08.Streekarchief; Herzien beleidsplan-toekomstvisie

DE BASIS OP ORDE TOEKOMSTVISIE 2025 tevens BELEIDSPLAN 2021-2025

april 2021

1

MANAGEMENTSAMENVATTING

Geactualiseerde toekomstvisie De toekomstvisie 2025 en het daaraan gekoppelde beleidsplan dateren van 2017. We zijn inmiddels op de helft van de looptijd en hebben de stukken nog eens tegen het licht gehouden. Dit heeft geleid tot het schrappen van die onderdelen die reeds zijn voltooid en het doen van wat tekstuele aanpassingen. Het doel dat voor ogen staat, de gewenste situatie in 2025, is nog hetzelfde. Aanleiding De GR Streekarchief Voorne-Putten voert namens de gemeenten op Voorne-Putten de taken uit die de Archiefwet 1995 de overheid oplegt. Door wijzigingen in de wet- en regelgeving, veranderingen in de archiefvorming (van analoog naar digitaal) en een maatschappelijke vraag naar meer informatie, staat het Streekarchief Voorne-Putten voor een aantal zaken die de komende jaren opgepakt moet worden. De basis op orde Om in 2025 klaar te zijn voor de toekomst dient de basis op orde te zijn gebracht. Het bestuur van het Streekarchief heeft zich voorgenomen dat het Streekarchief op dat moment beschikt over: 

voldoende depotruimte om de papieren archieven van de gemeenten over te nemen;



een e-depot om de digitale archieven van de gemeenten te kunnen overnemen;



voldoende deskundigheid om de gemeenten te adviseren bij het digitaal archiveren;



een goed geoutilleerde studiezaal om bezoekers in de gelegenheid te stellen onderzoek te doen;



voldoende deskundig personeel om de taken uit te voeren;



een website die voldoet aan de primaire vragen van bezoekers;



naamsbekendheid en een status als leverancier van betrouwbare informatie;



een vaste plek binnen het cultuur-historische netwerk op Voorne-Putten;



de mogelijkheid om (kleine) groepen te ontvangen voor cursussen of lezingen.

2

INHOUD

Managementsamenvatting Missie

4

1. Inleiding

5

2. Opdracht A: Beheer van de collectie Voorne-Putten

7

2.1

Samenstelling van de collectie

7

2.2.

Behoud van de collectie

8

3. Opdracht B: Toezicht op de niet-overgebrachte archieven

9

3.1

Analoge archieven

9

3.2

Digitale archieven

9

4. Opdracht C: Publiekstaken

11

4.1

Toegang tot de archieven en collecties

11

4.2

Verbreding publieksactiviteiten en samenwerking

12

5. In het kort: toekomstvisie en beleidsplan

15

5.1

Opdracht A: Behoud van de collectie Voorne-Putten

15

5.2

Opdracht B: Toezicht op de niet-overgebrachte archieven

15

5.3

Opdracht C: Publiekstaken

16

6. Consequenties voor de huisvesting, het personeel en de financiën

3

17

MISSIE

Missie “Het Streekarchief Voorne-Putten, hét regionaal historisch kennis- en informatiecentrum, is een publieksgerichte erfgoedinstelling die het gebruik van zijn collecties mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk maakt. Voor de aangesloten overheidsorganisaties is het Streekarchief Voorne-Putten een belang- en gezaghebbende partner op het gebied van de inrichting en het beheer van een betrouwbare en duurzame informatiehuishouding. Voor de burger en historisch geïnteresseerde is het Streekarchief Voorne-Putten de hoeder van de geschiedenis en de leverancier van kennis over die geschiedenis.” Visie Onze collectie is van iedereen. Dat is de basis van de invulling die wij geven aan onze erfgoedtaak. Onze collectie is van de huidige en toekomstige erfgenamen van de verhalen die vastliggen in de documentaire nalatenschap van gemeenten, instellingen, bedrijven en personen. En zoals dat gaat met erfenissen: ook erfgenamen die niet weten dat zij rechten kunnen doen gelden, moeten in staat gesteld worden te delen in wat van hen is. Dat is onze maatschappelijke opdracht. Daarom voert het Streekarchief Voorne-Putten een actief publieksbeleid, zowel fysiek als digitaal. Voor de gemeenten geldt dat zij niet slechts archiveren omdat dat voor hun eigen werk handig en nodig is.

