Raadsvoorstel Vergaderschema 2024

Gemeente Nieuwkoop Gemeenteraad

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: Gemeenteraad

Besluitvormende vergadering: 28 september 2023

Opgesteld door: Griffie

Registratienummer collegebesluit: n.v.t.

Raadsnummer: 2023-

Titel / onderwerp: Vaststellen Vergaderschema gemeenteraad 2024 Samenvatting: Elk jaar wordt er een vergaderschema voor de raadsvergaderingen vastgesteld. Uit het schema blijkt dat de vaste vergaderavond de donderdagavond blijft. Op 7 september 2023 is voorgesteld om de raad voorlopig alleen concreet de data voor de oriënterende bijeenkomsten, de meningsvormende raden en de besluitvormende raadsvergaderingen te laten vaststellen. Voor invulling van de avonden met reservering ‘Raad’ en aangepaste spelregels komt de werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn?’ nog in 2023 met een voorstel. Daarnaast heeft de agendacommissie de vrijheid om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt.

Voorgesteld besluit: Het vergaderschema 2024 van de gemeenteraad vast te stellen. Waarbij de invulling van de avonden die gereserveerd zijn als ‘Raad’ nog volgt en de agendacommissie de vrijheid heeft om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt. {{esl:Signer1:capture:size(250,100)}}

{{esl:Signer2:capture:size(250,100)}}

1

Pagina 2 van 5

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Elk jaar wordt er een vergaderschema voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Nieuwkoop vastgesteld. Het is wenselijk om het vergaderschema voor heel 2024 vast te stellen omdat de ambtelijke organisatie hierop de planning van zijn werkzaamheden baseert. Alle voorgaande jaren is het vergaderschema via de agendacommissie of via het presidium aan de raad aangeboden. Voor het schema van 2023 is ook een raadsvoorstel voorgelegd waarin twee varianten waren uitgewerkt. Bij wijze van experiment is toen gekozen voor een variant met minder besluitvormende raadsvergaderingen (7 i.p.v. 9 of 10). De opzet voor een vergaderschema van 2024 is op 4 juli 2023 eerst voor besproken met de werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn?’. Onder andere vanuit de gedachte dat de raad bij voorkeur in september een vergaderschema voor het volgend jaar moet vaststellen. Vanwege planningen van raadsleden, fractieassistenten, maar ook bijv. van beleidsambtenaren. En als we een (nieuw) vergaderschema hebben dan kunnen we (eventueel) de vergaderwijze (en het reglement van orde) daarop aanpassen en zal mogelijk ook de vergadercultuur een verandering ondergaan. De conclusie van de werkgroep was om: • Uit de meningsvormende raden (MR) zoveel mogelijk de vragen aan de portefeuillehouders weg te halen.

• Dit te doen door eerder (en vaker (voor meerdere onderwerpen) een oriënterende bijeenkomst (OB) (een beeldvormende sessie)) te houden waarbij technische- en politieke vragen aan de orde kunnen komen en zo de MR vrij te maken voor onderling debat (oordeelsvorming). Zo’n bredere opzet van de OB noemen we daarom hieronder (voorlopig) even “OB-info(avond)”. • Een model uit te werken waarbij vrijwel alleen donderdagen worden benut en dat in schema (voor zover het past) week 1. OB / week 2. Vrije invulling raad / week 3. MR / week 4. Vrije invulling raad / week 5. Besluitvormende raadsvergadering (BR). Met de voorbereiding werden tegen een aantal dilemma’s / vraagstukken / voor- & nadelen zichtbaar. In de bijgevoegde Excelsheet zijn vier scenario’s uitgewerkt; die geen van allen aan de 5-wekelijkse cyclus kunnen voldoen. Bij dit voorstel is één scenario (scenario 3) voor besluitvorming uitgewerkt. Bij een plenaire ‘trainingsavond’ op 7 september 2023 (vervolg van ‘Wat voor raad willen we zijn’ van 1 april 2023) is voorgesteld om de raad de donderdagen van 2024 te laten vastleggen; waarbij de avonden voor oriënterende bijeenkomsten, meningsvormende raden en besluitvormende raadsvergaderingen zijn gereserveerd. Voor de andere avonden wordt de invulling met de ‘spelregels’ daarvoor nog in 2023 uitgewerkt.

