10.Memo Vragen Commissie Bestuur d.d 10-09-2024 mbt jaarstukken 2023 Syntrophos 1e turap 2024

Memo

Raad

aan

van

De Gemeenteraad van Nissewaard

C. Hottentot

datum

pagina

16 september 2024

1 van 4

Vragen Commissie Bestuur dd 10/09/2024 met betrekking Jaarstukken 2023 Syntrophos, 1e turap 2o24 Tijdens de commissie Bestuur van 10 september 2024 is er door het CDA een aantal vragen gesteld over de stukken van de GR Syntrophos die door het College aan de Raad ter besluitvorming zijn aangeboden. Een deel van de vragen is door mij tijdens de commissie reeds beantwoord maar ik heb toegezegd een memo na te sturen met een schriftelijke beantwoording van deze vragen. Tijdens de commissievergadering is aangegeven dat een aantal vragen door Syntrophos beantwoord dient te worden. Dit is inmiddels nagevraagd en meegenomen in de beantwoording. Hieronder treft u de beantwoording per vraag aan: Over de jaarstukken 2023: 1. In voorwoord: de jaarrekening 2023 is opnieuw binnen de begroting gebleven; is dat in lijn met de tekst van het raadsvoorstel, waarin we lezen dat er een tekort is en dat we nog een rekening kunnen verwachten Het is juist dat Syntrophos binnen hun eigen begroting is gebleven. Er heeft wel een verschuiving plaatsgevonden in de kosten waardoor Nissewaard een extra nota van deze kosten heeft ontvangen. De extra kosten zijn gerelateerd aan accounts en contracten. 2. In voorwoord: relatie met Hoekse Waard: aanbesteding gedaan voor software en hardware producten; waarom met Hoekse Waard, dat is toch geen GR deelnemer? Het is juist dat HW geen deelnemer is.

Zij hebben ook een eigen raamovereenkomst. Het idee voor deze vorm van samenwerking is dat in de aanbesteding zo meer kans bestaat op volumevoordeel. 3. Over de verdeelsleutel: we lezen in de jaarstukken dat er een toename is van 108 accounts van Nissewaard; dan is het toch logisch dat we meer betalen Dat wij meer gaan betalen als onze accounts stijgen is inderdaad logisch omdat dit gekoppeld is aan de wijze waarop de verdeelsleutel is bepaald. Het gaat hierbij om de verhouding tussen de accounts van beide deelnemers. Indien Voorne aan Zee minder accounts afneemt, en het aantal accounts voor Nissewaard gelijk blijft, dan heeft dit een stijgend effect op de kosten voor Nissewaard. Wij voeren intern een nadere analyse uit naar de stijging van onze accounts. Aan u is toegezegd deze analyse te delen.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

pagina

betreft

16 september 2024

2 van 4

Vragen Commissie Bestuur dd 10/09/2024 met betrekking Jaarstukken 2023 Syntrophos, 1e turap 2o24

Over de eerste tussenrapportage: 4. Extra opdracht NSW: project verbetertraject testproces Nissewaard (53.000 euro); graag toelichten. Dit is een intern traject binnen Nissewaard geweest gericht op het verbeteren van het proces rondom testen. Dit soort opdrachten komt altijd met extra dekking vanuit de deelnemer/opdrachtgever, in dit geval de gemeente Nissewaard. 5. Wat zijn de leermomenten uit 2023? Het antwoord op deze vraag hebben wij voorgelegd aan Syntrophos. De leerpunten voor Syntrophos uit de Jaarrekening 2023 zijn vooral dat er afwijkingen waren in de begrote kosten voor contracten. Hoewel er op totaalniveau geen grote afwijking was, bleek dat in de onderlinge kosten van beiden deelnemers wel een verschil optrad wat neerkomt op een nadelig effect voor deelnemer Nissewaard. Om een vergelijkbare situatie in 2024 en 2025 te voorkomen is gemeend hierop te anticiperen door aanpassing van de begrote contractkosten. Over de begroting 2025: 6. In tekst van het raadsvoorstel: in 2024 zijn er concrete acties uitgezet die hieraan moeten bijdragen; wat zijn die concrete acties, zijn dat intern Nissewaard gerichte acties? Dit zijn geen intern gerichte acties. Alhoewel wij natuurlijk zelf ook kijken naar verbeterpunten/acties.

Dit traject is tussen de deelnemers en de GR Syntrophos en is gericht op verduidelijking van rollen (bijvoorbeeld budgeteigenaar versus budgetbeheerder) en nadere taakbeschrijving waar een GR toegevoegde waarde heeft ten aanzien van de gemeentelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld beleid en inrichting bij de gemeente als opdrachtgever en uitvoering van de inrichting als opdrachtnemer). Dit heeft plaatsgevonden onder begeleiding van een extern adviseur. 7. Deelnemersbijdrage NSW lijkt te stijgen naar 10.125.109 ? Dit bedrag is te herleiden naar de oorspronkelijke kadernota 2025, terwijl de begroting 2025 lager uitpakt op initiatief van de gemeente. Aan Syntrophos is verzocht de indexatie niet toe passen op de totale begroting maar alleen op de personele lasten. 8. Er wordt een alternatief voor het data center Rockanje gerealiseerd? Er wordt vanzelfsprekend gekeken naar een alternatief voor het datacenter in Rockanje. Hiervoor zijn meerdere scenario's te bedenken, waarbij het uitgangspunt is dat het minimaal moet voldoen aan onze huidige wensen en eisen. Het is belangrijk om een uitwijklocatie te hebben. Wij onderzoeken met de andere deelnemer en Syntrophos welke vorm het beste aansluit bij wat wij nodig hebben. Met het uitgangspunt dat de nieuwe oplossing toekomstbestendig is, veilig en betaalbaar.