Overheidsorganisaties dienen de gemeenschap, worden gecontroleerd door die gemeenschap en leggen daaraan verantwoording af. Omwille van het goed functioneren van de democratie moeten overheidsarchieven dan ook in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren, zoals wettelijk voorgeschreven. Het garanderen van de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van archieven op de lange termijn wordt door de digitalisering steeds moeilijker. Digitale informatie is vluchtig. Als er niet goed voor gezorgd wordt, is het door veroudering van hard- of software of door onzorgvuldige opslag al snel niet meer te vinden, te lezen of te interpreteren. Overheidsorganisaties zelf en burgers nu en later kunnen daarvan de nadelige gevolgen ondervinden. Het Streekarchief Voorne-Putten is voor de deelnemers een belang- en gezaghebbende partnerorganisatie op het gebied van de inrichting en het beheer van een betrouwbare informatiehuishouding. Belanghebbend omdat wij, namens de burgers van nu en straks, staan voor het langetermijnbelang van de overheidsinformatie. Gezaghebbend omdat de streekarchivaris uit hoofde van de Archiefwet een toezichthoudende rol heeft en het Streekarchief Voorne-Putten beschikt over de juridische, archivistische en technische kennis die noodzakelijk is om verantwoorde beslissingen over lange termijnbewaring te kunnen nemen.

Grotere en bredere cultuurparticipatie vraagt om toegankelijke informatie. De vraag naar historische kennis neemt toe. Steeds meer mensen tonen aandacht voor de historie van hun omgeving. Velen zijn ook bereid om zich daarin te verdiepen, maar alleen als dit kan op de manier die tegenwoordig gangbaar is: via onder andere themagerichte zoeksystemen en digitale toegangen.

4

1.

INLEIDING

De taken van een archiefdienst zijn verankerd in de Archiefwet. Deze vallen grofweg uiteen in drie taakvelden: (1) het beheer van de oude archieven, (2) het toezicht houden op de vorming van nieuwe archieven of het informatiebeheer in het algemeen en (3) het beschikbaar stellen van de archieven aan de burger. De Archiefwet is daarin dwingend en veel ruimte tot interpretatie is er niet. De toekomstvisie is dan ook niet veel meer dan het uitzetten van een stappenplan om ten slotte aan de gestelde wettelijke eisen te voldoen. Wel kunnen er accenten gelegd worden op onderdelen. Zo moge blijken uit de toekomstvisie 2025, die op het laatste taakveld wat meer nadruk legt.

Toekomstvisie 2025 – DE BASIS OP ORDE Het Streekarchief beschikt in 2025 over een ruime archiefbewaarplaats, is in staat digitale archieven van de gemeenten over te nemen en in een edepot onder te brengen. De archiefinspecteur houdt toezicht bij de vorming van digitale archieven bij de deelnemers en biedt garantie dat deze op een veilige manier kunnen worden overgebracht. Het Streekarchief levert producten die op tal van niveaus kunnen worden ingezet: van onderwijs op het digibord en inspirerende publieksactiviteiten als lezingen, cursussen en exposities tot vernieuwend historisch onderzoek en ‘history on the spot’ middels augmented reality. Met respect voor het analoge erfgoed wordt ingezet op digitale dienstverlening.

Bovenstaande toekomstvisie werd in augustus 2017 door het Algemeen Bestuur van het Streekarchief vastgesteld. Nadat in de voorgaande jaren een discussie over nut en noodzaak van het Streekarchief voor Voorne-Putten was gevoerd werd toen de uitdaging aangegaan om van de archiefdienst, die traditiegetrouw in de schaduw opereert, een meer publiekgerichte organisatie te maken. Hiermee hoopt het bestuur de belangstelling voor en de kennis van de regionale geschiedenis een impuls te geven. Erkend werd dat het niet het juiste moment was om alle wensen en tekortkomingen direct en gezamenlijk aan te pakken. In eerste instantie zal het Streekarchief een inhaalslag maken om in 2025 de basis op orde te hebben. Daarmee is de titel verklaard. De toekomstvisie De basis op orde is gesteld op een redelijke afstand in tijd, omdat er veel bereikt moet worden en een termijn van drie á vier jaar daarvoor te kort zou zijn. Kijkend naar de taken werd in 2017 een aantal verbeterpunten aangewezen. Anno 2021 kunnen we vaststellen dat er grote stappen zijn gezet en de doelen in zicht komen. Hieronder volgen de verbeterpunten zoals die in 2017 werden verwoord met de huidige stand van zaken daarbij.

5

Verbeterpunt 1: Beheer van de collectie -

analoog

De depotruimte is ontoereikend om de analoge archieven van de gemeenten over te nemen. Stand van zaken 2021: Het archief van het Waterschap is vertrokken. Binnenkort zal een besluit genomen worden over de huisvesting en bouw van extra depotruimte. -

digitaal

Het streekarchief beschikt niet over een e-depotvoorziening Stand van zaken 2021: Er is budget beschikbaar gesteld om dit jaar een keuze en implementatie van een passende e-depotvoorziening. Door corona is er sprake van een half jaar vertraging; het streven is om in het vierde kwartaal van 2022 te beschikken over een werkend e-depot. Verbeterpunt 2: Toezicht op het informatiebeheer bij de gemeenten. Doordat de provincie is terug getreden berust het totale toezicht op zorg en beheer bij het Streekarchief. Er ontbreekt een inspecteur. Stand van zaken 2021: In 2019 kon een voltijds archiefinspecteur worden aangesteld. Deze is nauw betrokken bij de ontwikkelingen binnen de gemeenten. Verbeterpunt 3: Beschikbaar stellen aan de burger In plaats van passieve beschikbaarstelling wordt van de overheid meer en meer actieve beschikbaarstelling gevraagd. Dat kan zijn door het plaatsen van bronnen op de website of door het verzorgen van lezingen en exposities. Stand van zaken 2021: In de functie van de streekhistoricus beschikt het Streekarchief over iemand die de contacten met historische verenigingen en gemeenten onderhoud en de historische informatie middels lezingen en publicaties verzorgt.