In alle gevallen behoudt de agendacommissie de vrijheid om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of als de actualiteit daarom vraagt. Beoogd (maatschappelijk) effect Het is voor iedereen duidelijk dat de vaste vergaderavond van de gemeenteraad van Nieuwkoop de donderdagavond is. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis • De donderdagavond is al een aantal jaren de vaste vergaderavond.

2

Pagina 3 van 5 •

•

In 2020 is gekozen voor het introduceren van ‘thema-avonden’ (om het aantal aparte avonden met aparte werkgroepen en commissies en dergelijke te beperken) en het strikt hanteren van de donderdag als avond van de raad. Hiermee zouden raadsleden meer tijd vrij houden voor hun volksvertegenwoordigende rol. Sinds 2022 is het aantal vergaderavonden weer langzaamaan aan het oplopen (zie jaarverslag griffie 2022 en 2023).

Participatie / betrokken partijen / personen De werkgroep Wat voor raad willen we zijn? heeft gekeken hoe de vergaderstructuur in elkaar zit, waar zich ‘problemen’ voor doen en hoe dat eventueel op te lossen is. Naast de conclusie zoals verwoord in de inleiding kwamen zij met een eerste advies. Na de uitwerking tot het voorliggende vergaderschema zal hier nog in 2023 een advies over de invulling en de spelregels op volgen. Duurzaamheidsaspecten N.v.t. Gezondheid N.v.t.; behalve dat teveel en te lang vergaderen ongetwijfeld niet erg gezond is. Varianten met argumenten voor en tegen. In feite wordt het vergadermodel dat sinds 2007 gehanteerd wordt nieuw leven ingeblazen. De afgelopen jaren is de oriënterende bijeenkomst weinig benut. In 2007 zag het model er als volgt uit: Oriënterende fase Meningsvormende fase Oriënterende tussentijd Meningstussentijd bijeenkomst vormende raad Informatie Schriftelijke Doorvragen Standpuntvergaren; actief vragen aan (informatief, bepaling in luisteren en college niet fracties; lobby vragen stellen; (technisch en technisch); tussen fracties; dialoog met informatief). uitwisseling uitnodigen belanghebbenden, meningen; belanghebbenden, college en argumenten deskundigen in ambtenaren. verzamelen. fractie. Invloed + inwoner Karakter

Besluitvormende fase Besluitvormende raadsvergadering Besluitvorming; inzet instrumenten (moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, stemverklaringen); politieke profilering door standpunten uit te dragen Formeel Standpunt

Informeel Meningsvorming Geen mening

-

De invulling van de huidige MR met twee vragen aan de portefeuillehouder in combinatie met onderling debat werkt niet zoals het bedoeld was. Daarom is er gezocht naar een nieuwe invulling met nieuwe spelregels.

3

Pagina 4 van 5 Voorgesteld besluit Het vergaderschema 2024 van de gemeenteraad vast te stellen. Waarbij de invulling van de avonden die gereserveerd zijn als ‘Raad’ nog volgt en de agendacommissie de vrijheid heeft om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt.

Toelichting op bepaalde data in het vergaderschema 2024 Wel of geen aparte cyclus financiële stukken: B&W heeft gevraagd om in week 26 geen vergaderingen te plannen vanwege het regionaal georganiseerde landelijke VNG-congres. BR 4 juli (o.a. Kadernota) zullen de algemene beschouwingenzijn; daarom is een uitloop op 11 juli gepland. De afspraak van voorheen om 1 week vóór het zomerreces niets in te plannen vervalt dan. Bij BR 7 november (o.a. begroting); loopt begroting mee in een gewone cyclus. BR een week later, op 14 november is eigenlijk geen optie omdat er dan tijd tekort is om op 15 november de stukken naar provincie te kunnen sturen. Agendacommissie: 2x in vakantie 7 mei en 20 augustus En altijd op dinsdag B&W-RV is aanduiding van de laatste B&W-vergadering waar stukken in kunnen zitten; maar die moeten dan wel ongeschonden uit B&W komen. Ambtenaren kunnen liever 1 week of nog eerder plannen zodat het raadsvoorstel desgewenst nog aangepast kan worden n.a.v. B&W. Een BR op 25 april wordt organisatorisch als lastig ervaren omdat de raadszaal de volgende ochtend in een andere optie moet klaar staan. Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen Voorwaarden/afspraken: • De lange termijn planning van B&W zou zo mogelijk beter moeten dan nu het geval is (bijv. 75% halen i.p.v.

