Raadsvoorstel Vaststellen Vergaderschema gemeenteraad 2025

Gemeente Nieuwkoop

Raadsvoorstel griffie Portefeuillehouder: Gemeenteraad

Besluitvormende vergadering: 19 september 2024

Opgesteld door: Griffie

Raadsnummer 2024-079

Titel / onderwerp: Vaststellen Vergaderschema gemeenteraad 2025 Samenvatting: Elk jaar wordt er een vergaderschema voor de raadsvergaderingen van het komende jaar vastgesteld.

Voorgesteld besluit: Het vergaderschema 2025 (versie van ná het presidium van 5 september 2024) van de gemeenteraad vast te stellen.

1

Pagina 2 van 4

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Elk jaar wordt er een vergaderschema voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Nieuwkoop vastgesteld. Het is wenselijk om het vergaderschema voor heel 2025 vast te stellen omdat de ambtelijke organisatie hierop de planning van zijn werkzaamheden baseert en omdat raadsleden met deze planning rekening houden. De agendacommissie heeft, zoals ieder jaar, de vrijheid om de verschillende vergaderingen anders in te plannen; bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt. En de praktische invulling van de vergaderwijze (vooral van oriënterende raden) kan na advies van de werkgroep ‘wat voor raad willen we zijn?’ nog aangepast worden. Beoogd (maatschappelijk) effect Het is voor iedereen duidelijk dat de vaste vergaderavond van de gemeenteraad van Nieuwkoop de donderdagavond is. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Vergaderschema 2023: In 2023 heeft de raad gekozen om met minder raadscycli (in totaal 7) te experimenteren. De raad heeft bij de evaluatie aangegeven dat dit te weinig was in vergelijking met het aantal raadsbesluiten dat genomen moest worden. Daarop is in 2024 weer gekozen voor 10 raadscycli. Vergaderschema 2024: Per 1 januari 2024 is gedurende een halfjaar een pilot van start gegaan.

Daarbij bestaat één raadscyclus uit oriënterende raad (informatie), meningsvormende raad (debat) en besluitvormende raadsvergadering (besluit). Deze pilot was bedoeld in de gemeenteraad meer te kunnen debatteren. De pilot is verlengd tot eind 2024, maar het Reglement van Orde is nog niet aangepast op deze ‘experimentele vergaderwijze’. Participatie / betrokken partijen / personen De werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn?’ heeft een aantal keer gesproken over de in 2024 ingezette pilot. Op 27 juni is de onder de raadsleden gehouden enquête besproken en geconcludeerd in de 2e helft van 2024 door te gaan met een aantal kleine aanpassingen. Een aantal raadsleden heeft aangegeven met de invoering van de pilot meer werkdruk te ervaren. Voor de opstelling van het vergaderschema 2025 heeft de vergaderwijze van 2024 wel als basis gestaan. Maar er zal nog een eindevaluatie komen. Maar ook als gekozen wordt om terug te gaan naar de ‘oude vergaderwijze’, kunnen de data van de oriënterende raden, de meningsvormende raden en de besluitvormende raadsvergaderingen blijven zoals in voorgestelde vergaderschema. Duurzaamheidsaspecten n.v.t. Gezondheid Als een te hoge werkdruk wordt ervaren heeft dat aandacht nodig. Mogelijk kan het vergaderschema helpen bij het verlagen van de werkdruk. De gemeenteraad kan dat verminderen door prioriteiten te stellen.

2

Pagina 3 van 4 Door minder in het gemeentehuis te vergaderen, resteert mogelijk meer tijd voor bijvoorbeeld de volksvertegenwoordigende rol van de raad. Varianten met argumenten voor en tegen Verschillende varianten zijn door de griffie uitgewerkt en in het presidium besproken. Gehanteerde algemene uitgangspunten: • Donderdagavond is de vaste vergaderavond; alleen bij uitzondering wordt op een andere avond vergaderd. • In de vakanties van de basisscholen worden geen formele raadsvergaderingen (OR-MR-BR) ingepland • Vaste data (Gemeentewet artt. 191 & 200): op 15 juli moeten de Jaarstukken en op 15 november de Begroting ingediend worden bij de Provincie • Tussen Meningsvormende Raad en Besluitvormende Raadsvergadering zit 2 weken (in verband met voorbereiden moties en amendementen en publicatie van agenda en stukken) • De Begroting (november) loopt wel mee in een reguliere raadscyclus en wordt in die reguliere planning ingepland. In planning moet er qua aanlevering van andere stukken wel rekening mee worden gehouden. • De ‘zwaarte van financiële stukken’ zit in Kadernota (juli); dat is het moment voor de algemene beschouwingen. • Agendacommissies en auditcommissies worden ook op donderdagen ingepland. Dit is anders dan in voorgaande jaren en zal in veel gevallen gevolgen hebben voor de aanvangstijd.