De studiezaal is niet langer de enige plaats waar de burger informatie kan krijgen; via de website worden genealogische en andere archiefbronnen beschikbaar gesteld zodat ook op afstand onderzoek gedaan kan worden Verbeterpunt 4: Personeelsbestand Met de beschikbare formatieruimte kunnen niet alle taken worden uitgevoerd. Vrijwilligers zijn onmisbaar. Na de overbrenging van de archieven, met name de bouwvergunningen, zal meer personele inzet nodig zijn. Met het oog op de publiekstaken is dit zeker noodzakelijk. Stand van zaken 2021: Het aantal medewerkers is met de aanstelling van een archiefinspecteur met één fte toegenomen. Tevens is in het budget voor het e-depot formatieruimte voor personeel opgenomen. Voor de dagelijkse voortgang van de werkzaamheden blijft uitbreiding nodig. Samengevat: Situatie 2017

Stand van zaken 2021

Doel 2025

Beheer analoog

ruimtegebrek

ruimtegebrek

nieuwbouw

Beheer digitaal

geen e-depot

aanbesteding

e-depot

Toezicht

geen inspecteur

inspecteur

inspecteur

Beschikbaarstelling

merendeel fysiek

meer digitaal

grotendeels digitaal

Personeel

+ inspecteur

+ digitaal adviseur

compleet team

+ dienstverlening

6

2. OPDRACHT A:

BEHEER VAN DE COLLECTIE VOORNE-PUTTEN

De Collectie Voorne-Putten omvat archivalia, beeld- en geluidmateriaal en documentatie die als onmisbaar wordt beschouwd voor de kennis van het verleden van de streek. Het vormt het geheugen van Voorne-Putten. De waarde van de collectie is niet zozeer gelegen in de individuele objecten (zij hebben veelal geen kunst- of handelswaarde) maar in de combinatie met andere objecten. De stelling: “Het geheel is meer dan de som der delen” gaat hier dus zeker op. Het materiaal is kwetsbaar en moet met zorg worden behandeld; stukken die beschadigd zijn worden gerestaureerd en stukken die veel risico lopen, bijvoorbeeld omdat zij veel geraadpleegd worden, worden gedigitaliseerd. Het leeuwendeel van de Collectie Voorne-Putten wordt gevormd door de archieven van de deelnemers. Gemeenten brengen hun te bewaren archieven van 20 jaar en ouder over naar het depot in Brielle. Deze archieven dienen in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. Het schonen en inventariseren is derhalve een taak van de archiefvormer. Dit neemt niet weg dat er ook na overbrenging nog veel werk aan verricht moet worden om de archieven voor de bezoekers van het Streekarchief optimaal toegankelijk te maken. De moderne digitale archiefvorming betekent ook digitale overbrenging.

Zolang het Streekarchief Voorne-Putten niet beschikt over een e-depotvoorziening, kunnen we nog geen digitale archieven in beheer nemen. Wel zullen we gemeenten – zoals in het volgende hoofdstuk nader zal worden toegelicht – adviseren over de manier waarop ze al bij de vorming van hun digitale bestanden rekening moeten houden met permanente bewaring en de uiteindelijke overbrenging van bestanden naar een e-depotomgeving. Om de maatschappelijke rol als regionaal historisch centrum te kunnen vervullen, kunnen we niet volstaan met het binnenhalen van louter overheidsinformatie. Om de Collectie Voorne-Putten evenwichtiger te kunnen laten zijn is het nodig actiever te acquireren. Acquisitie valt of staat met relatiebeheer. Daarbij zijn de historische verenigingen van groot belang omdat deze op lokaal niveau over een ‘natuurlijk’ netwerk beschikken. 2.1

SAMENSTELLING VAN DE COLLECTIE

Overheidsarchieven Zoals gezegd wordt het leeuwendeel van de collectie gevormd door overheidsarchieven. Dat zijn in eerste instantie de archieven van de huidige gemeenten, maar daarnaast ook de archieven van de rechtsvoorgangers daarvan: de ambachten en steden. Tevens vallen hieronder de notariële archieven. Dit zal in de toekomst niet veranderen. De overheid heeft de plicht om de administratie voor de toekomst veilig te stellen. Particuliere archieven Overheidsarchieven vertellen slechts één kant van het verhaal. Om in de toekomst een (meer) compleet beeld van het heden te kunnen reconstrueren is het belangrijk meerdere archieven c.q. gezichtspunten ter beschikking te hebben. Zoals de kerkelijke archieven belangrijke informatie geven over het leven in de negentiende eeuw, zo zijn de archieven van sportverenigingen onmisbaar om een idee te krijgen van de twintigste eeuw.

