Raadsvoorstel Vaststellen Vergaderschema gemeenteraad 2023

Gemeente Nieuwkoop Gemeenteraad

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: Gemeenteraad

Besluitvormende vergadering: 22 september 2022

Opgesteld door: Griffie

Registratienummer collegebesluit: n.v.t.

Raadsnummer: 2022-

Titel / onderwerp: Vaststellen Vergaderschema gemeenteraad 2023 Samenvatting: Elk jaar wordt er een vergaderschema voor de raadsvergaderingen vastgesteld. Uit het schema blijkt dat de vaste vergaderavond de donderdagavond blijft. De agendacommissie heeft de vrijheid om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt. Dit jaar zijn er twee varianten uitgewerkt waaruit de gemeenteraad een keuze kan maken.

Voorgesteld besluit: Het vergaderschema 2023 van de gemeenteraad vast te stellen: • Variant 1 (7x besluitvormende raadsvergadering) of • Variant 2 (9x besluitvormende raadsvergadering) Waarbij de agendacommissie de vrijheid heeft om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt. {{esl:Signer1:capture:size(250,100)}}

{{esl:Signer2:capture:size(250,100)}}

1

Pagina 2 van 4

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Elk jaar wordt er een vergaderschema voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Nieuwkoop vastgesteld. Het is wenselijk om het vergaderschema voor heel 2023 vast te stellen omdat de ambtelijke organisatie hierop de planning van zijn werkzaamheden baseert. Echter de agendacommissie heeft de vrijheid om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt. Beoogd (maatschappelijk) effect Het is voor iedereen duidelijk dat de vaste vergaderavond van de gemeenteraad van Nieuwkoop de donderdagavond is. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis De donderdagavond is al een aantal jaren de vaste vergaderavond. De laatste jaren kwamen daar steeds meer andere avonden bij. In 2020 is daarom gekozen voor het introduceren van ‘themaavonden’ en het strikt hanteren van de donderdag als avond van de raad.

Participatie / betrokken partijen / personen De agendacommissie heeft op 23 augustus meegekeken naar het totaalschema en heeft de volgende opmerkingen/aanbevelingen: • Donderdagavonden die niet ingepland zijn als MR / BR, benutten om dinsdagavonden te ontzien • Donderdagavonden vrijspelen voor oriënterende bijeenkomsten voor grote onderwerpen (met inwoners dingen doen) • Indien nodig kan in agendacommissie met begintijd geschoven worden; met raad zal bandbreedte besproken moeten worden • Heeft lichte (niet iedereen heeft het vooraf besproken) voorkeur voor variant 1 7 keer BR Duurzaamheidsaspecten n.v.t. Gezondheid n.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen. Er zijn in totaal 34 donderdagen ingepland voor vergaderingen in 2023 Er zijn twee varianten uitgewerkt Variant 1 gaat uit van 7x een besluitvormende raadsvergadering en Variant 2 gaat uit van 9x een besluitvormende raadsvergadering. Zie bijlagen Variant 1 - voordelen: • minder avonden worden bepaald door de stukken van het college • minder vergaderingen in het gemeentehuis • meer tijd voor andere bijeenkomsten (vooruitlopend op de stukken van het college) • meer tijd voor gesprekken met inwoners, belanghebbenden, experts, enz.

• meer ‘eigen’ agendapunten/onderwerpen op de agenda van de raad zetten Variant 1 - nadelen: • vollere agenda’s MR-en en BR-en • meer risico op ‘uitloop avonden’ (in principe op de eerste maandag ná de donderdag) 2

Pagina 3 van 4 •

meer tijd besteding van raad en griffie in voorbereiding van OB/WB, thema-avonden

Voorgesteld besluit Het vergaderschema 2023 van de gemeenteraad vast te stellen: • Variant 1 (7x besluitvormende raadsvergadering) of • Variant 2 (9x besluitvormende raadsvergadering) Waarbij de agendacommissie de vrijheid heeft om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt.