datum

pagina

betreft

16 september 2024

3 van 4

Vragen Commissie Bestuur dd 10/09/2024 met betrekking Jaarstukken 2023 Syntrophos, 1e turap 2o24

9. Effecten van NIS2; is Syntrophos zich daarop aan het voorbereiden en hoe wordt Nissewaard daarin meegenomen? NIS2 raakt voor een groot deel de gemeentelijke organisaties, omdat het bijvoorbeeld vraagt om te gaan voldoen aan bepaalde ISO normen. Dit dient vertaald te worden naar beleid, processen en procedures. Vanzelfsprekend raakt deze nieuwe Europese wetgeving ook de uitvoering en hiervoor wordt nauw samengewerkt met de andere deelnemer en Syntrophos. We kijken hier naar het inzichtelijk krijgen van maatregelen met de bijbehorende afwegingen (risico versus investering). 10. Inzet van chatbots in het klantportaal en inzet AI; dat zal technisch ongetwijfeld mogelijk zijn, maar willen we dat als raad wel, en moeten we daarover als raad niet het gesprek voeren? In principe is de inzet die hier beschreven wordt bedoeld voor de interne dienstverlening richting de deelnemers. Dit raakt bijvoorbeeld niet de persoonsgegevens voor inwoners en daarmee is het risico minimaal. De technologie van AI is niet te stoppen en moet steeds meer een onderwerp van gesprek worden. Dit raakt de digitale transformatie van de gemeentelijke dienstverlening en haar IT infrastructuur. Het gesprek hierover met de raad is heel waardevol en ik stel voor om hier in een brede themasessie rond de gemeentelijke IT op terug te komen. 11.

Op pagina 10 van de begroting lezen we dat Syntrophos gevraagd is om met alternatieven te komen die kunnen bijdragen aan het terugdringen van kosten; bijvoorbeeld door de inzet van AI Dit gaat over de interne dienstverlening van Syntrophos richting de deelnemers. Het inzetten van AI in de dienstverlening van de gemeenten zelf, is een aangelegenheid van de gemeenten. Er is door het bestuur van Syntrophos verzocht om met een overzicht van maatregelen te komen die gericht zijn op het terugdringen van de kosten. 12. Voorbereiden op de aangekondigde korting van 234.000 vanaf 2026; is dat wel realistisch in het licht van alle wensen richting Syntrophos. Ontwikkeling naar een nieuw standaard technisch dataplatform is daar een voorbeeld van. Het is geen gemakkelijke opgave maar nieuwe technologie biedt wel de mogelijkheid om hier verder naar te kijken. Het vraagt altijd om een samenspel tussen vraag en aanbod tussen deelnemers en Syntrophos. De afspraak is echter dat de deelnemers in de rol van budgeteigenaar meer regie krijgen op de te maken keuzes en zelf ook deels middelen meebrengen bij uitbreidingen of veranderingen die niet passen binnen de begroting. Om de discussie goed te kunnen voeren heb ik samen met Voorne aan Zee opdracht gegeven een benchmark uit te voeren over het geheel van de kosten, dus zowel Syntrophos als de gemeentelijke organisaties.

datum

pagina

betreft

16 september 2024

4 van 4

Vragen Commissie Bestuur dd 10/09/2024 met betrekking Jaarstukken 2023 Syntrophos, 1e turap 2o24

Algemeen: 13. Het raadsvoorstel is om geen zienswijze in te dienen, maar moeten wij juist wel een zienswijze in dienen waarin we als raad aangeven welke koers en ontwikkelingen we van Syntrophos verwachten? Aan de raad wordt gevraagd om voor nu geen zienswijze in te dienen omdat tijdens het opstellen van deze stukken gesprekken zijn gevoerd over maatregelen die door Syntrophos genomen kunnen worden om de stijgende kosten te beïnvloeden. Het is een landelijke trend dat door toenemende digitalisering de kosten voor IT stijgen. Dat neemt niet weg dat daar waar mogelijk wij de kosten willen beheersen. Om die reden heb ik een benchmark laten uitvoeren. Deze uitkomsten nemen wij in ogenschouw om te komen tot een compleet maatregelenpakket. Voor het bepalen van de koers en de verwachtingen richting Syntrophos stel ik voor om dit mee te nemen in de eerder genoemde themasessie. In deze themasessie wordt ook stilgestaan bij de 'Visie op informatievoorziening' die eind van 2024 formeel afloopt en naar mijn idee nog voldoende houvast biedt voor de komende twee jaar (2025 en 2026)