Bijzonderheden in 2025 • In het eerste kwartaal van 2025 vindt er een herinrichting van het gemeentehuis in Nieuwveen plaats; de raadszaal (en Commissiekamer) zijn in die periode beperkt of niet beschikbaar. Mogelijk wordt dan op andere locaties vergaderd en dan niet parallel. • AB-Holland Rijnland zijn op woensdagen: 26 maart, 25 juni, 29 oktober en 17 december. Cyclus 2025 – verschillen in 2 mogelijke schema’s die aan het presidium waren voorgelegd Een alternatief vergaderschema voor 2025 komt op 8 raadscycli en het door het presidium voorgelegde vergaderschema komt op 9 raadscycli. • Bij de voorgelegde variant is de week ná de Kerstvakantie en ná de Zomervakantie niet vrijgehouden (de agendacommissie moet dan in of voor de vakantie bij elkaar komen). • Bij de voorgelegde variant is de week vóór de Zomervakantie vrijgehouden, maar dat geldt niet voor de week vóór de Kerstvakantie. Donderdag 18 december is er nog een BR; het reguliere moment voor een uitloopvergadering valt dan op maandag 22 december; bovendien vindt de administratieve afhandeling dan plaats in de Kerstvakantie. • Bij de voorgelegde variant is Witte Donderdag niet vrijgehouden. Bij nummer 2 niet. • Bij de voorgelegde variant is de laatste reguliere BR vóór de zomer op 5 juni en de financiële op 10 juli.

De presentatie-avonden B&W – wel of niet inperken In 2023 waren er 5 vaste dinsdagavonden ingepland voor presentaties van B&W. Uiteindelijk zijn er in totaal 15 avonden met presentaties van B&W geweest (over 29 onderwerpen) waarvan 8 op een donderdagavond (zie het Jaarverslag van de griffie van 2023) In 2024 was het de bedoeling dat de presentaties B&W onderdeel uit zouden gaan maken van de OR (die is immers bedoeld om informatie te verzamelen). Daarnaast zijn in het eerste halfjaar van 2024 nog veel andere, vooral vrij door agendacommissie in te vullen, avonden gebruikt voor presentaties van B&W. Bij de voorgelegde variant zouden presentaties van B&W ook weer in de OR of op vrij in te vullen avonden kunnen, na instemming van de agendacommissie.

3

Pagina 4 van 4 Prioriteiten stellen Het presidium verzoekt, net als de agendacommissie, B&W om zo realistisch mogelijk te plannen zonder ‘stuwmeren van raadsvoorstellen’. Openbaar maken agenda’s en inspreken Er is tijd nodig om agenda’s te maken en te publiceren zodat inwoners kunnen inspreken en/of meekijken. Naast website raadnieuwkoop.nl en overheid.nl is ook Nieuwkoop Nieuws zeer geschikt om inwoners op de hoogte te stellen. Deze huis-aan-huis krant komt tweewekelijks uit en van kopij aanleveren tot thuisbezorging kost dat 1,5 week (maandagochtend aanleveren en de week er na op woensdag of donderdag de op de mat bij mensen thuis). Voorgesteld besluit Het vergaderschema 2025 (versie van ná het presidium van 5 september 2024) van de gemeenteraad vast te stellen. Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen n.v.t. Financiële en Juridische gevolgen Iedere vergadering brengt kosten met zicht mee. Onder andere presentiegelden fractieassistenten en (live) uitzenden van de vergaderingen. En gedurende de periode dat (vergaderruimten in) het gemeentehuis wordt heringericht eventueel zaalhuur elders. Bijlagen • Het vast te stellen vergaderschema 2025 Advies meningsvormende raad Dit voorstel is rechtstreeks via het presidium op geagendeerd in de besluitvormende raadsvergadering.

4