Uitwerking invulling OR en MR werkgroep Wat voor raad - 12-10-23

Oriënterende Raad (in het vergaderschema OB-info genoemd) Let op: Oriënterende Raad (OR) is iets anders dan de oriënterende bijeenkomsten tot nu toe. De ‘OB’ en ‘thema-avonden’ namen verdwijnen en heten in schema ‘Raad’ en zijn per keer in te vullen door de agendacommissie. ‘Presentaties B&W’ verdwijnt ook en wordt onderdeel van de OR of onderdeel van ‘Raad’. Doel van deze bijeenkomst Informatie verzamelen door het stellen van vragen; dit kunnen politieke en technische vragen zijn. Verzoek blijft om technische vragen vooraf per mail te blijven stellen; deze zijn voor toehoorders niet interessant en maakt de vergadering moeilijk te volgen. Opzet vergadering – in ‘vaste onderdelen’ 20:00 uur tot 20:15 uur - terugkijken • ‘Terugkijken’: zijn er stukken (bijvoorbeeld: antwoorden op schriftelijke vragen of raadsinformatiebrieven) of bijeenkomsten (bijvoorbeeld: inloopbijeenkomst voor omwonenden of presentaties) vanuit B&W waarover vragen zijn. Verzoek om uiterlijk woensdag 9:00 uur onderwerpen aan te leveren bij de griffie. 20:15 uur tot 20:45 uur - actualiteiten • ‘Actualiteiten’: raadsleden bevragen het college over actualiteiten die er spelen (bijvoorbeeld: voortgang projecten, uitvoering moties, s.v.z. moties) Verzoek om uiterlijk woensdag 9:00 uur onderwerpen aan te leveren bij de griffie.

20:45 uur tot 21:30 uur - raadsvoorstellen • Insprekers komen eerst aan bod • Daarna stellen raadsleden vragen (technische en politieke) aan portefeuillehouder (en eventueel ambtelijke ondersteuning). Let op: Er is geen, of althans héél beperkt, mogelijkheid om in de MR nog vragen te stellen. 21:30 uur tot 22:00 uur – B&W-info • B&W kondigt onderwerp(en) van te voren aan Verzoek uiterlijk woensdag 9:00 uur, maar liever al week eerder • Kan in de vorm van korte presentatie zijn, maar hoeft niet • Als B&W input wil ophalen dan moeten er 2 weekenden van te voren stukken beschikbaar zijn met concrete stellingen, vragen, enz. zodat voorbereiding in de fracties mogelijk is. Een dergelijk stuk kan ook geagendeerd worden voor de MR. • Sluiting van de OR is om 22:00 uur; als onderwerpen niet aan bod zijn gekomen schuiven ze door. Inspreker (maximaal 6 insprekers) • Op vast moment van de avond om 20:45 uur inspreken. Het is van belang om tijdschema aan te houden om zekerheid te geven aan insprekers en kijkers (eventueel schorsen). • Krijgt 5 minuten spreektijd en raadsleden kunnen vragen ter verduidelijking stellen aan de inspreker. • Alle insprekers achterelkaar omdat het onbekend is of raadsleden over het betreffende raadsvoorstel nog vragen gaan stellen aan de portefeuillehouder, dus of het onderwerp nog behadeld wordt.

• Insprekers op deze avond kunnen spreken over zowel raadsvoorstellen als over ‘niet geagendeerde’ onderwerpen. • Vooraf aanmelden bij griffie: uiterlijk 8 uur voor start van de OR, dus uiterlijk 12:00 uur

Ter overweging: Is het wel handig om insprekers na ‘actualiteiten’ te doen. Stel dat een inspreker over een actualiteit wil inspreken? Voorzitter Er is een vaste voorzitter en een vaste plaatsvervangend voorzitter. De plaatsvervanger neemt tijdens de OR eventueel tijdelijk het voorzitterschap over als de voorzitter mee wil doen aan de discussie bij een bepaald onderwerp. Vooraf bespreken voorzitter en plaatsvervangend voorzitter dit samen met de griffie. Deelnemers Twee deelnemers (raadsleden en/of fractieassitenten) per fractie per agendapunt aan tafel. Bij wisseling agendapunt kunnen ook de deelnemers wisselen. Portefeuillehouder Kan ambtelijke ondersteuning meenemen voor beantwoording technische vragen. Dit in tegenstelling tot bij de MR. Zit aan tafel bij het onderwerp om de door de raadsleden gestelde vragen kort te beantwoorden. Niet parallel Er is vooraf geen indeling te maken naar onderwerpen vanwege actualiteit en dergelijke. Het is ook niet wenselijk om de indeling van de MR-en aan te houden omdat toch al de kans bestaat dat je 3x vergadert over één raadvoorstel. Waardoor raadsleden zich minder ‘verplicht’ voelen om bij elk raadsvoorstel vragen te stellen (dat ís echt niet verplicht), enz. Openbaar / publiceren Oriënterende raad is openbaar en wordt live uitgezonden. Aankondiging en mogelijkheid van inspreken (standaard tekst) in Nieuwkoop Nieuws.