7

Bijzondere collecties Naast de archieven beheert het streekarchief ook collecties. De meest bekende is wellicht de beeldbank. Daarnaast kaarten en prenten, waaronder de collectie VerHuell, een in de 19e eeuw door de tekenaar en kunstverzamelaar Alexander VerHuell (1822-1897) aan Brielle geschonken verzameling historieprenten, de bibliotheek, de collectie kranten, collectie gelegenheidsgedichten en zelfs een verzameling suikerzakjes. Deze collecties hebben bijzondere waarde; de objecten zijn in tegenstelling tot de archiefbescheiden veelal niet uniek, maar zijn onmisbaar voor kennis van of onderzoek naar de geschiedenis van Voorne-Putten. Acquisitieplan Om de collectie compleet te maken en te houden en tegelijk te voorkomen dat er dubbeling of een onevenwichtige collectie ontstaat, is het noodzakelijk om duidelijk te beschrijven wat wel en niet tot de Collectie Voorne-Putten moet behoren. In het acquisitieplan staat daarom vermeld welke archieven van waarde zijn voor de regio en welke dat minder zijn, welke prenten door het streekarchief dienen te worden verworven en wat beter door een museum kan worden aangekocht, welke foto’s gemaakt moeten worden en welke weggegooid mogen worden, enz. Het opstellen van een acquisitieplan vraagt om afstemming met andere partijen; het heeft geen zin de concurrentie aan te gaan met andere instellingen binnen de streek. 2.2

BEHOUD VAN DE COLLECTIE

Depot en e-depot Het Streekarchief Voorne-Putten beschikt over een depot met een capaciteit van bijna vier kilometer. Dit depot voldoet aan de eisen die de Archiefregeling stelt en biedt garanties tegen diefstal, brand, temperatuurschommelingen, schimmelexplosies en dergelijke. Idealiter zou binnen het depot ruimte aanwezig zijn waar films onder lagere temperaturen bewaard worden. Die speciale ruimte ontbreekt helaas maar kan zo nodig elders worden gehuurd. Het depot geeft onvoldoende ruimte voor de reguliere overbrenging die in 2020 had moeten plaatsvinden. Daarin zal de komende jaren moeten worden voorzien. Het Streekarchief wordt geconfronteerd met toenemende digitalisering van de werkprocessen bij de overheid. Alle gemeenten op Voorne-Putten hebben de ambitie om binnen enkele jaren geheel digitaal te werken. Voordat een papierloze en digitale overheid gereed is, zullen zij de komende jaren nog papieren archieven overbrengen naar het Streekarchief Voorne-Putten. Digitaal werken betekent ook digitaal archiveren. Daartoe zal het Streekarchief een e-depotvoorziening moeten treffen. Ordening en toegangsbeheer De Archiefregeling eist dat de archieven in ‘toegankelijke staat’ worden gebracht en bewaard. Bij overbrenging van de gemeentelijke archieven is dat veelal het geval, maar oudere, in het verleden overgebrachte archieven, wachten nog steeds op inventarisatie.

Het maken van deze basis toegang heeft de komende jaren dan ook prioriteit. Beheren voor anderen Het is bekend dat musea, oudheidkamers en historische verenigingen waardevolle prenten, foto’s en documenten beheren. Omdat zijzelf veelal niet over ruimten beschikken die de noodzakelijke klimatologisch omstandigheden bieden wil het Streekarchief ruimte in het depot aanbieden.

8

3. OPDRACHT B:

TOEZICHT OP DE NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN

Het Streekarchief Voorne-Putten houdt toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten. Die toezichthoudende taak dient twee belangen. Het is in eerste instantie eigenbelang voor het Streekarchief om in een vroeg stadium betrokken te zijn bij de vorming van de archieven die uiteindelijk zullen moeten worden overgenomen, in tweede instantie is het in het belang van het gemeentelijke archief- en informatiebeheer dat een derde partij meekijkt en kan adviseren in ontwikkelingen. In het verleden ging de aandacht van de toezichthouder of archiefinspecteur slechts uit naar de te bewaren archiefbescheiden. Betrokkenheid bij het opstellen van archiefverordening, het controleren van de jaarlijkse vernietigingslijst en controle van de dossiervorming waren veelal voldoende om bij overbrenging van de te bewaren archieven niet met verrassingen geconfronteerd te worden. In de huidige taakstelling, waarbij het totale informatiebeheer bij de gemeenten aan toezicht vanuit het Streekarchief wordt onderworpen, zal de archiefinspecteur veel meer bij de archiefvorming betrokken moeten zijn. Hij kan niet langer op afstand blijven, maar moet, zoals dat wordt genoemd, aan ‘het begin van de pijplijn’ zitten. In de persoon van de toezichthouder of archiefinspecteur komen twee werelden samen: die van het oud-archief en die van de afdelingen DIV.

