Raadsvoorstel Vaststellen reglement van orde 2025 gemeenteraad Nieuwkoop

Gemeente Nieuwkoop

Raadsvoorstel griffie

Portefeuillehouder: Gemeenteraad

Opgesteld door: Griffie

Besluitvormende vergadering: 3 april 2025

Raadsnummer (niet invullen, dit vult de griffie in)

Titel / onderwerp: Vaststellen Reglement van Orde 2025 gemeenteraad Nieuwkoop Samenvatting: De gemeenteraad moet, zoals bepaalt in artikel 16 van de Gemeentewet, een Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad vaststellen. Het huidige reglement moet aangepast worden omdat het experiment met de Oriënterende Raad in 2024 definitief wordt voortgezet. Omdat het Regelement van Orde 2014 al driemaal is gewijzigd, ligt ditmaal geen wijziging maar een geheel nieuwe versie voor. Deze is gebaseerd op de modelverordening van de VNG. NB. De versie die nu voorligt wordt ná de Meningsvormende Raad aangepast. Daarbij worden de 'vervallen’ artikelen (uit het VNG-model) verwijderd en opnieuw genummerd.

Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. Reglement van Orde 2025 van de gemeenteraad van Nieuwkoop vast te stellen conform bijgaande gewaarmerkte bijlage; 2. Reglement van Orde 2014 van de gemeenteraad van Nieuwkoop in te trekken.

1

Pagina 2 van 4

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding De gemeenteraad moet, zoals bepaalt in artikel 16 van de Gemeentewet, een Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad vaststellen. Het huidige reglement moet aangepast worden omdat het experiment met de Oriënterende Raad in 2024 definitief wordt voortgezet. Omdat het Regelement van Orde 2014 al driemaal is gewijzigd, ligt ditmaal geen wijziging maar een geheel nieuwe versie voor. Deze is gebaseerd op de modelverordening van de VNG. Beoogd (maatschappelijk) effect Een Reglement van Orde hebben dat overeenkomt met de werkwijze van de gemeenteraad van Nieuwkoop. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Op 16 oktober 2014 heeft de gemeenteraad het Reglement van Orde samen met de lijst met gedragsen procesafspraken en tips gemeenteraad Nieuwkoop 2014 vastgesteld. Op 15 september 2016 is de 2e wijziging van dit reglement, versie 15 september 2016, vastgesteld door de raad en op 13 februari 2023 de 3e wijziging. In 2024 is het hele raadsjaar geëxperimenteerd met een nieuwe variant op het vergadermodel (zie raadsbesluit 2023-111 van 14 december 2023). Daarbij is tijdelijk afgeweken van het geldende Reglement van Orde. In 2024 is het nieuwe vergadermodel tweemaal tussentijds geëvalueerd waarbij de opzet van de Oriënterende Raad op enkele vlakken is gewijzigd.

Participatie / betrokken partijen / personen De werkwijze is geëvalueerd door de werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn?’ aangevuld met andere raadsleden en fractieassistenten. Duurzaamheidsaspecten n.v.t. Gezondheid n.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen Bij de opstelling van een nieuw Reglement van Orde was de insteek om niet het oude reglement aan te passen, maar opnieuw te beginnen. Het VNG-model reglement is daarbij als uitgangspunt genomen. Getracht is het reglement zo beknopt mogelijk te houden: niet opnemen wat al in de Gemeentewet staat. Dit op deze wijze verwezenlijken blijk lastiger dan verwacht; er doen zich een aantal dilemma's/keuzes voor. De belangrijkste drie zijn hieronder toegelicht: Werkafspraken versus regels Wat wordt verwoord als 'regel’ in het Reglement van Orde en wat als ‘werkafspraak’? Bij het reglement dat nu voorligt, is een aantal zaken niet in artikelen verwoord, maar zijn bij de toelichting opgenomen als werkafspraak. Het idee hierachter is dat een werkafspraak makkelijker kan worden aangepast dan van een regel verwoord in een artikel in het Reglement van Orde. Maar door het wel in de toelichting te benoemen is iedereen op de hoogte van de werkafspraken. Een voorbeeld hiervan is 2

Pagina 3 van 4 het aanleveren van amendementen 35 uur of langer voor aanvang van de raadsvergadering bij de griffie zodat eventueel ambtelijke toetsing kan plaatsvinden en er tijd is voor voorbereiding door raadsleden en collegeleden. Er moet altijd ruimte blijven om te experimenteren met bijeenkomsten van de raad: de raad hoort met de tijd mee te gaan. Hier is geen apart artikel van gemaakt en het is ook niet apart bij de toelichting verwoord. Het ligt alleen als werkafspraak wel erg voor de hand. Inspraak In de Gemeentewet staat niets over inspraak. De raad kan dus zelf bepalen (via het Reglement van Orde) hoe en wanneer inspraak mogelijk is. Dit is nu verwoord in artikel 1b., 1j., 1o. en 1q. Inspreken (1j.): Zie 1b., 1o. en 1q. Inspreken kan niet over een besluit van de gemeente als daarover een bezwaar- en beroepsprocedure of juridische- of klachtenprocedure loopt tussen de gemeente en een ander. Het is niet toegestaan om twee keer over hetzelfde raadsvoorstel in te spreken. Oriënterende Raad (1q.) Als dit met externen betreft die op eigen verzoek aanwezig zijn, dan gaat het om insprekers die maximaal 5 minuten (of zoveel minder als er meer dan 6 insprekers zijn dat 30 minuten niet worden overschreden) kunnen inspreken aan het begin van het onderwerp. Insprekers moeten zich tenminste 8 uur voor aanvang van de vergadering via de griffie hebben aangemeld.

