Samenvatting wederhoor en aanpassingen onderzoek Raadsinstrumentarium Nieuwkoop

Ambtelijk wederhoor tabel I: onjuistheden n.a.v. verificatie tekst rapport Pagina 7/20

ambtelijke reactie Volgens pagina 7 loopt de onderzoeksperiode tot 1 januari 2023, maar in de tabel op pagina 20 is tot 1 mei 2023 aangehouden.

14

Noem als controle instrument ook ‘accountant’. Dat is naast Rekenkamer(functie) één van de belangrijke controleinstrumenten van de raad met een wettelijk kader.

19/20

Er zijn de afgelopen jaren meer moties “vreemd” of “over niet geagendeerd onderwerp” geweest dan de twee die in deze tabel zijn genoemd. Daarnaast lijkt soms de relatie tussen de motie en het agendapunt waarbij het behandeld is niet heel sterk.

reactie RK Dank voor de scherpe blik. De periode is voordat het onderzoek is begonnen aangepast naar mei 2023. Dit is gebeurd om het effect van de nieuwe samenstelling van de gemeenteraad na de verkiezingen ook mee te nemen in het onderzoek. In het rapport is nu overal de onderzoekperiode tot 1 mei 2023 aangehouden. De accountant valt onder de financiële controle zoals genoemd in artikel 213 Gemeentewet en is reeds in tabel 1 op pagina 13-14 opgenomen. We hebben het nu ook expliciet genoemd in de rapportage. In de rapportage stond foutief aangegeven dat er slechts twee moties vreemd zijn ingediend; dit moet zijn ‘’aangenomen’’ en is aangepast. Daarnaast is de volgende passage toegevoegd: ‘’Uit de documentatie en het raadsinformatiesysteem is niet eenduidig op te maken hoe veel moties vreemd aan de orde van de dag er zijn ingediend, omdat uit de jaarverslagen soms andere getallen blijken dan uit de bijlagen van ingediende moties. In de jaarverslagen van 2020 tot en met 2022, rept alleen het jaarverslag van 2022 over twee aangenomen moties van ‘niet-geagendeerde onderwerpen’. Ten aanzien van de bijlagen van de jaarverslagen met moties in 2020 tot en met 2022, wordt slechts in 2022 één motie vreemd genoteerd en wordt niet gerept over niet-geagendeerde onderwerpen.’’ Dit doet niet af aan de conclusie dat de raad beperkt is in haar inzet van moties vreemd.

Ten aanzien van de relatie tussen moties en agendapunten is de volgende zin opgenomen: “Daarnaast blijkt uit de gesprekken dat de relatie tussen

geagendeerde moties en agendapunten waarbij deze behandeld worden niet altijd direct verbonden is”.

Pagina 20

ambtelijke reactie Het is goed mogelijk dat er meer initiatiefvoorstellen in voorbereiding zijn geweest, maar bij die voor steun aan aardbeving slachtoffers in Turkije en Syrië is de enige die bij de griffie bekend is. Maar met net zo weinig status als andere initiatiefvoorstellen die slechts in een fractie zijn besproken of zelfs maar in gedachten bij één raadslid leefden. Want het is immers niet ingediend.

reactie RK Toegevoegd is dat dit specifieke initiatiefvoorstel het enige voorstel is waarvan bekend is bij de griffie dat deze in voorbereiding is. Daarnaast is de nuance aangebracht dat het zou kunnen dat er meer initiatiefvoorstellen in voorbereiding zijn geweest, maar dat dit niet uit de documentatie is af te leiden.

21

“… de voorzitter van de raad, de griffier en ook een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie erkennen dit”: Erkennen of herkennen?

Het woord dat hier bedoeld wordt is herkennen. Dit is aangepast.

21

Het is feitelijk juist dat bij meningsvormende raden (MR) geen concept moties en geen concept amendementen worden ingebracht of besproken. Daarentegen worden onderwerpen voor moties of amendementen wel vaak al aangekondigd. De (theoretische) bedoeling is dat meningen worden uitgewisseld in deze vergaderingen. Een raadslid dat een concept motie of amendement inbrengt heeft al een standpunt ingenomen en die zal vermoedelijk minder open staan voor andere meningen. Daarom wordt de inbreng van een concept motie of amendement niet (door griffie) gestimuleerd. Regie en overzichten binnen de organisatie: Het is genuanceerder dan hier beschreven. De opmerking tijdens het interview ging alleen over moties: • Voortgang technische vragen wordt gemonitord maar niet bijgehouden op een overzicht. Gelet op de normaalgesproken korte afhandelingstermijn (voor de behandeling van een stuk in de eerstvolgende raadsvergadering) heeft een overzicht ook geen meerwaarde. • Openstaande schriftelijke vragen staan wekelijks op de agenda van college en managementteam. • Voor moties heeft de griffie een overzicht in iBabs maar niet vastgelegd wordt hoe het zit met de afdoening. Het is een totaaloverzicht vanaf 2016. Moties waarvan ambtelijk de indruk bestaat dat die

Met betrekking tot de aankondiging van moties en amendementen is de volgende zin toegevoegd op pagina 18: ‘Het is in Nieuwkoop nu niet de praktijk dat concept moties en amendementen al in de meningsvormende raad worden ingebracht. Deze praktijk wordt ook niet door de griffie gestimuleerd om de meningsvorming de ruimte te geven.’’