Wat de archiefinspecteur onderscheidt van andere adviseurs is dat hij zal hameren op een aantal criteria die binnen de archiefwereld gemeengoed zijn, maar die in de veel snellere wereld van de DIV minder opgeld doen. Vanzelfsprekend zal hij meer op de lange termijn gericht zijn en regelmatig de vraag opbrengen of de stukken, papier of digitaal, op termijn vernietigd worden en hoe het te bewaren deel gegarandeerd wordt. Een zeer belangrijke term is betrouwbaarheid (reliability). Is een document of dossier wat het zegt te zijn en is daarin niets veranderd? Bij de vorming van een dossier zal die vraag niet automatisch spelen, maar dat is wel de belangrijkste vraag op het moment dat het dossier, eenmaal afgesloten, opnieuw gelicht moet worden over tien of desnoods honderd jaar. De tweede allesbepalende vraag is: kán het dossier ook na honderd jaar nog geopend worden? Ook die vraag zal op de korte termijn weinig ambtenaren of zelfs bestuurders interesseren, maar is op de lange termijn van cruciaal belang voor een goed functionerend archief. 3.1

ANALOGE ARCHIEVEN

De archiefsector bevindt zich in een transitie van analoog naar digitaal. Dit betekent dat de papieren archieven van de gemeenten worden afgesloten. Deze omslag is een bedreiging voor het archief. Het grootste gevaar is dat het archief niet compleet is; dat het betreffende dossier deels papier en deels digitaal is. Zolang papier als leidend wordt beschouwd zal erop moeten worden toegezien dat de papieren dossiers compleet zijn en dus digitale stukken worden geprint. De wettelijke termijn van overbrenging is na twintig, maximaal dertig, jaar. Gelet op de veranderingen binnen de informatievoorziening verdient het de voorkeur om de analoge archieven vervroegd over te dragen. Aan overbrenging gaat schoning en controle vooraf die kort na de vorming van de hybride archieven eenvoudiger te doen is dan vele jaren later. I

NIE

9

3.2

DIGITALE ARCHIEVEN

Als adviseur en toezichthouder heeft het Streekarchief Voorne-Putten toegevoegde waarde op het gebied van waardering en selectie, ordenen en structureren van informatie en actieve openbaarheid. Door de groei van digitale informatie is het essentieel om al bij de creatie voorwaarden te scheppen om duurzaam beheer en behoud mogelijk te maken. Toezicht vanuit en samenwerking tussen het Streekarchief Voorne-Putten en de gemeentelijke informatiedienst, is niet alleen noodzakelijk om duurzaam beheer van digitale informatie te garanderen. Goede afstemming van ontwikkelingen tussen het Streekarchief Voorne-Putten en de aangesloten gemeenten is ook van belang om overbrenging van de hybride archieven zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dit vraagt om het vergroten van de wederzijdse uitwisseling met de aangesloten gemeenten.

10

4.

OPDRACHT C:

PUBLIEKSTAKEN

De transformatie van een traditionele archiefdienst naar een modern historisch informatiecentrum voor de regio komt met name tot uiting in de grotere aandacht voor publieke dienstverlening. Deze taken maakten altijd al onderdeel uit van de werkzaamheden van het Streekarchief. De laatste jaren is landelijk een ontwikkeling gaande waarin de dienstverlening die voorheen als ‘extra’ werd beschouwd, nu als ‘kerntaak’ wordt aangemerkt. De achterliggende gedachte is dat een archiefdienst het geheugen van de samenleving beheert en daarvan veel kennis heeft. Het benutten en uitdragen daarvan is een maatschappelijke plicht. De ambitie voor het beoogde regionaal historische centrum is dan ook: het streekarchief ondersteunt, middels eigen deskundigheid en materiaal, het bestaande aanbod van cultuur-historisch erfgoed op Voorne-Putten en ontwikkelt zelf aanbod waar dat blijkt te ontbreken. uitvoering Met andere spelers binnen de erfgoedsector zal het gesprek aangegaan worden om te zien waar wij elkaar kunnen ondersteunen en versterken. Door het afstemmen van de agenda’s kan al veel gewonnen worden. Bovendien kan hierbij duidelijk worden in hoeverre bestaande gedachten en veronderstellingen juist zijn. In de praktijk zal het Streekarchief inzetten op een drietal aspecten: -

het bieden van (fysieke) toegang tot de archieven en collecties, het geven van informatie en advies en het mogelijk maken van raadpleging op de studiezaal van het Streekarchief;

-

cultuureducatie: het deelnemen aan cultuurhistorische activiteiten, bij voorkeur samen met musea, historische verenigingen, bibliotheken en dergelijke.