Meningsvormende Raad (1o.) Inspreken is net als bij de oriënterende raad (1q.) wel toegestaan gedurende maximaal 5 minuten (of zoveel minder als er meer dan 6 insprekers zijn dat 30 minuten niet worden overschreden) over geagendeerde raadsvoorstellen. Al wordt de voorkeur gegeven aan insprekers in de oriënterende raad. Insprekers moeten zich tenminste 8 uur voor aanvang van de vergadering via de griffie hebben aangemeld. Besluitvormende Raadsvergadering (1b.) Inspreken is net als bij de oriënterende raad (1q.) en de meningsvormende raad (1o.) wel toegestaan gedurende maximaal 5 minuten (of zoveel minder als er meer dan 6 insprekers zijn dat 30 minuten niet worden overschreden) over geagendeerde raadsvoorstellen; maar wel aan het begin van de agenda als apart geagendeerd agendapunt, dus niet bij het betreffende raadsvoorstel zelf. De voorkeur gegeven aan insprekers in de oriënterende raad. Insprekers moeten zich tenminste 8 uur voor aanvang van de vergadering via de griffie hebben aangemeld. Fractieassistenten De Gemeentewet kent het het begrip 'fractieassistent’ niet wel ‘(burger)commissielid’ die aan een commissie worden toegevoegd. Nieuwkoop niet werkt met commissies maar met Oriënterende Raden en Meningsvormende Raden. Een fractieassistent wordt voor de hoogte van de vergoeding per bijgewoonde vergadering gezien als ‘commissielid’. Artikel 7A 1.

Raadsfracties kunnen, ter ondersteuning van hun werkzaamheden, niet-raadsleden voor benoeming door de raad voordragen als fractieassistent. Als fractieassistent kunnen zij namens de fractie deelnemen aan de oriënterende bijeenkomsten en meningsvormende vergaderingen en aan bijvoorbeeld commissies, werksessies en klankbordgroepen. Fractieassistenten hebben dezelfde rechten en plichten als raadsleden. 2. Iedere fractie kan maximaal vijf fractieassistenten hebben. 3. Fractieassistenten worden apart door de burgemeester beëdigd. 3

Pagina 4 van 4 4. De fractieassistenten krijgen, na beëdiging, toegang tot alle beschikbare informatie over de geagendeerde onderwerpen, ook als daarover geheimhouding is opgelegd. De geheimhouding is ook voor de fractieassistenten van toepassing. 5. De gedragscode voor de leden van de raad is voor zover relevant van overeenkomstige toepassing op de fractieassistenten. Toelichting lid 1: Fractieassistenten hebben in principe dezelfde ‘rechten en plichten’ als een raadsleden; ze mogen alleen niet meedoen aan de besluitvormende raadsvergadering. Dit houdt o.a. in dat artikel 10 (woonplaats en 18 jaar), 11 (verboden handelingen), 12 (openbaar maken functies) en 15 (verboden handelingen) uit de Gemeentewet op hen van toepassing is. In Nieuwkoop is afwijking op de minimumleeftijd van 18 jaar (artikel 10) mogelijk. Aan de raad om te oordelen of de dilemma's/keuzes met het voorliggende reglement juist of niet juist zijn verwoord in de artikelen en/of in de toelichting. Voorgesteld besluit 1. Reglement van Orde 2025 van de gemeenteraad van Nieuwkoop vast te stellen conform bijgaande gewaarmerkte bijlage; 2. Reglement van Orde 2014 van de gemeenteraad van Nieuwkoop in te trekken Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen In de praktijk zou het zo moeten zijn dat een Reglement van Orde slechts gebruikt wordt als er onenigheid of onduidelijk is over bepaalde (spel)regels.

In Nieuwkoop komt een raadsbesluit tot stand via Oriënterende Raad (OR), Meningsvormende Raad (MR) en Besluitvormende Raadsvergadering (BR). De BR is de raadsvergadering zoals in de Gemeentewet bedoeld wordt; de Gemeentewet regelt daar al een groot aantal zaken voor (daar kun je in het Reglement van Orde niet van afwijken). De OR en MR zijn voorbereidend op besluitvorming en vergelijkbaar met ‘commissies’; de term die in de Gemeentewet (artikel 82 tot en met 84) gehanteerd wordt. Financiële en Juridische gevolgen n.v.t Bijlagen • Reglement van Orde 2025 van gemeenteraad Nieuwkoop (ter vaststelling) • VNG-model Reglement van Orde gemeenteraad (als achtergrondinformatie) • Huidige Reglement van Orde 2014 van gemeenteraad Nieuwkoop (13-2-2023 vastgesteld / als achtergrondinformatie).

Advies meningsvormende raad

4