nu nog geen 50%) • MR bepaalt nog steeds of stuk doorgaat naar de BR en of het als hamer- of discussiestuk door kan gaan. • Tussen MR en BR moeten twee weken zitten in verband met opstellen en wettelijk verplicht publiceren van de agenda BR door de griffie. • Alle OB-bijeenkomsten zijn in beginsel openbaar. Niet openbare bijeenkomsten zijn alleen mogelijk met instemming van de agendacommissie vooraf of van de raad bij de vaststelling van de agenda. Kanttekeningen (dilemma’s en vraagstukken n.a.v. uitwerking conclusies werkgroep): • Als overheidsinstelling willen we transparant zijn: Na een agendacommissie moeten de agenda(‘s) en stukken gepubliceerd worden. Nieuwkoop Nieuws verschijnt echter slechts om de week. Online zal minder een probleem zijn, maar het bereik is dan beduidend minder. • De termijn tot besluitvorming duurt voor inwoner / instantie, maar ook voor behandelende ambtenaren en portefeuillehouders, meestal wel héél erg lang. • In de eerste twee raadsperioden na de herindeling was beleid om: o geen vergaderingen te hebben in Kerst- en zomerreces. Bij andere (basisschool)vakanties zou alleen rekening gehouden worden met géén MR of BR, maar andere vergaderingen / trainingen konden toen wel.

4

Pagina 5 van 5 o

o

Alleen rekening te houden met nationale (religieuze) feestdagen die ook als ‘vrije dag’ bestempeld zijn. Later is, op verzoek van één enkel raadslid, daar ook Witte Donderdag aan toegevoegd. Indertijd is als enige uitzondering rekening gehouden met Sinterklaas (meestal viel die niet op donderdag, maar in 2024) toevallig wel.

Kanttekeningen (overig): • De gemeenteraad zou zich minder kunnen laten leiden door de stukkenstroom vanuit B&W. Anders blijft mogelijk onvoldoende tijd over voor zaken die de raad belangrijk vindt. Agendacommissie • Agendacommissie bepaalt wat op agenda MR komt. • Agendacommissie kan bij te 'weinig’ raadsvoorstellen een cyclus afblazen en bij teveel of bij bijzondere raadsvoorstellen een cyclus toevoegen. B&W •

•

Om in januari snel na het Kerstreces te kunnen starten zou 10 december 2023 de deadline voor de aanlevering van raadsvoorstellen door B&W moeten zijn. De agendacommissie kan dan één week later volgen, dus op 17 december 2023. Dan kan alles nog tijdig worden gepubliceerd en verspreid. Om bij de agendacommissie van 20 augustus (in het zomerreces) raadsvoorstellen vanuit B&W te kunnen hebben, moet B&W ook al wel in het zomerreces vergaderen.

Griffie • heeft tijd nodig om agenda’s te maken en te publiceren • Het is wenselijk om MR-agenda’s in ieder geval wel in Nieuwkoop Nieuws te publiceren, zodat inwoners kunnen inspreken. De griffie moet dus direct na de agendacommissie de agenda’s opbouwen en publiceren (ook op Overheid.nl). • Vastgesteld is om de BR-agenda via Overheid.nl te publiceren. Het duurt over het algemeen ongeveer 1 week voordat publicatie plaatsvindt. Financiële en juridische gevolgen Iedere vergadering die (live) wordt uitgezonden brengt extra kosten met zich mee. Maar dit zal vermoedelijk geen substantiële budgettaire wijzigingen met zich meebrengen. Bijlagen - Jaarverslag griffie 2022 Advies meningsvormende raad

5