-

4.1

dienstverlening op afstand (via internet, e-mail en smartphone).

TOEGANG TOT DE ARCHIEVEN EN COLLECTIES

Openbaarheid Ingevolge de Archiefwet heeft een ieder het recht om archieven te raadplegen: openbaarheid van de overheidsarchieven staat voorop. Het garandeert niet alleen een transparante overheid die op deze manier ter verantwoording kan worden geroepen, het vergroot tevens de kennis van en wellicht ook de belangstelling voor het verleden. Toegang tot de archieven kan op verschillende manieren: fysiek of digitaal. De studiezaal Voor het fysiek inzien van de archieven is een studiezaal vereist waar bezoekers de stukken kunnen raadplegen. De studiezaalmedewerker vertaalt de vraag van de bezoekers naar een archiefstuk en is behulpzaam bij het doen van het onderzoek. De studiezaal is het visitekaartje voor het Streekarchief. Door de inrichting en aankleding wordt de bezoeker doordrongen van het feit dat het om historisch waardevol materiaal gaat dat met de nodige voorzichtigheid dient te worden behandeld. In de studiezaal kan ook de bibliotheek van het Streekarchief geraadpleegd worden. Daarin zijn alle publicaties betreffende Voorne-Putten samengebracht. Een aantal bronnen zoals kranten en

11

foto’s die vanwege auteursrechten niet op de website geplaatst mogen worden, is op de studiezaal in te zien. Vast onderdeel van de dienstverlening is het verstrekken van kopieën of scans. Daartoe is scanapparatuur aanwezig om bijvoorbeeld bouwvergunningen te digitaliseren. De website Digitaal inzien van alle archieven is nog niet mogelijk. Wel zijn veel geraadpleegde bronnen zoals die voor genealogisch onderzoek te doorzoeken. Ook de inventarissen of toegangen op de archieven staan op de website zodat bezoekers hun bezoek aan de studiezaal goed kunnen voorbereiden. Ook kunnen de bezoekers via de website hun vragen stellen. Verschuiving Het aantal fysieke bezoekers aan de studiezaal is al enige jaren stabiel, maar ligt beduidend lager dan tien jaren terug. Daarentegen zien we de laatste jaren een enorme stijging van het aantal virtuele bezoekers. Dat is een landelijke ontwikkeling die een verschuiving te zien geeft naar digitale dienstverlening. Dat biedt nieuwe mogelijkheden en stelt ons in staat nieuwe doelgroepen te bereiken. Wij zullen ons dan ook (nog meer) gaan richten op de digitale dienstverlening. 4.2

VERBREDING PUBLIEKSACTIVITEITEN EN SAMENWERKING

Binnen de mogelijkheden streeft het Streekarchief Voorne-Putten naar een zo breed mogelijk maatschappelijk bereik en een optimaal gebruik van de collectie. Publiciteit De naamsbekendheid van het Streekarchief Voorne-Putten moet vergroot en de maatschappelijke betekenis duidelijker zichtbaar worden. Het Streekarchief Voorne-Putten blijft daarom de publiciteit zoeken in de regionale en lokale media zoals kranten, brochures en TV Rijnmond in de vorm van persberichten, achtergrondartikelen en informatie uit het archief. Lezingen en presentaties Het Streekarchief Voorne-Putten verzorgt jaarlijks gemiddeld 15 lezingen voor diverse groepen geïnteresseerden. Dit gebeurt veelal op uitnodiging en op een locatie elders. Bij bijzondere gelegenheden als Open Monumentendag of jubilea worden informatieborden vervaardigd die extern kunnen worden geplaatst. Tijdens open dagen zoals in de Maand van de Geschiedenis wordt bezoekers een blik achter de schermen en in de kluis gegund. Hiermee wordt het werk van de archivaris duidelijk en wat er zoal bewaard wordt en waarom. Educatie In het kader van educatie wil het Streekarchief Voorne-Putten de komende jaren doorgaan met het geven van presentaties en het maken van opdrachten voor scholen. Overleg met scholen heeft uitgewezen dat het initiatief hierin vooral bij het onderwijs dient te liggen omdat deze van alle kanten al lespakketten e.d.

krijgen aangeboden.

