02.Onderzoeksopzet WOB-WOO Nissewaard

Herman Sietsma Rekenkamerfunctionaris

Contactpersoon: Nick Woudstra T. 06 30 89 32 50 E. nick@necker.nl

Datum: 6 januari 2022

1

Onderzoeksopzet

Ieder jaar overleggen de rekenkamerfunctie van de gemeente Nissewaard en de leden van de gemeenteraad over het onderzoeksprogramma van de rekenkamerfunctie voor het komende jaar. Op 17 november 2021 heeft de rekenkamerfunctie Nissewaard een presentatie voor raadsleden gehouden waarin diverse mogelijke onderzoeksthema’s zijn besproken. Het resultaat hiervan was een prioritering van de op de shortlist geplaatste onderwerpen. Het onderwerp ‘Wob en Woo’ werd gezien als belangrijk thema. De onderzoeksopzet die hierop een vervolg is en beschrijft hoe het onderzoek wordt ingericht, ligt met dit document voor u. Op 1 mei 2022 treedt de Wet Open Overheid (hierna: Woo) in werking. De totstandkoming van deze wet heeft bijna 10 jaar in beslag genomen. In deze periode zijn wijzigingen in het wetsvoorstel verwerkt die de uitvoerbaarheid en betaalbaarheid van de wet moeten verbeteren. De Woo beoogt een meer transparante en actief openbaar makende overheid en vervangt de Wet Openbaar Bestuur (hierna: Wob). Het belang van openbaarheid van bestuur is onverminderd groot. Het recente rapport ‘Ongekend Onrecht’ toont aan dat hierin nog veel verbetering mogelijk is 1. Dát is precies wat de Woo beoogt te bereiken. Transparant bestuur bevordert het vertrouwen van burgers en organisaties in de overheid, terwijl het omgekeerde ook geldt: gebrek aan openbaarheid leidt tot afnemend vertrouwen.

De gevolgen die de invoering van de Woo voor de gemeente Nissewaard met zich brengt hebben betrekking op -kort gezegd- drie aspecten: • • •

Er ontstaat een verplichting tot actieve openbaarmaking van bepaalde categorieën van informatie en er komt en inspanningsverplichting voor de overige categorieën; De gemeente moet maatregelen treffen voor het duurzaam ontsluiten en ontsloten houden van overheidsdocumentatie; De reactietermijn op informatieverzoeken wordt beperkt van vier naar twee weken.

Welke praktische voorbereidingen moeten er getroffen worden om straks goed te kunnen starten met de Woo? Is de gemeente hiermee op de goede weg richting de inwerkingtredingsdatum van 1 mei 2022 en de implementatiemomenten die zullen volgen? De implementatie van de wet zal een ruime tijd in beslag nemen. Daarnaast zitten er onderdelen in de wet, zoals openbaarmaking, die bij invoering geregeld moeten zijn. De inwerkingtreding van de Woo vraagt enerzijds wijziging van processen. Anderzijds geldt ook dat een aantal artikelen uit de Woo een deel van de staande praktijk zal faciliteren en daarmee geen nieuwe

1

https://www.tweedekamer.nl/sites/default/files/atoms/files/20201217_eindverslag_parlementaire_ond ervragingscommissie_kinderopvangtoeslag.pdf

Rekenkamerfunctie Nissewaard

3

Onderzoeksopzet

rechten in het leven roept ten opzichte van de Wob. De huidige uitvoering van de Wob door de gemeente zal daarom ook aandacht krijgen in dit onderzoek. Ons onderzoek kijkt naar de actuele status en verder vooral vooruit: wat zijn de benodigde aanpassingen die de Woo voor de gemeente met zich brengt? Hoe ver is de implementatie daarvan gevorderd? Heeft de gemeente haar ambitieniveau in beeld en weet ze wat er nog te doen staat, en op welk moment? Als leidraad voor dit onderzoek gebruiken we het Implementatieplan Actief Openbaar Maken dat de VNG2 hiervoor ontwikkeld heeft.

Op basis van bovenstaande formuleert de rekenkamerfunctie de doelstelling van dit onderzoek als volgt: •

Inzicht geven in de mate waarin de gemeente voorbereidingen treft en nog dient te treffen zodat ze per 1 mei 2022 vanuit een goede uitgangspositie kan starten met een goede naleving (en verdere implementatie) van de Woo.

Bovenstaande doelstelling leiden tot de volgende centrale vraag: In hoeverre is de gemeente Nissewaard gevorderd met het treffen van voorbereidingen naar aanleiding van de komst van de Woo en in welke mate voldoet zij reeds aan de nieuwe verplichtingen vanuit de Woo?

Deelvragen Deze hoofdvraag is uitgewerkt in de volgende deelvragen: 1. 2.

3. 4.

Welke veranderingen op basis van de Woo verplichten de gemeente Nissewaard tot voorbereidingen of aanpassingen? Welke (proces)veranderingen dienen te worden getroffen in het licht van: a. Actieve openbaarmaking b. De verkorte reactietermijn op informatieverzoeken c. Duurzaam ontsluiten en ontsloten houden van overheidsdocumentatie In welke mate voldoet de gemeente reeds aan de veranderingen die de Woo met zich meebrengt? Welke wijzigingen dient de gemeente nog te implementeren?