21

Hartelijk dank voor deze scherpte toevoegingen. De toevoegingen zijn als volgt verwerkt: • • • •

•

De zin dat hier geen overzichten van worden bijgehouden is genuanceerd zodat dit alleen betrekking heeft op moties. De aanvullingen met betrekking tot processen ten aanzien van schriftelijke vragen in de ambtelijke organisatie zijn toegevoegd. Ten aanzien van de zin over de overzichten van moties is een nuance aangebracht dat er wel overzichten worden bijgehouden door de griffie. De toevoeging over dat moties worden ‘afgestoft’ door raadsleden is als volgt verwerkt in de tekst: ‘’Uit de gesprekken blijkt dat raadsleden moties waarvan ambtelijk de indruk bestaat dat die zijn afgedaan, soms toch weer aanhalen.’’ De opmerkingen met betrekking tot de toezeggingen zijn dusdanig verwerkt dat de volgende passage op pagina 19 bij het specifieke

Pagina

ambtelijke reactie zijn afgedaan worden soms door raadsleden weer afgestoft. • Toezeggingen worden door de griffie bijgehouden op een overzicht in iBabs. De status (in behandeling of afgerond) wordt door de agendacommissie bepaald. Dat betekent dat toezeggingen die ambtelijk als afgedaan worden beschouwd nog een tijd open blijven staan. Dit veroorzaakt verwarring. De indruk bestaat verder dat de agendacommissie soms een onderwerp open laat staan omdat de reactie op de toezegging nieuwe vragen oproept. Hierover wordt niet duidelijk gecommuniceerd. Helderder zou in dat geval zijn om de toezegging als afgerond te markeren (de toegezegde aanvullende informatie is ontvangen) en daarna vervolgvragen te stellen of een motie op te stellen.

reactie RK instrument van de toezegging is toegevoegd: ‘’Uit de gesprekken blijkt dat de agendacommissie soms toezeggingen niet als afgedaan markeert omdat de toezegging nieuwe vragen oproept, maar hier vervolgens niet duidelijk over communiceert.’’

22

De indruk wordt in 1e alinea gewekt dat amendementen niet tijdens de besluitvormende raadsvergadering mogen worden ingediend. Dat mag en kan natuurlijk wel. Lang geleden, 16 oktober 2014, hebben raadsleden onderling o.a. de volgende procesafspraak gemaakt: “Lever moties en amendementen (ten minste 32 uur) voor de vergadering aan bij de griffie. Meld daarbij altijd of het verspreid mag worden naar raad en B&W (meestal) of niet (soms).” Klik hier (en zie agendapunt 8). Meestal worden amendementen ook wel > 32 uur voor de raadsvergadering aangeleverd, af en toe op de dag van de vergadering zelf en bij uitzondering, maar echt zelden, tijdens de vergadering.

Ten aanzien van de gewekte indruk in de eerste alinea is als slotzin toegevoegd: ‘Dit laat onverlet dat indiening van amendementen hangende de besluitvorming natuurlijk altijd mag, maar de raad heeft in 2014 procesafspraken vastgesteld waarin gesteld wordt om moties en amendementen tenminste 32 uur voor de vergadering in te leveren bij de griffie.’ De stelling ‘meestal worden amendementen ook wel > 32 uur voor de raadsvergadering aangeleverd’ is in de alinea verwerkt door de volgende passage toe te voegen: ‘’Daarnaast is de ervaring uit de gesprekken dat amendementen en moties vaak 32 uur voor de besluitvorming worden aangekondigd, conform de door de raad gemaakte afspraken.’’

28

Bij termijngebondenheid van schriftelijke vragen: Het college informeert de vraagsteller eigenlijk nooit persoonlijk als een termijn niet wordt behaald, maar altijd via de griffie.

‘Via de griffie’ is toegevoegd.

30

‘Meningsvormende bijeenkomsten’ heten in Nieuwkoop ‘Meningsvormende Raden’ (MR).

Overal in de rapportage aangepast.

Pagina 30

ambtelijke reactie Conceptmoties of conceptamendementen worden niet in Meningsvormende Raden ingebracht of besproken, maar vaak wel aangekondigd.

reactie RK Zie reactie nummer 6.