12

Cursussen en workshops Om de drempel voor het doen van onderzoek in de archieven te verlagen willen wij cursussen en workshops aanbieden, bijvoorbeeld op het gebied van paleografie, digitaal zoeken, genealogie en archiefbronnen. Zo kunnen we laten zien wat de archieven te bieden hebben en hoe daarin gezocht moet worden. We hopen daarmee het gebruik van de archieven te stimuleren. Samenwerking Bij dit alles intensiveren we de samenwerking met de bibliotheken, de musea en de historische verenigingen in de regio. We onderhouden een relevant netwerk door participatie in verschillende overlegorganen als de verschillende comités zoals voor Open Monumentendag e.a. Ook willen we samenwerking zoeken met de universiteiten, lerarenopleidingen en hogescholen, om zo het gebruik van onze archieven en collecties door studenten te stimuleren. Een andere vorm van samenwerking is die met het bedrijfsleven. Nagedacht zal worden hoe kan worden bijgedragen aan een toeristisch product. De vele folders en informatieborden in de regio bieden volop mogelijkheden om de historie van het eiland onder de aandacht te brengen. Onderzoek en publicaties De medewerkers van het Streekarchief zijn als geen ander thuis in de collectie. Bovendien zijn de meeste medewerkers universitair geschoolde historici. Deze combinatie kan benut worden door het verzorgen van historisch onderzoek en publicaties.

Dat gebeurde in het verleden al en we willen dit volhouden.

13

14

5.

IN HET KORT: TOEKOMSTVISIE EN BELEIDSPLAN

Hieronder volgt een verkorte versie van de voorgaande hoofdstukken. 5.1

OPDRACHT A:

BEHOUD VAN DE COLLECTIE VOORNE-PUTTEN

De basis op orde: In 2025 zal de opdracht van de overheid (c.q. het Streekarchief) niet veranderd zijn. Nog steeds staat het behoud van de archieven en collecties van Voorne-Putten centraal. Dat is in wet- en regelgeving verankerd. Het Streekarchief Voorne-Putten is betrokken bij andere erfgoedinstellingen en geeft advies aan instellingen over een verantwoord beheer of biedt onderdak aan de collecties van deze instellingen. Het Streekarchief beschikt over een goedgekeurd depot met ruimte voor 5.500 á 6.000 strekkende meter archief. Tevens is er een e-depotvoorziening om digitale archieven van de gemeenten over te kunnen nemen. Voor het personeel betekent dit dat er een digitaal adviseur is die de gemeenten en de archiefinspecteur ter zijde staat om de overbrenging van digitale archieven te begeleiden en het beheer van de e-depotvoorziening heeft. Beleidsplan (2021-2025): In 2021 zal een besluit genomen worden over de bouw of uitbreiding van het depot. Op zijn vroegst zullen in 2023 de archieven kunnen worden overgebracht. Verder zal gezocht worden naar opslagmogelijkheden voor derden. Onderzocht zal worden of het Streekarchief ruimte beschikbaar kan stellen voor waardevolle aanvullingen, bijvoorbeeld van foto’s van historische verenigingen en objecten van musea. In 2021 zal eveneens een keuze gemaakt worden voor een aanbieder van het e-depot.

Hiermee zal ervaring opgedaan moeten worden om vervolgens vanaf 2023 digitale bestanden over te kunnen nemen en als ervaringsdeskundige de gemeenten te kunnen adviseren. 5.2

OPDRACHT B:

TOEZICHT OP DE NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN

De basis op orde: Ook op het terrein van het toezicht zal de opdracht in 2025 nog gelijkluidend zijn. Toezicht op de vorming en het beheer van digitale archieven is (mede) noodzakelijk om de betrouwbaarheid van de overheid te garanderen. De wijze waarop het toezicht zal plaatsvinden kan de komende jaren wijzigen. Zo zal toezicht aan de bron meer urgent worden waardoor interne procedures van kwaliteitscontrole meer gewicht krijgen. De archivaris blijft verantwoordelijk voor het eindproduct: de archieven die in de toekomst bewaard moeten blijven. Voor het personeel betekent dit dat er een archiefinspecteur is die het toezicht bij de gemeenten houdt. Beleidsplan (2021-2025): Door benoeming van een inspecteur in 2019 wordt voldaan aan de wettelijke eis van toezicht. Er zal in deze periode veel energie gestoken moeten worden in het volgen van de ontwikkelingen rond de fusie van drie gemeenten. Dit heeft consequenties voor het archief- en informatiebeheer bij de betreffende gemeenten.

15

5.3

OPDRACHT C:

PUBLIEKSBEREIK

De basis op orde: Het Streekarchief beschikt over een goed geoutilleerde studiezaal waar bezoekers de stukken kunnen inzien, en over voldoende ruimte om cursussen en bijeenkomsten te organiseren. Het Streekarchief beschikt tevens over een klantvriendelijke website waar de bezoekers al veel antwoorden kunnen vinden of hun vragen stellen. Veel gebruikte bronnen worden op deze manier aangeboden en geraadpleegd. Het Streekarchief is in brede kring bekend en een veel gevraagde leverancier van lezingen, cursussen, presentaties en publicaties. Voor het personeel betekent dit dat een medewerker zich richt op externe dienstverlening. Deze Streekhistoricus onderhoudt de contacten met historische verenigingen, de bibliotheken en ambtenaren van de gemeenten. Beleidsvisie (2021-2025) De komende jaren zal verder gewerkt worden aan naamsbekendheid en zullen belangrijke (d.i. veel geraadpleegde of veelbelovende) onderdelen van de collectie worden gedigitaliseerd om via de eigen website te worden aangeboden. Op verzoek van verenigingen en andere partijen worden lezingen gehouden; aan musea worden bruiklenen verstrekt en voor bijzondere gelegenheden worden publicaties verzorgd.