2

https://www.vngrealisatie.nl/sites/default/files/202011/VNG_Grip%20op_05_Implementatieplan%20actief%20openbaar%20maken.idd_.pdf

Rekenkamerfunctie Nissewaard

4

Onderzoeksopzet

De Rekenkamer voert dit onderzoek in vier fases uit. Hieronder wordt een korte toelichting bij elke fase gegeven. Deze fases zijn: 1. 2. 3. 4.

Startgesprek Documentanalyse Interviews Rapportage

De projectleider van het onderzoek bespreekt de opzet van het onderzoek in een startgesprek met de ambtelijk contactpersoon voor dit onderzoek. Zo kunnen we de ambtelijke organisatie op de hoogte stellen van onze aanpak, informeren over de mogelijke inzet voor de ambtelijke organisatie en direct het informatieverzoek toelichten. Ook de voorlopige keuze voor de interviewpartners in fase 3 stemmen we af. In het informatieverzoek zal onder meer informatie worden opgevraagd over de manier waarop de gemeente ervoor zorgt dat haar organisatie betrokken is bij het onderwerp, of de startpositie van de gemeente ten opzichte van het onderwerp geïnventariseerd is en zo ja, wat daarvan de resultaten zijn. Ook bespreken we of de gemeente een ambitieniveau met betrekking tot openbaarheid heeft vastgesteld of gaat vaststellen, de wijze van openbaar maken, de fasering die van toepassing is op de gemeente Nissewaard en tenslotte bespreken we de gekozen strategie. We volgen hierbij het Implementatieplan van de VNG of van het RDDI, afhankelijk van welke de gemeente gebruikt.

Resultaten •

ambtelijke organisatie is op de hoogte en kent de informatievraag

Gehanteerde methode • •

startbijeenkomst informatieverzoek

In de tweede fase van het onderzoek voeren we een documentanalyse uit en geven we op basis daarvan een voorlopig antwoord op de verschillende deelvragen. In de documentanalyse staat niet alleen de Woo centraal, maar wordt ook het huidige Wob-beleid van de gemeente Nissewaard geanalyseerd voor zover dat nodig is voor beantwoording van de vragen. De documentanalyse brengt daarmee waar nodig ook in kaart hoe het huidige gevoerde gemeentebeleid inzake de Wob kan worden doorgetrokken dan wel dient

Rekenkamerfunctie Nissewaard

5

Onderzoeksopzet

te worden aangepast ten opzichte van de Woo. We betrekken hierbij in ieder geval de volgende documenten: • • •

Wettekst Woo Beleids- en uitvoeringsregels Wob Wob-protocollen gemeente Nissewaard

Resultaten • • •

Zicht op de beleidsmatige stand van zaken wat betreft het proces tot implementatie WOO. Inzicht in het huidige Wob-beleid van de gemeente Zicht op hoe de benodigde veranderingen van de Woo zich verhouden tot het huidige gemeentebeleid

Gehanteerde methode •

Documentanalyse

In de derde fase van het onderzoek wordt door middel van het voeren van interviews een verdiepingsslag gemaakt op de bevindingen uit bovengenoemde documentanalyse. Om goed zicht te krijgen op de processen en ontwikkelen rondom het huidige Wob-beleid en de uitrol van de Woo alsmede de informatievoorziening en verzoekmethoden wordt het hoofd juridische zaken, de gemeente secretaris en Wob-coördinator/leider projectteam Woo van de gemeente Nissewaard geïnterviewd.

Resultaten • • •

Inzicht in de manier waarop de dagelijkse uitvoering van Wob-beleid gestalte krijgt Inzicht in de stand van zaken ten aanzien van de voorbereidingen richting 1 mei 2022 Inzage in hoe informatie wordt beheerd en gedeeld

Gehanteerde methode •

Interviews (digitaal)

Rekenkamerfunctie Nissewaard

6

Onderzoeksopzet

In deze laatste fase leggen wij onze onderzoeksresultaten vast in een bondige Nota van Bevindingen. Deze nota leggen we voor aan de organisatie voor een feitencheck: het ambtelijk wederhoor. Na verwerking van de ambtelijke reactie maken wij de Nota van Bevindingen definitief en stellen wij de Bestuurlijke Nota op met daarin de conclusies en aanbevelingen. Het rapport wordt vervolgens aan het college aangeboden voor een bestuurlijke reactie. Daarna biedt de rekenkamerfunctie het onderzoeksrapport aan de raad aan. De rekenkamerfunctionaris van de rekenkamerfunctie zal samen met de projectleider de uitkomsten van het onderzoek aan de raad presenteren.

Resultaten •

beantwoording van hoofd- en deelvragen in een onderzoeksrapport

Gehanteerde methode • • •

feitenverificatie (ambtelijk wederhoor) bestuurlijk wederhoor rapportage inclusief conclusies en aanbevelingen

Rekenkamerfunctie Nissewaard

7

Onderzoeksopzet

Herman Sietsma is de directeur van de rekenkamerfunctie, Nick Woudstra is secretaris. Het onderzoeksteam bestaat uit Pieter Overeem en Carin Schreuder. Wij voeren dit onderzoek uit in het eerste en tweede kwartaal van 2022. Rekening houdend met het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor bieden we de onderzoeksrapportage na het zomerreces aan de raad aan. Onderzoeksfasen

Planning

Fase 1: Startgesprek

Januari

Fase 2: Documentanalyse

Februari

Fase 3: Interviews

Maart/ april

Fase 4: Rapportage

Mei t/m juli

Rekenkamerfunctie Nissewaard

8