Toelichting op het vergaderschema 2023 Uitgangspunten die ook in 2021 en 2022 zijn gehanteerd: • De donderdagavond de avond van de raad is; • De structuur van OB/WB, MR en BR intact blijft; • Het aantal bijeenkomsten wordt beperkt; • De thema-avonden bedoeld zijn om vroegtijdig op de hoogte te zijn van ontwikkelingen; • De inhoud van de thema-avonden niet bepaald wordt door de beschikbaarheid van stukken; • De presentaties van B&W geconcentreerd zijn op 5 dinsdagavonden (dit waren er in 2021: 4) Standaard afspraken • de agendacommissie is vrij om andere invulling van deze donderdagavonden af te spreken • alle vakanties (basisscholen volgens website ministerie) zijn zoveel mogelijk vrijgehouden; • meivakantie: landelijk is week 18 als meivakantie bestempeld. Waarschijnlijk zijn de meeste basisscholen ook vrij in week 17 • gevraagd is om in de 1e week na kerst- en zomervakantie géén MR of BR te plannen. De 1e week van 2023 is helemaal vrijgehouden i.v.m. de diverse Nieuwjaarsrecepties. In de 2e week staat alleen een Presidium gepland (voortgangsgesprek burgemeester) • financiële stukken moeten vóór 15 juli en 15 november bij de provincie zijn • elke donderdag (maar bij voorkeur de MR-avonden) zou indien noodzakelijk i.v.m. termijnen van gemeenschappelijke regelingen ook een BR kunnen zijn.

• OB (oriënterende bijeenkomsten) afspraak vaker op locatie vandaar toevoeging ‘WB’ (werkbezoek). • vergaderingen van Agendacommissie en Presidium zijn op dinsdagavond ingepland; deze zijn niet openbaar • In variant 1 is het gelukt om ook alle vergaderingen van de agendacommissie buiten de vakanties te plannen. In variant 2 (9x BR) niet (agendacommissie op 15 augustus) • Gevraagd is om rekening te houden met diploma-uitreikingen op middelbare scholen zodat (groot)ouders daarbij aanwezig kunnen zijn. Mocht deze op donderdagavond vallen dan de mogelijkheid inbouwen om uit te wijken naar dinsdag- of woensdagavond in dezelfde week. Omdat deze data begin van het nieuwe schooljaar bekend is komt dit vergaderschema in september in de raad. Raadsleden kunnen dat dan aangeven • Agendacommissies voor MR-financiën worden wel ingepland maar niet altijd gebruikt. • In 2021 en 2022 is geëxperimenteerd met een nieuwe werkwijze voor de behandeling van de jaarstukken, voorjaarsnota en uitgangspuntennotitie. Dit moet nog geëvalueerd worden. In het vergaderschema is vooralsnog de term MR-fin gebruikt • De doorlooptijd van stukken na besluitvorming in het college van B&W en besluitvorming in de gemeenteraad is nu + 4 weken. Dat heeft deels te maken met de wettelijke bepaling dat de agenda en stukken gepubliceerd moeten worden; inwoners kunnen de stukken lezen en zich dan aanmelden als inspreker.

Sinds enige tijd wordt Nieuwkoop Nieuws bij de meeste inwoners pas op donderdag bezorgd. De griffie probeert dit op te lossen door al vroegtijdig de mogelijke onderwerpen in Nieuwkoop Nieuws te vermelden (soms dus al vóór de agendacommissie) en inwoners daarbij te wijzen op (1) www.raadnieuwkoop.nl , 3

Pagina 4 van 4 (2) Nieuwkoop Nieuws digitaal ontvangen of (3) de agenda via overheid.nl ontvangen. Er zitten 10 dagen tussen aanleveren kopij en bezorging. Omdat Nieuwkoop Nieuws tweewekelijks uitkomt kan het zo zijn dat er nog één of 2 weken extra nodig zijn.

‘Harde data’ – financiële stukken BR-financiën vóór 15 juli 2023 (indieningstermijn jaarstukken provincie) • donderdag 13 juli al zomervakantie • donderdag 6 juli vrijhouden (traditie) • donderdag 29 juni dan BR-financiën (want 22 juni is wel erg vroeg) • donderdag 22 juni dan de laatste reguliere BR en 29 juni BR-financiën BR-financiën vóór 15 november 2023 (indieningstermijn begroting provincie) • donderdag 9 november laatste mogelijkheid Speciaal in 2023 • Witte Donderdag is op 6 april; daar is dit jaar niets ingepland. De agendacommissie kan besluiten om deze wel te benutten omdat het geen formele feestdag is. • Dit jaar zijn er 5 data voor presentaties B&W ingepland (afgelopen 2 jaar bleken de 4 avonden niet voldoende)

Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen De agendacommissie is vrij om andere invulling van deze donderdagavonden af te spreken. Meningsvormende Raden • De aanvulling ‘inloop’; de agendacommissie wil graag weer een ‘inloopspreekuur’ invoeren • De MR-fin: afhankelijk van de evaluatie kijken naar de ingeplande dinsdagavonden voor de behandeling van de financiële stukken

Financiële en juridische gevolgen n.v.t. Bijlagen Diverse Advies meningsvormende raad

4