16

6.

CONSEQUENTIES VOOR DE HUISVESTING, HET PERSONEEL EN DE FINANCIËN

Huisvesting De bestaande huisvesting voldoet niet en zal vóór 2025 moeten worden aangepakt. Zoals boven vermeld is het depot niet toereikend om de archieven over te nemen, is er te weinig kantoorruimte voor de (nieuw aangetrokken) medewerkers om hun werk te doen en geen ruimte voor overleg, bestuursvergaderingen of het ontvangen van groepen. De studiezaal is geen visitekaartje en pantry en sanitair verdienen minimaal een opknapbeurt. Bovendien is het Streekarchief gevestigd aan de achterzijde van een schoolgebouw en mist het daardoor een eigen gezicht. Onderstaande tabel geeft aan over hoeveel ruimte het Streekarchief in 2025 moet beschikken. RUIMTE

AANTAL

m2

TOTAAL m2

DEPOT Depot, eventueel verdeeld in koude

2

300

1

20

600

compartimenten Quarantaineruimte SUBTOTAAL

20 620

KANTOOR- EN WERKRUIMTE Kantoorruimte archivaris

1

25

25

Idem medewerkers

3

25

75

Werkruimte vrijwilligers

2

20

40

Repro- / scanstraat

1

20

20

Serverruimte / meterkast

1

5

5

magazijn

1

15

15

Pantry

1

15

15

Sanitaire voorzieningen

2

5

10

Fietsenberging

1

10

10

SUBTOTAAL

215

PUBLIEKSRUIMTE Hoofdentree, garderobe

1

25

25

Pantry, archiefwinkel en expositie

1

15

15

Sanitaire voorzieningen

3

5

15

Studiezaal

1

50

50

Multifunctionele ruimte

1

40

40

SUBTOTAAL

145

OVERIG Verkeersruimte

ca. 10% TOTAAL

17

100 ca. 1.100

Voor een verbetering van de huisvesting kunnen we verschillende opties onderzoeken. Het verbeteren van het bestaande, door middel van verplaatsing van de entree en aanpassing van het interieur zal de goedkoopste oplossing zijn. De reden daarvan is voornamelijk gelegen in het feit dat de grootste kostenpost, zijnde de archiefbewaarplaats, reeds aanwezig is. Een andere optie is om nieuwbouw op een andere locatie te plegen. Daarbij kan gekozen worden voor een zo efficiënt mogelijke oplossing, zoals vestiging op een bedrijvenpark, bij voorkeur met een goede verbinding met het openbaar vervoer. Voordeel van dit type locatie is dat er geen rekening gehouden hoeft te worden met bestaande constructies. De derde optie, waarbij het Streekarchief wordt ondergebracht in een bestaand pand, zoals het Arsenaal of het voormalige gemeentehuis van Spijkenisse, heeft dat probleem wel. Voordeel van vestiging in een centrum in plaats van een bedrijvenpark is duidelijk: het Streekarchief kan meer aandacht op zich vestigen en de collectie letterlijk ‘in de etalage’ zetten. De uiteindelijke keuze voor huisvesting is dan ook afhankelijk van de ambitie om, tegelijk met het ruimtegebrek, de uitstraling al of niet te willen verbeteren. Personeel Om de taken te kunnen uitvoeren zal het team uitgebreid moeten worden.

Er is reeds een inspecteur aangesteld en binnenkort zal een medewerker worden aangetrokken die zich specifiek met de implementatie van het e-depot zal gaan bezighouden. Om het team te ontlasten zal de functie van studiezaalmedewerker uitgebreid worden tot medewerker dienstverlening. Wanneer deze functies bekleed zijn is de basis op orde. Verdere uitbreiding van publiekstaken of het versneld wegwerken van achterstanden in inventarisatie zal incidenteel of structureel om meer menskracht vragen. Financiën Bij het opstellen van de toekomstvisie is afgesproken te streven naar een ‘sober en toekomstbestendig’ streekarchief. Niettemin is niet te ontkomen aan de vraag om een hogere financiële bijdrage van de gemeenten. Voor de aanstelling van de inspecteur en de implementatie van de e-depotvoorziening is die bijdrage reeds verhoogd. Het uitbreiden van het aantal uren voor de medewerker dienstverlening zal een geringe verhoging betekenen. De digitale dienstverlening vereist de aanwezigheid van scanapparatuur en digitale opslag. Het meest bepalend zal echter de huurprijs van de nieuwe (c.q. vernieuwde) huisvesting zijn. Wanneer de publiekstaken inderdaad meer nadruk gaan krijgen zal rekening gehouden moeten worden met kosten voor personeel en materiaal.

18