06.Vragen CDA; Implementatie Wet Open Overheid (WOO)

Schriftelijke vragen art 35 Reglement van Orde Nissewaard, 27 februari 2024, Geacht College, Onder verwijzing naar artikel 35 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Nissewaard wil de fractie van het CDA u de volgende schriftelijke vragen voorleggen. Inleiding Het College heeft de raad op verschillende momenten geïnformeerd over de stand van zaken van de invoering en implementatie van de Wet Open Overheid . Zo heeft de raad, conform de aanbeveling (aanbeveling 1) van de Rekenkamerfunctie in haar onderzoeksrapport van 11 oktober 2022, gezorgd voor raadsinformatie brieven. In hetzelfde rapport doet de Rekenkamerfunctie nog een aanbeveling (aanbeveling 2): neem maatregelen om de informatie huishouding op orde te brengen en zie toe op een snelle implementatie van het nieuwe zaaksysteem. Op 1 februari 2024 heeft het College een memo aangeboden aan de raad: afronding opvolging Rekenkameronderzoeken 2021/2022. Deze memo is besproken in relatie tot de voortgangslijst van de commissie Bestuur van 6 februari 2024. De fractie van CDA Nissewaard wil graag de volgende schriftelijke vragen voorleggen.

Over de memo van het College van 1 februari 2024: Vraag 1 Is met het voorleggen van de memo naar de mening van het College voldoende recht gedaan aan aanbeveling 2 van het Rekenkameronderzoeksrapport van 11 oktober 2022? Vraag 2 En als het College van mening is dat er voldoende recht is gedaan aan die aanbeveling; kunnen we dan stellen dat de informatie huishouding nu op orde is? Over de wijze van indienen van een WOO verzoek: Uit de Rijksbrede instructie voor het behandelen van WOO verzoeken: Elke vraag om informatie te mogen ontvangen kan een Woo-verzoek zijn. De wet stelt geen vormvereisten aan het indienen van een Woo-verzoek. Van telefoon tot fax, van e-mail tot sms of Whatsapp, met ieder denkbaar communicatiemiddel kan een Woo-verzoek worden gedaan. De verzoeker hoeft ook geen belang te stellen. De verzoeker hoeft ook niet expliciet te verwijzen naar de Woo.

Verschillende gemeenten in onze directe omgeving, alsmede de provincie Zuid-Holland geven hier invulling aan, door meerdere mogelijkheden voor het indienen van een verzoek toe te staan. Zo kunnen verzoeken per email worden ingediend via een speciaal emailadres. Vraag 3 Volgens de informatie op de website van onze gemeente wordt een per email ontvangen verzoek niet in behandeling genomen. Waarom wijkt het College af van de Rijksbrede instructie? Vraag 4 Wat is er voor nodig om een verzoek per email wel toe te laten? Over de publicatie van ontvangen verzoeken: Op de website van de gemeente Hoeksche Waard en op de website van de provincie Zuid-Holland kan informatie worden gevonden over de onderwerpen waarover een WOO verzoek is gedaan. Vraag 5 Op de website van onze gemeente is geen informatie te vinden over de WOO verzoeken.

Waarom maakt het College geen gebruik van deze mogelijkheid en wat is er voor nodig om dergelijke informatie wel te publiceren? Over de ontvangen verzoeken: Vraag 6 Hoeveel verzoeken heeft de gemeente sinds de invoering van de WOO op 1 mei 2022 ontvangen? Vraag 7 Over welke onderwerpen is informatie gevraagd? Vraag 8 Hoe vaak is een verzoek geweigerd en om welke reden is een verzoek geweigerd? Vraag 9 Kan een verzoeker na een weigering om informatie te verstrekken, bezwaar aantekenen bij de Algemene Bezwarencommissie? Vraag 10 Hoe vaak is dat gebeurd en heeft dat geleid tot het alsnog verstrekken van informatie? Vraag 11 Hoeveel tijd is de gemeente Nissewaard ongeveer kwijt (mag op jaarbasis) met het behandelen van WOO verzoeken en hoeveel ambtelijke capaciteit wordt hierop ingezet? Over het begrip complexe verzoeken: In de raadsinformatie brief van 7 november 2023 lezen we dat verzoeken steeds complexer worden.

Vraag 12 Wat is volgens het College een complex verzoek? Vraag 13 Hoeveel complexe verzoeken heeft de gemeente ontvangen? Over de termijnen waarbinnen informatie moet worden verstrekt: De Wet Open Overheid stelt scherpe termijnen waarbinnen informatie moet worden verstrekt. In een artikel in de nieuwsbrief Binnenlands Bestuur Digitaal van 29 januari 2024 kunnen we lezen dat veel gemeenten moeite hebben met het halen van termijn. Vraag 14 Wat is de situatie binnen onze gemeente: slagen wij er in om informatie op tijd te verstrekken? Over de lakfunctie en het anonimiseren van informatie: In een artikel in iBestuur van 15 februari 2024 over het lakken van informatie wordt gewezen op software die door de Provincie Zuid Holland wordt gebruikt Anonimiseren by design kan op verschillende manieren. Men kan er, zoals de Provincie Flevoland doet, voor kiezen om alleen een anonieme besluitbrief op te stellen. Die begint dus niet met Geachte heer …, maar met Geachte verzoeker, en op vergelijkbare wijze zijn ook de herleidbare persoonsgegevens van de opsteller van het besluit geanonimiseerd. Men kan ook gebruik maken van software, zoals onlangs ontwikkeld door de Provincie Zuid-Holland samen met de Universiteit van Amsterdam, waarin men via een sjabloon een besluit voorziet van de specifieke gegevens en meteen aangeeft wat daarin, en op welke weigeringsgrond, weggelakt moet worden.

De software maakt dan een persoonlijke versie om aan de verzoeker te sturen, en een anonieme versie die openbaar gemaakt kan worden. In deze laatste aanpak worden persoonsgegevens vervangen door een standaard tekst, bijvoorbeeld Weigeringsgrond 5.1.2.e, en ook voorzien van een zogenaamde Alt tag. Dit zorgt ervoor dat het document op een veel natuurlijkere wijze wordt voorgelezen voor visueel beperkten: in plaats van een stilte bij een stukje weggelakte tekst wordt dan die standaard of de Alt tekst uitgesproken, en weet de luisteraar wat er aan de hand is. Tijdens de commissie Bestuur van dinsdag 16 januari 2024 heeft onze fractie gevraagd naar de manier waarop de lakfunctie werkt. Volgens wethouder Hottentot is er altijd sprake van een combinatie van techniek en mens; een medewerker kijkt altijd mee. Vraag 15: Is de functionaliteit die door de provincie Zuid-Holland wordt gebruikt vergelijkbaar met de techniek die door onze gemeente wordt gebruikt? Vraag 16: Als dat niet het geval is: kan een korte beschrijving worden gegeven van de werking van de functionaliteit die door onze gemeente wordt gebruikt? Vraag 17: We kennen allemaal de beelden van dossiers die vrijwel volledig bestonden uit zwart gelakte pagina’s.

Biedt onze manier van werken waarborgen om te voorkomen dat een verzoeker informatie ontvangt die vrijwel uitsluitend uit zwart gelakte pagina’s bestaat? Is dat weleens voorgekomen? En zo ja, om welke reden?

Met vriendelijke groet, Sip van der Weg CDA Nissewaard