zullen blijven worden door het DMS kunnen hiermee ondersteund en geborgd worden (KPI-5).

Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden De bevindingen van het inspectieonderzoek naar het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Nissewaard over het jaar 2021, zijn hieronder per hoofdvraag samengevat. 1.

Lokale regelingen

Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefverordening is actueel. Het besluit informatiebeheer besluit dient nog aangepast te worden aan de reeds doorgevoerde wijzigingen in de organisatie Het register van gemeenschappelijke regelingen van de gemeente Nissewaard is te vinden in de begroting op de website van de gemeente. De gemeente heeft geen inzicht in welke regelingen, samenwerkingsverbanden en uitvoeringspartijen archiefwaardige informatie die eigendom is van de gemeente bewaren en bewerken. De gemeente beschikt nog niet over een Strategisch Informatie Overleg (SIO) 2. Mensen en middelen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente Nissewaard stelt middelen beschikbaar. Deze middelen dienen o.m. aan de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer besteed te worden. De informatievoorziening in de organisatie is versnipperd. Het onderdeel wat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer en -beleid is onderbezet.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De archiefruimte in Spijkenisse is voor het laatst getoetst aan de eisen van de Archiefregeling in 2019. Hieruit zijn aandachts- en verbeterpunten voortgekomen. De gemeente Nissewaard beschikt niet over een calamiteitenplan specifiek gericht op de archiefruimte De depots van de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten voldoen aan de wettelijke eisen voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen.

15

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag:

Werkt

de

gemeente

structureel

aan

de

kwaliteitsverbetering

van

haar

informatiehuishouding? De gemeente Nissewaard beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem. Het

toezicht

op

de

niet-overgebrachte

archiefbescheiden

is

vastgelegd

in

de

gemeentelijke regelgeving en wordt uitgevoerd door de archiefinspecteur in dienst van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Gebeurt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Nissewaard beschikt ten dele over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend volgens de ten tijde van de vorming van het archief geldende ordeningsstructuur en kan deze archiefbescheiden niet altijd binnen een redelijke termijn vinden en beschikbaar stellen. De gemeente beschikt niet over een volledig meta-gegevensschema. De gemeente gebruikt niet overal duurzame gegevensdragers en materialen bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente beschikt over een vervangingsbesluit, deze is echter alleen van toepassing op het DMS Corsa. De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren. 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De archieven van de gemeente t/m 1999 zijn nog niet allemaal overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten. 8.

Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Het Streekarchief Voorne-Putten beschikt over een studiezaal. Op de website van het Streekarchief worden de beschikbare inventarissen van de archieven van de gemeente Nissewaard getoond. Het raadplegen van de archieven van Nissewaard gebeurt kosteloos in de studiezaal van het Streekarchief.

Verklaring resultaat a.d.h.v. stoplicht methode Voldoet Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor een aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet

16