09.Streekarchief Voorne-Putten; ; controleverklaring 2020

VERSTEGEN

NOORDEND||K207

accountants en adviseurs

ľOSTBIJS 574 5501) AN DORDRECHT

I'. 10781648 15 55 F. (078) 648 15 5‘)

Aan het bestuur van Streekarchief Voorne-Putten Postbus 79 3230 AB BRIELLE

INFOiAVERSTEGENACCOUNTANTS.NL W\VW. V E RS T EG E N ACCOU N TA N T S. N L

Dordrecht, 29 maart 2021 Ref.: 423/JSC/AH

Betreft: controleverklaring jaarrekening 2020

Geacht bestuur,

Hierbij ontvangt u onze controleverklaring d.d. 29 maart 2021 bij de door ons gewaarmerkte jaarrekening 2020. Wij hebben een goedkeurende verklaring afgegeven inzake de getrouwheid en rechtmatige totstandkoming van de balans en de programmarekening in het (begrotings-)jaar 2020. Gezien de beperkte omvang van de activiteiten van uw gemeenschappelijke regeling brengen wij geen afzonderlijk accountantsverslag uit. Wel brengen wij het volgende onder uw aandacht. Vaststellen verordeningen In de wet GR is in artikel 68 bepaald dat de artikelen 186 tot en met 213 van de Gemeentewet van toepassing zijn. In artikel 212 van de Gemeentewet is bepaald: 'De raad (het bestuur bij een GR) stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.' En artikel 213: 'De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.' Het Streekarchief Voorne-Putten heeft dergelijke verordeningen niet vastgesteld waardoor formeel niet is voldaan aan de eisen uit deze wet.

Wij adviseren u om genoemde verordeningen vast te stellen. Hierin kunnen dan onder andere regels voor waardering en afschrijving van activa (waaronder die van de klimaatbeheersing) worden vastgelegd.

VERSTEGEN ACCOUNTANTS EN ADVISEURS BV - K,V\K. NR- 24342109 Op Aí ONZE WfcHKŽ XAMIHHMĩN ZIJN Oil AlLGIIM li-N E VOOHWAAKBKN VAN HKT SkA VAN KiKľASMNŬ- DhZí‘. ZIJN (ULOKPONIÍt HÚ Hll ÍIK K AM BK VAN KOOPMAN DIĨU Til UïktìClľľ ONnlIK NU.MMIvH 4U4RI4V6-

mgi ‘

SRA

2

Naleving van wet- en regelgeving overig Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving. Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts dfe onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, dat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen. Fraude In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico's in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het management van het Streekarchief Voorne-Putten, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers zijn betrokken die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop gericht waren het risico van het 'omzeilen' van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen. Hoewel wij een kritische houding hebben ten opzichte van risico's van fraude in de jaarrekening, willen wij opmerken dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Wij hebben één exemplaar van de controleverklaring voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is ten behoeve van uw eigen archief.

Het andere exemplaar van de controleverklaring is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Wij verzoeken u bij openbaarmaking van de controleverklaring gebruik te maken van het exemplaar van de controleverklaring dat niet is voorzien van een persoonlijke handtekening. Dit conform het advies van onze beroepsorganisatie NBA ter vermijding van fraude met handtekeningen van accountants. De aard, voorwaarden en beperkingen van de door u aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening zijn vastgelegd in onze opdrachtbevestiging. Wij bevestigen u ermee te akkoord te gaan dat het afschrift van onze controleverklaring zonder persoonlijke handtekening openbaar wordt gemaakt, mits de opgemaakte jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. U kunt deze verklaring desgewenst overnemen in uw jaarstukken.

3

Overigens wijzen wij erop dat, indien tot de vergadering van het algemeen bestuur omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, een dergelijke aanpassing nog vóór de vergadering van het algemeen bestuur moet worden gemaakt. Uiteraard vervalt in die situatie onze voorgenoemde toestemming. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest.

Bijlagen: gewaarmerkte jaarrekening 2020 met één getekende controleverklaring; één ongetekende controleverklaring.

VERSTEGEN

NOÜKnľNhlIk 207

accountants en adviseurs

ľOS ľnus 774 TUK) AN DOIU.1|U:C:il'1

T. f()7S-r 648 13 5b

Nr. 182 Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten

INI Om V ľ: RS l'Et; I: NAQJOl IN TAN I'S.N ì WWW. VF KST EG ENAČCOl IN ľAN r.vNI.

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2020 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten te Brielle gecontroleerd. Naar ons oordeel: » geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten op 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten; » zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder interne verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het normenkader van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten d.d. 29 maart 2012. De jaarrekening bestaat uit: 1 de balans per 31 december 2020; 2 het overzicht van baten en lasten over 2020; en 3 de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het bestuur op 29 maart 2012 en de Regeling Controleprotocol Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 2020. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

mgi .

SRA

Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op C 5.400, waarbij de bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten ĵ.% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met het bestuur overeengekomen dat wij aan het bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de materialiteit rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: » jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; * bijlagen.

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: » met de jaarrekening verenigbaar is, zoals bedoeld in artikel 213 lid 3 sub d Gemeentewet, en geen materiële afwijkingen bevat; * alle informatie bevat die op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is vereist. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder interne verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het normenkader van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten 29 maart 2012.

In dit kader is het bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de organisatie. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, Bado, de Regeling Controleprotocol WNT 2020, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: «

*

*

* «

het identificeren en inschatten van de risico's dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude dan wel het niet rechtmatig tot stand komen van baten en lasten alsmede de balansmutaties, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.

Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de organisatie; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voorfinanciële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het evalueren van de presentatie, structuur en Ínhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid.

Wij communiceren met het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.

Wij bevestigen aan het bestuur dat wij de relevante ethische voorschriften over onafhankelijkheid hebben nageleefd. Wij communiceren ook met het bestuur over alle relaties en andere zaken die redelijkerwijs onze onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden en over de daarmee verband houdende maatregelen om onze onafhankelijkheid te waarborgen.

Dordrecht, 29 maart 2021

Verstegen accountants en adviseurs B.V.,

was getekend, drs. J. Schot RA