Voor insprekers is OR nu belangrijkste. Voor de onderwerpen verwijzen naar website. Nieuwkoop Nieuws verschijnt immers slechts om de week. Het kan zijn dat er geen insprekers zijn en ook geen vragen vanuit de raad bij een raadsvoorstel. Dan wordt die avond dus niet over dat raadsvoorstel gesproken. Om die reden moet het wel mogelijkheid blijven om een statement’ te maken door een inspreker bij MR. Er wordt een beknopte actielijst gemaakt door de griffie. Een raadsvoorstel kan niet aangepast worden tussen OR en MR, omdat de agenda’s en stukken al gepubliceerd zijn) Stukken beschikbaar Zodra raadsinformatiebrieven e.d. beschikbaar zijn vanuit B&W, plaatst de griffie die op de agenda van de OR in het daarvoor bedoelde vaste onderdeel. Dit gebeurt i.i.g. op de openbare website www.raadnieuwkoop.nl. Raadsleden en inwoners kunnen vanaf dat moment de stukken lezen. De agenda-volgorde voor de OR is niet belangrijk. De indeling voor de MR volgt later via de agendacommissie

Meningsvormende raad (MR) Doel van deze bijeenkomst De voorbereiding om een goed besluit te kunnen nemen in de besluitvormende raadsvergadering (BR). Eventueel aangepast t.o.v. de versie van het voorgestelde raadsbesluit van het college van B&W. Beoordelen of het voorstel van B&W daarvoor aangepast moet worden door een amendement en of dat een motie ernaast wenselijk is. Opzet vergadering Stap 1: 1e termijn Ophalen van alle debat-onderwerpen / discussiepunten / gespreksonderwerpen en deze ordenen naar ‘meest verstrekkend eerst’ Omwille van deze ordening is het verzoek om vooraf in steekwoorden de discussiepunten aan te leveren zodat de juiste mensen vanuit de fracties aan tafel zitten. Gaat het bijvoorbeeld over iets specifiek inhoudelijks, over financiën, over de relatie met een ander beleidsterrein o.i.d.). Stap 2: debatteren raad onderling Neem vooraf geen dichtgetimmerd standpunt in. Heb aandacht voor elkaars inbreng door het stelen van vragen. Vraag niet naar het ‘standpunt’ van andere fracties direct na het inbrengen van je debatonderwerp. De fractie die debatonderwerp heeft ingebracht zegt op einde van het debat of ze een amendement of motie gaan voorbereiden (dit naar aanleiding van het debat). Stap 3: tussenreactie Een korte reactie van de portefeuillehouder op het voorgaande debat. Een portefeuillehouder kan hier eventueel een toezegging doen.

Stap 4: 2e termijn Nog een onderling debat als dat nodig is n.a.v. reactie van de portefeuillehouder. Stap 5: Beoordeling of voldoende informatie beschikbaar is. En conclusie wordt het een hamer of discussiestuk in de BR Inspreker (maximaal 6 insprekers) Bij start van het onderwerp zelf (dus insprekers per onderwerp). Maximaal 2 minuten: om statement te maken. Inspreker heeft uitgebreide inspreek mogelijkheid gehad bij Oriënterende Raad (OR). En heeft voorafgaand aan de MR ook contact op kunnen nemen met de fracties. Geen mogelijkheid om verduidelijkende vragen aan inspreker te stellen. Voorzitter Er is een vaste voorzitter en een vaste plaatsvervangend voorzitter. De plaatsvervanger neemt tijdens de OR eventueel tijdelijk het voorzitterschap over als de voorzitter mee wil doen aan de discussie bij een bepaald onderwerp. Vooraf bespreken voorzitter en plaatsvervangend voorzitter dit samen met de griffie. Deelnemers Twee deelnemers (raadsleden en/of fractieassitenten) per fractie per agendapunt aan tafel. Bij wisseling agendapunt kunnen ook de deelnemers wisselen. Portefeuillehouder Zit niet aan tafel tijdens het debat om te voorkomen dat er alsnog vragen worden gesteld of richting hem/haar wordt gekeken tijdens het debat. Komt alleen aan tafel om ‘tussenreactie’ te geven. En krijgt nog gelegenheid tot ‘eindreactie’ als er nog discussie in 2e termijn plaats vindt.

Parallel Bij voldoende onderwerpen kunnen er twee meningsvormende raden naast elkaar plaatsvinden. De agendacommissie bepaalt de agenda en indeling van de onderwerpen van de meningsvormende raden. Openbaar / publiceren Meningsvormende raden zijn openbaar en worden live uitgezonden. Agenda wordt op website geplaatst en indien mogelijk in Nieuwkoop Nieuws; maar niet meer op Overheid.nl. Voor insprekers is OR nu het belangrijkste moment. Publicatie van MR mogelijk al nodig vóór de agendacommissie. En dan voor onderwerpen verwijzen naar de website. Stukken beschikbaar De raadsvoorstellen zijn uiterlijk beschikbaar de donderdag in de week vóór de agendacommissie (worden bij binnenkomst direct onder de OR en onder de agendacommissie gezet). De donderdag ná de agendacommissie worden de agenda’s en stukken als MR gepubliceerd (2 weekenden vóór de MR). Het is raadzaam de stukken al vóór de OR te lezen, zodat de raadsleden dáár vragen kunnen stellen.

Voorbeeld: (loopt niet helemaal goed volgens schema) • • • • • • • • •

Donderdag 22 februari: uiterste datum raadsvoorstellen onder OR-agenda (eerder aangeleverde voorstellen worden direct geplaatst (is 2 weekenden leestijd voor raadsleden) Dinsdag 27 feruari Agendacommissie (indeling MR-en bepalen, publicatie MR-agenda’s en stukken donderdag 29 februari) Inleveren technische vragen per mail (scheelt vragen stellen in OR) woensdag vóór 9.00 uur Dinsdag 5 maart: onderwerpen ‘terugblik’ en ‘actualiteit aanleveren’ + B&W levert onderwerpen aan voor B&W-info deel (dan kan grifife die nog toevoegen aan de agenda) Donderdag 7 maart OR mondelinge vragen stellen Dinsdag debatonderwerpen aanleveren in steekwoorden Donderdag 14 maart MR-en (met zo mogelijk o.a. moties en amendementen aankondigen) Dinsdag 26 maart moties en amendementen uiterlijk aanleveren Donderdag 28 maart BR